論秘書的修養

論秘書的修養

　　摘 要：信息時代對秘書的素質有較高的要求，良好的修養在很大程度上決定秘書的成功與否。結合秘書工作的性質與特點，對秘書的行為進行觀察與研究，分析秘書作為輔助角色不可或缺的修養成分。同時，指明秘書培養良好修養的目標與方向，探尋提高秘書修養的方法與途徑，肯定秘書修養在秘書工作中的重要作用。

　　關鍵詞：氣質；品德；心理；風度；才能

　　1 秘書修養在秘書日常工作中的作用

　　（1）良好的修養使秘書在處理人際關系中如魚得水。人際交往是秘書工作的一個重要內容，有修養的秘書善于與人打交道，懂得人情世故，尊重他人，彬彬有禮，得到對方的認可與好感，得到對方的配合，有利于交際事宜的順利完成。

　　（2）良好的修養能有效地提高工作效率。有良好修養的秘書，對待工作的態度就總是認真的、謹慎的，嚴格按照領導意圖辦事，及時完成領導下達的任務，適當場合為領導出謀獻策，有效地保證工作質量，提高工作效率。?

　�。�3）良好的修養使秘書有助于進行準確的角色定位。秘書是領導的參謀，有修養的秘書就能恰如其分地把握好自己的角色。秘書無決策權，無權威性，更不可擅自主張，不可過分表現，偏離處于從屬性角色的位置，給工作帶來不良影響。

　　2 秘書養成良好修養的途徑

　　2.1 氣質修養?

　　現代心理學一般認為，氣質是不依活動目的和內容為轉移的典型的、穩定的心理活動的動力特征。譬如，情緒的強弱，意志力的大小，注意轉移的難易，心理活動的傾向等表現。根據心理學理論，可將秘書劃分為四種氣質類型：多血質秘書、粘液質秘書、膽汁質秘書、抑郁質秘書。各種氣質的特點秘書具體表現不一：多血質秘書思維敏銳，擅長交際，對于維護組織的形象自有一套，但活潑好動，略顯輕浮，交際淺薄，工作能力強但不踏實，注意易轉移，易見異思遷，往往不安于枯燥的辦公室秘書工作；粘液質秘書踏實肯干，沉默寡言，不喜空談，不愛顯山露水，展示自己的才華，適合辦公室工作，當領導的幕僚，但辦事不求新，缺乏生氣；膽汁質秘書坦誠直率，但易于沖動，容易接受他人觀點，處理問題大膽、潑辣，辦事急躁，感情用事，不善于處理人際關系，常與同事甚至是領導發生爭吵；抑郁質秘書觀察細致，感受力強，但辦事拖拉，孤僻多疑，缺乏信心，辦公室秘書工作往往給自己造成心理上的壓力。?

　　氣質一旦形成就呈穩定的狀態，表現為如何與他人交往，如何流露喜悅與悲傷，如何學習與工作，甚至是如何休息，如何走路，都涂上了個人獨特的氣質色彩。俗話說“江山易改，本性難移”，指的就是人的氣質具有穩定不易改變的特點。但是，氣質也有可塑性，并非一成不變，在后天的生活環境的潛移默化下，仍然會有某種程度的緩慢變化。每種氣質，各有所長，也各有所短，因此秘書應善于掌握自己的氣質特點，逐步適應辦公室工作的要求，以利于秘書工作的開展。

　　2.2 心理修養

　　要做好秘書工作，秘書人員的心理素質至關重要。首先，要注重性格的修養。秘書在注重氣質修養的同時，也要不忘自身各方面性格的鑄造。注重以下幾方面的性格對于秘書氣質修養。（1）堅韌的意志�，F代秘書處于辦公室的復雜環境，困難多，誘惑也多，因此必須具有堅強的意志力，才能勝任秘書崗位。再者，鑒于秘書可以參加各種會議，起草或保管各種機密文件，又身處領導身邊工作，對領導決策、領導行蹤最熟悉，有些人必然會從秘書嘴里“探勢頭”、“撈八卦”，因此，秘書必須以堅強的意志力抵抗各種誘惑，不能講的，絕對不透露一絲一毫。另外，秘書的工作中應始終貫穿著堅韌的意志，才不至于做事虎頭蛇尾，中途放棄，令人難以滿意。（2）穩定的情緒。秘書整天為領導，為單位處理繁瑣的事務，工作永無止境，疲憊不堪尚且欲罷不能。而且，秘書在滿足上級要求的同時，還得顧及與同事的相處以及群眾的上訪，往往不能兼顧，兩頭為難。凡此種種，容易引起秘書情緒上的起伏。秘書不能“鬧情緒”。（3）寬容的胸懷。秘書是領導形象的補充，甚至可以說是領導的分身，因此有責任以寬容的胸懷為領導分憂排難。比如，工作中受了客戶的氣，不可當場大發脾氣，讓領導下不了臺。又如，與同事之間要競而不妒，不應處處“監督”以抓其痛腳。為了協調工作的需要，秘書對下要容，對上要忍；容則能合眾，忍則能抗壓。?

　　其次，要克服秘書的心理障礙。良好的心理素質是秘書人員所具備的基本生存條件。（1）秘書的自卑心理。自卑是秘書人員常見的心理障礙。由于秘書處于從屬地位，受上級的支配，與領導的一言九鼎形成鮮明對比；再加上秘書工作辛苦，繁，雜，細，卻仍常受到批評責怪；秘書還常因工資有限而囊中羞澀，這一切，便容易使一些秘書滋生自卑的心理，工作上壓抑，缺乏熱情。為此，秘書應確實認識秘書的職業特點，并非地位卑微，擔當被支配的角色，只是社會勞動分工的不同，地位上實質是人人平等的。有了這種認知，秘書才能從根本上鏟除低人一等的心理，為氣質修養的提高打好心理基礎。（2）秘書的高傲心理。這是相對于自卑心理的秘書而言的。一些秘書恃“權”而傲，認為自己是領導的化身，于是以官自居，工作越位，擅自做主，甚至用權謀私，居高臨下，欺壓群眾。然而，這種心理是在領導的背后秘密地進行的，一旦被揭發，前功盡棄。因此，秘書要時刻自我警惕，阻止這種心理的滋生、蔓延，徹底揚棄這種不正的職業心理。（3）秘書的盲從心理。秘書受領導支配，工作上處于被動狀態，于是，久而久之，養成了隨風就俗的習慣，對領導一味的贊同、遵從，使自己的意向朝著對方的意向靠攏，毫無主見。這種秘書需要明白，秘書還是領導的參謀，必要時輔助決策，過于呆板的秘書是沒有建設性意見的，要擯棄這種盲從心理，勇于大膽建議，創造性地工作。

　　2.3 品德修養

　　除了具備良好的心理基礎，秘書還必須注重良好的品德修養。一是正氣。保持正氣，就是善與惡、正與邪、美與丑等對立的道德觀念之間的尖銳斗爭。秘書是為領導服務，要尊重領導，只可以向領導獻策，不要妄想改變領導意圖。但是，服從不等于盲從，要有原則地協助、服務領導。領導出現錯誤，在適當場合時，要直言敢諫，闡明自己的觀點，為領導拾遺補漏。諸如現代很多領導階層的腐朽現象都禍起蕭墻于秘書，領導用權謀私，秘書卻包庇，甚至狼狽為奸；群眾要走后門，也會瞄準秘書這一關卡。這時，秘書必須以凜然的正氣抵抗住一切不正之風，在秘書這個崗位上把好關。另外，秘書總是圍繞著領導工作，在領導面前，對一個人的評價，一言一行都會影響其地位的升降，甚至前途命運，因此，秘書的嘴巴必須謹慎，不能因為對某人偏見而“公報私仇”。那么，如何修養正氣？秘書必須涂漆防腐，時刻提高警惕，不貪不謀，慎獨隱微。?

　　二是樸實。秘書工作的性質需要秘書必備的一種修養。實踐表明，交際輕浮，夸夸其談，是秘書修養的大忌。秘書工作繁瑣，需要秘書沉著穩重、踏踏實實、認真負責，才能出色地完成任務。另外，秘書為領導服務，也是為人民服務的公仆，因此，秘書的工作對象一方面是領導，另一方面是群眾，在尊重領導的同時，還必須尊重群眾。不可以身居“要職”而借上級的權威驕橫跋扈，欺壓群眾，要與群眾建立友善的關系，這樣對秘書工作的開展才會大有裨益。秘書要秉著樸實的品德修養，對上對下，與人為善，建立良好的人際關系。

　　三是甘當無名英雄。秘書工作的性質同時也決定了秘書默默無聞的地位，永遠只能充當“幕后角色”，絕少拋頭露面，更不可能到前臺唱主角。秘書撰寫各種文件，可是簽名落款的是領導；苦思冥想出生動的演講稿，可是上臺的是領導；精心策劃出精彩的晚會，可是表彰的紅冊上永遠沒有秘書的名字。就是說，秘書的成果往往是以領導或集體的面目出現，自己只能默默奉獻。這就要秘書要有甘當無名英雄的精神，同時，要從容地從事秘書工作，就要控制自己的表現欲，削弱權利欲，不與領導爭風頭，越位工作，弄虛作假。?

　　2.4 才學修養

　　學問可以改變修養。良好修養的秘書，不僅要具備以上的氣質、心理、品德、等修養，還要有真才實學——良好的文化底蘊及扎實的能力，才足以使秘書的參謀角色名副其實，與秘書的形象相得益彰，趨于完善。?

　　文化底蘊，是一個人深層次的文化修養，學識的總和，文化營養的貯藏量。它深藏于每一個人的內心世界，雖不會一下子外露給別人，而別人卻能在你的行為中感受到它。它多少決定著一個人的胸懷、視野、氣度和智慧，決定著他的思維方式和行為方式。秘書代表組織的形象，其行為對領導、對組織造成不可低估的影響。秘書的工作涉及面廣，哪個行業的知識都要懂一些，平日里廣泛涉獵，博聞強記，在熟悉專業知識的同時，還需掌握例如科學、地理、文學、數理、法律、財政等方面的常識。一個秘書，要是領導吩咐撰寫一份報告，可是想半天仍然毫無頭緒，嚴重影響領導工作的效率；與外賓應酬，卻時常思維閉塞，欲言無語。凡此種種，無不是秘書的能力體現，需要秘書有深厚的文化底蘊！同時，秘書的觀察力、思維力、想象力、審美力、組織協調能力等也很重要。秘書才有可能跟著領導的思路轉，洞察領導的意圖，綜合分析歸納各種材料，將零散的、未成型的意圖清晰化，充分體現領導思想的閃光點；才有可能準確地判斷是非，防止誤入歧途；才有可能發揮統帥的作用，搞好對內對外的大小活動。

　　3 秘書養成良好修養的方法

　　秘書如何加強自身的修養，才能淋漓盡致地發揮秘書的職能作用呢

　　首先，秘書要善于自我剖析，勇于正視性格缺陷，將自身性格導向完美。于秘書工作的從屬性和服務性的特點，秘書性格必須收斂，掌握火候。秘書要剖析自己性格中的缺陷，及時改正或克服，而不能聽之任之。

　　其次，秘書要為自己尋找一個典范，自覺地加以模仿。秘書日常生活中應留心觀察具有良好修養的人，去其糟粕，取其精華。學習他們待人接物的方法，人際交往的技巧，輔助參謀的尺度等等。久而久之，秘書便會在潛移默化中加強自身的修養。

　　最后，秘書要廣泛閱讀。讀書可以使自己眼界開闊，心胸開闊，內涵豐富。古代文人士大夫們在仕途不如意，情緒低沉時，往往喜讀莊子的《逍遙游》和屈原的《離騷》，以消解不良情緒，調節心理平衡，秘書應該從中得到一些有益的啟示，通過廣泛的閱讀來形成一種文化背景，消解工作中遇到的各類難題。另外，閱讀可豐富秘書的知識面，在參謀角色上如魚得水、得心應手。

　　綜上所述，良好的秘書修養并非一蹴而就，需要秘書在日常生活與工作中不斷地學習、積累，才能達到成功的彼岸。然而，在浩瀚的知識海洋中，人總是難以窮盡一切�？偟膩碚f，秘書應有的放矢，盡量朝著自尊自強、沉著穩重、踏實苦干、默默奉獻、談吐優雅、風度翩翩、儀態萬方、廣聞博學的目標加強自身修養，成為集魅力型與實干型為一體的現代化秘書。

　　參考文獻

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