論學生檔案數字化管理
高校學生檔案是學生在學歷教育階段的各個時期所產生的文字資料,是每一個教育階段的真實反映,記錄著個人最早、最原始的文件材料,是人事檔案的前身及組成部分,是黨和國家考核干部時最真實、最可靠的參考資料。隨著計算機網絡時代的到來,高校規模擴大,就業方式的改革,服務對象的變化,高校學生檔案利用率的增加,建立高校學生數字化檔案,成為當今信息時代的必然發展趨勢。
一 高校學生檔案數字化管理是大勢所趨,刻不容緩
1.建立學生檔案數字化管理,適應高校擴招新形勢
隨著高等教育事業的迅速發展,高校學生檔案的內容和形式呈多樣化發展。雖然高校學生檔案直接服務于高校學生個人,但又與高校教學和學生管理密切相關。隨著高校辦學層次的拓展,教育活動領域的延伸,社會需求專業的增多,學校辦學規模的擴大,教學改革的深入,畢業生檔案的利用率呈現逐年遞增的'趨勢,因此只有建立數字化學生檔案才能適應時代的需要。
2.社會的發展要求學生檔案數字化
傳統的高校學生檔案,是以紙質檔案的形式保管的,并且大量是通過手寫去完成的。紙質檔案是學生檔案的根本依據,但是也給檔案管理工作帶來了很大的局限性,如歸檔的質量不高、體積大、紙張容易發黃及被蟲蛀、不易攜帶、不便查找、信息傳遞慢、無法檢索等。檔案數量增多與檔案利用率降低的矛盾日益突出,造成檔案資源無法共享,技術積累的成果無法被有效利用,所以說傳統的高校學生檔案模式早已不適應現代信息社會的發展要求。
3.畢業生就業方式的改革需要學生檔案數字化
隨著我國社會主義市經濟體制改革的不斷深入和發展,以及人才市場的開辟,高校畢業生由原來的統一分配變成了雙向選擇,人事代理制度由此廣泛實施。由于虛假學歷的泛濫,用人單位越來越重視高校學生檔案的真實性,加強高校畢業生檔案管理工作尤顯重要。高校畢業生就業政策規定,高校畢業生在學校集中辦理就業手續時仍未落實就業單位的,其檔案由高校轉至畢業生生源地就業指導中心代管。落實工作單位后,用人單位或本人憑相關手續到指導中心提取檔案。在頻繁的轉遞過程中,畢業生個人檔案材料的丟失、損壞、涂改等現象不可避免。只有實現學生檔案數字化,才能從根本上保證學生檔案資料的完整、齊全和安全。
4.建立學生檔案數字化,充分發揮學生檔案利用
高校與各國之間交流合作日益頻繁,就我校而言,檔案部門每年接待因出國留學、申請移民、研究生入學考試辦理成績及相關證明材料的各屆學生愈來愈多,高校學生檔案的利用工作越來越重要。因此,建立學生檔案數字化,加強檔案服務意識,做好學生檔案利用工作,才能樹立高校檔案部門良好的對外服務形象。
二 建立學生檔案數字化系統,最終實現高校檔案資源信息化建設
1.根據學生檔案的收集、管理、轉遞的流程,開發優秀的適用于學生檔案管理信息網絡使用的軟件
學生管理信息網絡使用軟件應該具備用戶登陸;新生登記;學生信息查詢修改;分數查詢修改;處分獎勵查詢修改;學生人數統計;系統管理頁面;畢業登記等八個主要基本功能。但是目前高校對于文書、教學綜合及人事檔案等基本都已有比較成熟的軟件系統和規章制度,唯獨只有學生檔案因其轉遞速度快,滯留時間短等原因,而受不到領導和檔案工作者的重視,所以學生檔案信息系統才剛剛起步,因此要想在短時期內完成學生檔案信息資源的建設,需要借助校園網成熟的軟硬件環境,實現學生檔案系統與校園網的無縫接軌,并利用校園網與社會檔案管理網絡的對接,使今后的學生檔案管理不再是孤立的個體,充分利用網絡調用學生檔案,利用網絡的實時性,方便學生、企事業單位和查詢者查詢、檢索學生檔案,最終實現
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