論基于Lotus Notes的合同商務管理軟件設計

論基于Lotus Notes的合同商務管理軟件設計

摘要：分析了LotusI)C粕作為群件系統的特性，闡述了利用工作流進行合同商務管理的需求、設計要素和工作漉程，詳細討論了并發控制技術和主文檔域值修改方法。測試結果表明，采用文中所介紹的工作流技術設計的合同商務管理軟件運行穩定且性能良好。
　　 隨著計算機技術和通訊技術的不斷發展完善，辦公自動化的理論和實踐得到了飛速發展。但是在辦公自動化程度越來越高的今天，許多部門和企事業單位仍在沿用傳統的辦公模式，低效、繁瑣、重復、費時，與高速流動著的信息和快速邁進的社會經濟極不適應。而依托計算機網絡建成一個高效、科學、安全的辦公自動化系統正是各級單位進行信息化、智能化工程建設的迫切任務。
　　特點目前，流行的辦公自動化系統開發平臺主要有三類：
　　基于數據庫管理系統開發平臺、基于瀏覽器／Web服務器結構結合數據庫管理系統的開發平臺以及基于群件系統的開發平臺。作為目前最流行的OA系統(辦公自動化系統)開發平臺，Lotus Domino／Notes群件系統。綜合了系統開發過程中的五大核心技術，具有鮮明的技術特點。
　　工作流自動化群件。
　　所謂群件，是指一群共享信息和在一起合作的人使用的軟件。它使一群人可以使用相同的信息，同時可以根據各人特定的需要以不同的方式來使用這些信息。群件模式包含幾個技術領域，即通信、協同操作和協調運行。通信是指電子郵件的應用，協同操作是指群組共享公共信息，而協調運行是指業務流程的自動化，也就是工作流的自動化。許多基于網絡的應用和辦公自動化一樣，具有群組協同工作的特征，如信貸審批、客戶服務、項目管理、質量跟蹤、銷售管理等。不論在企業級廣域網還是在工作組，Notes都以其獨特的l ADD(快速應用開發和實施)技術為開發人員提供了極其便捷的環境，因此被視為典型的群件產品。
　　非結構化數據庫技術。
　　全面實現了非結構化多媒體文檔數據的管理與共享，具有嚴格的安全管理手段，支持RSA公共密鑰密碼體制的文件傳輸和文件的讀、寫等多種權限控制，具有網絡域、服務器、數據庫、文檔、域等各個級別的安全控制手段，支持中西文全文檢索。
　　完備的電子郵件技術。
　　具有一流客戶服務器結構的電子郵件和信息環境，同時支持cc mail和SMTP等標準通訊，能夠與其他Intemet非Lotus用戶進行環球通訊。
　　與Internetflntranet無縫集成可作為交互式Web應用程序服務器，將Lotus文檔轉換為HTML，支持使用任意瀏覽器的客戶機訪問和查詢。
　　提出了基于知識管理的成熟產品和技術。通過。企業多維知識倉庫的建立、管理和使用。實現辦公過程中的知識共享。提高業務水平和辦公效率。
　　軟件設計．需求分析合同商務管理軟件的目標。是提供合同洽談的商務管理流程。一般的合同管理流程是首先由客戶經理草擬合同。并與客戶共同審核草擬的合同。然后合同管理員制定會簽和審核的流程。經過相關的領導和主管會簽和審核以后�？蛻艚浝砭涂梢耘c用戶簽署正式的合同�；�于以上要求。設計內容必須包括用戶角色權限管理和商務合同數據庫。設計可定制的、并發的會簽審批流程。在流程處理過程中記載處理過程信息和審批意見。最后系統要輸出詢價廠家報批單、領導審批信息、報價對照表等。
　　軟件實現的功能主要有以下幾個部分：擬制合同談判通知單；部門確認合同談判單(包含談判地點、談判時間、預計時長、參加談判部門列表、內送單位列表等信息)；擬制合同報批單(包含合同報批時間、合同談判代表、代表意見、代表簽字時間。領導人、主管領導批示意見、批示時間等信息)；審核合同報批單及輸出合同通知單。
　　主要輸入的軟件包括合同談判單和合同報批單。在客戶經理擬制合同談判單的同時，還要制定會簽和審核流程。然后合同管理員將擬制好的合同談判單傳遞給相關部門確認。當部門將確認的合同談判單傳遞給合同管理員后。合同管理員在合同談判單的基礎上擬胄j合同報批單。然后將合同報批單傳給相關人員審核。最后。合同管理員將經過審核后的合同報批單輸出到相關部門。
　　 詳細設計整個合同商務管理的流程如圖1所示。
　　合同談判通知：客戶經理輸入合同談判信息并保存。
　　系統自動生成合同談判通知單。傳遞給部門確認。
　　合同談判通知確認：部門確認合同談判通知單。
　　合同談判完成：合同管理員輸入合同信息并保存。
　　合同報批申請：合同管理員輸入合同報批信息。系統自動生成合同報批單。
　　合同報批會簽評審：合同管理員輸入合同報批會簽信息。主管領導和公司領導輸入評審信息并保存。
　　合同通報：合同管理員輸入合同通報信息。系統生成合同通報單。對于主設備合同，系統生成付預付款申請信息。
　　合同已簽定：將項目狀態置為合同已簽定。
　　軟件中的設計要素主要有：表單、域、文本、文檔、表格、操作、公式等。其中表單和域是工作流軟件中最基本的要素。工作流表單是一個工作流軟件所要處理的工作項(如文檔)具體表述的載體。通過對表單設置某些特定的域、流程操作和流程跟蹤表以及隱含技術的采用。即可構成一個具有工作流特征的表單。具有工作流特征的城的設計通常。一個具有工作流特征的表單需要定義作者域、讀者域(Readers)、流程狀態域(Status)以及對應的流程操作和流程跟蹤表。其中作者域(Author)和讀者域(Reaters)是LotusNotes特有的域屬性。
　�、� 作者域：通過Notes視圖公式過濾出與當前作者(即由Notes函數確定的用戶名)有關的所有工作項；通過Notes融含公式Au．過濾掉與當前作者(工作項處理人無關的流程操作項；只有工作項Author中的作者與當前工作項處理人的用戶名一致時。當前工作項處理人才有權進行數據存取(包括對工作項的刪除)。
　�、� 讀者域：可以通過Notes視圖公式過濾出當前讀者函數確定的用戶名)曾經辦理過的所有工作項；只有工作項域中的讀者舍有當前工作項處理人的用戶名時。
　　當前工作項處理人才有權進行數據查詢。
　�、� 流程狀態域(Status數值型)：用于定義工作流中工作項處理狀態。在合同商務管理中。從一個合同的草擬到簽訂的過程可以這樣定義Status．Status--0為新建合同；為部門確認；Status．=2為生成報批單為新建報批單；Status=4為設置審批人~Status=5為評審人批閱~Status=6為合同簽定。
　　流程狀態域的作用可以為流程路徑的智能化、流程的跟蹤和監控提供狀態判別。并為不同工作漉廖緞不同的處理工作項的各種操作功能和流程路徑提供指示功能。在合同管理過程的評審人批閱中，該工作流階段基本的流程操作有錄入評審人意見、保存退出、取消、提交審批和退回擬單人。其中前三項屬于數據操作功能，后二項屬于路徑指示操作功能。
　　流程跟蹤表附帶在流程工作項表單上，用于記錄工作項在處理過程中各種處理人信息及流程狀態信息。通常，一個工作項表單中，流程跟蹤表應包含如下基本信息：流程序號、處理時間、處理部門、處理人、處理人職務和處理狀態。
　　Loekby域的設計一般來說一個合同的審閱流程都是并發的，即通常一個文檔要同時發送給不同的審批人審批，那么就有可能會出現這種情況：即有幾個審批人同時打開文檔進行編輯。
　　因為他們打開的都是一個文檔，那么他們對文檔的修改應即時體現在文檔中。但由于Lotus Notes在同時發送文檔時，發送的是副本而非原本，這樣當審批人同時打開時，某一個人做出的修改并不能即時反映在其他人的文檔上。
　　只有在一個人先打開編輯并隨之保存之后，他的修改才會保存到文檔中，其他人也才會看到相應的變化。通過在表單中添加Loekby域實現并發控制來解決這個問題，具體解決方法有以下兩種：
　�、佼斈硞�人在對文檔進行編輯時，給文檔中的域賦值為ctu'rentuser，相當于給文檔上鎖，此時若有其他審批人試圖編輯文檔，應會先查看一下Loekby域是否為空值，若為空則打開文檔，若不為空則給出提示其稍后編輯的信息。這種方法存在一個問題，即審批人在轉換為編輯模式時給Loekby域的賦值不會體現在其他人的文檔中，問題的實質其實與上述副本情況一樣。因此，域不能放在數據庫中，只能放在服務器上的某個文件下。
　�、诓皇窃谀硞�人對文檔進行編輯時上鎖，而是在他打開文檔時上鎖，也就是他們不能同時打開文檔，這樣對域的修改就不是在他打開文檔之后，而是在這之前，這樣Loekby域就可以放在數據庫的表單里。
　　軟件實現工作流應用程序能夠讓你自動執行一系列任務，這些任務(諸如跟蹤訂單和評閱項目計劃)通常涉及自動發送郵件信息或自動路由文檔。在選擇適合工作流應用程序的郵寄功能類型之前，需要首先規劃實際工作流。實現工作流應用程序的一種方法，是以應用程序所包含的數據庫收集所需信息，將其放到一個共享的中央數據庫，然后通過電子郵件將其分發給合適的單個用戶。另一種方法，就是自動將郵件從上一個評閱者發送給下一個評閱者。
　　筆者在軟件實現時采用第二種方法，即用戶使用單獨的郵件數據庫，每個單位或個人都有一個單獨賬號和郵件數據庫，能相互郵寄文檔。例如：評審人可將評審完的合同報批單通過郵寄方式提交給主管；若有異議，則可通過郵寄方式返回給擬單人。評審人還可創建答復文檔。
　　程序實現中一個比較關鍵的問題，是如何修改主文檔的域值。如在狀態3(Status=3，即新建報批單)中，需要調用子表單來設置評審人，此表單可命名為設置審批人。在設置好后不僅要把設置好的評審人名單返回給合同報批單文檔，還要把Status的域值改變為。具體實現可以采用以下兩個方法。
　�、倏砂押贤瑘笈鷨巫鳛橹魑臋n，設置審批人作為答復文檔。這樣，對答復文檔中的域值所作的修改，只要在主文檔中有相同的域，主文檔就會有與答復文檔一樣的變化。接下來就是修改主文檔中隱藏域Status值的問題。
　　每個文檔都有它的Doem'aentUniqueID(惟一標識數據庫所有副本中的一個文檔的32位十六進制數)。如果兩個文檔共享同一個惟一的標識符，那么這兩個文檔互為副本。只要把主文檔的Doeum~ UniqueID值傳遞到答復文檔，那么，就可通過公式主文檔的域值改變。每個子文檔都有一個特殊的域，此域包含了其父文檔的惟一標識符，只要在答復文檔的保存退出操作里加入語句，即可修改域值。
　�、诳梢酝ㄟ^文檔彈出對話框的方式。使用公式彈出一個對話框，用指定表單顯示當前文檔。用戶可以同平常一樣與表單和文檔交互，完成后選擇確定取消。于是把合同報批單作為文檔，設置審批人
　　作為對話框指定的表單，它們都有相同的commentlmO和朧 larger域。當點擊文檔的按鈕，則彈出對話框，設置好評審人后，若單擊確定，當文檔處于編輯模式，對CC眥．域的更改可立即反映到文檔中。彈出的對話框里只有確定和取消按鈕，要修改Status域值的操作只能在文檔里面。在設置審批人操作中不是直接使用公式，而是使用公式根據對話框的返回值來判斷是否需要對Status域進行修改。
　　相比之下，第二種方法更為簡便，只要在相應的操作里編寫公式即可實現修改域值并將評審意見返回主文檔的目的。Notes的私有視圖是工作流軟件中流程監控的主要實現手段，利用Notes內置函數和公式，借助于工作流表單及其所屬的作者域、讀者域和流程狀態域，可以較好地實現工作流軟件。
　　結束語文中設計的合同商務管理工作流軟件在測試過程中運行穩定、性能良好。合同的擬制、會簽、審核直至最后的通知，全部過程都可以通過網絡在計算機上完成，并且還可以在流程處理過程中記載處理過程信息和審批意見。
　　這與以前通過紙張形式實現的合同簽訂相比，極大地提高了辦公效率，降低了工作人員的勞動強度，減少了辦公費用，并且有效避免了工作中的重復差錯現象。
　　在當今信息共享時代，可以使用Java語言代替將其設計成通過Web瀏覽器訪問的數據庫。另外，提供了多層次方法以確保安全性，可以使用提供的特性來限制對數據庫部件的存取權限。

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