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企業財務管理系統的設計與實現
【摘要】 對于大型企業集團來說,財務管理的地位很重要。本文根據B/S結構的要求,結合業界現有的軟硬件產品和軟件開發工具,詳細介紹了企業財務管理信息系統的設計思想和設計方案。
【關鍵詞】 財務;信息系統;B/S
一、引言
財務管理工作隨著我國市場經濟的發展,在各個企業的管理中扮演著越來越重要的角色,漸漸起到不可替代的核心作用。對于大型企業集團來說,財務管理顯得更為重要,財務管理系統的建立將直接受到企業集團管理方式的影響,并直接影響企業的管理效率與經濟效益。如何在現有經營環境下選擇最佳的財務管理模式,使用最優的財務管理系統,實現企業的管理目標,適應企業信息化發展的需要,是一個值得研究和探討的問題。
二、企業財務管理系統需求分析
利用已建立的企業網公開企業的財經制度,預算編制,收費的政策依據、項目、標準和范圍等,為企業與客戶提供查詢收支情況,為職工提供職工工資、津貼發放、稅費扣繳等情況。員工可在通過身份驗證后登錄系統,快捷地查詢所需的財務信息。財務人員不用再手工寫收據,通過打印實現完成收據書寫過程減輕了工作量,提高了業務水平。財務人員隨時向外提供信息,使使用者可以隨時到財務網查詢到所需要的信息。同時財務人員還為領導決策提供依據,從而提高企業管理水平,控制生產成本,規范管理流程,增強對市場變化的應變能力。
三、企業財務管理系統設計
(一)設計原則
企業管理模式的選擇應當是在對整體發展戰略、經營情況、企業類型和子公司進行系統分析的基礎上進行的,同時企業應充分根據自身發展的需要設計財務管理模式。設計時必須應當遵循以下原則:
1.安全性
安全性分為系統內部安全、訪問安全及與其他系統對接時的安全性。內部安全體現在系統數據庫的安全以及非法數據屏蔽等,可通過防火墻、劃分網段來防范非法程序對數據庫的破壞,對數據庫做計劃,進行備份,對錄入數據進行核查,對不滿足條件的內容提示修改,對非法數據進行屏蔽。訪問安全體現在對各個部門、各個用戶按管理人員的安全策略進行分組管理、控制各組的訪問權限以及信息的流向。與其他系統連接時,既要保證內部數據的安全,隔離內外部的信息通道,又要對外部信息資源進行訪問控制。為保證整個系統的正常運行,必然要保證系統信息的絕對安全和可靠。
2.實用性
財務信息管理系統是一個工程項目,而不是研究或實驗課題。系統建設的最終目的是服務于財務管理的需要,服務于企業在許可范圍內對財務信息的需求。系統的建設應為應用服務。因此,系統的設計和建設應能滿足需求并正確無誤地高效地運行。
3.靈活性
系統應設計任意組合的模糊查詢功能,提供多方面的查詢,以滿足各個時期的報表。對復雜數據結構應實現修改一表的數據即可自動修改相關表中的數據,刪除一表的數據即可自動刪除與之相關的其他表數據,保證數據庫中無冗余數據。
(二)技術體系的比較和選擇
20世紀80年代末90年代初提出的傳統的客戶機/服務器(C/S)結構仍是目前應用系統所采用的主流技術。隨著應用系統的大型化以及用戶對系統性能要求的不斷提高,傳統的兩級C/S結構固有的缺陷和不足越來越明顯:如系統維護困難、缺乏安全性、客戶機負載過重等。因此,在設計、開發系統時應采用當前業界最新技術——瀏覽器/服務器(B/S)結構。
B/S模式與傳統的C/S模式相比具有如下優勢:
1. B/S是一種瘦客戶模式
C/S模式往往需要客戶端運行龐大的應用程序,因此,客戶端很“肥”;而在B/S模式中,客戶端很“瘦”,它只需運行操作系統和Web瀏覽器,由服務器執行數據的處理、查詢和表示。B/S是一種瘦客戶模式,客戶端軟件僅需安裝瀏覽器,應用界面單一,客戶端硬件配置要求較低,可由相對價廉的PC機替代。
2. 易于管理和維護
因客戶端瀏覽器的界面風格單一,利于提高效率,而在C/S模式中,操作人員必須熟悉不同的界面,理解程序員的意圖,為此要對操作員進行大量培訓;而B/S在版本升級時只需集中維護放在服務器端的代碼。這種以Server為中心的管理極大地降低了成本,減少了Client端維護上作的負擔,同時利于管理人員、開發人員將精力集中在合理組織信息系統的結構,更好地為各項業務提供技術支持上來。
3. B/S模式只需要一個客戶端軟件
C/S模式必須根據客戶端所使用的操作系統及訪問后臺應用的不同,安裝不同的軟件;而B/S模式,只需要一個客戶端軟件,即Web瀏覽器,就可以完成一切,無需開發客戶端軟件,且瀏覽器軟件可以從網上免費下載、免費升級。
4.開發B/S應用的效率高,周期短,見效快
B/S模式對開發人員的技術要求相對較低。而C/S模式的應用系統開發需較高專業技術水平,且在Client端與Server端都需要開發應用。由于其結構復雜,對Client端與Server端的應用邏輯分割難以劃分,并且要不斷進行版本更新和應用維護。
(三)開發平臺
根據 B/S 結構的要求,結合業界現有的軟硬件產品和軟件開發工具,在綜合考慮性能價格比的基礎上,筆者選擇Microsoft公司的SQL Server數據庫作為應用軟件系統運行的數據庫服務平臺;選擇高配置的PC服務器運行Windows 2000操作系統;采用千兆以太網作為系統運行的網絡平臺。開發工具主要利用Microsoft公司的Visual Studio .Net,利用C#語言,結合ASP.NET,JavaScript,Vb Script等技術來完成系統開發。
(四) 具體設計
1. 系統整體結構
通過用戶需求分析,根據企業財務工作流程分析,本著模塊劃分的原則,把系統抽象為5個模塊,分別為系統管理、財務核算、綜合查詢、年末財務決算、財務指標分析。系統功能總體框架圖如圖1所示。
系統各個子系統模塊的功能概要描述如下:
(1)系統管理子系統。第一,設置用戶基本信息:主要包括設置賬戶名稱、用戶權限密碼、建設單位名稱等基本信息。第二,自定義明細科目:用戶根據本單位具體業務需求自行設置明細科目。第三,輸入銀行賬號:輸入或修改基建財務銀行賬號。第四,輸入初始余額:新用戶輸入期初會計數據。第五,清理數據:清理全部或某年的數據。
(2)財務核算。第一,設定工程項目編碼:根據當年投資計劃增刪工程項目并為新增項目設定編碼。第二,設定往來款單位編碼:為新增的往來款單位設定編碼。第三,建立當月序時賬:在開始新的月份會計核算時,建立新的序時賬表。第四,錄入/修改記賬憑證:將已填制并審核完成的記賬憑證進行錄入或修改操作。第五,打印當月序時賬:打印當月序時賬,便于操作人員核對查錯。
(3)綜合查詢。提供日常會計業務所需的各類查詢服務,例如往來款查詢、總賬查詢、明細賬查詢等。查詢是財務管理中使用頻率較高的功能,該模塊為用戶提供以下幾種查詢方式:一是按憑證號查詢。即按精確的憑證號查詢,用戶輸入憑證號后,可以調出這張憑證。二是按期間查詢。根據用戶輸入的起止會計日期輸出查詢結果。三是按工程項目代號查詢。用戶輸入工程項目代號,可調出所需要的該項目的相關數據。四是按單位代號查詢。五是按科目查詢。六是自定義查詢。用戶根據自己的需要組合查詢條件,實現特殊查詢的功能。
(4)年末財務決算。接收并匯總日常核算數據,錄入補充系統以外的非會計數據,生成用于上報主管部門的年度全套財務決算報表,提供年終決算報表的查詢和打印。
(5)財務指標分析。可進行各項財務指標分析。將各項指標的計算公式固化在系統中,指標分析所用的數據來源于年終財務決算模塊。將財務決算數據套用公式進行計算即可得出結果,輸出至屏幕或打印機。
2. 數據庫設計
(1)數據E-R圖。E-R圖由實體、實體的屬性和實體之間的聯系組成。根據業務數據流,并參考相關資料,經過加工處理,設計出本系統的E-R關系圖,如圖2所示。
(2)主要數據字典描述。數據字典是在系統數據流圖的基礎上,對其中的每個數據流、文件和數據項加以定義,是對數據流圖中每個成分的精確描述。系統的數據字典對所有數據進行了定義,即對所有數據庫的結構進行描述,提供對數據庫數據描述的集中管理手段。
3.主要模塊的設計
限于篇幅,本文選取財務管理系統幾大模塊中的核心模塊——核算模塊,闡述其設計過程。
(1)設定工程項目編碼。實現設定、輸入工程項目編碼,同時輸入工程項目概況信息的功能。為方便用戶進行工程項目編碼,設計顯示已有工程項目及其編碼的列表視圖。用戶可以直觀地了解到當前已用編號的位置,從而確定新增項目的順序編號。用戶錄入順序號后,系統進行即時強制校驗,如果發現該順序號已被占用,將發出錯誤提示信息,并拒絕接收數據。項目分類識別碼和子項目類別識別碼比較穩定,所以將它們固化在系統中,在錄入時提供給用戶進行選擇操作,這樣可以減少鍵盤輸入的工作量,增加準確性。
工程項目的概況信息包括:計劃總投資、本年投資計劃、以前計劃投資未到位數、建筑面積和開工日期,這些概況信息是工程項目在財務核算中的重要屬性,涉及到報表輸出和年末財務決算等。系統設計在設定工程項目編碼的同時輸入概況信息,并存入‘項目編碼’數據庫基本表中,文件名為:JXMK.DBF。這樣既可以簡化系統操作步驟、減少文件數量,又方便查詢,達到節約磁盤空間、提高運行速度的雙重目的。
(2)建立序時賬。建立序時賬就是在開始錄入記賬憑證前在硬盤的系統指定目錄下建立一個數據庫空表,用于存貯當年1—12月的所有記賬憑證。記賬憑證按業務發生的時間順序存貯于該表中,可以說它是一個記錄全部核算基礎數據的表,是系統進行自動轉賬等一系列處理的數據源泉。文件結構的數據項是構成記賬憑證的全部要素,如表1所示。
(3)錄入/修改記賬憑證。系統在設計實現錄入/修改記賬憑證功能時,要遵循以下幾種原則:一是憑證中各數據項根據類型、范圍進行有效控制。如,會計分錄中的會計科目必須在設置的會計科目表中已經存在,并且是最底層的明細科目;根據當前科目的屬性確定是否同時輸入某些項目,如工程項目、往來款單位、借款編號等;借貸方金額必須相等才能保存;憑證編號可以自動連續;日期可以限制順序等。二是較之手工處理的“筆誤”, 鍵盤操作更容易發生“誤操作”,因而“錄入憑證”在操作功能上應分為“輸入”、“修改”、“刪除”等步驟,以進行正確性控制。三是“審核”填好的憑證,系統的審核在程序中再次檢驗憑證的正確性。
結束語:本文詳細介紹了企業財務管理信息系統的設計思想和設計方案,從建設單位的特點和信息化發展趨勢出發,結合實際工作,開發出適合財務部門實際情況的管理信息系統。從系統應用的結果來看,本論文的研究結果是有效和實用的,基本達到了規范基建財務業務流程、提高財務部門管理水平的目的。
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