淺析企業ERP系統對企業治理及財務會計工作的影響

淺析企業ERP系統對企業治理及財務會計工作的影響

ERP系統是企業治理領域使用的重要工具，也是各大軟件開發商的開發重點。這里以一個初步實現ERP運行，并從中受益的企業治理者角度淺議ERP為企業治理及財務工作帶來的�！　�1、什么是ERP　　ERP是enterprise resource planning的縮寫，中文意思是企業資源計劃，是目前企業治理界較為流行的一個名詞，但并不是一個全新的概念，對于企業治理者來說，經營治理本身就是對企業可支配的各種資源的整合利用，創造價值的過程。但這時候的企業資源計劃關注的往往是單個企業內部資源的配置，治理范圍較小、難度較小，多使用手工或傳統處理流程進行。隨著企業規模的不斷擴大，企業資源及信息已難以通過手工操縱實現快速集中和優化，而市場競爭卻日趨激烈，需要不斷進步反映速度，減少決策失誤。在這種情況下，利用日新月異的信息技術實現企業資源計劃成為企業治理的一個共同的需要。把客戶需求和企業內部的制造活動、供給商的制造資源整合在一起，形成企業一個完整的供給鏈并對供給鏈上所有環節如訂單、采購、庫存、計劃、生產制造、質量控制、運輸、分銷、服務與維護、財務治理、人事治理、實驗室治理、項目治理、配方治理等進行有效治理，就具有非常重要的意義。這里提出的企業ERP系統是利用先進的機及工具，配合實用的治理軟件，利用信息技術手段優化企業價值鏈資源計劃，達到高效、即時、高度綜合的效果，為公司治理提供更有指導意義的資源信息。目前國際上有ORACLE、SAR等品牌，國內如用友、金蝶等都有自己的ERP軟件產品。但在目前國內企業中鮮有完整的成功實施例證。　　2、ERP作為企業治理的先進思想和工具，他為企業治理帶來的變化。　�。�1）整合企業供給、生產、銷售價值鏈�！　“殡S企業競爭范圍的擴大，企業為了應對競爭，不但需要對自身資源信息的把握，同時需要將供給商和銷售商信息進行整合形成相對完整的供銷體系信息，以共同應對變化的市場和競爭對手的多變的競爭手段，力爭實現集體的競爭上風，達到共贏的目的。由于有了先進的信息技術和ERP，使企業有了實現整合價值鏈信息的技術平臺，解決了手段的�！　。�2）治理思想的改變�！　�傳統的治理模式夸大事前預計、事中控制、事后審核，業務的發生人為分為幾個環節，而ERP的思想則是實時的跟蹤，治理者可以跟蹤到業務的每一步操縱，隨時發現存在的題目。甚至通過專門的軟件設計，讓系統自動通報題目。公司的治理成了一個動態的系統，一個環環相扣的過程。而且部分原有的業務流程要重新調整，減少隨意性，加強規范性。治理信息越來越精細和集成。例如在傳統信息流體系下，要想得到實時的銷售信息幾乎是不可能的，只有天天或每一規定的時段由銷售統計職員將一定時間的銷售信息進行匯總后才能提供完整的銷售信息。而在企業ERP系統下，物流和信息流是同時進行的，治理者可隨時得到任何時間和任何時段的銷售信息�！　。�3）信息來源的變化。　　在原有的治理系統中，物流、資金流、信息流是相互分離的，信息來源于對物流、資金流的綜合處理，如月底綜合處理全部的驗收、領料、銷售。在日常的運轉中信息流是與其他活動相分離的，他們之間的關系只有月度結算后才明朗，而ERP系統則把三者和而為一，每一種活動都連帶其他活動，而且同時分不同的渠道各自集中，信息的來源已不是業務部分出物流信息，財務部分出資金流和信息流，而是，三流同時、即時活動。信息的來源向業務的源頭延伸，特別是涉及物流的信息都要由物流職員在物流業務處理同時天生信息流，并定期或隨時傳遞到整個系統。信息不必在規定的時間集中處理，財務職員的匯總各種信息載體的功能將向業務部分轉變，財務更多的是監視信息的形成、信息、提出建議。業務與財務已經真正連為一體，信息共享。傳統的企業財務信息處理系統，基本可以分為一級核算和二級核算兩種模式，在一級核算模式下，企業的財務信息全部由財務部分根據各業務部分提供的原始單據集中處理，形成財務信息，出具各種會計報表。在二級核算體制下，企業財務信息處理由兩層組成，第一層次的本錢回集、核算由各生產車間設立的本錢核算員完成，企業財務會計部分負責形成其他會計信息，出具財務報表。在這兩種模式下，企業都可以使用手工處理，也可以利用一些簡單的會計軟件。但終極的財務信息、會計憑證、會計分錄都是由財務部分制做。但在ERP處理背景下，企業財務信息的來源發生了一些變化，由于各業務模塊分散在各業務環節中，比如采購模塊由采購部分使用、庫存模塊由倉儲部分使用，銷售模塊由銷售部分使用，總帳、往來帳模塊由財務部分使用，各模塊使用者通過一種環環相扣的方式形成終極的集成信息，而某些財務信息是在業務操縱時就已形成，比如：采購流程中，發出訂單時不產生會計信息，驗收進庫時則通過對采購信息的匹配自動天生標準本錢會計分錄：　　CR：原材料等　　DR：應付帳款-中轉科目　　當財務部分核銷供給商發票時天生如下科目：　　CR：應付帳款-中轉科目　　DR應付帳款-某供給商　　同時對于實際本錢與標準本錢的價差進行處理。由以上處理可以看出，會計信息在倉儲部分的驗收過程中已經產生，是在系統中通過對已經存在的采購定單的核銷過程中形成的，但這種信息的重點是形成庫存信息，用于指導采購和生產，而財務部分對供給商發票的處理過程是依據倉儲部分的驗收進行的核對和錄進過程，產生的主要是對供給商的付款信息，兩部信息通過一個中轉科目合并成有效的財務信息。而且在這個過程中企業財務部分可以實現對采購價格的盡對監控，在財務部分維護價格的情況下，采購訂單的價格信息自動天生。在產品銷售環節也是如此，產品根據銷售定單，產品出廠時銷售系統會天生如下分錄　　CR：產品銷售本錢—標準本錢　　DR：產成品—標準本錢　　月末結算時調整實際本錢與標準本錢的差異，并在系統中天生發票，系統分錄為：　　CR：應收帳款-某客戶　　DR：主營業務收進—某產品　　由以上可見，財務信息的來源向業務領域延伸，財務會計部分所做的工作是保證業務環節處理的正確性、及時性，并進行修訂。傳統信息處理方式下要等到材料進庫、驗收、財務部分核對供給商發票并登錄帳薄后才能了解材料的進、出、存。而在使用ERP系統處理中，每一個環節業務的處理都有相應的信息形成，并可以隨時檢索使用�！　�3、實施ERP的背景及遠景　　隨著企業經營規模的不斷擴大，信息量越來越大，利用原有的信息處理流程和信息載體，已無法使信息及時得到整理和傳達，決策者得到的甚至是過期的信息，國內傳統的公司企業一般主要經營地都集中在某一區域，資產、市場區域、職員結構都比較簡單，企業經營者可以及時獲得各方面的信息，對自己把握的資源可以說一清二楚，甚至可以通過現場的巡查獲得信息。但是隨著的，企業為了擁有更有利的競爭上風，通過擴大生產和實行收購吞并等策略使規模急劇擴張，例如上市公司通過收購、吞并、合資建廠等手段使旗下企業可以多達幾十家、甚至幾百家。而且處于不同的業務領域，不同的地理位置，具有不同的治理水平。在信息極度分散的情況下如何及時獲得信息，實現對公司的有效控制、及時決策。都成為擺在經營者眼前確當務之急。在這種情況下，某些領先的公司開始推行ERP，實施ERP系統對公司治理水平的要求是比較高的，具有全新的治理思想。對于國內企業來說，由于治理體制的，很多公司無法接受規范化的治理，甚至以為限制了公司的操縱。實際上，一個公司假如真的想發展、就必須走規范化的道路。甚至不得不有限度的放棄效率。否則必然陷進混亂的境地，這已經有太多的例證了�！　�4、ERP與外部環境　　ERP實施尚受到國內環境的，由于國內經濟運行機制與國際環境有不同之處，受國內ERP軟件發展時間有限制，國內軟件在滿足團體用戶上尚有差距，所以很多大型企業團體采用國際軟件，如聯想團體使用SAP，青島啤酒使用ORACLE等。但國際軟件受其開發環境的影響，具有標準的軟件功能，不一定完全適合國內環境，必須經過一系列軟件的二次開發和利用其他輔助手段實現軟件功能與企業信息需求之間的匹配。比如銷售發票，國際上通行的做法是形式發票，企業根據自己單位開出的形式發票作為原始憑證和報稅依據，而國內企業必須使用到稅務機關領用的發票確認交易和據以報稅，這樣一來企業ERP系統天生的發票必須與按照稅務機關要求開出的發票進行銜接，特別是在機開具增值稅專用發票的情況下，企業要從系統中引出形式發票的匯總信息，再利用稅務機構的開票系統開增值稅專用發票。由于國內貿易習慣使用含稅價，造成不含稅價經常出現多位小數，甚至循環。在數目足夠大的情況下，系統數據和開票系統會出現一定差額，企業要根據稅務開票系統數據調整ERP數據。再比如：國內會計報表審計習慣于原有的會計處理流程，使用ERP后，會計信息來源向業務領域延伸，而且出現了一些中轉科目，帳戶信息的查詢方式、信息的列示方式都發生了相應的變化，如何適應這種變化，為審計領域提出了新的要求。還有，企業ERP系統假如能夠與企業的商務系統、供給鏈治理、網上銀行系統實現對接則可以更大的發揮信息技術所帶來高效率。但是這些在目前的國內信息技術發展程度上無法全面實現，先行者必須考慮將來的發展趨勢，留出足夠的發展空間。　　5、ERP給財務會計工作提出更高的要求。　　對于長期使用手工操縱進行財務會計處理或是使用電子計算機模擬手工操縱的財務軟件進行會計處理的財務會計職員提出了新的要求�！　�1、計算機操縱能力的進步，由于ERP操縱全部依靠電腦進行，操縱職員必須具備一定的電腦操縱能力�！　�2、財務會計職員崗位的變化，受財務信息來源的影響，很多原來由財務會計職員處理的信息向下延伸，會計工作量會下降，而且操縱有嚴格的規范，不懂財務會計的職員甚至也能按規范操縱完成工作，會計職員面臨崗位減少的挑戰�！　�3、財務會計職員角色的變化，會計職員直接處理的業務減少了，但是維護系統正常運行，保證各環節按照操縱規程操縱，保證會計及其他信息的及時、完整，減少誤操縱對信息造成的不良影響成為財務會計職員的一項新的工作，同時，由于工作量上的變化，財務會計職員應盡快實現角色的轉變，學會利用系統提供的信息進行加工分析，形成更有價值的信息�！　�4、財務會計職員工作方式的變化　　受國家財務處理業務周期性影響，原來的財務會計工作業務量呈杠鈴型，月初和月末工作量大，受及時性要求，經常需要加班。而月中則比較平淡，財務會計職員經常無所事事，財務職員想將業務日�；�，但沒有集中的信息難以實現。實施ERP后，大量的業務如收料、發料、用度分配、發貨等在實際業務發生時即可形成會計信息，業務量向日常轉移，月末僅對涉及總帳的業務進行過帳處理，省掉大量的匯總、分類等計算工作，可以實現業務處理的均衡化�！　】傊�，企業ERP系統是有效、先進的治理工具和思想，但我們必須了解它可能帶來的變化，包括業務流程和治理、操縱思路的變化，并要求治理者具有接受新事物、調整治理方式的心理預備。假如僅僅是葉公好龍，ERP肯定無法實施。而一旦有效運轉ERP系統，企業將獲得無法估量的效益。

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