檔案室管理制度

檔案室管理制度

 

　　為了加強檔案室的管理，使檔案室更加規范化，特制定此管理制度。

　　檔案室管理制度

　　一、嚴格執行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關制度和規定，確保其完整、系統和安全。

　　二、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。

　　三、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應隨即放回原處。

　　四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。

　　五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

　　六、做好庫房溫濕度的監控與登記工作。

　　七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。

　　檔案保密制度

　　一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規和制度。

　　二、查閱涉密檔案或內部材料，須經有關部門和辦公室負責人批準，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續，注明查閱目的和內容。

　　三、未經批準，任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質的檔案內容 。

　　四、因需要經批準摘錄或復制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發生涉密問題，后果由利用者負責。

　　五、不歸檔的重份文件及內部材料，須交由學校集中銷毀。

　　六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。

　　七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。

　　檔案利用制度

　　一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證(或工作證、學歷證書)等有效證件，同時填寫查閱登記表;受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書。

　　二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批準;查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。

　　三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續(限5天內歸還);若續借，需辦續借手續。

　　四、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。

　　五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。

　　六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。

　　七、未經主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案內容。

　　檔案室人員崗位職責

　　一、積極宣傳黨和國家關于檔案管理的法規、條例。

　　二、遵守各項檔案業務規章制度。

　　三、維護檔案的完整、系統和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術，嚴守國家機密。

　　四、積極開展咨詢服務;熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。

　　五、深入基層，開展對兼職檔案員的業務培訓和指導工作。

　　檔案鑒定制度

　　一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。

　　二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發展的觀點鑒定其價值，準確把握歸檔范圍和保管權限，有異議時由鑒定組裁定。

　　三、檔案達到開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。

　　四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。

　　五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經主管領導批準后，方可存、毀。

　　六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數量、鑒定時間、參加鑒定人員);銷毀時由3人執行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。

　　安全與消防制度

　　一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。

　　二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。

　　三、做好安全巡查工作，下班時關好水電、鎖好門窗。

　　四、檔案工作人員應熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養更新工作，使之可靠有效。

　　五、發生火警、火災要迅速報告，并全力撲救。

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