文書(shū)檔案立卷歸檔制度

　　為保證公司檔案的完整性，加強(qiáng)文書(shū)檔案立卷工作，特制定本制

　　度。

　　一、公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的材料，都要按年度分別立卷歸檔。

　　二、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職檔案人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自

　　帶走或銷(xiāo)毀。

　　三、文件材料的收集管理

　　1、堅(jiān)持部門(mén)收集、管理檔案材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(zhuān)(兼)職檔案人員，負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的歸檔材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知公司檔案室。

　　2、凡公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批復(fù)、請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在辦理過(guò)程中形成的檔案材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。

　　四、各部門(mén)專(zhuān)(兼)職檔案員的職責(zé)：

　　1、了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的歸檔材料。

　　2、認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的檔材料及時(shí)收集歸卷，每年三月份前將應(yīng)歸檔材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接手續(xù)。

　　3.承辦人員借用歸檔材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用材料登記手續(xù)。

　　五、歸檔范圍

　　1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。

　　2、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等材料。

　　3、公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

　　4、公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

　　5、公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

　　6、公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)等。7、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

　　8、公司干部任免的文件以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的.文件。

　　9、公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄影等。

　　六、平時(shí)歸卷

　　1、各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的檔材料，由專(zhuān)(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。

　　2、各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)歸檔材料歸卷使用的"案卷類(lèi)目"。"案卷類(lèi)目"的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

　　3、公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的歸檔材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專(zhuān)(兼)職文書(shū)歸卷。

　　4、專(zhuān)(兼)職檔案人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的檔材料，按照"案卷類(lèi)目"條款，放入平時(shí)保存檔案的卷夾內(nèi)"對(duì)號(hào)入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。

　　七、立卷質(zhì)量要求

　　1、為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

　　2、案卷質(zhì)量總的要求是：遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

　　3、歸檔材料的種類(lèi)、份數(shù)以及每份材料的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　4、在歸檔的材料中，應(yīng)將每份的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件、多種文字形成的同一檔案，立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)

　　立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

　　5、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)

　　放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

　　6、卷內(nèi)材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他材料依其形成規(guī)律或

　　特點(diǎn)，應(yīng)保持檔之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　7、卷內(nèi)材料應(yīng)按順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角和背面的左上角列印頁(yè)號(hào)。

　　8、永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)檔目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

　　9、有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

　　10、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。

　　11、案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂前，卷內(nèi)材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三

　　孔一線(xiàn)封底打活結(jié)的方法裝訂。

　　12、案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)檔目錄)一檔一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。