(必備)文件的管理制度15篇
在不斷進步的社會中，制度使用的情況越來越多，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。到底應如何擬定制度呢？下面是小編為大家收集的文件的管理制度，希望對大家有所幫助。
文件的管理制度1
紙質文件管理制度是企業運營中不可或缺的一環，它涉及到文件的創建、分類、存儲、檢索、使用、更新、廢棄等全過程管理。此制度旨在確保企業信息的安全、有效利用和合規性，防止信息丟失、泄露，提高工作效率。
內容概述：
1、文件分類與編碼：明確各類文件的分類標準，建立統一的編碼系統，便于快速定位和查找。
2、文件審批流程：規定文件的起草、審核、批準、發布等環節的權限和程序。
3、文件存儲與保管：確定文件的存儲地點、方式，以及物理安全措施。
4、文件借閱與使用：設定文件的借閱權限，規范使用過程，防止非法復制或損壞。
5、文件更新與版本控制：規定文件修訂的流程，保持文件內容的時效性。
6、文件銷毀：明確文件廢棄的'標準和銷毀程序，確保敏感信息的安全處理。
7、培訓與監督：定期進行文件管理培訓，加強日常監督，確保制度執行到位。
文件的管理制度2
一、目的
為了規范安全生產文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產有關的文件檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環保部負責制定本制度,并負責綜合監督管理。
2.2 各部門負責本部門文件檔案的管理,并負責監督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負責本單位文件檔案的.收集、歸檔和保管。
三、內容
3.1文件資料收集,安全生產文件檔案內容如下:
3.1.1國家有關安全生產法律法規、標準規范及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
3.1.4安全生產工作計劃、總結、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應商、承包商相關材料。
3.1.7安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業衛生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產主要情況,以便保管和利用。
3.2.2應根據文件資料的重要性,按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔,統一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統化,應層次分明,編寫頁碼,填寫卷內文件資料目錄。
3.2.5不同價值,不同性質的文件資料應當區別管理,單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應入柜上架,科學排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續,借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續借手續。
3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經許可,不得隨意公開、發表或轉借他人。
3.4.3歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料,經單位領導批準,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環保部制定并負責解釋,自發布之日起實施。
文件的管理制度3
文件管理制度審核部分主要涉及以下幾個核心領域：
1.文件分類與編碼：明確各類文件的定義、分類標準及編碼規則。
2.文件審批流程：規定文件從起草、審核、批準到發布的整個流程。
3.文件存儲與檢索：設定文件的存儲方式、期限、權限管理和檢索機制。
4.文件變更管理：規定文件修訂、更新、廢止的程序和責任。
5.文件安全與保密：確保文件的安全性，防止未經授權的訪問和泄露。
6.文件審計與評估：定期對文件管理系統進行審查，以保證其有效運行。
內容概述：
1.法規遵從性：確保文件管理制度符合相關法律法規的要求。
2.內部控制：強化內部流程控制，降低業務風險。
3.員工培訓：提供必要的文件管理培訓，提升員工操作能力。
4.技術支持：利用信息技術實現文件電子化管理，提高效率。
5.文檔版本管理：控制文件的不同版本，防止使用過期或錯誤的.信息。
6.外部協作：確保與合作伙伴、供應商等外部機構的文件交換有序進行。
文件的管理制度4
文件管理內容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內部上報下發的各種文件、資料。按照統一收發集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內發統一由總經辦歸口管理
一、收文的管理與公文的簽收
1.公司所有文件(除董事長、總經理訂啟的外)均由總經辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對政府部門發來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門并登記差錯文件的文號。
二、公文的編號保管
1.文件拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號、保管。
2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交總經辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
三、公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由總經辦主任或行政主管根據文件內容和性質閱簽后由收發員分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電郵、單據等可由總經辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件應同各部門聯系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉收發員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門如關系到兩個以上部門應按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。
四、文件的傳閱與督辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間當天閱完后應在下班前將文件交收發員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應交收發員切忌橫傳。
5.總經辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得總經辦同意后，予以復印或摘抄原件應及時歸檔保存。
6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關文件�；蛴煽偨涋k通知到單位閱文。
五、發文的規定
1.公司上報下發正式文件的權力分別集中總經辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向總經辦、行政辦公室提出發文申請并將文件底稿分別交總經辦、行政辦公室審核�？偨涋k、行政辦公室同意發文方可按公司發文規定設置與業務分工統一歸口以密×字、政×字發文。各分公司團體文件由總經辦批轉。
3.對公司影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經公司領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。
六、發文的范圍
1.凡是以公司名義、總經辦、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
2.總經辦、行政辦公室下發文件主要用于：
(1)公布公司規章制度
(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件
(3)公布公司體制機構變動或干部任免事項
(4)公布單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定
(5)發布相關獎懲決定和通報
(6)其他相關重大事項
3.總經辦、行政辦公室上行文、外發文主要用于：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定
(2)同兄弟公司聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執行一般不用發文。
5.各部門如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發會議紀要。
七、發文程序規定
1.總經辦、行政辦公室同意發文后，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿
2.草擬文稿必須從本公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫
3.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級
4.總經辦應根據董事長和總經理有關指示精神，相關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿
5.經總經辦審查修改后的文稿，送分管領導核稿對文稿內容、質量負責
6.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚
7.文稿審核總經辦簽署后，按批準權限的規定分別呈送董事長、總經理處審定批準簽發
8.經領導批準簽發后的文稿交總經辦收發員統一編號送打字室打印
9.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名
10.文件打字后，由總經辦派專人按數印刷，再由收發員分發并檢查落實情況。
八、文件的借閱和清退
各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意，對有密級的文件須分管領導或總經辦主任同意后方可借閱。
借閱文件應嚴格旅行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
總經辦收發員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
文件的立卷與歸檔范圍
1.凡下列文件統一分別由總經辦收發員負責歸檔
(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復(2)總經辦、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等
(3)高層會議、行政辦公會議、中層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經理辦公會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的.提綱和材料
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
九、立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的銷毀
1、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，總經辦應定期清理造冊，并按上級有關規定辦理申請銷毀手續。
2、經審核同意銷毀的文件，應在總經辦收發員文書和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。
文件的管理制度5
1、醫院內部文件由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長簽發,辦公室同意行文。
2、上級下發的文件由院辦公室收文登記,送交院長閱批,由院辦室督促有關職能科辦理,所有來文均先交院辦公室統一登記。
3、凡收文、發文、文電、公函等文件及外出開會、檢查工作帶回的文件資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的文件應定期收回,對到期未退的應進行催退,院辦公室定期對所管文件清點、對帳,保證文件不遺失。
5、醫院下發的各類文件、通知,各科應及時傳達,妥善保管,不得遺失,傳達貫徹情況,科主任須在文件上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的'文件應根據文件的作者、內容、文種、時間等特征組卷,并于次年三月底前向檔案室移交。
7、醫院下發的重要文件,各病區、科室應及時傳達貫徹,病區負責人或科室主任簽字,并在規定時間上交院辦公室歸檔備查。
文件的管理制度6
本權限管理制度文件旨在規定企業內部各部門、員工在執行職責過程中，對于信息、資源和決策權的分配與管理。它涵蓋了權限的設定、分配、變更、撤銷等多個環節，以確保公司運營的高效、安全和合規。
內容概述：
1、權限分類與定義：明確各類權限的性質、范圍和使用場景。
2、權限分配原則：依據職務、職責和業務需求合理分配權限。
3、權限審批流程：詳細描述權限申請、審批和授予的過程。
4、權限監控與審計：定期進行權限審查，防止權限濫用。
5、權限變更與撤銷：規定權限調整和取消的'程序。
6、權限異常處理：建立權限問題的報告和解決機制。
7、員工培訓與教育：提升員工對權限管理的理解和遵守意識。
文件的管理制度7
一、一般
1.技術文件是我們公司的核心秘密，是我們公司持續發展和在市場上堅持強勢競爭力的有力保證，公司的技術文件歸公司所有。
2、為規范公司技術文件管理，明確文件編制的準確性、完整性、技術文件編制、簽名、變更、保存等相關資料，確保技術文件的準確性和有效管理，特制定本制度。
3、適用范圍：適用于本廠技術文件管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術文件和技術資料。
具體包括：
1)開發計劃階段：計劃設計、質量保證概述、設計開發計劃書、檢查要求
2)開發設計階段3360原理圖、打印布局、產品編程手冊、機械原理圖、編程設備刻錄文件、可編程設備源代碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計審查記錄表
3)產品調試階段3360產品調試手冊、產品焊接明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄
4)產品維護階段3360設計開發摘要、軟件使用手冊、產品使用手冊
2、技術文件的技術要求和數據等必須遵守國家相關標準和規定要求。
3.技術文件由技術開發部等相關部門編制，各部門要對技術文件的準確性、合理性負責。
三、提交技術文件
1.在產品開發的整個周期內，設計師應根據技術文檔規范認真完成各文檔的編寫工作，以確保技術文檔的完整性。
2.在產品開發的每個階段，設計師都必須及時提交設計文件并保存在公司的服務器上。每當設計文件發生重大更改時，設計師都必須重新提交文件，更新服務器上的文件，確保開發工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計師應根據提交的`文件類別提交到starteam的相應目錄。
4.對于提交的文件，任何人都不能故意從服務器中刪除。
四、技術文件的保管
1、各相關負責人負責技術文件的審查和批準。技術文件編制必須嚴格執行編制、校對、審查三級把關制度。明確各級責任、權利、利益。
2、技術文檔必須在標題欄的編號、名稱、日期、設計、校對、審計、批準等欄中簽名完備，簽名不完善的技術文檔不能用于存檔。
3.文件簽名分為紙質文件簽名、電子文件簽名、光盤簽名。其中紙質文檔簽名必須用手寫在紙質文檔上，電子文檔簽名必須作為注釋簽署starteam，光盤簽名必須作為一個整體簽署光盤封面上的標簽。
4、各種存檔文件確認后，簽名完成后才能進行存檔工作。歸檔文件應在公司服務器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光盤保管。
5.應在用于存儲歸檔文件的光盤或其盒子上粘貼標簽，標簽上應顯示光盤的大致信息(如名稱、編號、簽名信息等)。
6.歸檔文件時要填寫《設計項目歸檔資料清單》，對歸檔文件進行實際完整的規范性檢查，合格后才能歸檔。
五、技術文件貸款
1.任何職員不得個人傳閱技術文件，不得非法堅持未經授權的文件。
2.如果工作需要，需要借用技術文件，請要求相關領導批準，并填寫《借閱登記表》。然后，您可以獲得相應的批準，從公司服務器下載該文件并進行審閱。
3.對借來的文件不能私自印刷、傳閱，不能泄露借來的文件的秘密。
4.如果有特殊情況，需要將文件轉交他人或攜帶，必須得到相關領導的批準。
5.查閱文件后，應在相關人員監督下徹底刪除貸款文件，并補充整個《借閱文件記錄表》。
六、追究責任
各部門要嚴格遵守上述規定，如果因不遵守上述規定而丟失或泄露公司技術文件，公司將根據相關秘密規定受到罰款處罰和公司內部處罰，情節嚴重的人將保留追究法律責任的權利。
文件的管理制度8
機房上墻文件：機房管理制度，是保障企業信息系統穩定運行的關鍵文檔。它旨在明確管理責任，規范操作流程，確保機房環境安全，預防故障發生，提高運維效率，同時為內部審計和外部監管提供清晰的依據。
內容概述：
1、機房出入管理：規定員工及第三方人員的進出權限，設定訪問時間及審批流程。
2、設備管理：涵蓋設備的安裝、維護、升級和廢棄處理，確保設備正常運轉。
3、環境監控：包括溫濕度控制、消防系統、電力供應、防雷設施等方面的'管理標準。
4、數據安全：制定數據備份策略，保護信息安全，防止數據泄露。
5、應急處理：建立故障響應機制，制定應急預案，以快速恢復系統運行。
6、維護保養：設定定期檢查和保養計劃，預防設備老化和性能下降。
7、培訓與考核：對機房工作人員進行專業培訓，定期進行技能考核。
文件的管理制度9
1目的
確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進行規范、科學的管理。
2適用范圍
適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理,包括公文、物業資料、業主/用戶資料、財務資料等。
3職責
3.1客服中心設專人負責公文、資料的管理。
3.2客服中心負責所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。
3.3客服中心負責質量體系文件的存檔工作。
4質量要求
4.1文件資料管理全過程
4.1.1文件資料的歸檔范圍
a.行政文書:外來文件、內部文件、對外發文、外部來函、專業書刊、合同正本、備份軟盤、相關報紙。
b.人事勞資:員工檔案、培訓檔案。
c.經營財務:經營合同、財務資料。
d.業主/用戶管理:業主/用戶資料、裝修審批資料、服務協議、業主/業主/業主/用戶變更情況等。
e.工程技術、設施設備管理:竣工驗收資料(圖紙、說明書、質量保證書、公共設施設備驗收資料)、建筑物使用功能改造及結構變更資料、房屋及公用設施修繕養護資料(大、中修年度計劃、預算、審批、執行、驗收等記錄)、接管驗收資料、功能結構改造及重點部位的維修資料、設施設備管理及技術資料、產權基本資料、設備運行維護保養資料。
f.管理資料:為業主/用戶提供服務所需的文件,如政府部門或上級管理機構發布的各類法律、法規、條例,須引用或參考的標準等外來文件,以及業主/業主/用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。
4.1.2文件資料的歸檔要求
a.歸檔時必須進行認真查驗,并辦理交接登記手續,同時必須確保文件資料的完整性、系統性、準確性和真實性。
b.歸檔的文件屬自有文件或經濟文件必須是原件,在特殊情況下可使用復印件,但必須附上說明。
c.歸檔文件必須進行科學分類、立卷(格式見標識一)和編號,檔案目錄應編制案卷目錄、卷內目錄。
4.1.3文件資料的保管
a.資料在排列上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
b.資料存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或專用卷盒。
d.每年年底進行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質量檢查工作,對破損或變質檔案要及時進行修補和復制。
4.1.4檔案盒的運用(格式見標識二)
4.1.5檔案資料的借閱
a.文件調閱權限:
a)財務資料除主任外,非財務人員查閱財務檔案資料須經客服中心負責人及主任批準,財務人員因工作需要借閱的須經客服中心負責人批準。
b)查閱員工檔案須由客服中心負責人批準。
c)查閱工程技術、設施設備檔案、業主/用戶檔案、非工作范圍內的質量管理文件須由管理處負責人批準。
b.本管理處人員調閱超出權限,或涉及機密的檔案資料時,應填寫《借閱申請單》,資料員按照閱檔批準權限辦理手續后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借,科技檔案借出后20日內歸還,書籍45日內歸還,如需長期使用者,須歸還后辦理續借手續。
c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理,在借閱范圍內借閱,僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內查閱,不準攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。
d.借出和歸還檔案資料時,應辦理清點、登記手續,由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,不得隱瞞不報,應立即寫出書面報告,并按情節追究當事人的責任。
4.2分項管理要求
4.2.1公文的管理要求
a.通知、工作聯系函、會議紀要:通知、工作聯系函、會議紀要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯系。
b.對外發文(業主/用戶):凡是對外的發文均代表管理處形象,因此對外發文必須由客服中心統一打印、編號,管理處主任審核同意后方能發放。
c.對外聯系函:由相關部門起草,管理處負責人審批(重要事項)后發文。
d.外部來函:管理處外部來函統一由綜合部客服中心接收,客服中心留存外部來函的原件,復印件根據主任的批示意見轉發放給相關單位,同時做好簽收記錄;如有需要,客服中心應對批示的.執行情況進行監督、檢查。
4.2.2業主/用戶資料的管理要求
a.為便于掌握各業主/用戶的基本情況,應建立一戶一檔制,并實行電腦化管理。
b.業主/用戶資料應包括樓層座號、業主姓名、業主/業主/用戶姓名(是單位的還應有營業執照、法人身份證復印件等)、人員情況、緊急聯絡電話及聯絡人等。
c.業主/用戶檔案建立后,需將所有的情況輸入電腦,以便及時查找,更新有關內容。
d.業主/用戶資料要嚴格保密,嚴禁外借。
4.2.3工程技術、設施設備資料的管理要求
a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放,同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲,以方便調閱。
b.工程資料原則上不得借出。如確需借出,需辦理相關借閱手續,由管理處主任簽字,外借時間不得超過一周。
5記錄、標識
5.1標識一:立卷格式
5.2標識二:檔案盒卷脊格式(側面)
5.3標識三:對外發文(業主/用戶)格式
5.4標識四:對外聯系函、傳真格式
5.5《借閱申請單》
5.6《借閱登記表》
文件的管理制度10
本工程環保管理制度文件旨在規范我們的項目實施過程中對環境的保護措施，確保我們在追求經濟效益時，兼顧環境保護和社會責任。文件主要包括以下幾個方面：
1、環保政策與目標
2、環保法規遵守
3、環境影響評估
4、環保設施建設和運營
5、廢棄物管理和資源回收
6、環保培訓與教育
7、環保監測與報告
8、環保應急預案
內容概述：
1、環保政策與目標：明確公司的環保理念，設定環保目標，并將其融入工程項目的規劃和執行中。
2、環保法規遵守：確保所有工程活動遵守國家和地方的環保法規，防止違法行為發生。
3、環境影響評估：在項目啟動前進行環境影響評估，識別潛在的環境風險，并制定相應的緩解策略。
4、環保設施建設和運營：建設必要的環保設施，如污水處理系統、噪音控制設備等，確保其正常運行，減少污染排放。
5、廢棄物管理和資源回收：規范廢棄物分類、存儲和處理，鼓勵資源回收利用，降低廢物產生。
6、環保培訓與教育：定期對員工進行環保知識培訓，提高全體員工的.環保意識。
7、環保監測與報告：建立環保監測體系，定期報告環�？冃�，以實現持續改進。
8、環保應急預案：制定應對突發環境事件的預案，以快速有效地減輕可能造成的環境損害。
文件的管理制度11
文件管理制度是企業管理中不可或缺的一環，它旨在規范企業內部的信息流通，提高工作效率，保障信息安全，促進團隊協作，以及確保各項業務活動的合規性。通過有效的文件管理，企業可以追蹤決策過程，避免信息混亂，降低運營風險，為企業的長期發展打下堅實基礎。
內容概述：
1. 文件分類與編碼：建立統一的'文件分類標準，便于檢索和歸檔。
2. 文件審批流程：明確文件的創建、審核、批準、發布和廢棄等環節的權限和流程。
3. 文件存儲與保護：規定文件的物理存儲位置和電子存儲方式，確保文件的安全性。
4. 文件訪問與使用：設定文件的訪問權限，防止未經授權的使用或泄露。
5. 文件更新與版本控制：確保文件的最新版本被正確使用，避免因舊版文件造成的誤解。
6. 文件銷毀管理：對不再需要的文件進行安全銷毀，遵守相關法律法規。
文件的管理制度12
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第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關于文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來廠公啟文件（除廠領導訂啟的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的"四對口"核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上"文件處理傳閱單"，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。
3、為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
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第八條發文的規定
1、全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
2、各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體文件由黨委批轉。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其余文件均由分管廠領導批準簽發。
第九條發文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
2、黨委、廠部下發文件主要用于：
（1）公布全廠規章制度；
�。�2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；
�。�3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；
�。�4）公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
�。�5）發布有關獎懲決定和通報；
�。�6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、廠部上行文、外發文主要用于：
（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準后，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。
5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用廠部名義發文。
（四）發文程序與要求
第十條發文程序規定：
1、各單位需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
7、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發；
10、經領導批準簽發后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室打�。�
11、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
12、文件打字后，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。
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第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的'立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；
�。�2）黨委、廠部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
�。�3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄；
�。�4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
�。�6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
�。�7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；
（8）反映本廠生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
�。�10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2、業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
第十八條經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。
文件的管理制度13
工程項目文件資料管理制度
①項目部文件資料(含甲方、監理及公司主管部門文件資料)，必須及時傳達到相關單位及相關人員。
�、诤贤募�，凡由項目部負責簽訂的`合同，必須經相關部門審查，報總經理審批簽署后，方可交合同另一方實施。
�、墼O計院、甲方簽署的變更統一發放到相關單位。
④專業工程師簽認的變更(通知)、簽證，由項目經理審查上報甲方簽認后，蓋技術專用章，統一發放到相關單位;
�、萃赓徏l至工地由施工員簽收，單據交由資料員復印兩份，一份存檔，一份工施工員保管，原件及時送回公司存檔。從單位發過來設備由施工員簽收，項目經理簽字確認。一份返回公司一份施工員管，復印一份資料員存檔。采購拉來的配件由施工員簽收打單據一式三份，一份采購帶回公司，一份施工員保管，另一份資料員存檔。
文件的管理制度14
為了進一步加強公文管理，規范公文審核會簽工作，提高公文質量和依法行政水平，制定本制度。
第一條 文件會簽制度是指制發文件時，如文件內容涉及其他科室的職能和業務，由主辦科室提出，相關科室就公文相關事宜進行討論、協商并簽署意見的工作制度。
第二條 起草下列文件時，須進行會簽：
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（二）業務涉及其他相關科室的
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�。ㄋ模┚C合科室的文件涉及職能科室業務的
（五）主要領導及分管領導認為有必要會簽的
第三條 會簽審核的內容和要求
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1、文件是否必要，觀點是否正確、符合實際；
2、文件是否符合國家現行的方針、政策、法律、法規；與市委、市政府和管委已經發布、仍在執行的政策、規定有無矛盾；是否符合現行財政政策和局相關制度、規定等；
3、文件是否符合法定程序和權限；
4、文件是否規范、科學，條理是否清晰、簡明扼要、合乎邏輯；遣詞造句是否符合語法、準確精煉；標點符合、
數字計量、人名地名、專業術語等是否正確、規范。主送單位、抄送單位、密級、急緩程度，是否符合規定。
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1會簽科室審核后，若認為符合有關法律和規定，應及時簽署同意意見；若認為有明顯不當的，要提出修改意見；若認為違法法律法規和政策的，不得會簽；協商后仍不能達成一致意見的，應簽署保留意見報局領導審定。
第四條 局內文件會簽程序
�。ㄒ唬┬枰獣灥�'文稿，經主辦科室負責人審核后，由擬稿人負責送相關科室會簽。會簽科室要認真研究，及時出具會簽意見，由會簽科室主要負責人簽署意見、姓名和時間，并退回主辦科室。
�。ǘ⿻炓话阍�1個工作日內完成。涉及技術問題和緊急公文須按局領導要求時限完成。確需延長會簽時間的，會簽科室須及時告知主辦科室或公文審核科室，會簽時間不得超過3個工作日。
（三）由主辦科室送分管領導審核簽發。
第五條 文件審核簽發程序
以局名義制發的文件，由主辦科室分管領導簽發；分管領導如認為必要或牽涉其他領導分管業務的，須請相關領導會簽，會簽一般應在1個工作日內完成，如分管領導外出且辦文較緊急，則由局長或主持工作的局領導簽發。
第六條 部門間聯合行文的會簽程序
�。ㄒ唬┯杀揪种鬓k的聯合行文（編本局文號），由主辦科室負責，經有關科室會簽，分管領導審簽后，送有關部門會簽。
�。ǘ┢渌块T主辦的聯合行文（編外部門文號），由相關科室審核，送分管領導會簽。確須主要負責人會簽的，應將會簽意見報主要領導審核并會簽。會簽應在2個工作日內完成。
第七條 凡領導已簽發的文稿，內容不得隨意改動；確有改動必要的，須說明原因并請示簽發人批準。
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一、體系文件的構成及分類
生產、研發
一級文件
二級文件
三級文件
四級文件
對物業管理企業而言，公司的管理體系，基本可由以下四個子系統構成:質量、環境管理體系;營銷管理體系;人事行政管理體系;財務管理體系。其分別對應企業的生產、研發;營銷;人事;財務'五種基本職能。
文件體系分四個層次，'管理手冊'為一級文件，'程序文件'為二級文件，'工作手冊'為三級文件，'企業標準'為四級文件。
二、體系文件使用指南
質量、環境管理體系文件
我司提供的質量、環境管理體系文件是將質量管理體系與環境管理體系整合后形成的。通過認證，符合iso9001《質量管理體系要求》、iso14001《環境管理體系》標準要求。
質量、環境手冊:iso9001《質量管理體系要求》、iso14001《環境管理體系》是通用標準，適用于各種行業、各種組織。因行業差別，企業、組織需根據自身特點，用行業的語言來理解、描述iso9001、 iso14001標準條款的要求，從而產生了企業的《質量、環境手冊》。本企業編制的《質量、環境手冊》章節號和iso9001標準基本相同，通過把iso14001條款映射到iso9001結構中，將其進行整合�！顿|量、環境手冊》是企業質量、環境體系的一級文件，通過閱讀《質量、環境手冊》，可對物業管理行業的服務理念、組織結構、職責職權分配、資源配備、產品(服務)實現過程、環保節能、監測分析和改進方法等有一個整體綜合的理解。
程序文件:《程序文件》對物業管理活動中的重要過程、重要環境因素進行了識別，并告訴每個過程應做什么、什么時間做、什么地點做、由誰來做、為什么要做，如何做，即所謂的5w1h。程序文件是質量體系中的第二級文件。
接管入伙手冊:本手冊和以下手冊均為質量體系中的第三級文件，基本按專業進行劃分。本手冊詳細地描述了房屋接管過程與業主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細得多)，并提供了部分工作標準、方法、流程及驗收標準索引等。
工程管理手冊:包含房屋修繕、業主裝修管理及設備管理三部分內容。介紹了土建、設備、精裝修管理模式、制度及運作程序。
支持《工程管理手冊》的文件有《房屋設備使用指南》、《房屋設備保養標準》、《紅旗設備檢評標準》、《計量器具檢定方法》、《節能環保指南》五個企業標準(四級文件)�！斗课菰O備使用指南》描述主要(重要)房屋設備的操作方法、使用規程、經濟性運行措施等內容，《房屋設備保養標準》為我司企業標準，按'三級保養'詳細敘述保養內容及應達到的標準。《節能環保指南》是iso14001體系的作業指導書。
清潔綠化手冊:實施清潔綠化工作的管理手冊。包括清潔標準、綠化標準、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗標準、綠化檢驗標準。
安全護衛手冊:由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構成。其中物業管理安全護衛全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區和車場管理。包括部分應急情況的處理，如消防演習、緊急集合等方面。另對護衛員的職責、紀律、權限、著裝方面進行詳細說明。
應急手冊:識別了物業管理活動中可能出現的緊急情況、災害、事故，并制定了預防、反應措施及解決方案。
服務手冊:廣義上講，物業公司為業主及其物業而進行的'全部活動均稱為服務，可分為公共服務、專項服務和特約服務。本手冊中的服務'是指除基礎性的公共服務外的專項服務、特約服務及社區文化活動，'客戶'指業主及物業使用者等。本手冊是進行專項服務、特約服務、家政服務、社區文化活動及會所管理的指導性文件。
人事行政管理體系
行政管理手冊:按照行政管理方法編制而成的，在公司內部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關系、對外宣傳等。
人事手冊:文件規定了公司對人力資源的需求、識別、招聘、評估、培訓、考核、續約、解聘方面的制度。對員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細說明。
財務管理體系
財務管理手冊:財務管理手冊是在嚴格按照國家財務管理制度的基礎上編制的適合行業、企業的手冊，包括財務人員職責、財務管理、核算體制、各類費用政府標準等。
營銷管理體系
市場拓展手冊:是企業開拓市場的指導性文件。
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