文件管理制度精華【15篇】
在當今社會生活中，越來越多人會去使用制度，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編收集整理的文件管理制度，歡迎大家分享。
文件管理制度1
工程部機房上墻文件:鍋爐房管理制度
1、爐工必須持有國家勞動部門頒發的《司爐工操作證》。
2、操作人員必須認真貫徹'安全第一、預防為主'的方針。
3、嚴格執行鍋爐安全操作規程和各項規章制度。
4、鍋爐運行須兩人操作,認真填寫運行表和各種記錄。
5、發現鍋爐管道、閥門、各種報警設備有異�，F象危及安全時,應采取緊急并報告上級主管。
6、認真執行巡回檢查制度,定時進行巡回檢查,并做好記錄。
7、格執行門禁制度,外來人員進入鍋爐房必須登記《工程部機房外來人員登記表》。
8、鍋爐房內禁止吸煙。
9、停爐后關閉天然氣總閥,關閉鍋爐總電源。
10、鍋爐房內應保持地面、設備、水箱、軟水罐的'清潔。
xx物業管理公司工程部
20xx年xx月xx日
文件管理制度2
1 目的
為了規范安全生產文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
本制度適用于本廠與安全生產有關的文件檔案的管理。
2 職責
2.1 安全管理部門負責制定本制度,并負責綜合監督管理。
2.2 各單位負責本單位文件檔案的管理,并負責監督檢查和考核。
2.3 各單位安全員負責本單位文件檔案的.收集、歸檔和保管。
3 內容
3.1 文件資料收集 安全生產文件檔案內容如下:
3.1.1 國家有關安全生產法律法規、標準規范及其他要求。
3.1.2 上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等。
3.1.3 本廠安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
3.1.4 安全生產工作計劃、總結、報告等。
3.1.5 各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6 供應商、承包商相關材料。
3.1.7 安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8 安全、職業衛生評價報告。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產主要情況,以便保管和利用。
3.2.2 應根據文件資料的重要性,案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。
3.2.3 各單位在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔,統一保存。
3.2.4 各種文件資料按一定特征進行排列和系統化,應層次分明,編寫頁碼,填寫卷內文件資料目錄。
3.2.5 不同價值,不同性質的文件資料應當區別管理,單獨立卷。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案應入柜上架,科學排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2 應采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4 檔案借閱
3.4.1 文件資料檔案借閱,必須借閱手續,借閱當案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續借手續。
3.4.2 借閱的檔案要注意保密,未經許可,不得隨意公開、發表或轉借他人。
3.4.3 歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5 檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料,經單位領導批準,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄。
4 相關記錄
《文件檔案清單》
5本制度由安全管理部門制定并負責解釋,自發布之日起實施。
文件管理制度3
文件資料管理制度是企業內部管理的重要組成部分，旨在規范文件的創建、存儲、使用、更新和銷毀等流程，確保信息的安全、準確和高效流通。這一制度涵蓋以下幾個關鍵方面：
1. 文件分類與編碼
2. 文件的創建與審批
3. 文件的存儲與保管
4. 文件的'使用與檢索
5. 文件的更新與修訂
6. 文件的廢棄與銷毀
7. 文件安全與保密
8. 文件管理的監督與審計
內容概述：
1. 文件分類與編碼：制定統一的文件分類標準，為每個文件分配唯一的編碼，便于查找和管理。
2. 文件的創建與審批：明確文件起草、審核、批準的責任人，規定文件格式和內容要求。
3. 文件的存儲與保管：規定文件的物理存放位置和電子存儲方式，確保文件的安全。
4. 文件的使用與檢索：建立有效的檢索系統，方便員工快速獲取所需文件。
5. 文件的更新與修訂：設定文件修訂流程，確保信息的時效性和準確性。
6. 文件的廢棄與銷毀：明確文件廢棄的標準，執行安全的銷毀程序，防止信息泄露。
7. 文件安全與保密：設立權限管理，限制敏感文件的訪問，保護企業機密。
8. 文件管理的監督與審計：定期進行文件管理檢查，評估制度執行情況，確保其有效運行。
文件管理制度4
一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的'保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
文件管理制度5
一、竣工資料編制的主要措施
1、項目部主任工程師組織有關人員按國家文件規定和按公司《質量記錄控制工作程序》進行竣工驗收資料的收集，匯總組卷工作。
2、在進行施工前，認真學習和掌握國家有關工程竣工檔案資料收集整理的規定的'規范。
3、施工技術資料隨施工進度及時匯集整理。
4、按施工技術文件、施工材料質量保證文件、施工管理文件、設計變更依據文件等四個方面，落實計劃、編制情況登記表，明確責任人。
5、上級主管部門的有關文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續、文件等。
6、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。
7、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。
8、施工組織設計方案。
二、施工過程中檔案資料收集
1、做好甲方、設計單位、監理公司有關文件的收到和發放登記工作，并保留原件一套存檔。
2、根據工程進度和施工情況，聯系有關部門收集下列有關原資料p（原件）：
�、倥c技術部聯系，收集施工技術文件資料。
�、谂c材料部聯系，收集施工材料質量保證文件。
�、叟c設計部聯系，收集設計變更依據性文件。
3、所有資料必須符合要求，做到齊全。
4、根據建設單位需要，隨時拍攝有關工程照片或錄像。
三、施工過程后檔案資料的收集整理
1、根據竣工資料收集整理辦法，做好歸檔、整理工作。
2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件，如收集工程竣工報告、工程決算簽證、編制全套竣工圖，并根據建設單位需要，收集拍攝建筑物有關照片。
四、竣工資料
1、施工日志。
2、工程例會記錄及工程整改意見聯系單。
3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。
4、隱蔽工程驗收報告。
5、自檢報告。
6、竣工驗收申請報告。
文件管理制度6
文件資料管理的`重要性不言而喻。
它不僅是企業知識資產的載體，也是決策依據、法律責任的重要依據。
良好的文件管理能提高工作效率，防止信息混亂，保障企業機密，降低法律風險，同時也是企業合規經營的基礎。
文件管理制度7
項目文件管理制度的重要性不言而喻：
1.提高效率：有序的文件管理能減少查找文件的時間，提高團隊協作效率。
2.保障質量：嚴格的審批流程確保文件內容的'質量和準確性。
3.風險控制：防止信息泄露，保護公司知識產權。
4.法規遵從：符合行業標準和法規要求，避免法律風險。
5.項目審計：完整的文件記錄為項目審計和評估提供依據。
文件管理制度8
1.提升效率：規范化的文件管理能減少查找時間，提高工作效率。
2.保障安全：有效防止機密信息泄露，保護企業資產。
3.法律合規：符合法規要求，降低法律風險。
4.支持決策：準確、及時的信息有助于管理層做出明智決策。
5.持續改進：通過文件記錄，企業能追蹤歷史，持續優化工作流程。
文件管理制度9
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理,各部門除已移交總經理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責任部門和責任人
公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監督和檢查;
各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等;
3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度);
4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;
5.公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、招投標文件等;
6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;
7.財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯系的原則,結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。
2.在一個卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的'《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時間,系統的排列。
3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
（1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;
�。�2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。
5.全部案卷組成后,要對案卷作統一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管,任何人不得據為已有。
第七條檔案銷毀規定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批,最后經總經理同意后,兩人以上執行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監督。銷毀檔案要嚴格執行保密規定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經理審批同意后,兩人以上執行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經總經理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。
5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條檔案備份規定
公司所有有價值的文件、報表、業務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據。
第十一條檔案保密規定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定,違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。
文件管理制度10
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：
1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；（主要收集部門：行政部）
2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）
3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。（（主要收集部門：行政部）
4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）
5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）
6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）
7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）
8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）
9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協議、報告等；（主要收集部門：行政部）
11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）
16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）
17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）
18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）
20、公司營業執照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）
21、各項目完成后專業圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的.主要情況，以便于保管和利用。
�。�1）各專業都要建立健全個專業的文件、圖書等材料，由各部專業集中統一保管。
（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。
�。�3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
�。�4）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。
3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
文件管理制度11
生產文件管理制度的重要性不言而喻。
一方面，它能夠保證生產活動的.標準化，減少因人為錯誤導致的生產事故和質量問題。
另一方面，它有助于提升生產效率，通過明確的流程指導，減少無效工作和資源浪費。
此外，完善的文件管理制度也是符合法規要求，保障企業合規經營的重要手段。
文件管理制度12
（一）總則
第一條爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來廠公啓文件（除廠領導訂啓的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啓文件，廠領導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系後再分轉處理。
3、爲加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）發文的管理
第八條發文的規定
1、全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群衆團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
2、各群衆團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群衆團體文件由黨委批轉。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其馀文件均由分管廠領導批準簽發。
第九條發文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
2、黨委、廠部下發文件主要用於：
�。�1）公布全廠規章制度；
�。�2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；
�。�3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；
�。�4）公布全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
�。�5）發布有關獎懲決定和通報；
�。�6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、廠部上行文、外發文主要用於：
（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
�。�2）同兄弟單位聯系有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。
5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6、各業務科室與外單位發生的'一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用廠部名義發文。
（四）發文程式與要求
第十條發文程式規定：
1、各單位元需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發；
10、經領導批準簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列��；
11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。
（五）文件的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的。立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：
�。�1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；
�。�2）黨委、廠部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生産經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
�。�3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄；
�。�4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
�。�5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
�。�6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
�。�7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；
�。�8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
�。�10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2、業務科室，各群衆團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群衆團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
第十八條經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。
文件管理制度13
文件收發管理制度的重要性不言而喻，它：
1. 維護企業信息安全：防止敏感信息泄露，保護企業核心競爭力。
2. 提升工作效率：通過標準化流程減少無效工作，提高文件處理速度。
3. 保障合規經營：確保文件處理符合法律法規要求，避免法律風險。
4. 促進信息共享：有序的信息流通有利于團隊協作和決策。
文件管理制度14
第一章總則
第一條為了保守國家秘密和xxxx投資集團有限公司(以下簡稱集團公司)的企業秘密，維護國家利益和集團公司利益，保障集團公司投資、經營、管理工作的順利進行，根據《中華人民共和國保密法》和有關規定，制定本辦法。
第二條國家秘密是關系國家的安全和利益，遵照法定程序確定在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項；企業秘密是關系集團公司、所屬企業及其子企業的安全和利益，依照一定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項和信息。
第三條集團公司所屬企業都有維護國家秘密和集團公司企業秘密的責任，集團公司全體員工都有保守國家秘密和企業秘密的義務。
第四條集團公司保密工作的主要任務是貫徹執行《中華人民共和國保密法》及省委、省政府有關保密工作的規定和要求，不斷加強保密工作，確保國家秘密和企業秘密的安全，維護集團公司的利益。
第五條集團公司保密工作貫徹突出重點、積極防范、內外有別，既確保國家秘密、企業秘密，又便于各項工作開展的方針。
第六條集團公司綜合事務部在集團公司保密委員會統一領導下，具體負責集團公司保守國家秘密和企業秘密的工作，并指導所屬企業的保密工作。
第二章秘密的范圍和密級
第七條根據集團公司的企業性質和日常工作的特點，集團公司企業秘密包括下列事項:
(一)集團公司的發展戰略和發展規劃，重大戰略部署和投資決策、經營中的秘密事項；
(二)集團公司年度計劃、未下達的考核及評價指標，未公開的財務數據；
(三)集團公司未公開的重大經營決策以及為決策所提供的資料、數據及其他秘密事項；
(四)有關集團公司及所屬企業重組、兼并、破產、關閉中涉及的秘密事項；
(五)集團公司重要投資項目的可行性研究、財務分析及涉及投資項目的其他秘密事項；
(六)歷年投資、經營、管理活動中形成的重點科技成果，發明創造的關鍵技術、工藝、參數，重大科研項目的開發規劃等秘密事項；
(七)集團公司重要會議記錄、會議專題報告和重要會議召開之前涉及的秘密事項；
(八)人事檔案、未公布的人事任免、工資分配、人員獎罰方案等事項；
(九)查處重大違紀、審計等案件所涉及的秘密事項；
(十)日常工作中形成的，根據省委、省政府的.有關規定應當保守的秘密事項。
第八條在日常工作中涉及的國家秘密事項，根據有關法律、法規確定。
第九條國家秘密和企業秘密按其性質分為絕密、機密、秘密三個等級。
第十條屬于集團公司企業秘密的文件、資料，應當按規定標明密級。秘密文件、資料密級和保密期限的確定，由經辦部門或承辦人提出，報集團公司有關領導審批。在辦文結束后，交集團公司綜合事務部保密室存檔。
第十一條已歸檔保存的文件、資料的密級，由保密員根據其內容和保密期限，經有關領導批準后，定期進行調整:
(一)凡已批準對外公開或已超過保密期限，不再需要保密的文件、資料，予以解密；
(二)凡秘密程度已經降低，但仍要在一定范圍或時間內保密的文件、資料，予以降密；
(三)凡隨時間推移，內容需加以保密或限制使用范圍、領域的文件、資料，予以重定密級。
第三章保密措施
第十二條屬于國家秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、保存和銷毀，應嚴格按國家保密工作的規定和程序處理:
(一)未經原確定密級的單位確認或者上級機關批準，不得復制、摘轉；
(二)收發、傳遞和外出攜帶，必須按照國家規定程序辦理手續后由保密員或集團公司有關領導指定的人員負責，并采取必要的安全措施；
(三)必須在保密措施完善的設備或場地中保存。
集團公司及所屬企業在對外經濟往來與合作中需提供的文件、資料，內容如涉及國家秘密的，應按有關法律和法規規定程序辦理。
第十三條屬于集團公司企業秘密范圍的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、保存和銷毀，應按國家保密工作有關規定和本辦法要求處理:
(一)未經集團公司有關領導批準，不得復制、摘轉；
(二)收發、傳遞和外出攜帶，由保密員或集團公司領導指定人員負責，并采取必要的安全措施；
(三)必須在保密措施完善的設備或場地中保存。
集團公司及所屬企業在對外經濟往來與合作中需提供的文件、資料，內容如涉及集團公司企業秘密的，應按本辦法規定程序報請集團公司有關領導或所屬企業領導批準。
第十四條舉行涉及國家秘密或集團公司企業秘密的會議和進行其它具有保密要求的活動，應采取保密措施，并對參加人員進行保密教育，提出具體要求，其正式會議記錄由集團公司保密室保存。
第十五條集團公司根據需要設專職保密員(機要秘書)，負責保密的具體工作。所屬企業也必須按規定配置專職或兼職保密員。
第十六條專、兼職保密人員必須具備較強的政治責任感、思想水平和專業素質，熱愛本職工作，有事業心和進取心。
第四章保密委員會工作職責
第十七條集團公司設保密委員會，在省保密局和集團公司黨委的統一領導下，指導、部署和檢查集團公司及所屬企業的保密工作，其工作職責主要有：
(一)貫徹、執行黨和國家以及省委、省政府的有關保密工作的方針、政策和規章制度；
(二)依照《中華人民共和國保密法》，擬定集團公司保密工作的規章制度和細則，并貫徹落實；
(三)指導、監督集團公司及所屬企業的保密工作，確保保密工作有人管、管到位，責任落實；
(四)結合典型事例，定期開展保密宣傳教育工作，增強全體員工的保密觀念；
(五)定期召開集團公司保密工作會議，總結工作經驗，制定工作計劃；
(六)嚴肅處理失、泄密事件，并根據情節輕重，提出處理意見；
(七)定期組織保密人員進行業務培訓，提高保密工作人員業務素質；
(八)規劃、指導、實施集團公司現代辦公設備的保密技術和保密措施，監督、檢查和落實集團公司本部及所屬企業計算機、辦公網絡及辦公自動化系統的保密措施；
(九)加強對可能接觸或掌握重大秘密的工作人員的防泄密、保密教育，完善電話通訊和辦公自動化系統管理的保密制度，努力提高保密技術防范能力；
(十)積極開展調查、研究解決保密工作中出現的新問題；
(十一)積極完成上級交辦的其它保密事項。
第五章獎勵與處罰
第十八條具有以下情形之一的，應當給予獎勵:
(一)長期從事保密工作，維護國家和集團公司的利益，作出較大貢獻的；
(二)在改進保密技術、措施等方面成績顯著的；
(三)在緊急情況下，保護、搶救國家秘密或集團公司的秘密文件、資料的；
(四)同搶劫、盜竊、毀壞、出賣國家秘密或企業秘密文件、資料及其物品的行為進行斗爭，以及對檢舉、揭發，破案有功的。
第十九條具有以下情形之一，根據情節輕重，給予紀律處分或依法追究刑事責任:
(一)違反保密紀律、玩忽職守、泄露或遺失國家秘密或企業秘密文件、資料的；
(二)對竊密或重大泄密行為不制止、不斗爭、不報告的；
(三)對揭發檢舉竊密、失密、泄密的人進行報復的；
(四)利用國家秘密或企業秘密進行非法活動的。
第六章附則
第二十條集團公司所屬企業應根據法律有關規定和本管理辦法的要求，制定本企業的保密工作管理辦法，報經集團公司批準后執行。
第二十一條本辦法經集團公司總經理辦公會議通過后執行，由集團公司保密委員會負責解釋。
文件管理制度15
為規范學校文件簽發程序，提高工作效率，根據上級有關規定，結合本校實際，特制xx學校文件簽發制度。
一、以學校或學校黨總支名義向上級報送的重要報告、請示以及下發的涉及全局工作的指導性文件、決定、規定，經有關處室(學部)根據校務會議或黨總支會討論決定的結論擬稿，處室(學部)領導審核，由校長或書記簽發。
二、以學校名義向上級報送的有關單項性問題的報告和請示，下發的有關單項性工作的指示、規定、通知，經有關處室、學部擬稿，處室、學部主管領導核稿，由分管領導簽發。政策性較強的`應經校長審閱。
三、以辦公室名義上報、下發的文件、材料等，由辦公室主任簽發。會議通知一般由分管領導審閱同意后以辦公室名義下發。
四、文件簽發前，一般先由辦公室主要負責人核實、校正文字。
文件處理辦法
為規范學校辦文制度，明確職責分工，提高工作效率，現對學校文件處理辦法作如下規定：
一、收文處理
收來文件由文書統一簽收、啟封、登記，并分類處理。
1、傳閱文件。供了解、參考的文件，一般作傳閱處理。屬機密的傳閱范圍為規定范圍，普通文件傳閱范圍為處室、學部負責人以上干部，由辦公室負責送閱；其他干部自行到文書處閱讀。處室、學部負責人以上干部閱文后應在文件處理單閱文簽名欄簽名。
為加快文件傳閱速度，送閱文件一般應在當天閱讀完畢。傳閱文件送閱完畢，由文書統一歸檔。
2、承辦文件。來文要求承辦、答復的作承辦文件處理。
(l)涉及重大事項或幾個處室、學部協作承辦的文件，由辦公室送校主要領導閱示后，按領導批示處理；屬處室、學部職能范圍的直接交處室、學部閱辦。
(2)要求辦理時限在二日以內的，作承辦急件處理。如遇主要領導外出的，由辦公室直接交處室、學部負責人閱辦。
(3)處室、學部辦文完畢，需在文件處理單上填寫辦理結果，并交辦公室轉作傳閱文件。
借閱收來文件，需填寫借閱單，并按時歸還辦公室。
二、內部文件處理
黨總支會議、校務會議、校長辦公會議、行政會議、教職工代表大會和有關專項會議的記錄及全校各種工作計劃、總結、月工作行事歷等，均為內部文件處理，記錄文件在年終統一交辦室歸檔。
各處室、學部的學期（學年）工作計劃在每學期（學年）開學前交辦公室，處室、學部的學期（學年）工作小結（總結）應在學期（學年）結束前10天內交辦公室匯總，由辦公室綜合整理后，作為學校學期（學年）工作計劃、總結、行事歷的附件歸檔。各處室（學部）的有關文件材料（一式三份）應抄報辦公室。
三、外發文件處理
外發文件為本校上報、下發的請示、報告、批復、通知、公函、通報及信息簡報等。有關外發文件的審批程序按本校發文制度執行。外發文件需發送本校有關處室、學部及領導的，由擬文處室或學部在擬文稿上注明，由辦公室統一分發。各處室、學部外發文件由辦公室統一編號，并由辦公室視輕重緩急統一交總校文印室打印，各處室、學部負責文件的校對，辦公室負責除機密件外文件的封口、外發。文件外發前，辦公室應再作一次校閱，若有誤差，及時收回更正。
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