集團公司檔案管理制度

集團公司檔案管理制度

　　在日常生活和工作中，各種制度頻頻出現，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那么擬定制度真的很難嗎？下面是小編收集整理的集團公司檔案管理制度，希望對大家有所幫助。

集團公司檔案管理制度1

　　一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

　　四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的

　　七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

　　凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

　　各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的'有關規定執行。

　　公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

　　七、檔案的借閱

　　總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

　　因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

　　公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準�？偨浝硪蚬�外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

　　檔案借閱者必須做到：

　　①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　�、谧⒁獍踩�保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　八、檔案的銷毀

　　公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

　　凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

　　經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

集團公司檔案管理制度2

　　第一條 范圍及職責

　　1、公司的各類規劃、年度計劃、統計資料、財務審計資料、員工工資資料、經營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的文件,均列入檔案管理范圍。

　　2、各部門需存檔的資料:

　　2.1 財務部:各類財務報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責等;

　　2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;

　　2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設計廣告、相關媒體資料;

　　2.4 信息部:部門管理制度、網絡建設實施方案、內部信息管理系統方案、配送中心設計方案等;

　　2.5 商場

　　2.6 招商部:

　　2.7 學校:學校章程及各類學員、教師管理制度等。

　　3、各部門須設兼職檔案管理員負責本部門檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據的齊全完整及秘密檔案的安全性。

　　4、各部門資料建檔、歸檔,應按資料類別、性質、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。

　　5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領導,對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復制、收集后統一管理。

　　第二條 借閱

　　1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續。其他人員須報分管領導批準后方可辦理查閱手續。

　　2、除決策層領導外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領導批準后方可辦理借閱手續。

　　3、借閱檔案,嚴禁隨意涂改、翻抄、轉借、遺失;如因工作需要摘錄或復制,須報分管領導批準。

　　4、檔案借閱人須在規定時間內歸還檔案。

　　第三條 銷毀

　　1、任何部門、個人未經公司許可,不得銷毀公司檔案資料。

　　2、若按規定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經理批準后方可銷毀;一般性文件資料,須經部門領導批準。

　　3、凡經批準銷毀的'檔案資料,銷毀前須由經辦人、監銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經辦人、監銷人應保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。

　　第四條 其它

　　1、本制度由人事行政部制定,經總經理批準后執行。

　　2、本制度的解答權歸人事行政部。

集團公司檔案管理制度3

　　第一章總則

　　第一條為規范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

　　第二條本工作細則適用于江蘇xx實業集團有限公司檔案工作人員。

　　第二章日常事務工作細則

　　第三條檔案人員崗位職責

　　(一)貫徹執行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規和上級有關檔案工作的指示規定、辦法等。

　　(二)負責制訂集團公司有關檔案工作的規章制度和檔案工作的發展規劃。

　　(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統、正確的立卷歸檔。

　　(四)負責集團專兼職檔案人員的業務培訓和業務指導工作。

　　(五)負責接收、整理、分類、保管和統計集團公司的各類檔案。

　　(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數量、狀況、利用情況及利用效果進行統計。

　　(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

　　(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的.報刊、雜志等資料,并提供利用。

　　(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

　　(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。

　　(十一)承辦公司交辦的其他工作。

　　第四條流程圖

　　(一)接收流程:

　　材料齊全

　　缺少材料

　　1.執行標準

　　(1)應歸檔文件齊全完整;

　　(2)應歸檔文件為原件;

　　(3)及時登記;

　　2.處理措施

　　(1)檔案資料發生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

　　(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

　　(二)借閱流程

　　1.執行標準

　　(1)借閱登記;

　　(2)保持文檔完整;

　　(3)遵守檔案管理制度。

　　2.處理措施

　　(1)違反檔案管理制度規定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

　　(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規的,按國家相關法律法規執行。

　　(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

　　(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。

　　第三章附則

　　第五條檔案管理考核辦法

　　(一)為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

　　(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網絡成員的工作;

　　(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內容,納入全年目標,落實責任人;

　　(四)檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;

　　(五)考核內容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

　　(六)考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當的表彰的獎勵,對違反規定或工作不負責的人員視情節輕重,將給予必要的教育或扣發目標管理獎。

　　第六條本工作細則解釋權歸行政部,監督執行權歸總經辦。

　　第七條本工作細則自頒布之日起正式執行。

集團公司檔案管理制度4

　　一、檔案是指公司各項工作中形成的，具有保存價值的各種載體的文件材料。

　　二、檔案應有專人統一管理，維護其完整、準確、系統、安全，并便于集團內共享和方便使用。

　　三、經營公司行政辦為檔案的業務主管單位，對檔案形成部門進行業務指導和監督檢查。

　　四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應及時將具有保存價值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。

　　五、文件材料的歸檔實行隨辦隨歸的辦法。

　　六、 檔案的保管期限規定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動，有長遠利用價值的檔案，列為永久保存。

　　七、電子版文件形成后，應制成相應的紙質文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內容、形式的一致。

　　八、經營公司行政辦對營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。

　　九、經營公司行政辦對員工個人檔案必須統一存檔管理，如身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的'各類證書復印件，在公司工作期間獲得的各類獎勵等。新員工入職時進行現場復印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團綜合管理部;員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)每月的15日-20日將電子版發集團綜合管理部(利于保險等增減變動);員工調動時原單位將員工檔案交集團綜合管理部，由集團綜合管理部登記后轉移給新單位行政辦。

　　十、為了便捷工作，公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等要求同時備份電子版存檔。

　　十一 、公司簽收的政府職能部門的批復文件，建設過程中的規劃、圖紙資料，公司下發的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續。

　　十二、集團存檔管理內容：

　　1、營業執照辦理或變更;

　　2、每年的審計報告存檔;

　　3、公司建設過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復、圖紙等等(原件);

　　4、各公司的營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等電子版;

　　5、員工個人檔案：身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎勵證書等。

　　6、員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)

　　十三、經營公司行政辦檔案管理內容：

　　1、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件統一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;

　　2、員工檔案存檔(復印件)

　　3、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;

　　4、考慮工作便捷，要求將公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等，做成電子版存檔;

　　5、員工調動檔案：原單位整理封口后交由本人，傳遞給集團綜合管理部，集團登記后轉移給新單位行政辦。

集團公司檔案管理制度5

　　第一章總則

　　第一條為了加強集團檔案管理工作，確保檔案的完善和齊全，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和有關文件精神，結合集團實際情況，制定如下檔案管理制度。

　　第二章立卷歸檔

　　第二條歸檔范圍

　　凡記述反映本單位各種活動，具有查考利用價值并已辦理完畢的文件均屬歸檔范圍，確定歸檔與不歸檔應遵照國家檔案局有關規定執行。

　　第三條歸檔時間

　　1、辦理完畢的工作文件和應歸檔的報表，在月底或次月10日前整理立卷，移交檔案室，并辦理移交、接收手續。

　　2、基建文件材料待工程竣工收后及時歸檔。

　　3、會議文件、照（底）片、獎狀、錦旗、錄音（像）帶等，采取平時歸檔方法進行，即隨時產生隨時歸檔。

　　第四條收集整理要求

　　1、按照歸檔范圍及時、完整、準確收集本單位工作中形成的各種文件材料。

　　2、歸檔的文件其制作程序符合規范要求，制成材料具有耐久性。

　　3、卷內文件材料排列有序，反映問題集中，保持文件間的有機聯系。

　　4、案卷標題簡明確切，能充分提示卷內文件的主要內容。

　　5、卷內頁號、目錄、備考表和案卷封皮各項內容填寫清楚、正確、完整。

　　6、卷內文件無金屬物，破損的文件必須修復，案卷裝訂結實美觀。

　　7、檔案分類、組卷科學，便于保管和利用。

　　8、應編制好各類檔案的檢索工具、無積存、零散材料。

　　第三章檔案室管理

　　第五條檔案庫房必須符合防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲鼠的要求；設置窗簾，配備滅火器、溫濕度計、空調等保護設施，四周無危及庫房安全的隱患。

　　第六條定期搞好庫房衛生，檢查檔案破損、褪變情況，發現問題及時解決。

　　第七條檔案庫房專人管理，無關人員不得隨意進入庫房。

　　第四章檔案統計

　　第八條要定期對檔案工作的規模、水平、普遍程度、結構及檔案的形成規律進行分析，為制定檔案工作計劃，總結經驗教訓提供依據。

　　第九條要保證數字的準確性，堅持實事求是，嚴格認真對待每一個文字，如實反映情況，使統計數字準確，符合客觀事實。

　　第十條對檔案的收進、移出、保管、利用等情況及時統計，并按規定向檔案管理部報送檔案工作情況統計表。

　　第十一條對本公司檔案及檔案工作情況要定期調查，及時進行統計分析，并按規定上報集團行政管理中心檔案管理部。

　　第十二條檔案統計工作必須遵循國家統計工作要求，執行《中華人民共和國統計法》，用科學的.標準和方法使統計工作科學化。

　　第五章檔案保管

　　第十三條對接收進綜合檔案室的檔案，應按規定嚴格分類、組卷、編目，對不符合要求的案卷進行必要的補充、加工整理。

　　第十四條加強檔案管理，編制科學、實用的檔案檢索工具，方便對檔案的有效利用。

　　第十五條積極做好檔案的利用工作，建立借閱登記和利用效果登記

　　第十六條加強檔案信息資源的開發利用，維護檔案實體的完整與安全。

　　第十七條對保管期滿后沒有參考利用價值的檔案，經過集團行政管理中心有關

　　部門和集團行政負責人的批準，造具清冊后進行銷毀。

　　第十八條對檔案保管情況要定期檢查，發現破損或變質的檔案，應及時進行修補、復制或其他處理。

　　第六章檔案保密

　　第十九條不該說的機密，絕對不說。

　　第二十條不該問的機密，絕對不問。

　　第二十一條不該記錄的機密，絕對不記錄。

　　第二十二條不得在公共場所傳播與機密有關的事項。

　　第二十三條不得在不保密的地方存放機密文件。

　　第二十四條不得隨意向他人提供機密材料。

　　第二十五條不準把檔案資料帶出檔案室

　　第二十六條嚴格執行查閱規定和各種管理制度。

　　第二十七條復印機密文件、資料，嚴格按復印有關規定辦理。

　　第二十八條檔案員調動工作時，應認真辦好移交手續。

　　第七章檔案利用

　　第二十九條凡本單位各部門需查閱檔案材料，應辦理查閱登記手續，查閱機密檔案需經檔案歸屬部門的權限領導簽字同意后方可查閱，未經審批人員不得查閱檔案。

　　第三十條未辦理查閱手續和發現查閱手續不全者，檔案室拒絕提供查閱檔案。

　　第三十一條查閱檔案只限在指定場所進行，未經批準不得將案卷帶出檔案室。

　　第三十二條在借閱過程中，應保持檔案資料完整無缺，不得擅自涂改、拆頁、撕毀、污損、劃杠、拆角、添字等，對無故損壞檔案者視情節輕重酌情處理。

　　第三十三條嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

　　第三十四條檔案員認真對歸還的檔案進行復查其完整程度，辦理注銷手續，并視情況及時追究。

集團公司檔案管理制度6

　　一、總則

　　為規范本公司檔案的收集、整理、使用、保管、借閱和銷毀工作，提高檔案管理工作的質量和效率，促進公司信息化建設，特制定本檔案管理制度。

　　二、檔案目的和范圍

　�。ㄒ唬┠康�

　　本檔案管理制度的目的是：規范本公司檔案管理工作，保護公司檔案的原始性、完整性、可靠性和機密性，提高公司管理水平，保障公司權益。

　　（二）范圍

　　本檔案管理制度適用于本公司各級部門、各職能部門、各生產車間、各支公司等所有工作人員參與處理的公司檔案及其他相關資料的管理工作。

　　三、檔案管理職責

　�。ㄒ唬┕�司領導班子及相關職能部門

　　1、公司領導班子負責對全公司檔案管理工作進行指導和協調。

　　2、相關職能部門要按照公司檔案管理制度的要求制定本部門的檔案管理規定和程序，保證各級檔案管理工作順利進行。

　　（二）本公司檔案管理人員

　　公司檔案管理人員是本公司檔案管理工作的核心力量，負責本公司所有檔案的整理、歸檔、查詢、借閱、保管、銷毀等工作，保證管理工作的規范有序，檔案資料的安全可靠。

　�。ㄈ�）業務人員

　　業務人員要認真履行自己的檔案管理職責，遵守本檔案管理制度有關要求，積極參與檔案獲取、登記、整理、歸檔、質量保證等工作，做好日常檔案管理工作。

　　四、檔案管理制度

　�。ㄒ唬�檔案收集

　　1、檔案收集要求來源嚴格，確保檔案的真實性、準確性和可靠性。

　　2、檔案采用電子和紙制兩種形式，電子檔案應采取數字簽名或加密等手段進行保護。

　�。ǘ�）檔案整理

　　1、檔案整理工作要按照公司的操作規程進行，保證檔案材料齊全、清晰、規范。

　　2、檔案需要分類整理，標明檔案類型、檔案名稱、檔案編號、檔案責任者、檔案題名、檔案制度、檔案密級等信息。

　�。ㄈ�）檔案保管

　　1、檔案保管要求：安全、穩定、準確、可靠。

　　2、檔案保管時，針對不同的檔案性質設立不同的保管措施。

　�。ㄋ模�檔案查詢

　　1、檔案查詢應符合工作、學習和研究的需要。

　　2、檔案查詢可使用手段如電子查詢和實物查詢。

　　（五）檔案借閱

　　1、檔案借閱使用要求合法，做好借閱文件登記、借閱目的及時間維護。

　　2、借閱后，需保證歸還完好。

　　（六）檔案銷毀

　　1、定期對公司檔案進行檔案銷毀清理工作。

　　2、檔案銷毀應根據檔案的具體情況，按照相關的規定進行銷毀，確保檔案的無害化處理。

　　五、檔案管理工作的具體要求

　�。ㄒ唬�檔案標準化管理

　　檔案標準化管理是本檔案管理制度的重點，包括檔案的目錄管理、卷內紙質檔案整理、電子檔案的`建立和管理等，要求標準化、規范化，保職責、先審后評、加強過程監管，確保檔案管理工作的效率和安全。

　�。ǘ�）檔案管理流程

　　檔案管理流程是檔案管理服務用戶的主要途徑，要求整理檔案的程序、清晰流程，依據設計圖進行工作內容操作，加強檔案管理工作的流程監管。

　�。ㄈ�）檔案安全保密

　　檔案管理工作中的安全保密是非常重要的一環，包括對檔案的物理安全及保密管理、對涉密件的保管、分級處理等，要求檔案保護措施到位、安全可靠。

　　六、檔案管理監管

　　（一）領導監督

　　本公司領導應常常召集專題討論和檢查工作，加強工作監督和指導，確保檔案管理工作的整體質量和效益。

　�。ǘ�）司法監督

　　有關部門和機構應加強對公司檔案的司法監督工作，確保檔案管理工作的合法性、可靠性和信譽度。

　�。ㄈ�）職能部門監督

　　各職能部門應嚴格按照公司檔案管理制度的要求，對本部門的所有檔案管理工作進行監督和檢查，確保檔案管理工作的順利進行。

　　七、附則

　　本公司檔案管理制度的修改和完善應根據公司實際情況進行調整，經領導批準后實施。對本公司檔案管理制度管理工作的不適應和口服性等問題，應及時提出建議和意見，進行調查和解決問題。

集團公司檔案管理制度7

　　第一章 總則

　　第一條 為充分發揮x 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規,結合 本公司實際,特制定本制度。

　　第二條 項目檔案是指公司開發房地產項目整個過程中形成的項目工程技術類檔案資料。主要由建設工程前期文件資料、施工技術文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監理資料、聲像資料等六個部分組成。

　　第三條 綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

　　第四條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業公司遵照執行,參股項目公司、專業公司參照執行。

　　第二章 檔案的分類

　　第五條建設工程前期文件資料

　　(一)可行性研究資料

　　1、項目建議書及批復;

　　2、可行性研究報告及批復;

　　3、項目評估意見;

　　4、環境影響報告書(表);

　　5、設計任務書、計劃任務書;

　　6、選址意見書。

　　(二)基礎、設計、施工前準備資料

　　1、基礎資料

　　(1)工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;

　　(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物、測量定位及觀察記錄;

　　(3)水文、氣象、地震等其他設計基礎資料。

　　2、設計文件

　　(1)初步設計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設計說明書、工程概算、工藝設備初步設計;

　　(2)技術設計:建筑、結構、給排水、采暖、通風設備等圖樣,說明書、工程預算、計算書、材料表等;

　　(3)施工設計:施工圖、施工說明、設計計算書、施工預算;

　　(4)經過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。

　　3、施工準備資料

　　(1)征用土地批準文件及紅線圖;

　　(2)拆迂文件、補償安置協議書;

　　(3)環保、衛生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;

　　(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應協議書;

　　(5)建設工程規劃(規劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

　　(6)工程項目參加單位(設計、勘察、施工、監理單位)工程項目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協議、工程質量監督委托書等。

　　第六條 施工技術文件資料

　　(一)開工報告,停工、復工報告;

　　(二)施工組織設計、施工方案;

　　(三)圖紙會審紀要;

　　(四)工程技術、質量、安全措施交底;

　　(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;

　　(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;

　　(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

　　(八)基礎、主體中間驗收記錄,構件吊裝記錄;

　　(九)混凝土施工日記;

　　(十)技術復核記錄;

　　(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);

　　(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;

　　(十三)主要建筑安裝材料、設備出廠合格證、試驗報告;

　　(十四)構件合格證;

　　(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;

　　(十六)水、暖、電氣等設備工程檢查、試驗、運行調試記錄;

　　(十七)工程變更設計聯系單;

　　(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;

　　(十九)工程質量事故及處理材料;

　　(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

　　(二十一)單位工程竣工驗收記錄;

　　(二十二)單位工程質量綜合評定表;

　　(二十三)分項、分部工程質量評定表;

　　(二十四)竣工報告;

　　(二十五)交工驗收材料;

　　(二十六)設計、勘察、施工、監理工程質量合格鑒定資料;

　　(二十七)施工技術總結,工程監理總結,工程試運行記錄;

　　(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;

　　(二十九)工程質量監督報告;

　　(三十)工程質量保修書;

　　(三十一)工程決算、決算審計。

　　第七條 竣工圖文件

　　(一)建筑安裝工程

　　l、各類建筑、結構專業圖;

　　2、各類電氣專業圖;

　　3、電信專業圖;

　　4、煤氣專業圖;

　　5、各類給、排水工程專業圖;

　　6、供熱、冷專業圖;

　　7、有關消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

　　(二)地下管線工程

　　1、總平面圖;

　　2、縱斷面圖、橫斷面圖、結點詳圖;

　　3、構筑物結構圖;

　　4、各種管線特征點圖;

　　5、管網綜合圖。

　　第八條 竣工測量文件資料

　　(一)綜合性資料

　　1、竣工測量(地形、地下管線)技術資料;

　　2、竣工測量施測方案;

　　3、竣工測量技術總結及測量精度分析;,

　　4、竣工測量所用儀器的.各種檢測資料。

　　(二)控制資料

　　1、管線控制,加密控制點的觀察手簿

　　2、光電測距記錄;

　　3、水準觀測手簿;

　　4、平面、立面求算值的計算書;

　　5、控制點分布略圖、成果表。

　　(三)地形測量資料

　　l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖;

　　2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。

　　第九條 建設(施工)監理資料

　　(一)由施工單位提供的施工組織設計(施工方案)報審表;

　　(二)監理規劃、監理細則;

　　(三)監理通知、不合格工程項目通知;

　　(四)工程延期、費用索賠審批表;

　　(五)工程部分暫停報告;

　　(六)工程移交證書。

　　第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環節的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工局部(全貌)、重大技術和工藝施工、安裝等有關照片、圖像、錄音材料及文字說明。

　　第三章 檔案的收集和歸檔

　　第十一條 在項目建設過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應在各自的職責范圍內負責項目建設資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

　　第十二條 有關人員在收集、整理檔案資料時,應按城建檔案技術標準嚴格把好質量關。

　　第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質、規格等內容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規格統一、反差良好、簽字手續完備。

　　第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應附復印件。

　　第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。

　　第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應符合國家有關標準。

　　第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應要求責任部門進行重新制作:

　　(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

　　(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

　　(三)結構、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;

　　(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;

　　(五)未按施工圖位置施工的管線工程。

　　第十八條 所有竣工圖應有竣工圖章�？⒐�圖章尺寸為70ram×50ram,內容有:編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。

　　第十九條 有關人員收集的設計、勘察、施工、監理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規定為準。

　　第四章 檔案的組卷和移交

　　第二十條 組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯系,分類科學、組卷合理。

　　第二十一條 項目技術文件資料要按單項工程或裝置、階段、結構、專業組卷;項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷。

　　第二十二條 施工技術文件資料要按管理、依據、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

　　第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統一折疊成四號圖紙規格:297mm×2lomm。

　　第二十四條 案卷必須填寫卷內目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。

　　第二十五條 項目檔案資料統一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。

　　第二十六條 項目檔案數量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。

　　第二十七條 在項目完成綜合驗收后6 個月內,綜合管理部應主動與當地政府城建部門聯系,辦理項目檔案移交手續。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

　　第二十八條 移交項目檔案時應如實填寫《移交書》,《移交書》等相關文件資料均應歸入公司文書檔案。

　　第五章 附則

　　第二十九條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。

集團公司檔案管理制度8

　　河套水務集團公司檔案管理制度(暫行)機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。為了對集團公司發展過程中產生的珍貴資料進行科學保存和管理，以便于在工作過程中總結工作經驗，指導工作開展，提供可靠依據，充分發揮檔案的指導作用和記查作用，根據目前集團公司的辦公條件，特制定本制度以規范集團公司檔案管理工作。

　　一、公司檔案管理的基本原則

　　集中管理與分散管理相結合，即公司文書檔案由行政部集中統一管理，其他部門業務檔案(已交行政部的除外)分別由部門自行管理，以便于及時利用，維護檔案的完整、原始與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦部門、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。

　　二、公司檔案的歸檔范圍

　　公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、會談紀要、決定、委托書、協議、合同、項目申報資料、工程技術資料等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司檔案管理責任

　　集團公司部門的檔案管理員暫由各部門工作人員兼職，所屬單位設專(兼)職管理員,要明確具體責任人。管理員職責：

　　1、要維護好公司及各部門的.原始工作資料及單據齊全完整;

　　2、要負責及時整理好部門工作資料，按月、按年并分類匯編成冊，要有明確對應的目錄，以便于工作需要時索引查找;

　　3、檔案管理員要有良好的保密習慣，借閱資料要有翔實記錄手冊并負責收回;

　　4、要樹立高度的法制意識和觀念。

　　四、資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實行“平時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作中形成的檔案資料及時收集、歸檔，每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各部門收集應該歸檔的原始資料。歸檔資料應為電子版和打印件各一份。

　　3、凡應該及時歸檔的資料，由各部門檔案管理員負責及時歸檔。整理好的檔案要明確保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。

　　4、各部門以公司名義收、發文必須交行政部檔案管理員留存一份，以部門名義收、發文件資料，則自行留存。

　　五、檔案的借閱

　　1、總經理、副總經理、財務總監、總經理助理借閱公司檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

　　2、因工作需要，公司以外人員需借閱檔案時，由部門負責人辦理檔案借閱申請，并送分管副總經理核批。

　　3、檔案借閱者必須做到：

　�、賽圩o檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　六、檔案管理工作檢查與考核

　　集團公司在半年和年底對各部門和所屬單位檔案工作進行考核，具體要求如下：

　　1、沒有設置檔案管理人員崗位，扣1分;

　　2、沒有按月、按年并分類整理成冊的檔案資料，扣0.5分;

　　3、重要工作沒有檔案記錄和原始資料，一項扣0.5分;

　　4、發生因檔案泄密造成的公司損失，視情況扣分;

　　5、沒有電子版本或紙質版本污損嚴重，扣0.5分

　　七、檔案的銷毀

　　1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、檔案保存到期時，由檔案管理員提出檔案資料銷毀申請，交部門負責人審核經分管副總經理批準后執行。

　　3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀。

　　4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的檔案資料銷毀申請和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

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