檔案管理制度

[優]檔案管理制度15篇

　　在學習、工作、生活中，制度使用的情況越來越多，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。大家知道制度的格式嗎？以下是小編整理的檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

檔案管理制度1

　　一、根據歸檔范圍，應歸檔的文件資料一律歸案存放。

　　二、學校設有檔案專用庫房、檔案櫥。

　　三、庫房堅固，有鐵窗欄、窗簾，能夠防盜。

　　四、學校有檔案工作分管校長、主任，由專職人員管理檔案。

　　五、要求管理人員不得擅自提供、抄錄、復制保密文件。

　　六、要求管理人員不該說的機密不說，不出賣保密文件。

　　七、不得擅自損壞、銷毀、涂改保密檔案。

　　八、如有泄密行為，依法律追究刑事責任。

檔案管理制度2

　　一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經許可不得外借、外傳。

　二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》

　　三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經過相關審批流程后方可借閱。

　　四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經科長簽字批準，方可查閱。

　　五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批準。

　　六、外借的`檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

　　七、外借檔案一旦發生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦公室進行處置。

八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。

　　九、借出和歸還檔案時，應做好清點手續，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。

檔案管理制度3

　　為了貫徹執行《檔案法》，適應辦公自動化及檔案管理規范化的要求，加強本局文書檔案管理，制定本制度。

　　一、文件材料歸檔范圍

　　(一)上級機關的文件材料。

　　1、上級召開的需要貫徹執行的會議的主要材料;

　　2、上級機關頒發的屬于本局主管業務并要執行的文件，以及非本局主管業務但需要貫徹執行的法規性文件;

　　3、代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本，上級機關轉發本局的文件(包括報紙、刊物轉載);

　　4、上級機關領導視察、檢查本局工作時的重要講話、題詞、照片和有保存價值的錄音、錄像等材料;

　　5、其他應當歸檔的文件材料。

　　(二)本級的文件材料。

　　1、局黨組、行政領導會議文件材料，召開的工作會議、專題會議材料;

　　2、頒發的(包括轉發及與其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印制稿，重要文件的修改稿;

　　3、本級的請示與上級機關的批復文件，下級單位的請示與本級的批復文件;

　　4、內部職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告;

　　5、檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;

　　6、內部職能部門匯總的統計報表和統計分析資料;

　　7、形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

　　8、黨委、團委、工會等內部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料;

　　9、內容重要的人民來信、來訪材料，領導的指示和本機關處理來信來訪形成的記錄、調查處理報告、統計分析等;

　　10、征用土地及基本建設工程施工文件材料;

　　11、制定的規章制度等文件材料;

　　12、年鑒、大事記、工作簡報以及反映本局重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書。有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　13、干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、錄用、調資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡、獎懲，黨員、團員、干部、工人名冊、報表，轉移關系存根等文件材料;

　　14、財產、物資、檔案等交接憑證、清冊;

　　15、編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;

　　16、與有關單位和個人簽訂的各種合同、協議書等文件材料;

　　17、其他應當歸檔的文件材料。

　　(三)同級單位和非隸屬單位的文件材料。

　　1、同級單位和非隸屬單位頒發的'非本單位主管業務但需要執行的法規性文件;

　　2、相關單位對本局工作檢查形成的重要文件;

　　3、同級單位和非隸屬單位與本局聯系、協商工作的重要來往文件等。

　　(四)下級單位的文件材料。

　　1、下級單位報送的重要工作計劃、總結、典型材料、統計報表、財務預算、決算等文件;

　　2、下級單位報送的重要工作、重大活動等文件材料;

　　3、下級單位報送的備案材料等。

　　二、文件材料收集整理

　　(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”，指定專人負責收發文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。

　　(二)各部門工作人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全，及時轉交本部門負責內勤工作的人員保管。

　　(三)各部門負責內勤工作的人員對本部門工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料，要及時接收、清理、建檔，如有缺少應立即采取補救措施，確保每件檔案材料完整齊全。

　　(四)辦公室每月或每季度將各部門保管的屬于歸檔范圍的文件材料進行收集、整理和補充，立卷保存。

　　(五)信息中心要在每月終了后3日內，將本局機關生成在局域網上的收、發文件刻錄到電子光盤上(一式三份)，交辦公室保存。

　　(六)領導和機關各部門工作人員外出參加重要會議、重大活動后，應將與會議和活動有關的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。

　　三、文書檔案管理使用

　　(一)各種文書檔案實行定人專管、入柜保存制度，任何個人都不得長期占用和私存文書檔案。

　　(二)內部查、借閱文書檔案，原則在文書檔案存放場所進行，否則要履行查、借閱登記手續，并按期歸還。外單位查閱文書檔案，必須報經局分管領導批準，并履行登記手續。對需要復印檔案、出具證明材料的，必須報分管局長批準，經認真審查后方可出具有關證明。否則一切后果由經辦人負責。

　　(三)查、借閱文書檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書檔案材料，也不得在文書檔案上作任何標記，更不得擅自將文書檔案轉借他人。

　　(四)銷毀過期無效文件材料統一由辦公室按規定辦理，其他部門和個人不得擅自銷毀文件材料。

　　(五)收發、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級以及有限定收閱范圍的文書檔案，嚴格按《保密法》執行。

檔案管理制度4

　　校舍檔案是維護學校權益，查勘維修房屋，合理使用校舍，映學校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理，更好地為學校教育教學工作服務，根據上級有關規定，特制定本制度:

　　一、檔案的收集

　　要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。

　　1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。

　　2、應有積極態度和主動精神，不能坐門等客。

　　3、一式二份，正本放教育員會，副本存學校。

　　4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育員會。

　　二、校舍檔案管理

　　1、邊鑒定邊整理，按要求進行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。

　　2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最限度地保持文件之間的歷史聯系，利用原有基礎，便于保管和利用。

　　3、檔案整理要充分利用原有的基礎。

　　4、檔案的整理必須便于保管和利用。

　　三、檔案的`保管

　　按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設置保管設備，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數量、名稱。

　　四、檔案的移交

　　交接雙方必須根據案卷目錄清點核對，并在交接收據上簽名蓋章，其收據一式三份，交接雙方各一份，會計一份。

　　五、查閱和借閱

　　1、首先辦理查閱或借閱手續，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批準手續。

　　2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。

　　3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規定，歸還時清點清楚。

　　4、查閱或借閱時，嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。

　　六、檔案保密

　　檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱后不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批后，二人以上人員監銷。

　　七、清銷

　　1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計，如發現確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。

　　2、清銷應有二人以上人員監銷，以防失泄機密。

　　3、要遵守保密規定，堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。

　　4、學校檔案室管理制度

　　1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴禁入內。

　　2、檔案庫房必須堅固，采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，并經常檢查各項措施是否有效。

　　3、對庫房內各種檔案進行科學分類、排列、編號，分別上架入柜，柜架排列科學、合理。

　　4、庫房內嚴禁存放與保存檔案無關的非檔案物品。

　　5、經常清理環境衛生保持庫房整潔美觀。

　　6、庫房內置放溫、濕度檢測設置，定期檢查、記錄、分析，庫內溫度應經常保持在1424攝氏度，相對濕度保持在45%-60%。

　　7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發現破損和字跡模糊及時修補、復制。

　　8、檔案管理人員離開時應熄燈、關好門窗。

檔案管理制度5

　一、必須設有專門庫房或專柜對各類檔案進行保管。

　　二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

　　四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的.物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。

　　五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，并定期保養，使庫房環境處于良好狀態。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規定要求。

　　六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的場所。

　　七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。

　　八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。

檔案管理制度6

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的'要求，并逐步實現電子信息化管理。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。

　　五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

　　七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。

　　八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

檔案管理制度7

　　1、集中統1管理本機關的全部檔案，做到專人、專室、專柜管理，任何人不得據為已有。

　　2、加強庫房管理，防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的工作，配置必須的保護設備。

　　3、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，并作好記錄，發現問題及時向分管領導匯報，采取積極有效措施，保護檔案的'安全。

　　4、認真做好檔案的收集登記工作，做到目錄與室藏檔案相符。

　　5、定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀，銷毀失去價值的檔案，由鑒定小組提出意見，登記造冊，經機關負責人批準后，由2人在指定的地點監銷，禁止擅自銷毀檔案。

　　6、檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后，方可離開崗位。

　　7、因保管不善，造成檔案毀壞和丟失的，按《檔案法》的有關規定，追究責任。

檔案管理制度8

　　一、檔案的接收

　　1、永州生源畢業生，暫沒有工作單位的，學�？梢詫�檔案轉入市畢業生就業指導中心保管。

　　2、市畢業生就業指導中心不接收學生個人（或委托他人）自帶或郵寄的檔案。

　　3、轉往市畢業生就業指導中心的檔案要求嚴裝嚴密，封條完整，沒有損壞。

　　二、檔案的查閱

　　1、畢業生檔案可向永州市畢業生就業指導中心查詢。

　　2、查看檔案材料，要求查閱的單位應派人事干部帶上單位所開具的`介紹信和有效身份證原件或其它證明身份的有效證件到市畢業生就業指導中心進行查閱。()任何個人不得查閱本人及其直系親屬的檔案材料。

　　三、檔案的轉遞

　　1、檔案可由接收檔案單位的人事部門負責人、或本人來領取檔案。取檔時需帶上檔案接收單位所開具的調檔函及證明本人身份的有效證件。

　　2、檔案所有人亦可委托他人來領取。委托人取檔時需帶上檔案所有人書寫的委托書、檔案接收單位開具的調檔函、檔案所有人的有效身份原件及委托人的有效身份證原件。

　　3、市畢業生就業指導中心不負責畢業生檔案郵寄。特殊情況下，需要郵寄檔案，須經單位負責人批準后方可。

檔案管理制度9

　　一、檔案分類

　　1、一般文檔:

　�、偃肆�資源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的招聘等相關工作業務資料，由經辦人保存，年終根據內容價值酌情歸檔。

　　②總辦正式形成發出的文件、傳真、通知、人事制度及相關原則規定等，除保密薪資文件外，均應保存一份原件或復印件歸檔，年終按內容類型、成文時間編號裝訂成冊。

　　③外部文件包括國家和市政府有關部門(勞動人事部門)的發文、社會公開資訊等，應作為公開業務資料共享。

　　2、人事檔案

　�、偃耸聶n案:員工進入公司后相關人事檔案材料。

　�、趩T工人事檔案:員工進入公司后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件等備查資料。

　　二、檔案管理規定

　　1、人事檔案管理

　�、倏傓k負責公司員工人事檔案的管理;

　�、诳傓k在員工入職當天建立員工人事檔案;

　　③員工離職，辦理相關手續后，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;

　�、苋耸聶n案管理應嚴格執行國家和公司有關規定，查閱員工人事檔案應經總辦主任批準，并辦理相關手續，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

　　2、人事檔案建立

　�、賳T工人事檔案是公司為每個員工建立的內部人事檔案。凡進入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的'有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。

　�、趩T工在入職前，需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學歷學位證書復印件、身份證復印件、職業技能證書復印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關材料。由總辦專人負責，連同求職申請表歸檔保存。

　　③員工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動合同及相關薪酬福利歸入人事檔案。

　�、軉T工在轉正后的教育培訓、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。

　�、輪T工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內容，總辦員工、各部門負責人可根據工作需要查閱有關員工的人事檔案。任何部門和個人非經允許無權隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。

　　三、附則

　　1、公司所有人事檔案僅供公司內部使用，由總辦負責統一管理。

　　2、其他各部門人員應積極配合總辦，做好檔案管理工作。

檔案管理制度10

　　第一條歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備。

　　第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規范要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。

　　第三條歸檔文件應為原件。

　　第四條科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統的.不能通過鑒定、驗收。

　　第五條移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續

檔案管理制度11

　　一、總則：

　　1、為建立、健全公司技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術檔案，充分發揮技術檔案在公司建設和發展中的作用，更好地為公司各生產技術部門服務。特制訂本管理制度。

　　2、本公司技術檔案是指各技術部門（包括車間）在生產技術、科研成果、質量、設備、基建等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。

　　3、公司技術職能部門、車間要把技術檔案工作納入本單位的技術業務管理工作中，保證其技術文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統，并按制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。

　　4、按照集中統一管理技術檔案的基本原則，公司技術部設立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術主管的直接領導下，集中統一管理全公司的生產、開發、質量、設備、基建等技術檔案。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

　　二、技術文件資料的歸檔：

　　1、每一個技術項目完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統的技術文件資料，并按公司形成技術文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術文件資料加以系統的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技術主管審查后及時向公司綜合檔案室移交歸檔。

　　2、各部門或技術人員在移交技術檔案或技術文件資料時，交接雙方應按規定辦理交接手續（參見PD423《文件控制程序》表碼PD423—02），簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員有權拒絕接收。

　　3、凡需歸檔的技術文件資料，應盡量符合國標、部標和企業標準的規定。做到書寫材料優良，字跡工整，圖紙按規格繪制，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。

　　4、凡各部門形成的'圖紙類文件，應描制底圖一份，并經技術責任簽字后，向檔案室移交歸檔。

　　5、凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數歸檔。在未辦理借閱使用手續前任何人不得據為私有或拿走。

　　三、綜合檔案室的任務和管理人員的職責：

　　1、綜合檔案室的任務：

　�。�1）集中、統一、科學地管理好技術檔案，維護技術檔案的完整、系統、準確和安全，并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應負主要責任，嚴重者調離崗位。

　　（2）協助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

　�。�3）承擔技術文件資料的接收、復制、借閱、發放和建檔，提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。

　　2、技術檔案管理人員的職責：

　�。�1）認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鉆研業務，提高管理水平，保證技術檔案工作任務的完成。積極主動地為生產、開發提供技術資料。

　�。�2）科學地管理全公司技術檔案，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發放、鑒定、統計以及繪制檢索工具等工作。

檔案管理制度12

　　依據《中華人民共和國國職業病防治法》的規定,結合本礦的實際,制定本管理制度。

　　1對礦各科室區隊建立職業衛生檔案,員工個人職業健康監護檔案,簡稱“兩檔”,由專人管理。

　　2職業衛生檔案包括:

　　2.1礦屬各單位職業衛生記錄卡;

　　2.2礦屬各單位接觸職業病危害因素人員一覽表;

　　2.3礦屬各單位接觸職業病危害因素作業人員登記卡;

　　2.4職業病危害、職業中毒登記卡;

　　2.5職業病危害因素監測結果匯總資料;

　　2.6職業病危害因素程度分級管理登記表;

　　2.7職業中毒事故報告和事故處理表等;

　　2.8職業病防治法律、法規、規范、標準、文件、監督文書清單及有關文本;

　　2.9職業衛生管理方針、安排、目標、方案、程序、指導書、管理制度;

　　2.10職業衛生專(兼)職管理組織、職能及人員分工;

　　2.11建設項目職業病危害管理檔案;

　　2.12職業病預防限制措施技術檔案;

　　2.13職業病防護設施、防護用品檔案;

　　2.14職業衛生培訓教化匯總資料;

　　2.15職業病應急救援預案及演習有關資料;

　　3員工個人職業健康監護檔案

　　3.1員工的職業史、既往史和職業病危害接觸史;

　　3.2作業場所職業病危害因素監測結果;

　　3.3職業健康檢查結果、職業禁忌證名單及處理狀況;

　　3.4職業病診斷、職業病病例登記表等員工個人健康資料;

　　3.5職業健康監護托付書或合同;

　　3.6職業性健康檢查工種及人員名單;

　　3.7職業病人處理、安置狀況匯總資料。

　　4 “兩檔”資料按檔案管理要求建立書目、統一編號、專冊登記。分永久、長期、短期三種期限剛好歸檔;

　　5 “兩檔”資料字跡清晰、圖表清楚、文字正確、語言表達精確;

　　6依據本礦人員變動,剛好補充完善“兩檔”,各表卡每年十一月三十日前,系統審查完善一次;

　　7 “兩檔”內的資料根據要求每三年復核一次;剛好錄入職業危害因素測定結果、員工個人職業健康檢查結果,并剛好分析;

　　8員工離開單位時,有權索取個人健康檔案及其相關資料,檔案室應照實地、無償地供應,并在所供應的復印件上蓋章;

　　9職業病診斷,鑒定單位需供應有關“兩檔”資料時,檔案室應照實供應;

　　10檔案室對各部門移交上來的職業衛生健康檔案,要進行仔細檢查,歸檔的案卷要填寫移交書目,雙方簽字、剛好編號登記、入庫保管;

　　11檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱運用等狀況要進行登記。檔案工作人員調離時,必需做好交接手續;

　　12職業衛生檔案庫房要堅實平安。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮和通風工作,并有應急措施。職業衛生檔案庫要設專人管理,定期檢查清點,如發覺檔案破損、變質時要剛好修補、復制;

　　13運用職業衛生健康檔案的人員應當愛惜檔案,確保檔案的'完好,嚴禁任何人員對檔案進行涂改、污損、轉借和擅自翻印;

　　14本制度最終說明權歸礦安全管理科。每年依據流程對其合規性進行評估修訂;

　　15本制度自下發之日起實行。 職業衛生檔案管理制度規范

　　一、依據《中華人民共和國國職業病防治法》的規定,結合本公司的實際,對公司各單位建立職業衛生檔案,員工個人職業健康監護檔案,簡稱“兩檔”,并由專人保管。

　　二、職業衛生檔案包括:

　　1、企、事業單位職業衛生記錄卡;

　　2、廠區各生產單位職業病危害因素分布平面示意圖、廠區各生產單位重點職業病危害因素分布平面示意圖;

　　3、廠區各生產單位工藝流程簡圖(用箭頭表示);

　　4、各生產單位接觸職業病危害因素人員一覽表;

　　5、各生產單位接觸職業病危害因素人員作業人員登記卡;

　　6、職業病危害、職業中毒記錄卡;

　　7、職業病危害因素檢測結果匯總資料;

　　8、職業病危害因素程度分級管理表;

　　9、職業中毒事故報告與處理記錄表;

　　10、職業病防治法律、法規、規范、標準、文件、監督文書清單及有關文本;

　　11、職業衛生管理方針、安排、目標、方案、程序、指導書、管理制度;

　　12、職業衛生專(兼)職管理組織、職能及人員分工;

　　13、建設項目職業病危害管理檔案;

　　14、職業病預防限制措施技術檔案;

　　15、職業病防護設施和防護用品檔案;

　　16、職業衛生培訓教化匯總資料;

　　17、職業病事故應急救援預案及演練有關資料。

　　三、員工個人健康檔案包括:

　　1、員工的職業史、既往史和職業病危害接觸史;

　　2、作業場所職業病危害因素監測結果;

　　3、職業健康檢查結果、職業禁忌證名單及處理狀況;

　　4、職業病診斷、職業病病例登記表等員工個人健康資料;

　　5、職業健康監護托付書或合同;

　　6、職業性健康檢查工種及人員名單;

　　7、職業病人處理、安置狀況匯總資料。

　　四、“兩檔”資料按檔案管理的要求建立書目、統一編號、專冊登記;分永久、長期、短期三種期限剛好進行歸檔。

　　五、“兩檔”資料應字跡清晰、圖表清楚、文字精確牢靠,并管好和用好“兩檔”。

　　六、隨時、定期地依據公司人員的變動,剛好調整和補充“兩檔”,各表卡每年10月前系統地調整一次。

　　七、“兩檔”檔案中各種資料按要求每三年復核一次;日常職業衛生工作須將測定結果、健康檢查結果、職業病管理狀況隨時過錄,以備分析。

　　八、員工離開單位時,有權索取個人健康檔案資料并復檔案室應照實地、無償地供應,并在所供應的個人復印件上簽章。

　　九、職業病診斷,鑒定單位需供應有關“兩檔”資料時,檔案室應照實地供應。

　　十、檔案室對各部門移交來的職業衛生檔案,要進行質量檢查,歸檔的案卷要填寫移交書目,雙方簽字,剛好編號登記,入庫保管。

　　十一、檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等狀況要進行登記,檔案工作人員調離時,必需辦好交接手續。

　　十二、職業衛生檔案庫房要堅實、平安,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作,并有應急措施。職業衛生檔案庫要設專人管理,定期檢查清點,發覺檔案破損、變質時要剛好修補復制。

　　十三、利用職業衛生檔案的人員應當愛惜檔案,職業衛生檔案室嚴禁吸煙,嚴禁對職業衛生檔案拆卷、涂改、污損、轉借和擅自翻印。

　　十四、本規定說明權歸公司職業健康平安部。每年按公司流程對其合規性進行評估修訂。

　　十五、本制度自頒布之日起施行。有關職業檔案管理的其他規定根據國家現行的法律、法規、標準和公司職業衛生管理制度執行。

檔案管理制度13

　　第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。

　　第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的`次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

　　第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

　　第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續托管業務能順利開展。

　　第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。

　　第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

　　第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。

檔案管理制度14

　　1目的

　　規范分公司檔案資料的管理工作。

　　2適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3職責

　　3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。

　　3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

　　4實施程序

　　4.1歸檔保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。

　　4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的要求。

　　4.2.1歸檔的`文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。

　　4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。

　　4.3檔案資料的保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

　　4.3.7質量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。

　　4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:

　　4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;

　　4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

　　4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

　　4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。

　　4.5檔案鑒定和銷毀

　　4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

　　4.5.2檔案鑒定小組的任務:

　　4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

　　4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

　　4.5.3確定保管期限原則

　　4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

　　4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。

　　4.5.6銷毀檔案的程序包括:

　　4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。

　　4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。

　　4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。

　　5相關文件和質量記錄表格

　　5.1《檔案管理制度》

　　5.2《保密規定》

　　5.3《文件發放登記表》

　　5.4《文件借閱登記表》

檔案管理制度15

　　一、檔案歸檔制度

　�。ㄒ唬┪募�材料的歸檔要求：

　　1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

　　2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

　　3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

　　4.歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

　　5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

　　6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

　　7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

　　8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

　　9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

　　10.外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

　　11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

　�。ǘ�）歸檔范圍及保管期限

　　(參照企業檔案歸檔范圍及保管期限表)

　　（三）歸檔時間：

　　1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

　　2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

　　3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

　　4.工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

　　5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

　　6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

　　7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。

　　8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

　　9.相關會議(技術會議、專題會議、年度工作會議)，在會議結束后歸檔。

　　10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

　　11.變更、修改、補充的`文件材料隨進歸檔。

　　12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

　　13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

　　二、檔案查(借)閱制度

　　檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

　　1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

　　2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

　　3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

　　4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。

　　5.凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

　　三、檔案的保密制度

　　1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

　　2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

　　3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

　　4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

　　5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

　　6.檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

　　7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

　　四、檔案庫房管理制度

　　一、檔案入庫檢查：

　　1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。

　　2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒(袋)內。

　　3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

　　二、檔案庫房管理：

　　1.檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

　　2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

　　3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

　　4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

　　5.庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

　　6.庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

　　7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

　　8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

　　9.對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。

　　10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

　　五、檔案鑒定、銷毀制度

　　1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

　　2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

　　3.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

　　4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

　　5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。

　　檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字

　　六、檔案保管統計制度

　　1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

　　2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

　　3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

　　4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

　　七、綜合檔案室主任職責

　　1.認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

　　2.、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

　　3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

　　4.組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

　　5.定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

　　6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

　　7.負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

　　八、檔案工作人員崗位職責

　　1.認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

　　2.負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

　　3.積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

　　4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

　　5.嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

　　6.負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

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