發(fā)文管理制度
在快速變化和不斷變革的今天，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度一經(jīng)制定頒布，就對(duì)某一崗位上的或從事某一項(xiàng)工作的人員有約束作用，是他們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。擬定制度的注意事項(xiàng)有許多，你確定會(huì)寫嗎？以下是小編精心整理的發(fā)文管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
發(fā)文管理制度1
物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理
3收發(fā)文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發(fā)文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺(tái)之外來文件,以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記;另物管公司秘書必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進(jìn)行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負(fù)責(zé)收文登記。
3.2.1.2收文登記后,及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見,再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。
3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫《收文登記表》。
3.3發(fā)件
3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號(hào):對(duì)外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)及填寫《發(fā)文登記表》。
3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)。
3.3.4校對(duì)、簽署
由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé),部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。
3.3.5申請(qǐng)蓋章
由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請(qǐng)蓋物管公司公章,按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。
3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負(fù)責(zé),并作出發(fā)文、簽收登記。
3.3.7內(nèi)部傳閱
收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處
理,做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類,具體類別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負(fù)責(zé),根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:
3.4.4.1對(duì)于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號(hào)、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;
3.4.4.2對(duì)于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類別進(jìn)行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對(duì)于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項(xiàng)目管理中心檔案室,具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項(xiàng)目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請(qǐng),交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點(diǎn)無誤后,予以簽名確認(rèn)。
3.5.2檔案的`保管
公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的規(guī)則,將文件進(jìn)行編號(hào),分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復(fù)印檔案
公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案,但必須填寫《檔案復(fù)印記錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請(qǐng)表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項(xiàng)目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的,須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時(shí),須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認(rèn)。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請(qǐng)表》復(fù)印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。 4月報(bào)制度
4.1月報(bào)制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。 4.2香港月報(bào)制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書及項(xiàng)目。
發(fā)文管理制度2
收文、發(fā)文是機(jī)關(guān)日常管理的基本要求,是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、正確指導(dǎo)工作提供服務(wù)的重要途徑。為規(guī)范管理、提高效率,特制定本制度。
一、鄉(xiāng)黨委、鄉(xiāng)政府收文、發(fā)文由辦公室內(nèi)勤負(fù)責(zé)。
二、收文、發(fā)文按類別進(jìn)行登記,急件要注明簽收的具體時(shí)間,轉(zhuǎn)交領(lǐng)導(dǎo)的收文必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽收,無領(lǐng)導(dǎo)簽收文件必須按類歸檔,年終交檔案室存檔。
三、領(lǐng)導(dǎo)閱完文件歸還辦公室必須登記歸還日期。
四、領(lǐng)導(dǎo)有批示文件列入督辦項(xiàng)目,單獨(dú)歸檔保存。
五、發(fā)文分別按黨委、政府發(fā)文標(biāo)號(hào)登記,發(fā)文內(nèi)容必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。
六、做好日常保密工作,密級(jí)文件、報(bào)表等隨時(shí)由辦公室報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱保存。
七、妥善保存帶有密級(jí)的文件,未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)將涉密文件帶出機(jī)關(guān)或復(fù)印保存。工作中需查閱各種文書、專業(yè)檔案材料,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
八、未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自復(fù)印、超范圍傳閱帶有密級(jí)的文件。要按程序傳閱審批,并及時(shí)將文件交檔案員保存。
九、上行文由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱后,報(bào)書記或鄉(xiāng)長審閱,辦公室安排報(bào)送。
十、下發(fā)文件由主管領(lǐng)導(dǎo)審批,辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。
十一、反映全鄉(xiāng)工作的信息、簡報(bào)等稿件,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱后上報(bào)。
十二、所發(fā)的.各種公文,要按正規(guī)的格式擬稿,并進(jìn)行全面校對(duì)檢查,以確保正確無誤。
十三、辦公室對(duì)所接受的文件要及時(shí)簽收、登記、分類,并提出擬辦意見,交領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門傳閱,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示的傳閱件要及時(shí)送承辦人或部門,傳閱件要適時(shí)收回,進(jìn)行立卷歸檔等工作。
發(fā)文管理制度3
辦公室是全校公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)全校收發(fā)文的管理。
一、收文辦理
收文的辦理程序包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、督辦、回復(fù)、歸檔等。具體辦理規(guī)范如下：
（一）辦公室文秘工作人員每天負(fù)責(zé)對(duì)全部來文（紙質(zhì)、電子）進(jìn)行簽收、登記，收文登記應(yīng)將公文標(biāo)題、密級(jí)、文件字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、收文日期、辦理意見等情況逐項(xiàng)填寫清楚。登記后由辦公室主任閱文并提出擬辦意見后呈送校領(lǐng)導(dǎo)閱批。
（二）閱辦文件由辦公室文秘人員按下列程序處理：
1、校長閱示。所有來文一律先呈送校長閱批。黨務(wù)來文由黨委書記閱批。
2、分管校領(lǐng)導(dǎo)閱處。根據(jù)校長或黨委書記的批示，按照分工送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)閱處，有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)要當(dāng)日閱處（如需傳閱，應(yīng)交由文秘送下一位校領(lǐng)導(dǎo)閱處）。急件即送批辦，校長外出遇有急辦件時(shí)可由辦公室主任先送分管領(lǐng)導(dǎo)閱處并說明情況。
3、有關(guān)處室閱辦。根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)的批示交有關(guān)處室辦理，有關(guān)處室負(fù)責(zé)人應(yīng)按時(shí)完成公文辦理工作，并及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。
4、存檔。有關(guān)處室辦結(jié)后，應(yīng)將文件送辦公室文秘人員。文秘人員將文件交辦公室主任簽字確認(rèn)后按規(guī)定存檔。
�。ㄈ﹤鏖喖瓌t上按校領(lǐng)導(dǎo)的排序由前向后遞送，傳批件按校領(lǐng)導(dǎo)的排序由后向前遞送。遇有領(lǐng)導(dǎo)出差，可先送下一位閱文領(lǐng)導(dǎo)。文秘人員應(yīng)隨時(shí)掌握公文的去向并做好記錄，避免漏傳、誤傳和延誤。
�。ㄋ模┪拿厝藛T要督促承辦人公文辦理工作，確保公文按時(shí)辦結(jié)。
（五）文件傳閱過程中不準(zhǔn)橫傳，一律由文秘人員負(fù)責(zé)傳遞。
�。┪拿厝藛T必須高度重視網(wǎng)發(fā)文件的收文工作，每個(gè)工作日不定時(shí)瀏覽市教育局辦公平臺(tái)及時(shí)收發(fā)文件，急件要做到隨收隨送。
二、發(fā)文辦理
�。ㄒ唬┓惨晕倚Ｃx印發(fā)的`公文，都要按擬稿、審稿、核稿、領(lǐng)導(dǎo)批示、簽發(fā)、登記、印制、用印、分發(fā)等程序辦理。
�。ǘ⿺M稿審稿。由主辦公文擬制的處室負(fù)責(zé)，要求符合國家有關(guān)法律、法規(guī)和政策規(guī)定，操作簡便可行，文種使用恰當(dāng)，內(nèi)容準(zhǔn)確全面，結(jié)構(gòu)簡潔完整。擬稿完成后由擬稿處室負(fù)責(zé)人審稿。
�。ㄈ┖烁�。審稿完成后交辦公室主任核稿。辦公室主任外出時(shí)由副主任負(fù)責(zé)。
�。ㄋ模┡�。審稿完成后由分管校領(lǐng)導(dǎo)批示或簽發(fā)。
�。ㄎ澹┖灠l(fā)。以本校名義印發(fā)的上行文，一律由校長簽發(fā)；以本校名義印發(fā)的平行文或下行文，一般性業(yè)務(wù)工作由分管校長簽發(fā)，涉及干部任免等重大事項(xiàng)由校長簽發(fā)。
�。┌l(fā)文登記。發(fā)文登記由辦公室負(fù)責(zé)文秘的同志負(fù)責(zé)，包括填寫發(fā)文字號(hào)、記錄簽發(fā)人、按經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)審定的印發(fā)范圍和存檔要求確定公文印發(fā)份數(shù)等。發(fā)文登記前應(yīng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是檢查審批、簽發(fā)手續(xù)是否按規(guī)定程序辦理，是否完備，附件材料是否齊全。
（七）復(fù)校。復(fù)校由辦文的同志負(fù)責(zé)，辦文的同志負(fù)全面校對(duì)責(zé)任，包括文字、格式、內(nèi)容等。
�。ò耍┓职l(fā)。分發(fā)由文件主辦處室負(fù)責(zé)文件的裝封、分發(fā)。辦理完畢后，由主辦處室將文件一式二份連同擬稿單交辦公室存檔。
�。ň牛﹪�(yán)格以下發(fā)文程序：
1、處室草擬公文未經(jīng)處室負(fù)責(zé)人核稿的，辦公室退回?cái)M文處室核稿。
2、公文簽發(fā)后未經(jīng)發(fā)文登記和復(fù)校的，辦公室不予印制，送由辦文處室復(fù)校。
3、未完善手續(xù)的公文，辦公室不予用印，退回辦文處室完善手續(xù)。
4、嚴(yán)格控制校內(nèi)發(fā)文數(shù)量，一般性日常通知、活動(dòng)方案等以xx中學(xué)函的形式下發(fā)。
三、監(jiān)督管理與責(zé)任追究
辦公室負(fù)責(zé)行政文件落實(shí)的監(jiān)督管理，組織科負(fù)責(zé)黨委文件落實(shí)的監(jiān)督管理，收發(fā)文不及時(shí)或領(lǐng)導(dǎo)審批、閱處延誤，造成工作被動(dòng)的，報(bào)請(qǐng)學(xué)校辦公會(huì)研究，視情節(jié)給予扣除相關(guān)責(zé)任人當(dāng)月10%―30%績效工資處分，造成嚴(yán)重后果的扣除相關(guān)責(zé)任人當(dāng)月績效工資。處分情況向全校公示。
四、本制度解釋權(quán)歸學(xué)校辦公室。
發(fā)文管理制度4
1.公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序;
2.收文,由文秘簽收登記,總經(jīng)理的收文由總經(jīng)理簽收,屬領(lǐng)導(dǎo)親收件,一律交收件人親自拆封;
3.公文登記后,由總經(jīng)理室根據(jù)總經(jīng)理的指示,轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱,如需轉(zhuǎn)變有關(guān)部門閱辦,應(yīng)由人事員送交,并經(jīng)登記,簽收后才可送交;
4.閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍,秘密級(jí)以上文件須到人力資源部閱讀,因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù),用完后及時(shí)退還,秘密級(jí)以上文件,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室;
5.各部門或個(gè)人對(duì)承辦的公文,必須認(rèn)真負(fù)責(zé),按規(guī)定期限迅速辦理,不得拖延積壓;
6.各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的'人員,對(duì)自己經(jīng)手處理的公文,應(yīng)件件有落實(shí),事事有下文,轉(zhuǎn)辦要及時(shí),催辦有結(jié)果,防止積壓誤事;
7.公文辦完后,應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定及時(shí)將公文定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷,當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第三季度移交完成;
8.各級(jí)管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)送文秘登記保管;
9.沒有存查必要的公文,經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由總經(jīng)理室定期銷毀,銷毀秘密公文,要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失,不漏銷,秘密級(jí)以上文件,不準(zhǔn)作廢品處理,一律集中按有關(guān)規(guī)定處理。
10.會(huì)館內(nèi)部任何部門、任何人員規(guī)章制度、培訓(xùn)教程、崗位職責(zé)等項(xiàng)目的下發(fā),必須上報(bào)總經(jīng)辦文員,以統(tǒng)一格式統(tǒng)一編號(hào)下發(fā),不得私自下發(fā)各種規(guī)章制度等。
發(fā)文管理制度5
一、收文
1、登記:所有外來文件由行政部統(tǒng)一在文件上編寫總流水號(hào),按流水號(hào)、接收日期、文件標(biāo)題、發(fā)文單位、附件、傳閱去向等項(xiàng)目登記在《收發(fā)文件清單》上。
2、傳閱:由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對(duì)象分送有關(guān)負(fù)責(zé)人傳閱,及時(shí)分發(fā)、及時(shí)收回歸檔。
二、發(fā)文
1、公司文件的擬定簽發(fā),對(duì)內(nèi)外具有指令性和權(quán)威性。
2、擬稿:公司文件一般由各部門在職責(zé)范圍內(nèi)自行起草,要對(duì)文件內(nèi)容負(fù)責(zé)。文件內(nèi)容涉及跨部門事務(wù),須經(jīng)部門間協(xié)調(diào)后方可發(fā)文。如事關(guān)公司的重大內(nèi)外決策業(yè)務(wù)往來的文件,由董事長指定專人負(fù)責(zé)起草。
3、核稿:公文起草后,由擬稿部門經(jīng)理審核簽字,如公文內(nèi)容涉及其他部門事務(wù),須由有關(guān)部門共同審核簽字;會(huì)簽由主管副總會(huì)簽。事關(guān)公司重大內(nèi)外決策、業(yè)務(wù)往來文件,由董事長簽發(fā)。
4、簽發(fā):凡以公司名義行文的,須經(jīng)行政部經(jīng)理、董事長簽發(fā)后,方可交付打印,屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)需以部門名義獨(dú)立行文的,部門經(jīng)理簽發(fā)即可。
5、打印:在擬稿、核稿、簽發(fā)手續(xù)齊備后,交行政部審核登記,標(biāo)明文號(hào),密級(jí)和分發(fā)范圍。董事長直接簽發(fā)的特殊公文,但要補(bǔ)辦登記手續(xù),按審核份數(shù)打印。
6、蓋章:文件打印校對(duì)完畢后,按公司的`《印鑒管理制度》加蓋公章。
7、存檔:公司所有文件均須存檔一份,發(fā)文部門也須自留一份備查。
8、傳遞:保密文件的傳遞,按密級(jí)和分類范圍由行政部分發(fā)。一般公文的傳遞由各部門自行送達(dá)。
三、傳真
1、由前臺(tái)統(tǒng)一收、發(fā)傳真,并記錄到《傳真接收、發(fā)送記錄表》上。
2、發(fā)送傳真要統(tǒng)一用公司傳真紙。
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