物業管理檔案管理制度

物業管理檔案管理制度

　　隨著社會一步步向前發展，很多地方都會使用到制度，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編為大家整理的物業管理檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

物業管理檔案管理制度1

　　一、檔案分類

　　1、一般文檔:

　　①人力資源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的招聘等相關工作業務資料，由經辦人保存，年終根據內容價值酌情歸檔。

　�、诳傓k正式形成發出的'文件、傳真、通知、人事制度及相關原則規定等，除保密薪資文件外，均應保存一份原件或復印件歸檔，年終按內容類型、成文時間編號裝訂成冊。

　　③外部文件包括國家和市政府有關部門(勞動人事部門)的發文、社會公開資訊等，應作為公開業務資料共享。

　　2、人事檔案

　　①人事檔案:員工進入公司后相關人事檔案材料。

　�、趩T工人事檔案:員工進入公司后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件等備查資料。

　　二、檔案管理規定

　　1、人事檔案管理

　�、倏傓k負責公司員工人事檔案的管理;

　�、诳傓k在員工入職當天建立員工人事檔案;

　�、蹎T工離職，辦理相關手續后，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;

　�、苋耸聶n案管理應嚴格執行國家和公司有關規定，查閱員工人事檔案應經總辦主任批準，并辦理相關手續，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

　　2、人事檔案建立

　�、賳T工人事檔案是公司為每個員工建立的內部人事檔案。凡進入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。

　�、趩T工在入職前，需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學歷學位證書復印件、身份證復印件、職業技能證書復印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關材料。由總辦專人負責，連同求職申請表歸檔保存。

　　③員工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動合同及相關薪酬福利歸入人事檔案。

　�、軉T工在轉正后的教育培訓、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。

　�、輪T工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內容，總辦員工、各部門負責人可根據工作需要查閱有關員工的人事檔案。任何部門和個人非經允許無權隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。

　　三、附則

　　1、公司所有人事檔案僅供公司內部使用，由總辦負責統一管理。

　　2、其他各部門人員應積極配合總辦，做好檔案管理工作。

物業管理檔案管理制度2

　　提要:

　　檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規范、嚴謹。

　　以公司企業文化理念及iso9000質量規律體系為指導，導入iso14000環境管理體系思想。以國家相關法律法規和業主需求為基礎，建立科學、規范、嚴謹的管理制度體系。

　　檔案的建立與管理科學化、規范化、技術化、高標準。

　　完善的管理制度是保證現代企業正常有序運作的必要條件;科學化、規范化的檔案管理能為企業的高效運作和快速發展提供強大的信息資源支持。完善的規章制度和科學化、規范化的檔案管理是提供專業化物業管理服務的重要基礎，能有效的為物業及公用設施的使用、維修以及各項物業管理服務工作提供引導和服務。

　　本公司素以嚴格規范的管理而著稱，在某某行政中心實施物業管理過程中，我們將依然按照iso9001質量管理體系規范和iso14000環境管理體系的管理思想和管理方法，作到治而不亂、管而不死，堅決貫徹規范管理與專業服務相結合的路線。常言道:'沒有規矩，不成方圓'，必要的規章制度是作好物業管理服務的保證，要使該物管區域的管理與服務走上正軌，實現標準化、規范化和制度化的管理，必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規章制度，這些制度的建立，是以政府相關法律法規和公司的經營宗旨、經營范圍和業主需求的為依據，并在多年的實踐運作中反復補充修改，逐步健全完善和提高的。

　　概括地說，這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度，是公司在各物管點提供優質服務的操作準則和依據，其總體涵蓋:公眾制度部分，內部崗位責任制，管理運作制度和考核標準，它們整合形成一套完整的操作體系，以指導日常物業服務的方方面面，與傳統的管理方式相比，其更顯科學、規范。二是專門針對某某區行政中心物業服務項目所制訂的系列內部崗位制度，它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規范、考核標準等，這一套制度的建立，為該物業服務項目完善內部機制，造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎，以完美的物業服務夯實政府辦事效率，提升政府形象。

　　一、規章制度的建立與管理

　　1、行政中心物業管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規，所有管理制度的建立，均以法律法規及物業管理委托合同為基礎，物業管理活動中各法律主體的合法權益，特別對行政中心我們的責任和義務進行細化，并使之制度化、規范化，以保證如實履行物業管理委托合同規定的義務。

　　2、在建立某某區行政中心物業管理內部管理制度時，以我公司現有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎，結合行政中心物業管理的具體特點和要求，并導入iso14000環境管理體系和ohsas18000職業安全健康管理體系，對整個規章制度體系作適當的修訂和整合，使整套規章制度體系更切合實際，操作性更強。

　　3、規章制度注重服務、管理和責任的統一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關聯。

　　4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性，使績效考核評估具有標準尺度和依據，又能激發員工工作熱情。

　　5、注重物業管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關系，梳理各個環節，用制度使其環環相扣，做到有序規范的運作，協調一致。

　　6、制度文字條款簡明扼要，便于員工理解、記憶、接受、執行。

　　(規章制度的'內容見物業管理服務方案附件《管理制度匯編》)。

　　二、檔案的建立與管理

　　規章制度的執行，需要通過檔案管理手段來實現。某某區行政中心物業管理檔案的建立與管理就是圍繞規章制度的執行而進行的，對相關記錄進行規范、整理、歸檔，做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規范、有記錄。因此，我們將在行政中心配備專職檔案管理人員，對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統的管理，為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據和信息支撐。

　　三、物業管理檔案的分類

　　1、物業管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據，做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。

　　2、物業管理檔案按三個層面進行分類管理:

　　(1)第一層面:以建設部頒發的《全國物業管理示范大廈標準》建立管理檔案框架，對檔案資料采用統一格式。

　　(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等，通過適應性修改，形成復合型行政中心物業管理檔案資料。

　　(3)第三層面:將執行復合型管理體系文件、相關規章制度的各種現場記錄補充到管理檔案架構中，形成檔案管理的終端。

　　3、xx區行政中心是某某區政府的首腦機關，保密范圍涉及到原始文件資料，其保密方式和保密要求都不同于其他物業。因此，我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。

物業管理檔案管理制度3

　　第一章總則

　　第一條為加強公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護和利用，根據《中華人民共和國國檔案法》、《浙江xx物業管理有限公司人事管理制度》等有關規定，特制定《浙江xx物業管理有限公司人事檔案管理制度》。

　　第二條員工人事檔案是記載員工個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據，是本公司檔案的重要組成部分。

　　第三條本公司的人事檔案工作任務:

　　1、保管員工人事檔案;

　　2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

　　3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉遞;

　　4、通過人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;

　　5、逐步實現員工人事檔案管理手段的科學化和現代化。

　　第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務部負責。

　　第二章人事檔案的收集和歸檔

　　第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務部與其他各部門的共同任務，必須按照有關規定，互相配合，認真做好。

　　第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴格按照公司的人事檔案管理要求執行。員工人事檔案材料內容:

　　1、員工登記表(含照片)。

　　2、個人簡歷。

　　3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習期滿考核鑒定以及近三年的`年度考核記錄、素質測試記錄等)。

　　4、各類證書復印件、原件:(包括:①學歷證書復印件;②各類資格證書復印件;③身份證復印件;④職務聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

　　5、獎懲材料。

　　6、兼職情況(包括出任董監事情況<原件或復印件>、擔任社會職務情況<原件或復印件>等)。

　　7、承諾書、勞動合同(應做到文本齊全完整，時間連續及時)、各類因公出國協議或培訓協議、擔保書等。

　　8、各類審批材料(復印件，包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務聘免審批材料;⑸調整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質晉升審批表;⑻離職審批表<原件>，辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調令單、分配單;⑾其它)。

　　9、其它可供參考材料(如近三年內的員工個人年度工作總結或述職報告、各類培訓總結、培訓成績、出國培訓總結等)。

　　第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內容清楚完整，印章手續完備，且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

　　第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫紙書寫。

　　第九條形成員工人事檔案材料的部門，在形成正式材料后的一個月內，負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務部歸檔。

　　第十條公司綜合服務部發現送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成檔案材料的部門，補送材料或補辦手續。形成材料的部門要按規定認真辦理。

　　第十一條員工人事檔案管理人員要經常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應歸檔的材料。同時，要熟悉收集歸檔工作的各項規定，對收集到的材料，認真鑒別，嚴格把關，及時入卷歸檔。

　　第十二條形成員工人事檔案材料的部門，向公司綜合服務部送遞材料時，如其他檔案管理部門也需要收集歸檔，則材料形成部門要事先考慮制作材料的數量，必要時協商聯系，以防造成員工人事檔案材料的短缺。

　　第三章人事檔案的保管

　　第十二條員工人事檔案由公司綜合服務部設專人妥善保管，不得泄密。

　　第十三條員工人事檔案應存入保險柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。

　　第十四條檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號，并每年進行一次檢查、核對，防止錯放或丟失。發現丟失或問題，應及時查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩

　　第十五條檔案移交要填寫清單，交接雙方應共同清點并簽字留據。

　　第十六條嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對造成泄密或其它后果的，視情節輕重，給予嚴肅處理。

　　第十七條檔案管理人員調動時，必須嚴格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。

　　第十八條建立堅固、安全的庫房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。

　　第十九條檔案庫房是機要重地，無關人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進入。

　　第二十條逐步實現員工檔案管理工作的科學化、現代化。

　　第四章人事檔案的查閱和借用

　　第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經公司綜合服務部總經理同意，辦理登記手續后方可查閱或借閱本人人事檔案。

　　第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經公司綜合服務部總經理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時，應寫明原因并經執行總裁批準同意方可。

　　第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無誤后，寫明材料出處和時間，并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無關人員談論或泄露員工檔案內容，違犯者將視情節輕重，給予批評教育甚至紀律處分。

　　第五章人事檔案的轉遞

　　第二十四條員工人事檔案的轉遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉遞過程上，要認真細致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現絲毫的差錯。

　　第二十五條人員內部調動，檔案轉遞要做到'檔隨人走'，公司綜合服務部應將其檔案密封轉到新的歸口單位。

　　第二十六條檔案轉遞必須填寫《員工人事檔案轉遞通知單》，并通過機要轉遞或由檔案管理員專程送取，嚴禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的，公司綜合服務部應拒絕接收。

　　第二十七條轉遞的檔案必須是經過鑒別、清理、整理的檔案。轉遞檔案必須一次轉出，不能分批轉出。

　　第二十八條對轉進的檔案在核對無誤后，及時將《員工人事檔案轉遞通知單》回執退回。

　　第二十九條對違反轉遞規定，造成檔案丟失或發生抽取，更換材料等問題的要追究、當事人和有關管理人員的責任。

　　第六章

　　附則

　　第三十條本制度由綜合服務部負責解釋。

物業管理檔案管理制度4

　　美術館物業管理制度和檔案的建立與管理

　　檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分，科學的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務。針對美術館的物業管理形式，做到每一項管理工作有理論、有制度規范、有工作詳實記錄，計算機系統對原始文件資料進行管理，完善檔案管理工作，從物業管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案，配備專職檔案管理人員，建章立制，對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的'管理。

　　(一)檔案制度建立與管理

　　1、主要思路

　　檔案資料分類:依據美術館的具體情況，管理特點略有增減、各有側重。在管理過程中，注重對原有資料的整理，找到過往管理中存在的缺陷和不足，并進行重新的分類和補充，使其符合對美術館細致管理的需求。

　　檔案建立抓住重新接管這一契機，整理住戶全面的原始資料，并對陳舊部分進行及時的修正，最大限度的明確現有物業狀況和業主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎，以方便接管后日常管理。

　　檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統;做到各種檔案資料并重，互相補充，形成美術館管理的無盲點網絡。

　　區內各項管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的管理方式'中制定的規范程序，逐一建檔，形成標準化、制度化的檔案管理體系。

　　2、建立檔案、資料的分類檢索

　　1)業主提供的資料

　　a、項目批準文件

　　b、用地批準文件

　　c、建筑執照

　　d、拆遷安置資料

　　2)技術資料

　　a.總平面圖

　　b.單體建筑、結構、設備竣工圖

　　c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖

　　d.地質勘測報告

　　e.工程合同開

　　f.竣工報告

　　g.工程預決算

　　h.圖紙會審記錄

　　i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

　　j.隱蔽工程驗收簽證

　　k.沉降觀察記錄

　　l.竣工驗收證明書

　　m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

　　n/新材料、構配件的鑒定合格證書

　　o.水電、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書

　　p.砂漿、混凝土試塊試壓報告

　　q.供水的試壓報告

　　r.綠化工程竣工圖紙及相關資料

　　s.其他技術資料

　　3)管理處建立的資料

　　a.住宅區基本資料

　　b.住宅區分區資料

　　c.商業網點資料

　　d.娛樂設施資料

　　4)住戶資料

　　a.住戶入住資料

　　入住通知書

　　入住協議書

　　b.家庭人員檔案

　　住戶情況登記表

　　(二)管理處各項管理制度目錄

　　序號文件名稱文件編碼

　　1管理處內部崗位設置、標準xx.00.01

　　2職業安全健康職責xx.00.02

　　3物料管理辦法xx.00.03

　　4停電停水應急預案xx.00.04

　　5水浸應急預案xx.00.05

　　6治安應急預案xx.00.06

　　7文件質量記錄管理辦法xx.00.07

　　8犬類管理辦法xx.00.08

　　9保安崗位架構圖xx.01.01

　　10保安運作規程xx.01.02

　　11人員出入管理辦法xx.01.03

　　12監控中心管理辦法xx.01.04

　　13車輛管理辦法xx.01.05

　　14保安崗位操作規程xx.01.06

　　15安保崗位標準xx.01.07

　　16燃放煙花爆竹管理規定xx.01.08

　　17保潔崗位監管規程xx.02.01

　　18綠化(地)養護監管規程xx.03.01

　　19消防安全管理辦法xx.04.01

　　20火警應急預案xx.04.02

　　21消防設備(設施)運行管理辦法xx.04.03

　　22消防設備(設施)操作規程xx.04.04

　　23消防管理制度xx.04.05

　　24消防設備(設施)維修保養規程xx.04.06

　　25弱電設備(設施)運行管理規定xx.04.07

　　26弱電設備(設施)操作規程xx.04.08

　　27弱電設備(設施)維修保養規程xx.04.09

　　28弱電設備(設施)安全管理制度xx.04.10

　　29電梯設備監管辦法xx.05.01

　　30電梯故障緊急預案xx.05.02

　　31供配電設備(設施)安全管理制度xx.06.01

　　32供配電設備(設施)運行管理規程xx.06.02

　　33供配電設備(設施)操作規程xx.06.03

　　34供配電設備(設施)維修保養規程xx.06.04

　　35電工安全操作守則xx.06.05

　　36給排水設備(設施)安全管理制度xx.07.01

　　37給排水設備(設施)運行管理規程xx.07.02

　　38給排水設備(設施)操作規程xx.07.03

　　39給排水設備(設施)維修保養規程xx.07.04

　　40管道維修工作規程xx.07.05

　　41房屋設備(設施)安全管理制度xx.09.01

　　42房屋設備(設施)運行管理規程xx.09.02

　　43房屋設備(設施)操作規程xx.09.03

　　44房屋設備(設施)維修保養規程xx.09.04

　　45房屋、設備設施巡視內容與要求xx.09.05

　　46設備完好率標準xx.09.06

　　47房屋、設施維修保養規程xx.09.07

　　48服務供方質量監管規程xx.10.01

　　49雨

　　天防滑管理辦法xx.10.02

　　50業戶管理辦法xx.11.01

物業管理檔案管理制度5

　　依據《中華人民共和國國檔案法》，結合企業實際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、檔案工作的基本原則

　　檔案實行集中管理與分散管理相結合，即分別為公司、部門管理，專人負責檔案管理工作。公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的`文件、材料，由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。

　　二、文件資料點收、整理和歸檔

　　1、文件結案移送歸檔時，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。

　　2、文件如經過抽查，應有部門主管領導的簽認。

　　3、文件的處理手續必須完善，如有遺漏，應立即退回承辦人。

　　4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作，按規定程序符合立卷標準要求，及時分類、立卷、歸檔。

　　三、檔卷管理

　　1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。

　　2、做好相關的防范措施，注意保密工作。

　　3、保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。

　　4、每年按規定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，經領導審批后作銷毀處理。

　　四、檔案調、借閱

　　1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復印或摘抄文件，須經領導批準。

　　2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。

　　3、檔案歸還，經檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。

物業管理檔案管理制度6

　　物業管理公司檔案管理制度

　　(八)依據《中華人民共和國國檔案法》，結合企業實際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、檔案工作的基本原則檔案實行集中管理與分散管理相結合，即分別為公司、部門管理，專人負責檔案管理工作。

　　公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。

　　二、文件資料點收、整理和歸檔

　　1、文件結案移送歸檔時，檢查文件的`文本及是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。

　　2、文件如經過抽查，應有部門主管領導的簽認。

　　3、文件的處理手續必須完善，如有遺漏，應立即退回承辦人。

　　4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作，按規定程序符合立卷標準要求，及時分類、立卷、歸檔。

　　三、檔卷管理

　　1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。

　　2、做好相關的防范措施，注意保密工作。

　　3、保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。

　　4、每年按規定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，經領導審批后作銷毀處理。

　　四、檔案調、借閱

　　1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續，一般僅限在檔案室查閱。

　　確因工作需要帶出復印或摘抄文件，須經領導批準。

　　2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。

　　3、檔案歸還，經檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。

物業管理檔案管理制度7

　　一、重視檔案資料的整理及管理工作，設置專職人員進行專業化管理。

　　二、辦公室根據“檔案管理目標責任”要求，按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案，指派檔案管理人員詳細分類，進行歸檔。

　　三、檔案資料員工作職責

　　1、負責做好收件登記、編號、運轉和檢查未歸檔文件的催辦工作。

　　2、按規定及時、正確地辦理各種資料的動態注記。

　　3、按時收集好各類檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔，分類要準確，裝訂要工整，符合立卷標準。

　　4、及時制訂工作計劃和做好年終總結，特別是要做好為領導提供各種資料的參考、查找工作。

　　5、嚴格執行查閱資料的規定辦法和資料保密紀律。

　　6、妥善保管好各類檔案資料，嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內溫度不適而受潮或干燥造成的.損失。

　　四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關因辦案需要，需查閱有關房產資料，按規定憑介紹信查閱。

　　五、律師事務所要有關了解當事人資料的，同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準，由資料員代為查閱，并根據不同情況采取口頭或書面方式給予回復。

物業管理檔案管理制度8

　　第一條總則

　　1.為規范公司檔案管理，更有效地為公司的各項工作的順利開展服務，特制定本制度。

　　2.本制度的檔案指公司日常工作中發生的重要書面文件、音像資料，包括:國家政府部門重要公文、工程技術檔案、財務檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。

　　3.公司對檔案實行集中統一管理。

　　第二條檔案管理架構

　　1.公司檔案管理由辦公室主管，設立綜合檔案室。

　　2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理，各管理處設兼職檔案管理人員。

　　3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。

　　第三條檔案分類:

　　1.文書類檔案

　　1)政府部門各類文件

　　2)公司對外、對內各類正式發文

　　3)法律公文

　　4)廣告策劃文案

　　2.工程技術類

　　1)設備設施檔案

　　2)招投標檔案

　　3.財務類檔案

　　4.合同類檔案

　　5.公司各類證照

　　6.影音類文件

　　第四條歸檔工作流程

　　1.檔案工作分為八個環節:收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、利用。

　　2.各管理處以管理項目為單位，按檔案分類要求，在第一時間將文件、證照原件整理后，負責移交至公司綜合檔案室歸檔。

　　3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經管理處負責人審簽后，及時交送公司綜合檔案室備查，并依據要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續。

　　第五條歸檔要求

　　1.歸檔文件必須完整齊全。

　　2.歸檔文件必須按規定分類、整理、編目。

　　3.檔案編目

　　1)文書類檔案:年度+(項目)部門或管理處+案卷號

　　如:20xx/市場/001

　　2)工程類檔案:年度+項目+檔案分類+案卷號

　　如:20xx/百事可樂/項目/001

　　3)財務類檔案:會計年度設置

　　4)合同類檔案:部門(項目)+合同類型+年份+案卷號

　　4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復印件均不能歸檔。

　　5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機軟盤、光盤要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):

　　1)照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。

　　2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內容)、制作日期、制作人、盤數、序號等。

　　第六條檔案借閱、移交

　　1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經公司主管副總批準。

　　2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。

　　3.各管理處只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經檔案主管部門負責人批準。

　　4.公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時，由辦公室主任負責監督辦理檔案的`交接工作，將檔案移交表填寫清楚。

　　第七條保管和保密制度

　　1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統一的檔案盒，且要求標識明確。

　　2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。

　　3.檔案的保密嚴格執行檔案保密制度，采取相應保管措施。銷毀檔案要由專人監銷，防止泄密。

　　4.節假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。

　　第八條附則

　　工程檔案、財務檔案管理制度細則由部門另行制定。

物業管理檔案管理制度9

　　物業管理制度與檔案的建立與管理

　　(一)管理內容:

　　1、工程檔案:從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;

　　2、業主檔案:所有業主購、租房合同(復印件)，業主基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;

　　3、文件檔案:有關物業管理法規政策、公司文件等;

　　4、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。

　　(二)管理措施:

　　1、制定檔案制度，并嚴格執行;

　　2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業主隱私，保守秘密;

　　3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;

　　4、逐步實現智能化管理，計時可靠的`掌握相關信息，提高管理水平。

物業管理檔案管理制度10

　　物業管理公司檔案管理制度

　　(八)依據《中華人民共和國國檔案法》，結合企業實際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、檔案工作的基本原則檔案實行集中管理與分散管理相結合，即分別為公司、部門管理，專人負責檔案管理工作。

　　公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。

　　二、文件資料點收、整理和歸檔

　　1、文件結案移送歸檔時，檢查文件的文本及是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。

　　2、文件如經過抽查，應有部門主管領導的簽認。

　　3、文件的處理手續必須完善，如有遺漏，應立即退回承辦人。

　　4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作，按規定程序符合立卷標準要求，及時分類、立卷、歸檔。

　　三、檔卷管理

　　1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。

　　2、做好相關的`防范措施，注意保密工作。

　　3、保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。

　　4、每年按規定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，經領導審批后作銷毀處理。

　　四、檔案調、借閱

　　1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續，一般僅限在檔案室查閱。

　　確因工作需要帶出復印或摘抄文件，須經領導批準。

　　2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。

　　3、檔案歸還，經檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。

物業管理檔案管理制度11

　　一、物業管理公司檔案管理規定:

　　1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

　　3.物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

　　6.物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

　　9.物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的`，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

　　二、物業管理公司保密規定:

　　1.在工作范圍獲有關的公司、物業管理公司內部資料，業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業管理公司及公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業管理公司主管每周審核，其他工作人員未經許可禁止查閱。

　　3.物業管理公司物業管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執行以上事務

　　4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5.公司制定的各類物業管理公司規章制度及工作指引，由物業管理處統一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續)，每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。

　　6.發布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。

　　7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。

　　8.員工因執行保密規定不當，致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

　　三、物業管理公司檔案資料:

　　1、物業管理公司驗收檔案:

　　1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);

　　2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;

　　3)機電設備保養合約;

　　4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);

　　5)公共區域設施設備移交記錄(發展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗收及移交記錄(承包商、業主與管理公司);

　　2、物業管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續;

　　2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;

　　3、業戶資料:

　　1)入伙情況記錄;

　　2)業主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);

　　4、物業管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊;

　　2)物業管理公司各類管理規章制度及裝修規定等;

　　3)物業管理公司各項管理分包合約;

　　5、物業管理公司設備維修保養類:

　　1)各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施;

　　2)各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;

　　3)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;

　　4)物業管理處有用戶維修保修單，維修后應有回訪記錄;

　　6、物業管理公司設施設備檢測類:

　　1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;

　　2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;

　　3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明;

　　4)避雷系統要有定期檢測報告;

　　5)應有定期沉降檢測報告;

　　6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;

　　7)其它設施設備檢測記錄資料;

　　7、物業管理公司物業管理處運作類:

　　1)正式文件應用電腦打印操作，并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;

　　2)物業管理公司管理費收繳情況

　　3)物業管理公司管理費財務報告

　　4)物業管理公司物業管理處運作報告;

　　物業管理公司物業管理處會議記錄(包括內部會議及與發展商或業主委員會的會議)

　　x物業管理公司物業管理處值班記錄

　　x保安值班記錄

　　x設備值班與巡檢記錄

　　x管理工作計劃與報告

　　x工程設備管理計劃與報告

　　x物業管理公司物業管理處往來信函

　　x用戶報修與投訴處理記錄

　　x承包商維修或保養工作情況記錄

【物業管理檔案管理制度】相關文章：

物業管理檔案管理制度（通用14篇）11-17

檔案管理制度 工作檔案制度03-17

物業管理制度06-29

檔案管理制度06-12

學校檔案的管理制度11-05

檔案工作管理制度01-25

檔案管理制度06-09

檔案安全管理制度01-16

檔案消防管理制度01-20