公司文件檔案管理制度10篇
在日新月異的現代社會中，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。想學習擬定制度卻不知道該請教誰？下面是小編收集整理的公司文件檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
公司文件檔案管理制度1
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。
2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等
3、公司的請示與上級批復文件
4、公司各職能部門在工作中形成的`工作計劃、總結、報告
5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營業執照、稅務登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。
3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。
4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
四、檔案銷毀
經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
公司文件檔案管理制度2
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等
2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程
4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等
9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結案客戶的`完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。
公司文件檔案管理制度3
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的'要求，并逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動防護用品采購發放記錄、危險源管理臺帳、安全生產檢查記錄、授權作業指令單、事故調查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產獎懲記錄、特種作業人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業健康檢查與監護記錄、應急演習信息、技術圖紙等。
公司文件檔案管理制度4
第一章總則
第一條為加強對公司各類文件、檔案的規范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經營管理服務,特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統一管理公司系統檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條根據公司現階段管理特點制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監督和指導的責任。
第三章管理機構及主要職責
第六條管理模式公司行政人事部是公司系統檔案工作的主要管理部門,采取總經理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內容、業務管理和考核等工作均由公司總經理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監察、經營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產、聲像、實物等檔案;
二、技術類檔案主要包括:各工程項目的開發報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求合同造價部、招投標采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案柜,并設專職人員保管,其它部門根據管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責
一、貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度,確定公司系統全宗編號原則和檔案分類體系;
二、統籌規劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作,加強檔案工作規范化、標準化建設;
三、監督落實同步歸檔制度,指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;
五、推行公司系統檔案管理系統信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間
一、對于公司規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據為己有、拒絕移交;
二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者,將對相關人員進行失職問責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業技術要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統收集,工程技術類檔案應符合國家有關規定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁數均應齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關規范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。
二、相關工作要求
(一)如因工作需要不能及時歸檔的,應主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理;
(三)新成立公司,在取得營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內,必須將上述內容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規律,當年立前一年的卷,并預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經理審批。凡政府部門批復的文件及附圖,在政府有關部門需回收時,公司行政人事部須留存復印件備查。
二、公司內部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時,應根據移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷,更需要仔細核對,經查驗無誤方可辦理簽收手續。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續辦理完畢后,移交部門和行政人事部經理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調出、離職等人員,在辦理調離手續前,必須清還檔案。沒有行政人事部經理簽字,不得辦理調離手續。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的.利用
第十四條檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈公司總經理簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項規定
一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續;(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記;
四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經理審批,各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經理簽字同意;
七、節假日前和工作發生變動時,必須及時歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規定失職問責處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經公司總經理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內容,經公司總經理批準,由相關部門人員帶領方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規定
一、公司絕密類的檔案一律不得復制;
二、復印完畢須注明用途,根據情況加蓋“再復印無效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經具備相應管理權限的領導批準,不得復制和摘抄;
二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負責執行,采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密;
四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發現失密、竊密情況,應及時報告公司總經理,查明情況嚴肅處理;
六、不準在私人交往、通信、網絡中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一)涉及公司商業機密;
(二)涉及公司專利或技術秘密;
(三)涉及公司員工個人隱私;
(四)檔案形成部門規定限制使用。
第十八條檔案統計公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進行統計。統計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務必確保提供的數據準確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數量統計表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設置及管理規定
一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗,確保檔案安全;
二、檔案室應按照“十防”進行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風;
三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;
四、定期對檔案室進行檢查,每半年進行一次全面盤查,對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發現問題及時采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程檔案一經立卷、歸檔,未經鑒定,未報公司領導批準,任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經理組織,行政人事部與相關部門負責人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應繼續保存至次年再進行鑒定;
(二)技術檔案鑒定時,需附工程技術部門的專業意見;
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規定
(一)經批準銷毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二)銷毀檔案須有至少兩名監銷人。監銷人應認真復核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三)檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。
第二十一條檔案保管期限檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規定。第七章獎懲規定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻,或者進步非常突出的部門或個人,整理相關材料上報公司總經理,給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任,未認真貫徹執行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經濟處分。
(一)檔案保管期限內,檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據公司統一制度規定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關鍵環節工作失控等;
(三)未按規定嚴格執行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規定,未經批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統一全宗編號規定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內容嚴重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;
(六)專兼職管理員態度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門的檔案資料,經檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況,公司將根據情節嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發之日起執行。附表:
一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
五、《檔案材料歸檔數量統計表》
公司文件檔案管理制度5
為加強公司安全基礎檔案管理，發揮好檔案服務于安全工作的功能，完善安全管理過程監督，特制定本制度。
1、實行安全文件收發登記制度，上級來文和下發文件，先行登記、分類存放，按照領導簽批意見督辦落實。
2、文件應按照收發順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行從業人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。
4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。
5、檔案基礎資料管理信息，必須實現從購臵到退出市場的全過程監督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關登記手續，經公司主要領導審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。
公司文件檔案管理制度6
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內容
3.1公司下列主要安全生產資料應進行檔案管理：主要安全生產文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業衛生檢查與監護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。
3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、基建和生產管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時間：
（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交行政部歸檔。
（2）凡專項工程、專題項目等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
（4）工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。
（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。
（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。
（8）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
（9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。
（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。
（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
（12）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
（13）公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
（1）凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
（2）本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。
（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總經理同意審核后方能帶出。
（5）凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關鎖。
（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。
（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。
（5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。
（6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。
（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。
3.16行政部管理制度
（1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點、登記。
2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未經許可，外來人員不得擅自進入。
2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。
3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內采用白熾燈且照度不超過100lx。
4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的.消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。
3.17檔案鑒定、銷毀制度
（1）根據《檔案法》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
（3）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。
（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
（5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經理審批。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責
（1）認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
（6）負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。
公司文件檔案管理制度7
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：
1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的'主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；（主要收集部門：行政部）
2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）
3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。（（主要收集部門：行政部）
4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）
5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）
6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）
7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）
8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）
9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協議、報告等；（主要收集部門：行政部）
11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）
16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）
17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）
18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）
20、公司營業執照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）
21、各項目完成后專業圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
（1）各專業都要建立健全個專業的文件、圖書等材料，由各部專業集中統一保管。
（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。
（3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
（4）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。
3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
公司文件檔案管理制度8
第一章 文件管理制度
第一條 本條規定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內部各部門來往文書,從行文、收發、歸檔全部過程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發、歸檔由綜合管理部統一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、復制、收發、登記、分類、校對、監印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負責公司內部文件的收發、登記、歸檔,建立文件的收發登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規定格式行文。
第五條 以公司名義向上級機關呈報的請示、報告及公司關于人、財務方面的.重要決定,發文字號為:×××公司發[××年號]第×號。
第六條 公司內部行文及對外發文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發人均須簽字方可行文。
第七條 發文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。
第八條 打印、復印資料憑部門負責人簽字的打印、復印申請單,任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。
第九條 制發文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關部門協商會簽。
第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。
第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統一管理,有關部門分類管理相關檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑒定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關單位的來往信件,各種協議、合同;
2、公司會議記錄、紀要、決定;
3、公司制訂的計劃、統計、預算、決算、工作總結;
4、會議形成的領導講話、文件;
5、公司對外交流的文件、協議、報告等;
6、公司各部門的發文;
7、其它具有保存價值的文件、材料。
8、外單位發給各部門的抄送信件;
9、公司營業執照、稅務登記證等重要文件;
10、要的科技文件、技術資料、方案。
第十五條 檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經部門負責人及綜合管理部負責人批準。
2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經允許不得復印檔案。
3、文件復制需經綜合管理部負責人批準。
公司文件檔案管理制度9
一、目的
加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活
動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦
盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的.檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
公司文件檔案管理制度10
1目的
規范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。
4.3檔案資料的`保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《文件發放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
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