公司文件管理制度（精選18篇）
在現(xiàn)在的社會生活中，制度使用的情況越來越多，好的制度可使各項(xiàng)工作按計(jì)劃按要求達(dá)到預(yù)計(jì)目標(biāo)。大家知道制度的格式嗎？下面是小編為大家收集的公司文件管理制度（精選18篇），希望能夠幫助到大家。
公司文件管理制度 1
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
4職責(zé)
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
4.3.1各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。
4.3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5文件分級分類
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。
5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實(shí)施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項(xiàng)目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。
5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的`表格等。
6文件編號、標(biāo)識與控制
6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時(shí)間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2文件的標(biāo)識與控制
文件分受控與非受控兩種，在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件，以編號為受控標(biāo)識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標(biāo)識;
長期有效的文件予以編號和標(biāo)識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
一次性或短時(shí)間有效的文件過期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識，不必跟蹤回收其過期版本。
7文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負(fù)責(zé)編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財(cái)務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負(fù)責(zé)編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;
(3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件，并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時(shí)，由文件歸口部門提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時(shí)相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評審單》并實(shí)施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當(dāng)超過10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時(shí)到達(dá)文件使用場所，對文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。
7.4文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標(biāo)明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時(shí)，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負(fù)責(zé)管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：
文件密級發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象
機(jī)密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員，機(jī)密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對象
公司文件管理制度 2
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時(shí)，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的.傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。
2、各種專業(yè)例會記錄。
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記錄等。
4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司文件管理制度 3
（一）總則
第一條爲(wèi)減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來廠公啓文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）後分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的四對口核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機(jī)要秘書對上級來文拆封後應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啓文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啓封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、爲(wèi)加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群衆(zhòng)團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
（1）公布全廠規(guī)章制度；
（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的'工廠文件；
（3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng)；
（4）公布全廠性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào)；
（6）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
（1）對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。
（四）發(fā)文程式與要求
第十條發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；
5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
7、對審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號送打字室列印；
11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的借閱和清退
第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機(jī)要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般爲(wèi)月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的。立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
（1）上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對工廠報(bào)告、申請的批復(fù)；
（2）黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生産經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記錄等；
（5）有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報(bào)表言材料等；
（7）上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；
（8）反映本廠生産、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群衆(zhòng)團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆(zhòng)團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條對於多馀、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司文件管理制度 4
1 目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2 適用范圍
適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。
3 職責(zé)
3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
3.2 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
3.4.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件。
3.4.3 客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認(rèn)證文件，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件。
3.4.6 設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)輸出文件（設(shè)計(jì)圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測試）等文件。
3.4.7 工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件（由打樣工廠負(fù)責(zé)）。
3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.4.9 公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。
4.定義
4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動的.重要依據(jù)和工具。
4.2 受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，
4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）
5.工作程序
5.1 文件的分類
5.1.1 文件屬性分類
（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)流程等。
（4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等。
（5） 外來文件：國家有關(guān)法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。
5.1.2 文件階層分類
（1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計(jì)劃、質(zhì)量手冊。
（2) 二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。
（3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件等。
（4) 四階文件：各記錄表單、報(bào)表等。
公司文件管理制度 5
第一節(jié) 總則
一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。
二、公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件的管理工作，有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié) 文件分類
一、規(guī)定。
發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，用"規(guī)定"。
二、決定、決議。
對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，用"決定"。
經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng)，用"決議"。
三、通知。
轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用"通知"。
四、通報(bào)。
表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要信息，用"通報(bào)"。
五、請示、報(bào)告。
向上級請求批示與批準(zhǔn)，用"請示"。
向上級匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用"報(bào)告"。
六、批復(fù)。
答復(fù)請示事項(xiàng)用"批復(fù)"。
七、函。
商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等，用"函"。
八、會議紀(jì)要。
傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會者共同遵守的，用"會議紀(jì)要"。
第三節(jié)文件格式
一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(bào)(送)單位(部門)等部份組成。
二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容。
三、發(fā)文字號包括、年號、順序號。
四、公司發(fā)文分為四種:
①"發(fā)"、②"人發(fā)"、③"客發(fā)"。
冠以上述發(fā)文的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力，對外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告，日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報(bào)告、簡報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。
"發(fā)"用于公司及各部門的'對內(nèi)對外發(fā)文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號; "人發(fā)"、"客發(fā)"分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文，文件由發(fā)文部門自行編號，總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。
(公司其他部門均以"發(fā)"的發(fā)文，以②、③發(fā)文，須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為"絕密"、"機(jī)密"、"秘密"。
七、緊急程度分為"特急"、"急"、"平"。
八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié)收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記，根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門。
第五節(jié)辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，防止漏辦或延誤。
五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后，統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié)發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。 二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他
一、時(shí)限要求:
1、特急:限4個工作時(shí)內(nèi)完成。
2、急:限8個工作時(shí)內(nèi)完成。
3、平:限16個工作時(shí)內(nèi)完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門，并由發(fā)文部門保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
公司文件管理制度 6
1、病室護(hù)士長負(fù)責(zé)管理，護(hù)士長不在時(shí)由值班護(hù)士負(fù)責(zé)管理。各班護(hù)理人員均要按管理要求執(zhí)行。
2、醫(yī)療文件必須保持整潔，各種記錄單應(yīng)按病歷排列順序整理，不得撕毀、涂改或丟失。用后歸還原處。
3、病人不得自行攜帶病歷出科室，外出會診或轉(zhuǎn)院時(shí)，只許攜帶病歷摘要。
4、護(hù)士長、科護(hù)士長、護(hù)理部定時(shí)檢查醫(yī)療文件記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指出。
5、出院患者的病歷經(jīng)整理后由護(hù)士長總檢查一次，凡進(jìn)入病案室后的'病歷不得再借出進(jìn)行重新修改。
6、患者出院或死亡后，其病歷須按規(guī)定裝訂，由病案室負(fù)責(zé)保管，保存期不得少于30年。
7、病室交班報(bào)告本，按要求記錄，用完后妥善保存1年，以備查閱。
8、標(biāo)有醫(yī)療機(jī)構(gòu)的病案本、單、冊以及處方，各種檢查申請報(bào)告單，證明文件等，只限于本單位使用，不得轉(zhuǎn)賣、轉(zhuǎn)讓和出借。其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)不得冒用。
公司文件管理制度 7
一、總則
1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達(dá)、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件，同級相關(guān)方函、電、來文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。
3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。
一、文件的.分類
1、外收文：公司從外部接收的政府文件。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。
3、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時(shí)文件（指時(shí)效性較強(qiáng)的文件）。本制度的內(nèi)行文所指的是正式文件。
三、內(nèi)行文的管理
1、內(nèi)行文的范圍：
凡是以公司名義對內(nèi)發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬內(nèi)行文范圍。
2、內(nèi)行文的編號
公司文件管理制度 8
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時(shí)利用，維護(hù)檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門，設(shè)專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負(fù)責(zé)對各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;
各部門設(shè)有資料管理員，負(fù)責(zé)本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3.公司會議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的.通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié);
5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標(biāo)文件等;
6.公司的各類申請、請求與相關(guān)部門的批復(fù);
7.財(cái)務(wù)、會計(jì)及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類載體，如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項(xiàng)目檔案(竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
2.在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》，并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間，系統(tǒng)的排列。
3.案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
（1）對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;
（2）對公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存;
（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。
第六條過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管，任何人不得據(jù)為已有。
第七條檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請，報(bào)銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批，最后經(jīng)總經(jīng)理同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)，公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價(jià)值時(shí)，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經(jīng)理審批同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的，應(yīng)事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時(shí)，需在填寫檔案借閱單時(shí)注明外帶原因，待總經(jīng)理審批同意后方可外帶，用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認(rèn)，并按時(shí)歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條檔案備份規(guī)定
公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí)，必須認(rèn)真驗(yàn)收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn)，完成檔案交接手續(xù)。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進(jìn)行清理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時(shí)，須注明原因，保存依據(jù)。
第十一條檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴(yán)肅處理。
公司文件管理制度 9
1.目的:
為完善公司文件收發(fā)管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。
2.適用范圍:
適用本公司所有文件。
3.職責(zé):
文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
工作內(nèi)容
公司文件共分絕密、機(jī)密、秘密、普通四種，文件密級由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿，文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件，核稿人應(yīng)注明文件密級，并確定報(bào)送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。
已簽發(fā)的'文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規(guī)定處理。
文件由擬稿人校對，審核后方能復(fù)印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報(bào)送。
經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
外來文件由行政辦公室行政主管負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向行政辦公室說明原因。
公司文件管理制度 10
一、總則：
為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二、技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)：
1、技術(shù)文件由工程部負(fù)責(zé)編制，工程部應(yīng)對技術(shù)文件的正確性、合理性負(fù)責(zé)。
2、工程部部長負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核。
3、總經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。
4、技術(shù)文件包括：
a、圖紙；
b、工藝操作規(guī)程；
c、設(shè)備操作規(guī)程；
d、產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；
e、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范；
f、采購技術(shù)要求等。
三、技術(shù)文件的更改：
1、技術(shù)文件更改的`前提：
a、顧客要求更改；
b、由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改；
c、技術(shù)要求過高，生產(chǎn)設(shè)備無法達(dá)到而必須進(jìn)行更改等。
2、各部門如確需對技術(shù)文件進(jìn)行更改，須由各部門負(fù)責(zé)人填寫技術(shù)文件更改申請單，報(bào)工程部審核，廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)；
3、技術(shù)文件更改申請單應(yīng)包括以下內(nèi)容：
a、更改原因；
b、更改前參數(shù)；
c、更改后參數(shù)。
4、技術(shù)文件更改申請單的審批：
a、廠務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)對技術(shù)文件更改進(jìn)行審批；
b、必要時(shí)廠務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對技術(shù)文件的更改進(jìn)行評審或會簽；
c、廠務(wù)經(jīng)理下達(dá)技術(shù)文件更改指令（書面文件）；
5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實(shí)施更改。
a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；
b、更改不得違反有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī)；
c、工程部負(fù)責(zé)更改，其他人員未經(jīng)受權(quán)無權(quán)更改，工程部做好技術(shù)文件更改記錄；
d、更改時(shí)所有部門及所有文件應(yīng)同步更改。
四、技術(shù)文件的管理：
1、技術(shù)文件發(fā)放：技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領(lǐng)用人簽名。
2、文件使用和保管：
a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術(shù)部許可，不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時(shí)報(bào)工程部辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)；
c、工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來文件一覽表]；
d、技術(shù)文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應(yīng)進(jìn)行分類并妥善保管；
e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；
f、對無使用及保存價(jià)值的文件，由工程部負(fù)責(zé)審批后及時(shí)收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；
g、對有保存參考價(jià)值的作廢文件，應(yīng)在該文件上進(jìn)行標(biāo)識，并用專柜保存，以防誤用。
公司文件管理制度 11
第一章總則
第一條為了保守國家秘密和xxxx投資集團(tuán)有限公司(以下簡稱集團(tuán)公司)的企業(yè)秘密，維護(hù)國家利益和集團(tuán)公司利益，保障集團(tuán)公司投資、經(jīng)營、管理工作的順利進(jìn)行，根據(jù)《中華人民共和國保密法》和有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條國家秘密是關(guān)系國家的安全和利益，遵照法定程序確定在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)；企業(yè)秘密是關(guān)系集團(tuán)公司、所屬企業(yè)及其子企業(yè)的安全和利益，依照一定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)和信息。
第三條集團(tuán)公司所屬企業(yè)都有維護(hù)國家秘密和集團(tuán)公司企業(yè)秘密的責(zé)任，集團(tuán)公司全體員工都有保守國家秘密和企業(yè)秘密的義務(wù)。
第四條集團(tuán)公司保密工作的主要任務(wù)是貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保密法》及省委、省政府有關(guān)保密工作的規(guī)定和要求，不斷加強(qiáng)保密工作，確保國家秘密和企業(yè)秘密的安全，維護(hù)集團(tuán)公司的利益。
第五條集團(tuán)公司保密工作貫徹突出重點(diǎn)、積極防范、內(nèi)外有別，既確保國家秘密、企業(yè)秘密，又便于各項(xiàng)工作開展的方針。
第六條集團(tuán)公司綜合事務(wù)部在集團(tuán)公司保密委員會統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，具體負(fù)責(zé)集團(tuán)公司保守國家秘密和企業(yè)秘密的工作，并指導(dǎo)所屬企業(yè)的保密工作。
第二章秘密的范圍和密級
第七條根據(jù)集團(tuán)公司的企業(yè)性質(zhì)和日常工作的特點(diǎn)，集團(tuán)公司企業(yè)秘密包括下列事項(xiàng):
(一)集團(tuán)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展規(guī)劃，重大戰(zhàn)略部署和投資決策、經(jīng)營中的秘密事項(xiàng)；
(二)集團(tuán)公司年度計(jì)劃、未下達(dá)的考核及評價(jià)指標(biāo)，未公開的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；
(三)集團(tuán)公司未公開的重大經(jīng)營決策以及為決策所提供的資料、數(shù)據(jù)及其他秘密事項(xiàng)；
(四)有關(guān)集團(tuán)公司及所屬企業(yè)重組、兼并、破產(chǎn)、關(guān)閉中涉及的秘密事項(xiàng)；
(五)集團(tuán)公司重要投資項(xiàng)目的`可行性研究、財(cái)務(wù)分析及涉及投資項(xiàng)目的其他秘密事項(xiàng)；
(六)歷年投資、經(jīng)營、管理活動中形成的重點(diǎn)科技成果，發(fā)明創(chuàng)造的關(guān)鍵技術(shù)、工藝、參數(shù)，重大科研項(xiàng)目的開發(fā)規(guī)劃等秘密事項(xiàng)；
(七)集團(tuán)公司重要會議記錄、會議專題報(bào)告和重要會議召開之前涉及的秘密事項(xiàng)；
(八)人事檔案、未公布的人事任免、工資分配、人員獎罰方案等事項(xiàng)；
(九)查處重大違紀(jì)、審計(jì)等案件所涉及的秘密事項(xiàng)；
(十)日常工作中形成的，根據(jù)省委、省政府的有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)保守的秘密事項(xiàng)。
第八條在日常工作中涉及的國家秘密事項(xiàng)，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)確定。
第九條國家秘密和企業(yè)秘密按其性質(zhì)分為絕密、機(jī)密、秘密三個等級。
第十條屬于集團(tuán)公司企業(yè)秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定標(biāo)明密級。秘密文件、資料密級和保密期限的確定，由經(jīng)辦部門或承辦人提出，報(bào)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。在辦文結(jié)束后，交集團(tuán)公司綜合事務(wù)部保密室存檔。
第十一條已歸檔保存的文件、資料的密級，由保密員根據(jù)其內(nèi)容和保密期限，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，定期進(jìn)行調(diào)整:
(一)凡已批準(zhǔn)對外公開或已超過保密期限，不再需要保密的文件、資料，予以解密；
(二)凡秘密程度已經(jīng)降低，但仍要在一定范圍或時(shí)間內(nèi)保密的文件、資料，予以降密；
(三)凡隨時(shí)間推移，內(nèi)容需加以保密或限制使用范圍、領(lǐng)域的文件、資料，予以重定密級。
第三章保密措施
第十二條屬于國家秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存和銷毀，應(yīng)嚴(yán)格按國家保密工作的規(guī)定和程序處理:
(一)未經(jīng)原確定密級的單位確認(rèn)或者上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，不得復(fù)制、摘轉(zhuǎn)；
(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，必須按照國家規(guī)定程序辦理手續(xù)后由保密員或集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指定的人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施；
(三)必須在保密措施完善的設(shè)備或場地中保存。
集團(tuán)公司及所屬企業(yè)在對外經(jīng)濟(jì)往來與合作中需提供的文件、資料，內(nèi)容如涉及國家秘密的，應(yīng)按有關(guān)法律和法規(guī)規(guī)定程序辦理。
第十三條屬于集團(tuán)公司企業(yè)秘密范圍的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存和銷毀，應(yīng)按國家保密工作有關(guān)規(guī)定和本辦法要求處理:
(一)未經(jīng)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制、摘轉(zhuǎn)；
(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由保密員或集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施；
(三)必須在保密措施完善的設(shè)備或場地中保存。
集團(tuán)公司及所屬企業(yè)在對外經(jīng)濟(jì)往來與合作中需提供的文件、資料，內(nèi)容如涉及集團(tuán)公司企業(yè)秘密的，應(yīng)按本辦法規(guī)定程序報(bào)請集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或所屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十四條舉行涉及國家秘密或集團(tuán)公司企業(yè)秘密的會議和進(jìn)行其它具有保密要求的活動，應(yīng)采取保密措施，并對參加人員進(jìn)行保密教育，提出具體要求，其正式會議記錄由集團(tuán)公司保密室保存。
第十五條集團(tuán)公司根據(jù)需要設(shè)專職保密員(機(jī)要秘書)，負(fù)責(zé)保密的具體工作。所屬企業(yè)也必須按規(guī)定配置專職或兼職保密員。
第十六條專、兼職保密人員必須具備較強(qiáng)的政治責(zé)任感、思想水平和專業(yè)素質(zhì)，熱愛本職工作，有事業(yè)心和進(jìn)取心。
第四章保密委員會工作職責(zé)
第十七條集團(tuán)公司設(shè)保密委員會，在省保密局和集團(tuán)公司黨委的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，指導(dǎo)、部署和檢查集團(tuán)公司及所屬企業(yè)的保密工作，其工作職責(zé)主要有：
(一)貫徹、執(zhí)行黨和國家以及省委、省政府的有關(guān)保密工作的方針、政策和規(guī)章制度；
(二)依照《中華人民共和國保密法》，擬定集團(tuán)公司保密工作的規(guī)章制度和細(xì)則，并貫徹落實(shí)；
(三)指導(dǎo)、監(jiān)督集團(tuán)公司及所屬企業(yè)的保密工作，確保保密工作有人管、管到位，責(zé)任落實(shí)；
(四)結(jié)合典型事例，定期開展保密宣傳教育工作，增強(qiáng)全體員工的保密觀念；
(五)定期召開集團(tuán)公司保密工作會議，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，制定工作計(jì)劃；
(六)嚴(yán)肅處理失、泄密事件，并根據(jù)情節(jié)輕重，提出處理意見；
(七)定期組織保密人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高保密工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)；
(八)規(guī)劃、指導(dǎo)、實(shí)施集團(tuán)公司現(xiàn)代辦公設(shè)備的保密技術(shù)和保密措施，監(jiān)督、檢查和落實(shí)集團(tuán)公司本部及所屬企業(yè)計(jì)算機(jī)、辦公網(wǎng)絡(luò)及辦公自動化系統(tǒng)的保密措施；
(九)加強(qiáng)對可能接觸或掌握重大秘密的工作人員的防泄密、保密教育，完善電話通訊和辦公自動化系統(tǒng)管理的保密制度，努力提高保密技術(shù)防范能力；
(十)積極開展調(diào)查、研究解決保密工作中出現(xiàn)的新問題；
(十一)積極完成上級交辦的其它保密事項(xiàng)。
第五章獎勵與處罰
第十八條具有以下情形之一的，應(yīng)當(dāng)給予獎勵:
(一)長期從事保密工作，維護(hù)國家和集團(tuán)公司的利益，作出較大貢獻(xiàn)的；
(二)在改進(jìn)保密技術(shù)、措施等方面成績顯著的；
(三)在緊急情況下，保護(hù)、搶救國家秘密或集團(tuán)公司的秘密文件、資料的；
(四)同搶劫、盜竊、毀壞、出賣國家秘密或企業(yè)秘密文件、資料及其物品的行為進(jìn)行斗爭，以及對檢舉、揭發(fā)，破案有功的。
第十九條具有以下情形之一，根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分或依法追究刑事責(zé)任:
(一)違反保密紀(jì)律、玩忽職守、泄露或遺失國家秘密或企業(yè)秘密文件、資料的；
(二)對竊密或重大泄密行為不制止、不斗爭、不報(bào)告的；
(三)對揭發(fā)檢舉竊密、失密、泄密的人進(jìn)行報(bào)復(fù)的；
(四)利用國家秘密或企業(yè)秘密進(jìn)行非法活動的。
第六章附則
第二十條集團(tuán)公司所屬企業(yè)應(yīng)根據(jù)法律有關(guān)規(guī)定和本管理辦法的要求，制定本企業(yè)的保密工作管理辦法，報(bào)經(jīng)集團(tuán)公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第二十一條本辦法經(jīng)集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公會議通過后執(zhí)行，由集團(tuán)公司保密委員會負(fù)責(zé)解釋。
公司文件管理制度 12
第一章總則
第一條為保守公司秘密，維護(hù)公司權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和總公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。
第二條公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。
第三條公司每一位員工都有保守公司秘密的義務(wù)。
第四條公司保密工作，遵行既確保秘密又便利工作的方針。
第二章保密范圍和密級確定
第五條公司秘密包括但不限于下列秘密事項(xiàng)：
1、公司重大決策中需保密的事項(xiàng)；
2、公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策；
3、公司所掌握的尚未公開的各類信息；
4、公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議及重要會議記錄；
5、公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；
6、公司職員人事檔案、工資性勞務(wù)性收入及資料；
7、工藝技術(shù)中涉及重要工藝技術(shù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部資料；
8、生產(chǎn)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的需內(nèi)部掌握的資料；
9、銷售活動中涉及用戶的內(nèi)部信息資料；
10、經(jīng)公司黨政聯(lián)席會和經(jīng)理辦公會確定的其他應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。第六條公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。
第七條保密級別分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。
絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的.權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受損害。
第八條保密級別的確定
1、公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級；
2、公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機(jī)密級；
3、公司人事檔案、各類合同及協(xié)議、職員工資性勞務(wù)性收入、工藝技術(shù)中涉及主要工藝技術(shù)環(huán)節(jié)的資料、生產(chǎn)運(yùn)行中產(chǎn)生的需內(nèi)部掌握的資料、尚未公開的各類信息為秘密級。
第九條屬于公司秘密的文件及資料，應(yīng)當(dāng)明確文件的歸口管理部門，由相關(guān)歸口管理部門負(fù)責(zé)標(biāo)明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。
第十條公司絕密文件的歸口管理部門為綜合辦公室，一切涉及絕密文件的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀均由綜合辦公室負(fù)責(zé)；公司機(jī)密文件和秘密文件由文件所在部門進(jìn)行歸口管理，一切涉及機(jī)密和秘密文件的的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀等相關(guān)工作均由文件所在部門負(fù)責(zé)。
第三章保密措施
第十一條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，根據(jù)文件的密級程度由相關(guān)歸口部門負(fù)責(zé)。
第十二條對于秘密文件、資料，相關(guān)歸口管理部門必須采取以下保密措施：
1、非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得借閱、復(fù)制和摘抄；
2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)收發(fā)、傳遞和外出攜帶密級資料的，需由文件相關(guān)歸口管理部門指定專人負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。
第十三條如遇特殊情況需要提供公司保密資料的，需由文件相關(guān)歸口管理部門對情況進(jìn)行核實(shí)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可提供。
第十四條召開和舉辦屬于公司保密內(nèi)容的會議和其他活動，根據(jù)密級程度確定主辦部門，并應(yīng)采取下列保密措施：
1、選擇具備保密條件的會議場所；
2、根據(jù)需要限定參加會議人員的范圍，或根據(jù)會議密級程度指定參會人員；
3、依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件；
4、確定會議內(nèi)容的傳達(dá)范圍。
第十五條公司員工不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛埽粶?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。
第十六條公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密可能泄露或已經(jīng)泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)告知綜合辦公室，綜合辦公室了解相關(guān)情況后應(yīng)第一時(shí)間報(bào)告總經(jīng)理，并及時(shí)采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。
第四章責(zé)任與懲罰
第十七條在可能涉及公司秘密的重要崗位工作的員工，經(jīng)綜合辦公室認(rèn)定，需與公司簽訂保密協(xié)議，并根據(jù)協(xié)議要求嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。
第十八條出現(xiàn)下列情況之一者，給予嚴(yán)重警告，并處以10元以上500元以下罰款：
1、違反保密協(xié)議相關(guān)規(guī)定，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的；
2、違反本制度第十條、第十一條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規(guī)定內(nèi)容的；
3、已泄露公司秘密但已采取補(bǔ)救措施且尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的。
第十九條出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償公司經(jīng)濟(jì)損失：
1、違反保密協(xié)議相關(guān)規(guī)定，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；
2、故意或過失泄露公司秘密未采取補(bǔ)救措施，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；
3、故意或過失泄露公司秘密雖已采取補(bǔ)救措施，但仍給公司造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；
4、違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違規(guī)提供公司秘密的；
5、利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。
第五章附則
第二十條本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
公司文件管理制度 13
(一)總則
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。
(二)文件管理
內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。
2、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。
3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。文件閱完后，應(yīng)送交辦公室辦公室文書，切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的.決定;發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
①上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對公司報(bào)告、申請的批復(fù);
②公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;
④公司一級組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記錄等;
⑤有保存價(jià)值的人民來信，來訪記錄及處理結(jié)果;
⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報(bào)發(fā)言材料等;
⑦上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷毀對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，公司辦公室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
公司文件管理制度 14
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進(jìn)行文件收文處理。
2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負(fù)責(zé)人，辦公室負(fù)責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責(zé)，傳達(dá)部門負(fù)責(zé)人辦理。
3、辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的`文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。
4、各部門收到的函件，應(yīng)交辦公室即時(shí)登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機(jī)密。
二、發(fā)文
1、公司發(fā)文由有關(guān)部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號、發(fā)出。
2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門對公司所發(fā)的內(nèi)部文件必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
4、向上級單位呈報(bào)的文件，由辦公室派專人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。
5、監(jiān)理項(xiàng)目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準(zhǔn)。
三、文件查詢
1、凡查詢、復(fù)印、借閱文件，均需申請、登記。
2、凡涉及公司經(jīng)營機(jī)密及項(xiàng)目當(dāng)事人有關(guān)機(jī)密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢。不允許復(fù)印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復(fù)印的文件，不得帶出公司，只能在公司復(fù)印。
公司文件管理制度 15
1.目的
及時(shí)糾正在服務(wù)過程中產(chǎn)生的不合格，防止不合格服務(wù)的再發(fā)生，識別潛在的不合格原因，防止?jié)撛诓缓细穹⻊?wù)的產(chǎn)生，實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)，為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.適用范圍
適用于公司所有糾正預(yù)防措施活動的實(shí)施。
3.職責(zé)
3.1管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。
3.2質(zhì)主管負(fù)責(zé)在公司質(zhì)量體系(活動)出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問題時(shí)發(fā)出相應(yīng)的通知，并跟進(jìn)驗(yàn)證實(shí)施效果。
3.3部門相關(guān)主管負(fù)責(zé)落實(shí)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。
3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門主辦以上管理人員負(fù)責(zé)組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因，制定糾正措施。
3.5公司所有員工都有提出和實(shí)施糾正預(yù)防措施的責(zé)任。
4.方法和過程控制
4.1糾正措施
4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進(jìn)行分析，確定不合格原因，采取糾正措施予以改善，消除不合格并防止其再次發(fā)生。
4.1.2對以下信息采用統(tǒng)計(jì)技術(shù)或試驗(yàn)的方法進(jìn)行識別，對不合格項(xiàng)進(jìn)行確定。
a.顧客的投訴(建議)
b.緊急事件及重大質(zhì)量事故
c.品質(zhì)主管對各部門日常工作的檢查和建議
d.對分承包服務(wù)的.評估
e.顧客滿意度調(diào)查的輸出
f.內(nèi)、外審報(bào)告
g.管理評審的各項(xiàng)輸出
h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標(biāo)及質(zhì)量體系要求的情況
4.1.3對于情況f，審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行。
4.1.4對于情況d，品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》，交責(zé)任部門通知分承包方，要求分承包方對原因進(jìn)行分析，提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對其措施審核后由責(zé)任部門跟進(jìn)落實(shí)情況，相關(guān)結(jié)果在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上進(jìn)行記錄，并簽名確認(rèn)，該表品質(zhì)主管和責(zé)任部門各存一份。
4.1.5對于情況g，由管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。
4.1.6對于其他不合格，品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》，對不合格事實(shí)進(jìn)行描述后發(fā)往責(zé)任部門，責(zé)任部門對不合格事實(shí)進(jìn)行確認(rèn)后填寫原因分析項(xiàng)目，制定糾正措施并實(shí)施，品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對糾正措施進(jìn)行評估并跟蹤驗(yàn)證實(shí)施效果，表格品質(zhì)主管和責(zé)任部門各留存一份。
4.1.7對日常工作中出現(xiàn)的不合格，按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進(jìn)行處理。
4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規(guī)范引起的不合格，由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進(jìn)行論證，提出修改意見，呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā)，并保存與此有關(guān)的文件和記錄。
4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格，由人事行政主管會同責(zé)任部門主管采取人事調(diào)整、處罰或加強(qiáng)員工培訓(xùn)等措施，總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。
4.1.10因服務(wù)設(shè)備或設(shè)施引起的不合格，采取的糾正措施包括增加或更換設(shè)備設(shè)施、重新選擇分承包方、內(nèi)部調(diào)配及進(jìn)行合理技術(shù)改造等，由總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。
4.1.11對出現(xiàn)的嚴(yán)重或具有代表性的不合格，由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見組織有關(guān)部門開展專題討論，對質(zhì)量問題進(jìn)行綜合分析，指定措施并組織實(shí)施，并總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督。
4.2預(yù)防措施
4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進(jìn)行識別，分析其原因并采取相應(yīng)預(yù)防措施，以防止不合格的發(fā)生。
4.2.2對以下信息進(jìn)行分析，識別潛在不合格
a.日常工作中反映出來的問題
b.品質(zhì)主管對日常工作的檢查和有關(guān)建議
c.顧客滿意度調(diào)查結(jié)果
d.以往管理評審的情況
e.以往預(yù)防和糾正措施的實(shí)施情況
f.內(nèi)、外審結(jié)果
4.2.3各部門應(yīng)根據(jù)日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格，并根據(jù)其影響制定預(yù)防措施。
4.2.4各部門未能識別的潛在不合格，根據(jù)潛在問題的影響程度，由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門講明原因，制定預(yù)防措施，同時(shí)指定責(zé)任部門。品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》的潛在不合格事實(shí)欄，責(zé)任部門分析原因后制定預(yù)防措施并付諸實(shí)施，品質(zhì)主管負(fù)責(zé)跟蹤并驗(yàn)證實(shí)施效果，同時(shí)對有效性進(jìn)行評審。在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上簽字確認(rèn)，表格品質(zhì)主管與責(zé)任部門各留存一份。
4.2.5品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對各部門所采取的預(yù)防措施、實(shí)施過程和結(jié)果予以記錄，整理后提交管理評審。
4.3在改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施過程中，管理者代表負(fù)責(zé)配置必要的資源，協(xié)助分析原因和確定責(zé)任部門，并監(jiān)督措施實(shí)施過程。
4.4由改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施引起的對體系文件的任何更改，按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。
5.質(zhì)量記錄和表格
jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》
公司文件管理制度 16
第一節(jié)文件收發(fā)
1、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā)；須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。
2、文件簽發(fā)后，送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。
3、文件和原稿，由辦公歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>
4、屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明秘密字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。
5、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。
6、外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公主管提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
7、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。
8、報(bào)刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。
9、財(cái)務(wù)文書由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理
第二節(jié)文書打印
1、服務(wù)中心的文件，有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
2、公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的`打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門負(fù)責(zé)人不在時(shí)，可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。
3、私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。
4、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)，保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料，應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。
5、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。
6、文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列辦公開支。
7、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備，保證使用效率。
第三節(jié)文件書寫
一、行文類別
（1）請示：請上級指示和批準(zhǔn)，用請示。
（2）報(bào)告：向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用報(bào)告。
公司管理制度體系文件文件編號：qms—wy—0203
文件名稱：日常辦公管理制度
版本號：第1版
修改次數(shù)：0
章節(jié)內(nèi)容：公文處理管理制度
（3）指示：對下級機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用指示。
（4）布告、公告、通告：對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用布告；向國內(nèi)外宣布重大事件，用公告；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用通告。
（5）批復(fù)：答復(fù)請示事項(xiàng)，用批復(fù)。
（6）通知：傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用通知。
（7）通報(bào)：表揚(yáng)好人好事，批評錯誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用通報(bào)。
（8）決定、決議：對某些問題或者重大行動作出安排，用決定；經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用決議。
（9）函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用函。
（10）會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用會議紀(jì)要。
（11）合同：適用于各種合作關(guān)系，合作事項(xiàng)的訂立。
（12）其他：
1、司法文書：依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>
2、宣傳海報(bào)、溫馨提示、簡報(bào)：主要用于小區(qū)宣傳。
3、簽呈：下級對上級有所請示或報(bào)告時(shí)使用。
4、工作記錄表格：在管理服務(wù)工作中使用。
二、書寫格式
（1）紙張：一般a4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
（2）邊距：上下：2.54 cm，左右3.17 cm
（3）圖文顏色：未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
（4）排版規(guī)格：標(biāo)題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號，副標(biāo)題加粗，一般每面排38每行32個字。
（5）裝訂要求：左側(cè)裝訂，不掉頁。
（6）主要標(biāo)題順序號：依次為一、，（一），1、，（1）。
（7）份數(shù)序號：在版面葉頁腳頁碼，多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號。
（8）附件：有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚
（9）落款成文時(shí)間：以全稱落款，日期用漢字將年、月、日標(biāo)全；零寫為o，相互對稱；加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間，如果落款頁沒有正文，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決。
（10）正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。
（11）財(cái)務(wù)文書書寫按照財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。
三、內(nèi)容要求：
（1）符合國家法律法規(guī)以及地方政策，按照公司各項(xiàng)管理制度。
（2）內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，宣傳語言應(yīng)當(dāng)生動活潑。
（3）內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求，使用通俗語言，簡明平實(shí)，準(zhǔn)確反映信息。
公司文件管理制度 17
1.目的
防止在服務(wù)過程中因公用設(shè)施和服務(wù)過程無標(biāo)識或標(biāo)識不當(dāng)導(dǎo)致各類不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門的日常工作。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險(xiǎn)部位及其他服務(wù)過程標(biāo)識的監(jiān)察。
3.2部門主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識的安裝和檢查。
4.方法和過程控制
4.1公用設(shè)施的標(biāo)識
4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識，標(biāo)識牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標(biāo)識。
4.1.4所有設(shè)備間出入門上應(yīng)有機(jī)房重地，非請勿進(jìn)的標(biāo)識。
4.1.5所有閥門上應(yīng)作上標(biāo)識以確認(rèn)閥門開閉狀態(tài)。
4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上，并在庫房門上貼嚴(yán)禁煙火的告示牌。
4.1.7樓層的標(biāo)識貼于本樓層的顯著位置。
4.1.8在進(jìn)天臺的通道上應(yīng)有天臺重地，非請勿進(jìn)的標(biāo)識。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛高壓危險(xiǎn)，請勿靠近告示牌。
4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。
4.1.11天臺顯眼部位應(yīng)掛貼高空拋物，手下留人等字樣的警示牌。
4.2服務(wù)過程的標(biāo)識
4.2.1高空作業(yè)時(shí)，在危險(xiǎn)區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域，對區(qū)域內(nèi)的財(cái)產(chǎn)要做好防護(hù)措施，并放置有危險(xiǎn)勿進(jìn)，高空作業(yè)，注意安全等字樣的告示牌。
4.2.2配電設(shè)備維修時(shí)，必須在開關(guān)上掛有人工作，禁止合閘的.告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時(shí)，應(yīng)在顯眼部位放置小心地滑的告示牌。
4.2.4在公共場所刷油漆時(shí)，如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時(shí)，應(yīng)在顯眼位置放置油漆未干告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂設(shè)施、會所等設(shè)施暫停開放期間，在顯眼部位掛放暫停使用告示牌，清潔時(shí)掛放清潔中字樣的標(biāo)識。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時(shí)，應(yīng)放置維修中或停用字樣的告示牌。
4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí)，應(yīng)在單元防盜門或明顯位置懸掛此區(qū)域在清潔中字樣的標(biāo)識。
4.2.8對于其他有追溯性要求的服務(wù)過程(如一些清潔、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù))標(biāo)識，應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn)。
4.3標(biāo)識的管理
4.3.1各部門自行制作的標(biāo)識，必須嚴(yán)格參照公司ci手冊標(biāo)識所規(guī)范的樣式，所有ci手冊所規(guī)范的標(biāo)識，部門必須嚴(yán)格執(zhí)行。
4.3.2各部門如需設(shè)置中英文對照標(biāo)識，需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。
4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識意義，應(yīng)及時(shí)更換、替補(bǔ)或撤消。
4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識的位置需要更改或撤銷標(biāo)識時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。
5.相關(guān)文件
《ci標(biāo)識手冊》
公司文件管理制度 18
一、檔案歸檔制度
（一）文件材料的歸檔要求：
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
（二）歸檔范圍及保管期限
(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
（三）歸檔時(shí)間：
1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
3.外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。
4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)接收歸檔。
5.每年形成的會計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。
9.相關(guān)會議(技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議)，在會議結(jié)束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。
11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時(shí)留在部門或個人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。
13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
二、檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。
2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。
4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級檔案，必須正確地標(biāo)明密級，并妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。
3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。
4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。
5.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。
6.檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。
7.定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
四、檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點(diǎn)、登記。定期對庫藏檔案進(jìn)行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
2.入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。
3.定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。
2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。
3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5.庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6.庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。
7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。
8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9.對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。
10.每年9月定期對庫藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。
五、檔案鑒定、銷毀制度
1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的`檔案保管期限表。其中會計(jì)檔案見會計(jì)檔案保存期限表。
2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
3.從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。
4.檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。
5.銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報(bào)告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。
檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字
六、檔案保管統(tǒng)計(jì)制度
1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。
2.檔案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。
3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺帳。
4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。
七、綜合檔案室主任職責(zé)
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會上級檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。
2.、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。
3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。
4.組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。
5.定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。
6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。
7.負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。
八、檔案工作人員崗位職責(zé)
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。
2.負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
3.積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。
4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
5.嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
6.負(fù)責(zé)對本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
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