員工個人檔案管理制度范本
在快速變化和不斷變革的今天，制度起到的作用越來越大，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編精心整理的員工個人檔案管理制度范本，歡迎大家分享。
員工個人檔案管理制度1
一、必須設有專門庫房或專柜對各類檔案進行保管。
二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。
三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。
四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。
五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，并定期保養，使庫房環境處于良好狀態。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規定要求。
六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的場所。
七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。
八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。
員工個人檔案管理制度2
一、分管檔案工作的局領導職責
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。
3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。
二、局檔案員職責
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。
6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領導職責
1、配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。
3、組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。
4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。
6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。
四、各處、室專（兼）職檔案人員職責
1、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。
2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。
6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。
8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。
文件、材料收集歸檔制度
一、收集歸檔范圍
本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級文件
1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。
2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。
5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。
7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本情況綜合。
12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。
13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。
(二)上級文件材料
1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經驗材料。
2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。
4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。
(三)同級文件材料
1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。
3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料
1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本情況匯編、基礎數字匯編。
二、歸檔份數
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時間和方法
(一)凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。ニ�、箼暗仪�
(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。
(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。
，檔案管理制度
(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
(六)凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
檔案鑒定制度
�。�、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據以確定檔案“存毀”的工作。
２、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。
３、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。
�。�、檔案鑒定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑒定小組負責進行。
�。怠⒎彩墙涍^認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規定的程序，辦好鑒定手續。
�。丁n案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。
檔案借閱管理制度
為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人批準，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。
檔案保密管理制度
一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。
三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續，未經批準的，嚴禁提供利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。
六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。
七、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。
十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。
檔案復制制度
1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時要經檔案室審批；本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意；復制機密檔案材料（局會議記錄等）須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批后方可復制。
2、外單位一般不予復制，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可復制。
3、復制后要及時進行登記。
檔案統計制度
�。薄n案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的'工作。
�。�、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。
�。�、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。
�。�、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。
�。�、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。
�。�、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。
７、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。
�。�、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。
檔案庫房管理制度
１、檔案保管工作，是采用一定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。
２、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利于檔案的保護管理。
�。场猿忠苑罏橹�、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。
�。础⒓訌妿旆炕A設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。
�。�、庫房要保持溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對濕度在４５－６０％之內；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。
�。�、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。
�。�、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批準手續，并保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房里不準吸煙。
檔案銷毀制度
１、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。
�。�、檔案銷毀，必須按照國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。
�。�、經過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。
�。础n案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行批準手續。
�。怠⑴鷾输N毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。
�。丁n案的銷毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。
員工個人檔案管理制度3
第一條歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備。
第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規范要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。
第三條歸檔文件應為原件。
第四條科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統的不能通過鑒定、驗收。
第五條移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續
員工個人檔案管理制度4
1 產生目的
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。
2 適用范圍
適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3 正文
3.1 文件資料的收集
3.1.1 收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：
3.1.1.1 上級來文
(1) 上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件;
(2) 上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等;
(2) 公司發布(包括轉發)的各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿;
(3) 公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件;
(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告;
(5) 反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料;
(6) 公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;
(7) 公司的統計報表、統計分析材料(包括計算機盤片等)、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;
(8) 公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料;
(9) 公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關的未經文書處理登記的文件材料;
(10)公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料;
(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;
(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;
(14)公司干部任免(包括備案)、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;
(15)公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根;
(16)公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊;
(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;
(18)公司簽訂的各種合同、協議等材料;
(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(20)各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中應注意的問題
3.1.2.1 公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同時收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。
3.1.2.4 作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整后再立卷歸檔。
3.1.2.5 有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。
3.1.2.6 有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。
3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。
3.1.2.8 經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分類
應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯系中采取相應的措施進行分門別類。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各單位形成的文件，自行立卷;
3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;
3.2.3.3 上級單位頒發的專業性文件，由承辦單位立卷;非專業性文件，由辦公室立卷。
3.2.4 歸檔
3.2.4.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔(人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理)。
3.2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。
3.2.4.3 不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。
3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。
3.4 檔案借閱
3.4.1 借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。
3.4.3 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。
3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導批準，可以定期銷毀。
3.6 檔案統計
3.6.1 銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。
3.6.2 要及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。
3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。
3.6.4 統計數字要準確真實。
3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
3.7.2 不得傳播、議論有關機密問題。
3.7.3 檔案資料不準帶到公共場所。
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