人事檔案管理制度(通用6篇)
在學習、工作、生活中,越來越多人會去使用制度,好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。那么什么樣的制度才是有效的呢?下面是小編整理的人事檔案管理制度(通用6篇),希望對大家有所幫助。
人事檔案管理制度1
第一章總則
第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一,是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個人經歷和社會實踐的記錄,是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據。
第二條員工人事檔案由人力資源部集中保管,其任務是:收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料,辦理檔案的查詢、借用和轉遞,建立科學的檔案檢索工具。調查研究檔案工作情況,逐步實現人事檔案管理的科學化和現代化。
第三條貫徹執行國家關于員工人事檔案工作的法令、政策和規定,結合我司的實際情況制定員工人事檔案工作的規章制度,并負責組織、監督、指導和檢查執行情況。
第四條嚴格執行員工人事檔案使用借閱規定,嚴格執行保密制度,同時確保檔案的安全。
第二章人事檔案歸檔范圍和要求
第五條歸檔范圍
(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬于自傳性質的材料。
(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關材料;民主評議干部的綜合材料,組織審定的考察材料等。
(三)審計工作中涉及個人的有關處分材料。
(四)成人教育(大中專)、黨校、學生(學員)登記表、考生登記表、學習成績表、畢業生登記表、鑒定表、授予學位的材料、學歷證明書、學習鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。
(五)評聘專業技術職稱工作中形成的有關材料:專業技術職稱任職資格申報表、聘任專業技術職務審批表及考核材料等。
(六)政審工作中形成的材料:調查報告,審查報告,上級批復,本人對結論的意見,檢查交代或情況說明材料;作為結論依據的調查證明、證據材料:甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關的主要依據材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料;個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料,上級批復等材料。
(八)黨、團組織建設工作中形成的有關材料:
1、中國共產黨入黨志愿書(已批準轉正的)、入黨申請書、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料;團員登記表、民主評議黨員中認定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據材料;取消預備黨員資格的組織意見,退黨材料。
2、中國共產主義青年團入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料。
3、加入民主黨派的有關材料。
(九)表彰獎勵活動中形成的有關材料:
勞動模范、先進工作者、優秀黨務工作者、優秀黨、團員等審批表,立功、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)紀律檢查、監察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關材料;處分決定,免予處分的意見,上級批復,核實(調查)報告,本人檢查、交待、對處分決定的意見;撤消處分的有關材料;法院判決書;復查甄別報告,決定(結論)、上級批復等。
(十一)任免、調動、軍隊干部轉業安置工作中形成的有關材料:任免審批表;考察材料;軍隊轉業干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉業鑒定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。
(十二)考試錄用形成的有關材料:錄用審批表,聘用審批表和合同書,政審結論和有關證明材料,辭退材料,辭職審批材料等。
(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料:轉正定級審批表、各種工資變動審批表,提職晉級和獎勵工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報表;解決各種待遇問題的審批表,批復材料等。
(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關材料:因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。
(十五)參加區縣級以上(包括區縣級)黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會,以及民主黨派代表會議的代表登記表等。
(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料:有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表,工傷致殘診斷書,確定致殘等級的有關材料,新錄用人員體檢表等。
(十七)其它起重要依據作用的材料。
第六條收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要,要經常通過有關部門收集員工任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料,充實檔案的內容。
(二)建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度,及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等,并及時將這些材料補充進員工檔案。
(四)人力資源部要嚴格執行中組部有關人事檔案收集歸檔的各項規定,主動和有關部門協調好檔案的收集方法和程序,以使員工檔案材料及時完成歸檔。
人事檔案管理制度2
(一)干部人事檔案材料收集制度
1.嚴格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》,明確收集范圍,認真做好干部人事檔案材料的收集與補充工作;
2.檔案工作人員要積極主動地與干部人事檔案材料形成部門取得聯系,及時掌握形成干部人事檔案材料的信息,主動地索要應歸檔的人事檔案材料;
3.干部人事檔案材料的形成部門,應在形成正式材料后的一個月內,將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;
4.檔案工作人員對收集的干部人事檔案材料,要認真進行核對,對缺少的材料要逐一進行登記,及時催要,對不符合歸檔要求的材料,要及時通知形成檔案材料部門補送材料或補辦手續,形成材料的部門要按規定認真辦理;
5.對不屬于歸檔的材料要及時退回材料形成部門。
(二)干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度
1.嚴格把好干部人事檔案材料“入口關”,對收集的檔案材料要認真鑒別,嚴格審核;
2.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;
3.歸檔材料必須齊全完整、真實、文字清楚、對象明確、手續完備,有承辦單位的簽章或個人署名,有形成材料的`日期;需經組織審查蓋章或本人簽字的,蓋章簽字后方能歸入檔案;
4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料,不能歸入檔案,不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;
5.干部人事檔案材料應統一使用16開紙(19×26.5厘米),材料左邊應留出2—2.5厘米的裝訂邊,不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫,不得用計算機打印簽名;
6.凡屬于應歸入干部檔案的材料,應按照中組部《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷,零星檔案材料每兩年裝訂入卷一次。
(三)干部人事檔案查(借)閱制度
1.查(借)閱干部人事檔案必須是中共黨員,并填寫《查閱干部檔案審批表》,由查閱單位負責人簽字,檔案館領導審批后,方可查(借)閱;
2.任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;
3.查(借)閱檔案時,檔案工作人員應根據規定,確定是否提供或是確定提供材料的范圍,凡與查閱內容無關的材料,不得翻閱,并對提供查閱的檔案進行登記;
4.查閱人員必須嚴格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外散布檔案內容;
5.查閱人員未經許可,不得擅自摘錄或復制檔案內容;
6.查閱人員必須愛護檔案,嚴禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應視情節輕重,予以批評教育,直至紀律處分;假公濟私者,按違犯《中華人民共和國檔案法》處理;
7.檔案一般不外借,特殊情況須借用時,要說明理由,經檔案館領導批準,嚴格履行借閱手續,方可借出,借閱檔案一般不超過15天,并不準擅自復制、抄錄及轉借他人;不準攜帶檔案材料進入公共場所參觀、游覽、探親訪友。
(四)干部人事檔案轉遞制度
1.轉遞干部人事檔案必須做到及時、準確、安全;
2.干部因工作調動或職務變動檔案轉出,檔案工作人員在接到調檔函后,經人事處簽章及檔案館領導審批后,一個星期內將檔案轉給新的主管單位;
3.轉出的檔案必須完整齊全,并按規定進行認真的檢查、整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出;
4.轉遞檔案必須按統一規定的《干部檔案轉遞通知單》的項目詳細登記,嚴密包封;
5.干部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,嚴禁郵寄或交本人自帶;
6.轉出的檔案逾期一個月未收到回執的,應發函或打電話詢問,以防丟失;
7.收到轉遞來的檔案,經檢查核對無誤后,應在回執上簽名蓋章退回發檔單位。
(五)干部人事檔案檢查核對統計制度
1.建立檔案工作臺帳登記制度,做到勤檢查、勤核對,每年全面檢查核對統計一次檔案,發現問題及時解決;
2.提供利用后的干部人事檔案,入庫前要認真檢查,仔細核對,確認無誤后方可入庫;
3.干部檔案轉出或轉入時,要認真對照目錄檢查核對,防止張冠李戴放錯卷或缺少材料;
4.整理好的干部人事檔案入庫前,還要逐卷逐份逐頁進行檢查核對,發現差錯及時糾正。
(六)干部人事檔案的保管、保密制度
1.嚴格遵守黨和國家的保密法規,認真履行職責,嚴格照章辦事,做好干部人事檔案的保管保密工作;
2.非檔案工作人員一律不得進入庫房;
3.檔案工作人員要嚴格執行查(借)閱檔案審批手續,不得擅自擴大檔案的利用范圍,不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人:
4.認真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;
5.嚴禁吸煙,保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對濕度為45%—65%);
6.堅持庫房檢查制度,每周檢查一次,防止不安全因素發生,發現異常情況,應及時采取措施,確保檔案安全;
7.堅持值班制度,下班前檔案要入庫,關好門窗,切斷電源;
8.嚴禁個人私自保存任何人的檔案材料;
9.檔案工作人員調動時,必須嚴格履行交接手續;
10.對違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個人,應視情節輕重,根據《中華人民共和國檔案法》第二十四條規定給予處罰。
(七)人事檔案管理人員職責
1.熱愛本職工作,忠于職守,認真負責保管好教職工人事檔案,為國家積累檔案史料;
2.建立人事檔案臺帳,及時收集、鑒別、整理干部檔案材料,及時報送省管干部檔案材料;
3.嚴格執行檔案管理規章制度,認真辦理人事檔案的查(借)閱和轉遞;
4.及時登記教職工職務、工資變動情況;
5.為學校及有關部門提供教職工情況;
6.維護人事檔案的完整與安全,做好人事檔案的保密保護工作;
7.調查研究全校人事檔案工作情況,制定和修訂規章制度,搞好人事檔案的業務建設和業務指導;
8.完成領導交辦的其他事項。
人事檔案管理制度3
為了提高檔案管理水平,有效地保護和利用人事檔案,更好地為我校人事工作服務,根據黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》,特制定本制度。
一、保密制度
1.認真貫徹執行黨和國家有關保密工作的方針、政策和規定,嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好人事檔案的保密工作。
2.加強組織紀律,堅守工作崗位。
3.人事檔案管理部門應設立專用檔案庫房(室),配備鐵質檔案柜,妥善保管人事檔案。
4.人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應當經常檢查,保持庫房的清潔和溫、濕度,發現問題,立即報告,及時采取措施。
5.人事檔案庫房(室)和檔案柜,應明確專人管理。管理人員變動時,必須辦理好交接手續。
6.無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
7.嚴禁用電話、電報索取或提供有關人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料,嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共場合和娛樂場合,不得在電話或公共場所中談論或汲及到有關人事檔案材料的內容。
8.對利用人事檔案的人員,進行保密宣傳,以防邊閱檔案邊議論檔案內容。
9.人事檔案材料的轉遞,嚴格密封,通過機要傳遞或專人送達,盡量避免本人自帶。
10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按密紙處理或銷毀。
11.人事檔案一般不外借,但領導或有關人員因工作需要借閱時,要嚴格辦理借閱手續,借閱期限一般不得超過五天。
12.屬歸檔的材料,及時轉入本人檔案,須轉遞的檔案,做好移交簽字登記手續。
13.嚴禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。
14.發現泄密事件,認真處理。
二、歸檔制度
1.按照《干部人事檔案收集歸檔規定》,經常通過有關部門收集工作調配、干部任免、組織發展、職稱評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料,充實檔案內容。相關部門應配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見附件。
2.校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并確定1-2名專兼職人員負責收集本單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。
3.每年引進畢業生及調入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個月內轉至我校,沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的,學校將緩發其工資與津貼,并暫停兌現其他相關待遇。
4.收集的人事檔案材料,必須經過認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實準確,完整齊全,格式規范、文字清楚,對象明確,手續完備、具有保存備查價值。需經有關部門審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸檔。
5.不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經人事處負責人批準,由專人負責監銷。
6.人事檔案材料,須統一使用十六開規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
7.每年引進人員要填寫干部履歷表或補充表,充實干部人事內容。
8.對收集的材料,要做好收集登記和交接手續。
三、鑒別制度
1.收集的材料必須經過鑒別,未經鑒別,不得隨意歸檔或擅自銷毀。
2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進行。
3.鑒別要以有關文件規定為依據,嚴肅認真,確保真實、完整、精煉、實用。
4.歸檔的材料必須真實完整,字跡清楚,對象明確,手續完備;對不該歸檔的材料,要區別處理,凡銷毀材料,必須詳細登記,并報主管負責人審查批準。
5.人事檔案材料應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事檔案,要先對缺少的干部人事檔案材料進行補充,并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(縫紉機)等必備的物品和設備。
2.整理要做到:干部人事檔案材料鑒別和分類準確,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊。
3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業知識,掌握整理人事檔案的有關規定和基本方法技能,認真負責地做好整理工作。
4.必須認真執行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關法規,嚴格遵守安全保密制度,保守黨和國家的秘密。
5.人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細則》規范地整理,零材料及時裝訂入卷。
6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規定剔出的檔案材料,必須認真登記,需銷毀的材料,經主管領導批準按規定銷毀。
7.整檔過程中,要切實做好防火安全保密工作,整理室內嚴格吸煙,嚴防丟失和匯漏檔案內容。
五、借閱制度
1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級單位書記、主任,必須是中共正式黨員。
2.查(借)閱人應在借閱前認真填寫《干部人事檔案查(借)閱登記表》。
3.復印借出人事檔案材料應認真核實簽署意見并加蓋“河南城建學院人事處”公章,方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案,須在人事處領導同意后,方可查(借)閱。
4.查(借)閱檔案,嚴禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得泄露或擅自向外公布檔案內容,違反者視情節輕重,予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者,按照《中華人民共和國檔案法》處理。
5.查閱檔案的單位或個人,不得擅自-拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的,必須請示人事檔案主管部門審查批準后才能復制(拍攝)。
6.檔案不外借,如必須借出使用時,要說明理由,經主管部門負責人批準,并嚴格履行登記手續,限期歸還,不得擅自轉借他人。
六、轉遞制度
1.遞人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2.人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送,一般情況下,不準公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事部門出具的介紹信,一般介紹信不予辦理。
3.遞檔案時,必在轉出手續完備的前提下,須經人事處
有關負責人同意簽署意見并由主管人事工作校領導同意后方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室,由人事檔案室統一轉遞,不得扣留材料或分批轉出。檔案轉出后,逾期一個月未見對方退回回執應寫信或電話催回,以防丟失。
4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動,干部職務變動而及時調整,人事處及組織部應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后,人事處有關負責人應及時通知人事檔案室此人是否商調成功,如未商調成功有關部門負責人應在一個月以內追回檔案,最多不超過三個月。
5.職工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到接收單位人力資源管理部門轉來的轉遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起,按有關部門的收費規定收取檔案保管費。自動離職人員的人事檔案必須在外調手續完備的情況下,方可轉出。
6.校各部門應積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉遞工作。
7.不屬于在職人員的代管人事檔案,在檔案轉出時,按照學校有關文件規定收取管理費用和其他費用。
8.是轉出的干部人事檔案或材料要嚴密包封,并加蓋機密章,有關人員認真填寫《干部人事檔案轉出登記表》。
七、核查制度
1.事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進行檢查核對,一般每半年核對一次,發現問題,及時解決。
2.提供利用的人事檔案,再回收時,要嚴格檢查,經核對無誤后,方可入庫。
3.理好的人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發現錯誤,及時糾正。
4.出和接收人事檔案時,應將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事檔案材料,應檢查是否屬于歸檔材料,是否齊全完整,是否符合歸檔要求,是否手續完備。
人事檔案管理制度4
第一條為加強和規范員工檔案管理
依據《中華人民共和國檔案法》和《企業職工檔案管理工作規定》及《干部檔案工作條例》,制定本細則。
第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。
檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條員工失蹤或死亡后滿三年,其檔案應移交當地勞動行政部門保存。
對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由公司檔案室按規定向有關檔案館移交。
第四條人事檔案管理員的職責
。ㄒ唬、保管員工檔案;
。ǘ⒓皶r索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;
(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續;
。ㄋ模⒌怯泦T工工作、工資、獎懲情況;
。ㄎ澹轭I導和有關部門提供員工的情況;
。、做好員工檔案的安全、保密、保護工作;
(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;
(八)、辦理其它有關事項。
第五條人事檔案的內容及分類歸檔
(一)、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表;
。ǘ、本人經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史等自傳材料;
(三)、本人自我鑒定,組織鑒定材料;對員工的考察、考核、評價材料;
(四)、政治歷史審查及甄別復查材料;
。ㄎ澹、員工參入黨、團材料;
。、獎勵(包括科技和業務)及各種先進事跡材料;
(七)、入伍、退伍、辭退職、出國等材料;
(八)、處分、取消處分的材料;
。ň牛、任免、工資、職稱等材料;
。ㄊ、學歷和評定的技能等材料;
。ㄊ唬⑵渌休^大價值的可供參考的材料。
第六條人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》的規定辦理。
第七條人事檔案的收集、保管和銷毀
一、調動和錄用入公司的員工,應在辦理手續前調閱檔案,在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。
二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統一使用十六開規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
五、按規定需要銷毀檔案材料時,必須經部門負責人、分管領導批準,并編制銷毀清冊。
六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應分類,整理裝訂成冊后方能入卷存檔,不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。
八、檔案應分類編號后存放,編號應與員工編號統一,防止重名重姓員工材料入檔交叉,制檢索目錄,以便查找。
第七條人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閱檔案時,必須持蓋有公章的單位介紹信,經分管領導批準后,方可查閱。
二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時,應由部門出具證明,由人力資源部負責人批準后方可查閱。
三、公司級領導、黨委辦公室、人力資源部可不經審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度,對查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應提交報告,分管領導批準,嚴格履行登記手續。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。
七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務,應在任免職務后一個月內移交其檔案。
九、員工調動、辭職,解除勞動合同或被開除、辭退等,已辦理離公司手續者,應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取,并履行登記手續,不準郵寄或交本人自帶。
十一、對轉出的檔案,必須按統一規定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記,并密封包裝,加蓋公章和經辦人印章。
第八條新接收檔案,檔案材料不全,可不予接收。
接收檔案后,應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出,檔案材料轉出時,應從計算機內注銷員工基本檔案情況。
第九條本細則未盡事宜按《企業職工檔案管理工作規定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十條本管理細則由公司人力資源部負責解釋。
人事檔案管理制度5
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理,有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的利用檔案資料,特制定本管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案:個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案:培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案:將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系,死亡等情形。
三、檔案相關規定
1、基礎管理
1.1原則:分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。
1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查,如有虛假,可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔,按在職人員、離職人員進行整理,并及時登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二),并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號,人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等),應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔,原件當場查驗。
1.5調動和錄用入公司的員工,應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前,對調入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性,歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查,另外存檔,檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放,一個員工一個編號,防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱,須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三),經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案,下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長),對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容,如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容,違反者視情節嚴重,予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時,由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五),經行政人力資源部經理批準后銷毀。
4.3經批準銷毀的人事檔案,人力資源部須認真核對,將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔,登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批準后,由人力資源部實施,修訂和廢止亦同。
人事檔案管理制度6
一、干部人事檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是2名中共黨員,持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》,不得憑借“調查證明材料介紹信”和其它聯系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門,應根據規定,確定是否提供和提借什么材料,并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案,嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經檔案主管部門同意不得復制干部人事檔案材料,不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對,經檔案主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要(干部死亡、辦理退休允許借一次)須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續辦理(必須是正科級單位政工人員),并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管,不得交無關人員翻閱,不得轉借,不得復制,限期歸還。(最多不超過15天)
二、干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備,熟悉機器性能,按程序規范操作。
2、充分發揮《干部人事檔案管理信息系統》的功能,建立完整的檔案信息數據庫,利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據采集信息并及時維護,確保信息內容的準確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內容。
6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進行病毒檢查,防止機器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經批準不得提供、復制干部信息,無關人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析,為領導決策提供服務。
三、干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規定》,經常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料,充實檔案內容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的,或者是組織上審定認可的材料,未經組織同意,個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業干部,都應填寫“干部履歷表”和“干部自傳”,審核后,補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內,將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚,對象明確,手續完備。
3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細登記,并報主管負責人審查批準。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料,必須經過復制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
五、干部人事檔案轉遞制度
1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當于縣經上的黨委組織、人事部門,可以直接轉遞干部人事檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全,并按規定經過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。
4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部本人自帶。
5、轉遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉遞通知單”,辦理登記手續。
6、接受單位收到檔案后,應認真核對,并在“干部人事檔案轉遞通知單”的回執上簽名蓋章,立即退回。逾期一個月未退回,轉出單位要查詢,以防丟失。
7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞,避免人檔分離。
8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封,并加蓋機密章。
六、干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對,一般每半年核對一次,發現問題,及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴格檢查,經核對無誤后,方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發現差錯,及時糾正。
4、轉出和接受干部人事檔案時,應將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料,應檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門,應設立專用檔案庫房(室),配置鐵質檔案柜,妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(室)和檔案柜,應明確專人管理。管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙處理或銷毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計、統戰等部門,應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門,應在材料形成的一個月內,主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門,應與各有關部門建立聯系制度,保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應主動與有關部門聯系。
6、發現遞交歸檔的材料,不符合歸檔要求的,及時通知有關部門補送或補辦手續。
九、干部人事檔案管理人員職責
1、按照干部管理權限,保管應管干部的人事檔案,為國家積累檔案史料;
2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉遞;
4、登記干部職務、工資的變動情況;
5、為有關部門提供干部的情況;
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作;
7、調查研究干部人事檔案工作情況,制定規章制度,搞好干部人事檔案的業務建設和宏觀業務指導;
8、推廣、應用干部人事檔案現代化管理技術;
9、定期向檔案管(室)移交死亡干部的檔案;
10、辦理其他有關事項。
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