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受控文件管理制度（通用20篇）
在現(xiàn)在的社會生活中，越來越多地方需要用到制度，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，以下是小編為大家整理的受控文件管理制度（通用20篇），僅供參考，希望能夠幫助到大家。
受控文件管理制度 篇1
一、目的：
為了讓公司所有的文件得到規(guī)范化、條理化、統(tǒng)一化、明確化的管理，使所有受控文件得到有效的利用，讓文件的內(nèi)容得到有效的控制，特制定本制度。
二、文件的編制：
2.1所有文件的編制全部按照公司的統(tǒng)一格式編號，編號分解為L代表劉，D代表德，H代表華，崗位制度為部門的`一號文件，101為部門的第一份崗位職責(zé)，管理體系為部門的二號文件，201為部門的第一份管理體系。
2.1.1YJH-XZ-101代表劉德華行政人事部第一個崗位制度的編號，如第二份崗位制度，編號為YJH-XZ-102以此類推。
2.1.2YJH-XZ-201代表劉德華行政人事部第一個規(guī)章制度的編號。(同上)
2.2版本版式:
2.2.1A/0A代表文件的版本，0代表文件的版次，每次修改文件版次逐級遞升為1.2.3，以此類推，當(dāng)版次升級為9后即進(jìn)入B版，并以此類推;
2.2.31/N文件頁碼符號，N代表本文件的總頁數(shù)，1為本文件的第一頁，并以此類推;
2.2.3如文件頁數(shù)較多,可使用26個字母依次往下編號。
三、文件的分發(fā)：
1、所有受控文件的分發(fā)均需加蓋受控章后方可生效。
2、所有受控文件的原件統(tǒng)一由行政人事部發(fā)放，發(fā)放的文件由人事文員統(tǒng)一影印加蓋受控章，以受控章上注明的日期為生效日期，分發(fā)到文件涉及部門，文件的分發(fā)必須由接收部門人員簽收。
四、文件的管理：
1、行政人事部發(fā)放的任何一份文件，都應(yīng)完整保留原件，歸納并存檔，所有受控文件都屬于公司的機(jī)密文件，任何部門或個人都不可私自影印、修改或帶出公司。違者記大過。
2、任何部門的受控文件，要小心保管，不可將文件內(nèi)容傳達(dá)非本公司人員。
五、文件的修改：
1、所有受控文件的修改均由總經(jīng)辦統(tǒng)一修改，其他任何部門或個人無權(quán)擅自對受控文件進(jìn)行修改。
2、所用文件如在實(shí)行中有不足需要修改時，應(yīng)經(jīng)過各部門經(jīng)理、主管會議決定，確實(shí)不可行時，方可修改。
3、文件修改后，人事文員應(yīng)立即將新文件發(fā)放到涉及部門，同時將修改后的文件收回，并加蓋更改章封存。
受控文件管理制度 篇2
1、目的
為規(guī)范受控文件的發(fā)放、使用、回收、作廢等過程，防止作廢文件的非預(yù)期使用，特制定本規(guī)定。
2、適用范圍
適用于公司內(nèi)部使用的工藝規(guī)范、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、程序文件、管理文件，以及各部門制定的內(nèi)部使用的文件。
3、職責(zé)
3.1質(zhì)檢部負(fù)責(zé)各類工藝規(guī)范、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程的歸口管理;
3.2總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)各類管理文件及相關(guān)外來文件的歸口管理;
3.3各部門負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部使用的各類文件、合同的管理。
3.4生產(chǎn)部負(fù)責(zé)原糧供方合同、運(yùn)輸協(xié)議、設(shè)備采購合同文件進(jìn)行管理。
4、管理要求
4.1受控文件的發(fā)放
4.1.1各類受控文件在經(jīng)過規(guī)定流程要求的審核、批準(zhǔn)后由歸口部門負(fù)責(zé)發(fā)放。
4.1.2受控文件發(fā)放前應(yīng)在文件首頁上加蓋紅色“受控文件”章，填寫分發(fā)號和發(fā)放日期。每種工藝規(guī)范的第一頁上加蓋藍(lán)色“生產(chǎn)用圖”或“試制”章和發(fā)放日期。
4.1.3受控文件分發(fā)號應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行下表的規(guī)定：
4.1.4受控文件發(fā)放時由文件歸口部門填寫“文件資料發(fā)放處置單”，由接收人簽字接收。接收人的'簽字應(yīng)與文件分發(fā)號相對應(yīng)。
4.2受控文件的保管與使用
4.2.1各部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理本部門使用的各類受控文件。其職責(zé)包括修訂本部門“受控文件清單”;妥善整理、裝訂和保管;借閱時進(jìn)行登記并及時回收;文件修改后及時發(fā)放新文件并回收作廢文件等。
4.2.2受控文件應(yīng)妥善使用，不應(yīng)破損或丟失。若不慎丟失，應(yīng)及時向文件歸口部門申請補(bǔ)發(fā)。
4.3受控文件的復(fù)制
4.3.1使用部門因工作原因需要復(fù)制受控文件時，應(yīng)向文件歸口部門提出申請，由文件歸口部門復(fù)制，各部門不應(yīng)擅自復(fù)制。
4.3.2所有復(fù)制的受控文件一律在首頁加蓋紅色“受控”章。
4.3.3復(fù)制的受控文件也應(yīng)填寫分發(fā)號和發(fā)放日期。分發(fā)號的填寫方式為“部門文件分發(fā)號—序號(兩位)”，發(fā)放日期為復(fù)制后實(shí)際發(fā)放的日期。
4.3.4復(fù)制的受控文件發(fā)放時由文件歸口部門在該文件的“文件資料發(fā)放處置單”上進(jìn)行登記，由接收人簽字。
4.4受控文件的更改與收回
4.4.1受控文件由文件歸口部門根據(jù)需要進(jìn)行更改。需換頁的更改文件的發(fā)放范圍按原文件的“文件資料發(fā)放處置單”的登記確定，其余按4.3條款的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.4.2受控文件更改后，換頁后的原文件即為作廢文件。作廢文件應(yīng)由文件歸口部門及時收回并加蓋“作廢”章。
4.4.3人員離職、部門合并或撤消的，原分發(fā)的受控文件應(yīng)由文件歸口部門及時收回。
4.4.4文件收回時由文件歸口部門填寫“文件回收處置單”，由交、收雙方簽字。
4.4.5作廢文件收回后由文件歸口部門單獨(dú)存放并標(biāo)識，待積存到一定數(shù)量時申請一次性銷毀。
4.5電子版受控文件的管理
4.5.1在公司內(nèi)部局域網(wǎng)和網(wǎng)站上公布的受控文件，只供公司員工在線學(xué)習(xí)和下載記錄單式。不應(yīng)擅自下載受控文件中除空白記錄單式外的其他內(nèi)容。
4.5.2文件歸口部門應(yīng)對電子版的受控文件及時更新，避免因更新不及時而帶來的混亂。
4.6提供給客戶使用的文件的管理。
4.6.1銷售部應(yīng)要求客戶方建立相應(yīng)的文件管理辦法，對我方提供的文件嚴(yán)格按受控文件要求進(jìn)行控制。
4.6.2銷售部應(yīng)以每一客戶為單位建立文件發(fā)放檔案，填寫“文件資料發(fā)放處置單”，文件發(fā)放后應(yīng)要求對方確認(rèn)并登記。
4.6.3客戶對我方提供的文件如需復(fù)制，應(yīng)填寫該單位的“發(fā)放記錄”并回傳至我方進(jìn)行確認(rèn)。
4.6.4凡我方更改的文件，應(yīng)及時收回原文件并填寫該單位的“回收記錄”，回傳至我方進(jìn)行確認(rèn)。
4.6.5銷售部應(yīng)將所填寫的以每一供方為單位的“文件資料發(fā)放處置單”，以及收到的“發(fā)放記錄”、“回收記錄”一起建立供方檔案，妥善保管。
受控文件管理制度 篇3
第一條：為提高我局規(guī)范性文件的質(zhì)量，確保規(guī)范性文件的合法性，保護(hù)行政管理相對人的合法權(quán)益，根據(jù)《行政許可法》的規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際，制定本辦法。
第二條：本局依法制定，涉及管理相對人權(quán)利、義務(wù)，具有普遍約束力并可反復(fù)適用的規(guī)定、辦法、細(xì)則、決定、通告等文件的起草、審查、備案、登記、公布，適用本辦法。
下列文件不適用本辦法：
�。ㄒ唬┎渴鸸ぷ鳎�(guī)范本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)內(nèi)部工作的文件；
（二）會議紀(jì)要。
第三條：規(guī)范性文件資料應(yīng)貼合下列規(guī)定：
（一）貼合法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定；
（二）貼合職權(quán)法定原則；
�。ㄈ┡cWTO原則或其他規(guī)范性文件相協(xié)調(diào)，無地方保護(hù)和行業(yè)保護(hù)的規(guī)定。
第四條：規(guī)范性文件不得創(chuàng)設(shè)下列事項：
�。ㄒ唬┬姓S可；
（二）行政事業(yè)性收費(fèi)；
�。ㄈ┬姓幜P；
�。ㄋ模┬姓䦶�(qiáng)制措施；
�。ㄎ澹┫拗苹蛘咛幏止�、法人或者其他組織的法定權(quán)益；
�。┓伞⒎ㄒ�(guī)、規(guī)章規(guī)定之外的義務(wù)。
第五條：法制辦負(fù)責(zé)對規(guī)范性文件進(jìn)行監(jiān)督和管理（包括規(guī)范性文件的制定、審查、廢止、備案、清理、匯編等）。
第六條：規(guī)范性文件原則上由業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)指定專人負(fù)責(zé)起草。需報市政府或市人大批準(zhǔn)的規(guī)范性文件，應(yīng)由業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)組織起草小組進(jìn)行起草。起草小組能夠吸納有關(guān)部門的人員、有關(guān)專業(yè)人員或社會團(tuán)體的代表參加。
第七條：規(guī)范性文件初稿構(gòu)成后，應(yīng)由負(fù)責(zé)起草的業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)將以下材料提交法制辦審查：
�。ㄒ唬┮�(guī)范性文件文本；
�。ǘ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
�。ㄈ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的依據(jù)文本。
規(guī)范性文件資料與其他行政機(jī)關(guān)職責(zé)相關(guān)聯(lián)的，還應(yīng)供給與其他行政機(jī)關(guān)協(xié)商情景的說明。
第八條：法制辦應(yīng)當(dāng)在收到送審材料之日起7個工作日內(nèi)提出審查意見。遇特殊情景，可再延長7個工作日。
第九條：法制辦按照本辦法第三條、第四條的規(guī)定，對規(guī)范性文件進(jìn)行審查并按下列規(guī)定處理：
�。ㄒ唬┵N合本辦法第三條、第四條規(guī)定的，簽署同意意見后轉(zhuǎn)局辦公室進(jìn)行文字把關(guān)；
�。ǘ┧蛯彶牧喜毁N合本辦法第三條、第四條規(guī)定的，將送審材料退回負(fù)責(zé)起草的業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)，并書面說明理由；
�。ㄈ┧蛯彶牧现淮嬖诹⒎夹g(shù)問題的，予以修改并簽署同意意見后轉(zhuǎn)局辦公室進(jìn)行文字把關(guān)。
第十條：凡資料涉及本辦法第四條規(guī)定事項之一的規(guī)范性文件，經(jīng)局辦公會議討論決定或局長批準(zhǔn)后，由法制辦負(fù)責(zé)提交以下材料送市政府法制辦公室，由市政府法制辦公室按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行登記審查：
�。ㄒ唬┮�(guī)范性文件文本和提請審查的公函（一式兩份）；
�。ǘ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
�。ㄈ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的依據(jù)文本；
（四）本部門法制工作機(jī)構(gòu)的書面意見。
規(guī)范性文件資料與其他行政機(jī)關(guān)職責(zé)相關(guān)聯(lián)的.，還應(yīng)供給與其他行政機(jī)關(guān)協(xié)商情景的說明。
第十一條：凡資料不涉及本辦法第四條規(guī)定事項之一的規(guī)范性文件，由主管局領(lǐng)導(dǎo)審核經(jīng)局長批準(zhǔn)后簽發(fā)，并應(yīng)自發(fā)布之日起7個工作日內(nèi)由法制辦將下列材料送市政府法制辦公室進(jìn)行備案審查：
�。ㄒ唬┮�(guī)范性文件文本和提請審查的公函（一式兩份）；
（二）制定規(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
�。ㄈ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的依據(jù)文本；
�。ㄋ模┍静块T法制工作機(jī)構(gòu)的書面意見。
負(fù)責(zé)起草規(guī)范性文件的業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在規(guī)范性文件發(fā)布后3日內(nèi)將第一款第（一）、（二）、（三）項材料交法制辦。
第十二條：規(guī)范性文件除按本辦法第九條、第十條規(guī)定交市政府法制辦進(jìn)行登記審查和備案審查以外，還應(yīng)在發(fā)布之日起3日內(nèi)由負(fù)責(zé)起草的業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)將規(guī)范性文件文本一式五份交法制辦，由法制辦統(tǒng)一送市政府法制辦、市人大、上級質(zhì)監(jiān)局等部門備案。
第十三條：規(guī)范性文件應(yīng)當(dāng)自發(fā)布之日起30日內(nèi)在本局網(wǎng)站上公開，亦可同時采取其他方式公開。規(guī)范性文件在本局網(wǎng)站的公開程序按照本局政務(wù)公開的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十四條：規(guī)范性文件應(yīng)自發(fā)布之日起30日后施行。確因特殊情景，不立即施行將有礙于規(guī)范性文件正確施行的，可自發(fā)布之日起施行。
第十五條：規(guī)范性文件目錄由法制辦按年編印發(fā)布，規(guī)范性文件按政府每屆任期匯編一本。
第十六條：對違反本辦法的職責(zé)追究，按照《儀征市規(guī)范性文件制定與備案審查辦法》規(guī)定處理。
第十七條：本辦法由揚(yáng)州市儀征質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局法制機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)解釋。
第十八條：本辦法自發(fā)布之日起施行。
受控文件管理制度 篇4
機(jī)要文件是傳遞黨中央、國務(wù)院和省委、省政府密級較高的文件，機(jī)要文件的.管理要做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批，文件應(yīng)于當(dāng)日處理，電報、急件隨到隨處理。
(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進(jìn)行傳閱。
(三)需辦理的，按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時傳閱有關(guān)科室辦理。
(四)歸檔，交上級部門。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。
(二)機(jī)要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示，要及時通知有關(guān)科室辦理，并做好機(jī)要文件管理，防止文件丟失。
三、保密
(一)機(jī)要人員要忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)守保密規(guī)定，做到不該說的不說。
(二)對于機(jī)要文件，要單獨(dú)存放，嚴(yán)加保管。
(三)借閱機(jī)密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(四)各級領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件，不得復(fù)制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的文件，應(yīng)及時清理收回，分類整理，堅持整潔、清潔。
(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應(yīng)及時送交機(jī)要室登記歸檔。
(三)干部出差、調(diào)動工作或離退休時必須將自我使用或傳閱的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室。
(四)機(jī)要人員按上級要求及時將機(jī)要文件收回。
受控文件管理制度 篇5
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上堅持強(qiáng)勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的`編制
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗(yàn)要求。
2)開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。
3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。
4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。
4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責(zé)、權(quán)、利。
2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期，設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時，須填寫《設(shè)計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持不具權(quán)限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。
3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責(zé)追究
各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。
受控文件管理制度 篇6
1、目的
為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、職責(zé)
2.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對外發(fā)文審批。
2.2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結(jié)；
3.2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；
3.3平行文:信函，會議紀(jì)要。
4、文件格式
4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的.和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料:如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應(yīng)寫發(fā)文日期；
4.9.2制度或會議經(jīng)過的文件應(yīng)寫經(jīng)過的日期；
4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；
5、文號
5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；
5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。
6、用印
6.1用印是發(fā)文單位對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；
6.3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細(xì)校對審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé)，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實(shí)事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進(jìn)行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。
8、相關(guān)文檔
8.1文號編碼規(guī)則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發(fā)文登記表》
8.4《對內(nèi)發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發(fā)文格式
8.10對內(nèi)發(fā)文格式
8.11報告總結(jié)格式
8.12會議紀(jì)要格式
8.13會議記錄格式
9、修訂及實(shí)施
9.1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。
9.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實(shí)行。
受控文件管理制度 篇7
一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負(fù)責(zé)。
二、對上級部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行文件、文號、機(jī)要編號的`核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
五、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
受控文件管理制度 篇8
局辦公室負(fù)責(zé)我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作，為使行文和收文處理規(guī)范化，特規(guī)定如下：
一、行文
(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀(jì)要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)初審后，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需由局領(lǐng)導(dǎo)審核，主管區(qū)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時送有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)會簽，方可發(fā)出。
(二)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。
(三)行文規(guī)則參照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[XX]23號)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，行文流程按局辦公處理系統(tǒng)流程進(jìn)行。
二、收文處理
(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級部門轉(zhuǎn)我局處理的公文)，由局辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送局領(lǐng)導(dǎo)閱示或送有關(guān)科室辦理。
(二)文件按辦件、閱件進(jìn)行分類。辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍，提出辦文意見，送局領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)科室閱辦。需要辦理的'公文，經(jīng)請示局領(lǐng)導(dǎo)后辦理，辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示予以催辦。
(三)對急辦件，辦公室應(yīng)立即將文件送交局領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時，辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時限要求，交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時向局領(lǐng)導(dǎo)匯報并做好督辦工作。
(四)一般公文通過局內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。
(五)凡外出開會、學(xué)習(xí)帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密文件收發(fā)管理
(一)遵守公司統(tǒng)計報表管理制度，保密資料統(tǒng)一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷毀，并嚴(yán)格把好收發(fā)關(guān)、傳閱關(guān)、清退關(guān)“三關(guān)”。
(二)制發(fā)文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，送局領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)。
(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進(jìn)行傳閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍;不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要妥善保管。
(四)復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)。嚴(yán)禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業(yè)性場所復(fù)印。
(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后，要及時歸還。
(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。
(七)銷毀保密文件、保密資料時，必須登記造冊，經(jīng)主管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，送區(qū)保密局指定的地點(diǎn)處理，嚴(yán)禁將文件出賣給廢品收購站。
受控文件管理制度 篇9
1、學(xué)校各部門對學(xué)校以上文件的收發(fā)，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，并按要求定期交回。
2、收發(fā)文件有登記。收到上級文件后，由專人拆封，認(rèn)真核對份數(shù)，統(tǒng)一編號，及時登記；向下發(fā)文時，明確份數(shù)，嚴(yán)格履行發(fā)文登記（簽字）手續(xù)。
3、傳閱文件有專夾。做到及時，準(zhǔn)確，去向清楚；達(dá)到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴(kuò)大。
4、借閱文件有手續(xù)。借閱秘密文件要嚴(yán)格履行領(lǐng)導(dǎo)簽批，本人（借閱者）簽字手續(xù)，閱后及時歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規(guī)定該存檔的存檔，該上繳的`上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查。
6、存放文件有專柜。需要繼續(xù)保存的文件，要設(shè)專柜專人分類保管，存放文件的室內(nèi)要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。
7、秘密文件不準(zhǔn)與其它公文混存，更不準(zhǔn)亂放損壞或丟失。丟失者要追查責(zé)任并予以必要的紀(jì)律處分。
8、上級召開會議由領(lǐng)導(dǎo)帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調(diào)動工作，事先要把文件交清。
受控文件管理制度 篇10
一、一般
1.技術(shù)文件是我們公司的核心秘密，是我們公司持續(xù)發(fā)展和在市場上堅持強(qiáng)勢競爭力的有力保證，公司的技術(shù)文件歸公司所有。
2、為規(guī)范公司技術(shù)文件管理，明確文件編制的準(zhǔn)確性、完整性、技術(shù)文件編制、簽名、變更、保存等相關(guān)資料，確保技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和有效管理，特制定本制度。
3、適用范圍：適用于本廠技術(shù)文件管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件和技術(shù)資料。
具體包括：
1)開發(fā)計劃階段：計劃設(shè)計、質(zhì)量保證概述、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢查要求
2)開發(fā)設(shè)計階段3360原理圖、打印布局、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械原理圖、編程設(shè)備刻錄文件、可編程設(shè)備源代碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計審查記錄表
3)產(chǎn)品調(diào)試階段3360產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊接明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄
4)產(chǎn)品維護(hù)階段3360設(shè)計開發(fā)摘要、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須遵守國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3.技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相關(guān)部門編制，各部門要對技術(shù)文件的'準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、提交技術(shù)文件
1.在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期內(nèi)，設(shè)計師應(yīng)根據(jù)技術(shù)文檔規(guī)范認(rèn)真完成各文檔的編寫工作，以確保技術(shù)文檔的完整性。
2.在產(chǎn)品開發(fā)的每個階段，設(shè)計師都必須及時提交設(shè)計文件并保存在公司的服務(wù)器上。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改時，設(shè)計師都必須重新提交文件，更新服務(wù)器上的文件，確保開發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計師應(yīng)根據(jù)提交的文件類別提交到starteam的相應(yīng)目錄。
4.對于提交的文件，任何人都不能故意從服務(wù)器中刪除。
四、技術(shù)文件的保管
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審查和批準(zhǔn)。技術(shù)文件編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審查三級把關(guān)制度。明確各級責(zé)任、權(quán)利、利益。
2、技術(shù)文檔必須在標(biāo)題欄的編號、名稱、日期、設(shè)計、校對、審計、批準(zhǔn)等欄中簽名完備，簽名不完善的技術(shù)文檔不能用于存檔。
3.文件簽名分為紙質(zhì)文件簽名、電子文件簽名、光盤簽名。其中紙質(zhì)文檔簽名必須用手寫在紙質(zhì)文檔上，電子文檔簽名必須作為注釋簽署starteam，光盤簽名必須作為一個整體簽署光盤封面上的標(biāo)簽。
4、各種存檔文件確認(rèn)后，簽名完成后才能進(jìn)行存檔工作。歸檔文件應(yīng)在公司服務(wù)器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光盤保管。
5.應(yīng)在用于存儲歸檔文件的光盤或其盒子上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)顯示光盤的大致信息(如名稱、編號、簽名信息等)。
6.歸檔文件時要填寫《設(shè)計項目歸檔資料清單》，對歸檔文件進(jìn)行實(shí)際完整的規(guī)范性檢查，合格后才能歸檔。
五、技術(shù)文件貸款
1.任何職員不得個人傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持未經(jīng)授權(quán)的文件。
2.如果工作需要，需要借用技術(shù)文件，請要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》。然后，您可以獲得相應(yīng)的批準(zhǔn)，從公司服務(wù)器下載該文件并進(jìn)行審閱。
3.對借來的文件不能私自印刷、傳閱，不能泄露借來的文件的秘密。
4.如果有特殊情況，需要將文件轉(zhuǎn)交他人或攜帶，必須得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。
5.查閱文件后，應(yīng)在相關(guān)人員監(jiān)督下徹底刪除貸款文件，并補(bǔ)充整個《借閱文件記錄表》。
六、追究責(zé)任
各部門要嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，如果因不遵守上述規(guī)定而丟失或泄露公司技術(shù)文件，公司將根據(jù)相關(guān)秘密規(guī)定受到罰款處罰和公司內(nèi)部處罰，情節(jié)嚴(yán)重的人將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。
受控文件管理制度 篇11
1.技術(shù)文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類�！笆芸亍蔽募概c質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有關(guān)文件。
2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負(fù)責(zé)人簽字后方可更改并標(biāo)識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.文件領(lǐng)用者，因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經(jīng)常務(wù)副總審核、批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。
4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容由使用部門設(shè)計，行政管理部門審查批準(zhǔn)，統(tǒng)一編號控制。質(zhì)量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。
7.質(zhì)量記錄填寫：要求個部門質(zhì)量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質(zhì)量記錄原則上不準(zhǔn)更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的'借閱：外來人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經(jīng)行政部部長批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。
9.質(zhì)量記錄的管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門制定專人負(fù)責(zé)保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實(shí)施。
10.各類質(zhì)量記錄由各部門指定專人手機(jī)、整理分類并裝訂，行政部負(fù)責(zé)歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷毀：對于超過保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和使用部門負(fù)責(zé)簽字，包常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀并填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄，填寫《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行糾正。
受控文件管理制度 篇12
1、 技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括：
1） 開發(fā)計劃階段：方案設(shè)計、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗(yàn)要求。
2） 開發(fā)設(shè)計階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序。
3） 產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、設(shè)計評審記錄表（原理圖和印制板圖）、產(chǎn)品調(diào)試記錄。
4） 產(chǎn)品維護(hù)階段：設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、 技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、 技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的.準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
4、 各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)。
5、 技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責(zé)、權(quán)、利。
6、 技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期，設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于生產(chǎn)和歸檔。
受控文件管理制度 篇13
1、醫(yī)院文件、印章和介紹信由院辦公室主任指定專人保管,嚴(yán)防失密、失竊、丟失。
2、介紹信由院辦公室統(tǒng)一編號,存根由辦公室統(tǒng)一保管。一般情況不得帶空白介紹信外出,如遇特殊情況,須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、外借、摘抄、復(fù)制文件須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由管理人員辦理手續(xù)。
4、印章由專人管理,不準(zhǔn)隨身攜帶,用印須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并登記。
5、保守國家機(jī)密,發(fā)現(xiàn)遺失文件、材料和泄密事件,要及時查明原因,并進(jìn)行追查、處理。
受控文件管理制度 篇14
1、醫(yī)院內(nèi)部文件由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長簽發(fā),辦公室同意行文。
2、上級下發(fā)的文件由院辦公室收文登記,送交院長閱批,由院辦室督促有關(guān)職能科辦理,所有來文均先交院辦公室統(tǒng)一登記。
3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開會、檢查工作帶回的文件資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的.文件應(yīng)定期收回,對到期未退的應(yīng)進(jìn)行催退,院辦公室定期對所管文件清點(diǎn)、對帳,保證文件不遺失。
5、醫(yī)院下發(fā)的各類文件、通知,各科應(yīng)及時傳達(dá),妥善保管,不得遺失,傳達(dá)貫徹情況,科主任須在文件上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的文件應(yīng)根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、文種、時間等特征組卷,并于次年三月底前向檔案室移交。
7、醫(yī)院下發(fā)的重要文件,各病區(qū)、科室應(yīng)及時傳達(dá)貫徹,病區(qū)負(fù)責(zé)人或科室主任簽字,并在規(guī)定時間上交院辦公室歸檔備查。
受控文件管理制度 篇15
文件的收發(fā)、閱批、執(zhí)行、催辦工作是醫(yī)院實(shí)施有效行政管理的重要途徑,各級領(lǐng)導(dǎo)和部門必須執(zhí)行如下規(guī)定:
1、由上級機(jī)關(guān)下發(fā)的各類行政、政工、醫(yī)療科研教學(xué)和后勤等方面的下行文件,都應(yīng)由醫(yī)院辦公室簽收登記,各職能部門和個人不能私自簽收保存文件。
2、醫(yī)院辦公室主任負(fù)責(zé)對各類收文的審閱,并按文件性質(zhì)送有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)或部門傳閱和執(zhí)行。院級領(lǐng)導(dǎo)批閱一般文件不超過三天,重要文件立即批閱。
3、各職能部門對院領(lǐng)導(dǎo)批示文件應(yīng)在規(guī)定時間抓好落實(shí),落實(shí)后應(yīng)將執(zhí)行情況與原文件一并返回院辦。
4、院辦文秘人員負(fù)責(zé)對文件批轉(zhuǎn)及執(zhí)行過程中的督促、檢查,有權(quán)對延誤工作的.部門提出批評。
5、執(zhí)行文件批轉(zhuǎn)過程中的簽收、注銷規(guī)定,對丟失文件、延誤工作者應(yīng)予批評,嚴(yán)重影響工作造成損失者向院領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見。
6、各類文件在批轉(zhuǎn)過程中必須使用規(guī)定的紙張和筆(鋼筆、毛筆)書寫,字跡要工整。
受控文件管理制度 篇16
1、醫(yī)院內(nèi)部文件由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長簽發(fā),辦公室同意行文。
2、上級下發(fā)的文件由院辦公室收文登記,送交院長閱批,由院辦室督促有關(guān)職能科辦理,所有來文均先交院辦公室統(tǒng)一登記。
3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開會、檢查工作帶回的文件資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的文件應(yīng)定期收回,對到期未退的應(yīng)進(jìn)行催退,院辦公室定期對所管文件清點(diǎn)、對帳,保證文件不遺失。
5、醫(yī)院下發(fā)的各類文件、通知,各科應(yīng)及時傳達(dá),妥善保管,不得遺失,傳達(dá)貫徹情況,科主任須在文件上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的文件應(yīng)根據(jù)文件的.作者、內(nèi)容、文種、時間等特征組卷,并于次年三月底前向檔案室移交。
7、醫(yī)院下發(fā)的重要文件,各病區(qū)、科室應(yīng)及時傳達(dá)貫徹,病區(qū)負(fù)責(zé)人或科室主任簽字,并在規(guī)定時間上交院辦公室歸檔備查。
受控文件管理制度 篇17
為了搞好監(jiān)理文件及資料的`日常管理工作，使其納入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，系統(tǒng)化的軌道，結(jié)合本工程項目實(shí)際情況，公司制定了'施工階段資料管理制度'期，要求監(jiān)理部按本實(shí)施細(xì)則執(zhí)行：
�。ㄒ唬┍O(jiān)理文件及資料按照綜合文件類、圖紙類，質(zhì)檢資料類，進(jìn)度控制文件類，計量支付類，施工原始記錄類進(jìn)行分合同、分類歸檔。
�。ǘ┚C合文件類按照竣工驗(yàn)收文件、月報及工程總結(jié)、監(jiān)理及承包合同、變更設(shè)計文件、一般文件類歸檔。
1、竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收鑒定書、竣工驗(yàn)收報告、交工驗(yàn)收申請、批準(zhǔn)文件。
2、月報及工程總結(jié)包括月形象進(jìn)度報表，監(jiān)理月報，年中、終及最終工程總結(jié)報告。
3、監(jiān)理及承包合同包括監(jiān)理服務(wù)協(xié)議書、各合同段承包合同以及補(bǔ)充協(xié)議書。
4、變更設(shè)計文件類包括變更會議紀(jì)要、工程變更設(shè)計申請表、變更令，應(yīng)分合同按順序歸檔。
5、一般文件類包括業(yè)主、承包人來文，監(jiān)理辦下發(fā)通知、工作指令，監(jiān)理會議紀(jì)要，監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則以及其他文件類。業(yè)主、承包人來文按收文時間分類歸檔，監(jiān)理部下發(fā)通知、上報文件按成文時間單獨(dú)歸檔；會議紀(jì)要及工作指令分合同按時間順序分別歸檔；監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則單獨(dú)歸檔。
（三）圖紙類包括設(shè)計及施工圖紙、變更設(shè)計圖紙。圖紙類分合同按路線、路基、路面、橋涵、防護(hù)、斷面圖、變更設(shè)計圖順序分別歸檔，其中變更設(shè)計圖按下發(fā)的時間順序排列。
（四）質(zhì)檢資料類按試驗(yàn)檢測報告、測量資料、現(xiàn)場質(zhì)檢資料、質(zhì)量文件類歸檔：
1、試驗(yàn)檢測報告包括各種原材料試驗(yàn)報告、砼及砂漿配合比試驗(yàn)報告、砼及砂漿強(qiáng)度試驗(yàn)報告、擊實(shí)試驗(yàn)報告、壓實(shí)度試驗(yàn)報告、穩(wěn)定土強(qiáng)度試驗(yàn)報告、水泥劑量試驗(yàn)報告、油石比試驗(yàn)報告、篩分試驗(yàn)報告、其他各種試驗(yàn)報告、外購材料（產(chǎn)品）合格證書。試驗(yàn)檢測報告應(yīng)分類、分合同按工程單位劃分分類歸檔。
2、測量資料類包括導(dǎo)線、水準(zhǔn)復(fù)測成果表、施工測量放樣單、各項工程高程測量結(jié)果、線路測量結(jié)果、測量原始紀(jì)錄。導(dǎo)線、水準(zhǔn)復(fù)測成果表單獨(dú)成冊，施工測量放樣單、高程、線位、原始記錄分合同按照工程單位劃分分類歸檔。
3、現(xiàn)場質(zhì)檢資料包括分項開工報告、檢驗(yàn)申請單、質(zhì)檢表及檢測結(jié)果、質(zhì)量檢驗(yàn)評定表、中間交工證書分合同按工程單位劃分依據(jù)分項開工、檢驗(yàn)申請、質(zhì)檢表、質(zhì)量檢驗(yàn)評定表、中間交工證書順序分類歸檔。
4、質(zhì)量文件類包括質(zhì)量事故處理報告、停工、復(fù)工令分合同分類歸檔。
5、試驗(yàn)資料類由試驗(yàn)專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔，測量資料類由測量專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔，質(zhì)檢資料由各合同組長統(tǒng)一收集整理歸檔，質(zhì)量文件類由綜合組統(tǒng)一收集整理歸檔。
（五）進(jìn)度控制文件類包括總進(jìn)度圖（表）、計劃、批準(zhǔn)文件，分期進(jìn)度圖（表）、（月、季、年）計劃、批準(zhǔn)文件，開工令，開工報告，施工組織設(shè)計，有關(guān)進(jìn)度的往來文件。分合同依時間順序分類歸檔。
（六）計量支付類包括中期計量支付證書、計量支付報表、中間計量表、質(zhì)檢資料、開工預(yù)付款支付證書、材料預(yù)付款支付證書、終期支付證書及附件資料，分合同依時間先后順序分類歸檔。
（七）施工原始記錄類包括監(jiān)理日志、天氣、溫度及自然災(zāi)害等記錄、施工照片集、其他各種原始記錄，分合同段分類歸檔，其中監(jiān)理日志由各監(jiān)理工程師、現(xiàn)場監(jiān)理員填寫。
（八）所有監(jiān)理文件及資料除試驗(yàn)、測量、質(zhì)檢類外統(tǒng)一由綜合組收集整理歸檔。
�。ň牛┧型鶃砦募仨氂删C合組做好收發(fā)文記錄。
�。ㄊ┧形募斜仨毥⑽募鍐文夸�，后附備考表。
�。ㄊ唬┧斜４嫖募仨毲逦�，原則上保存原件。
�。ㄊ┙⑽募嗈k制度及登記請單。
（十三）所有文檔由綜合組在微機(jī)上做好文件索引并保存。
�。ㄊ模┠杲K由綜合組對本年度所有文件進(jìn)行清查、登記、整理。
�。ㄊ澹┕こ探Y(jié)束按業(yè)主竣工文件編制辦法對監(jiān)理文件進(jìn)行歸檔、上報。
受控文件管理制度 篇18
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告有關(guān)部門，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的.各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。
2、各種專業(yè)例會記錄。
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。
4、有保存價值的客戶資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
受控文件管理制度 篇19
一、總則
1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達(dá)、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件，同級相關(guān)方函、電、來文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。
3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。
二、文件的分類
1、外收文：公司從外部接收的.政府文件。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。
3、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時文件（指時效性較強(qiáng)的文件）。本制度的內(nèi)行文所指的是正式文件。
三、內(nèi)行文的管理
1、內(nèi)行文的范圍：凡是以公司名義對內(nèi)發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀(jì)要和會議簡報，均屬內(nèi)行文范圍。
2、內(nèi)行文的編號
受控文件管理制度 篇20
(一) 質(zhì)量文件包括各類文件、手冊、作業(yè)指導(dǎo)書,有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程,試驗(yàn)檢驗(yàn)質(zhì)量活動記錄等。
(二) 建立收發(fā)文件記錄,建立質(zhì)量體系文件清單,及時收集整理質(zhì)量活動記錄(樣品臺帳、試驗(yàn)記錄、試驗(yàn)報告、試驗(yàn)臺帳等)。
(三) 質(zhì)量文件由資料員建立檔案分類妥善保管。
(四) 工程試驗(yàn)檢測資料,由資料員隨著工程進(jìn)展及時整理并負(fù)責(zé)歸檔保管,工程竣工后移交技術(shù)部門統(tǒng)一歸檔上繳項目部。
(五) 及時下載有關(guān)方面的電子文件、通知,經(jīng)主任簽閱后編碼登記,作為有效文件。
(六) 內(nèi)部文件和資料,對他人復(fù)制或拷貝,須經(jīng)主任批準(zhǔn)。
(七) 過期資料的銷毀嚴(yán)格履行報批手續(xù),并造冊登記入檔。
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