房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理制度

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理制度范本

　　在不斷進步的社會中，制度對人們來說越來越重要，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據(jù)。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧，下面是小編為大家收集的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理制度范本，僅供參考，大家一起來看看吧。

　　1.主要內(nèi)容及適用范圍

　　本制度規(guī)定了本公司檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。

　　2.檔案的管理機構(gòu)

　　2.1公司辦公室是檔案管理機構(gòu)，公司辦公室主任具體負責(zé)檔案的日常管理工作，公司檔案員（兼）做日常具體工作。

　　2.2文書結(jié)案后，財務(wù)資料，技術(shù)資料，房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財務(wù)部、技術(shù)部、銷售部、合同部歸檔并保存；工程技術(shù)資料由技術(shù)部負責(zé)歸檔，工程完工后移交濱海新區(qū)大港檔案館；其余資料原稿由公司辦公室歸檔并保存。

　　2.3各部室、各單位或個人視實際需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后可留存影本。

　　2.4公司檔案員（兼）主要工作職責(zé)

　　2.4.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；

　　2.4.2對公司各部室、各單位文件材料的歸檔工作，進行指導(dǎo)和監(jiān)督；

　　2.4.3做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；

　　2.4.4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作；

　　2.4.5提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

　　3.歸檔范圍

　　3.1政府及上級部門法規(guī)性文件資料。包括上級頒發(fā)、需公司執(zhí)行的，或由行業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。（由辦公室負責(zé)歸檔并保存）

　　3.2公司內(nèi)部文件資料。包括由公司股東會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄；公司體系文件；公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃；公司年度、月度工作總結(jié)和調(diào)查報告。公司各類計劃指標、技術(shù)指標、營銷指標、公司大事記等。（由辦公室負責(zé)歸檔并保存）

　　3.3公司內(nèi)部資質(zhì)資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質(zhì)證書。（由辦公室負責(zé)歸檔并保存）

　　3.4公司項目開發(fā)資料。包括國有土地許可證、建設(shè)用地批準書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工許可證、預(yù)售許可證等。（由開發(fā)部負責(zé)歸檔移交辦公室保存）

　　3.5公司工程技術(shù)資料。包括各類工程圖紙等。（由技術(shù)部負責(zé)歸檔并保存）

　　3.6公司項目合同審計資料。包括各種合同、勤達公司的各種合同等。（由合同審計部負責(zé)歸檔并保存）

　　3.7公司項目預(yù)決算資料。（由預(yù)決算部負責(zé)歸檔并保存）

　　3.8公司項目施工資料。包括公司備案資料、樁基竣工資料、標志牌申請表、竣工備案通知書。（由工程部負責(zé)歸檔，并移交濱海新區(qū)大港檔案館保存）

　　3.9公司房屋銷售資料。包括公司上報的、在日常房屋銷售活動中形成的原始記錄和憑證、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。（由銷售部負責(zé)歸檔并保存）

　　3.10公司財務(wù)憑證。（由財務(wù)料整理并保存）

　　3.11公司勞資人力資源資料。包括公司員工招聘、勞動合同、獎懲、考核、培訓(xùn)、任命、工資審核記錄等相關(guān)資料。（由辦公室負責(zé)歸檔并保存）

　　3.12公司法律文書資料。（由合同部負責(zé)歸檔并保存）

　　3.13公司榮譽證書資料。公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。（由辦公室負責(zé)歸檔并保存）

　　3.14聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。（由辦公室負責(zé)歸檔并保存）

　　3.15題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。（由辦公室負責(zé)歸檔并保存）

　　4.檔案管理的基本程序包括

　　檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

　　5.檔案的收集

　　檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由各部室、各單位定期進行整理、立卷、移交公司辦公室進行歸檔。

　　5.1立卷歸檔的時間

　　5.1.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在十日內(nèi)整理并保存，需移交辦公室立卷歸檔的要在十日內(nèi)辦理交接手續(xù)。

　　5.1.2對于在外地施工部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。

　　5.3立卷歸檔的要求

　　5.2.1各部室設(shè)立兼職歸檔員，兼職歸檔員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料進行裝訂后，交檔案室立卷歸檔。

　　5.2.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

　　5.2.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

　　5.2.4立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

　　5.2.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準確。

　　5.2.6立卷應(yīng)以各部室形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

　　5.2.7立卷應(yīng)以部室為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

　　5.2.8立卷應(yīng)把上級文件與公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

　　5.2.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

　　5.2.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

　　5.2.11各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

　　5.2.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　6.檔案的借閱

　　6.1檔案只供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可查閱。

　　6.2各部室工作人員可直接查非密級檔案資料。公司重要文件和有密級的檔案，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可借閱。

　　6.3檔案借閱者應(yīng)負責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借。

　　6.4對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤。

　　6.5必要時，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

　　6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

　　6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，責(zé)令其賠償一切損失。

　　7.檔案保密要求

　　7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

　　7.2有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。

　　7.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。

　　7.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

　　7.6企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

　　8.超期檔案的銷毀

　　8.1對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報公司總經(jīng)理批準后，按規(guī)定銷毀。

　　8.2經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

　　8.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

　　9.檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不：

　　不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補。

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