企業檔案管理制度
在社會發展不斷提速的今天,制度使用的情況越來越多,制度泛指以規則或運作模式,規范個體行動的一種社會結構。擬定制度的注意事項有許多,你確定會寫嗎?以下是小編為大家整理的企業檔案管理制度,歡迎大家分享。
企業檔案管理制度1
第一條為加強企業檔案工作,促進檔案工作為企業各項工作服務,根據<中華人民共和國檔案法>(以下簡稱<檔案法>)和有關法律、法規,制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案,是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業應遵守<檔案法>,依法管理本企業檔案,明確管理檔案的部門或人員,提高職工檔案意識,確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責:
(一)貫徹執行<檔案法>等有關法律、法規和方針政策,制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度;
(二)統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作;
(三)指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業知識和業務能力。
第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
第九條企業根據有關規定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。
第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管,并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的`檔案登記造冊,按有關規定經企業法定代表人批準后進行監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展,不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作,努力開發檔案信息資源,為企業提供及時、有效的服務。
第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業提供利用、公布檔案,不得損害國家、社會和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動,應按<國有企業資產與產權變動檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國有企業破產,破產清算組應妥善處置破產企業檔案;國有企業分立,檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度,對不按規定歸檔而造成文件材料損失的,或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者,依法進行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自20xx年9月1日起實施。<國營企業檔案管理暫行規定>同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定抵觸的,以本規定為準。
企業檔案管理制度2
檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理。其中:一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業務歸屬綜合處,由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規定,以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作,負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的,綜合處保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的'文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復,屬付款性質的,由財務處保存原件;屬人事問題的,由勞資員保存原件;屬工程項目的,由工程處保存原件。其他重要報告,在企業資料歸檔范圍內的,連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經濟合同,應保留三份原件,主管經理保存一份,財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務處保存原件。
7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房,各處、部門應根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法,根據分類法,編制分類目錄;根據需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便提供利用。
4、檔案要分類,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況,確定檔案保管期限,每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料,須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料,屬借閱部門經辦的,由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料,須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經綜合處處長批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經綜合處長報經理批準。
5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
企業檔案管理制度3
一、目的
加強檔案管理,規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
1、公司內部經營形成的各種資料。
2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批復等資料。
三、術語和定義
1、檔案:指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政部:
1)負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作,并負責督促指導部門檔案管理;
2)建立健全公司檔案管理制度,指導、監督和檢查執行情況;
3)收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料;
4)負責公司檔案的利用和銷毀管理,監控檔案利用和銷毀的全過程,確保公司檔案的安全;指導公司的檔案管理工作;
5)提高檔案信息的利用效率,促進信息傳遞和溝通;
6)負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員:
1)負責在工作變動時,做好或協助移交工作,并及時通知行政部;
2)向行政部移交合同或文件資料原件或復印件;
3)負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔;
4)財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料;
3、各部門檔案主管人員
1)負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1)批準對自己部門資料或合同復印件的處置;
2)負責對本部門檔案管理的監督檢查。
5、各公司總監/副總
1)負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1)各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集,并編制部門《文件(合同)管理記錄目錄》。
2)各部門文件、合同等資料原件需要保存的,各部門分別進行整理,并編制《移交目錄》,每季度向行政部移交。
a)歸檔范圍及移交時間:每季度結束后次月10日前。
b)檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號,編號規則見《公司檔案管理規定》。
c)檔案資料的日常管理:
、烹娮宇惡贤蚱渌枰9艿碾娮游募,應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存;
、莆募、合同資料要登記詳細信息,并編制《文件(合同)管理記錄目錄》,以便檢索利用;
、俏募Y料、合同要科學排列,按編號順序存放于文件盒內,并加以標識,整齊排放在文件/檔案柜中。
d)檔案借閱
、沤栝啓n案要履行借閱手續,填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內,不能帶出;確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批準,且只帶復印機,不帶原件;
、茩n案外借一般只借復印件,需借原件者須經總經理批準,借閱的檔案交還時,必須當面點交清楚,如發現遺失或損壞,應立即報告直接上級;
、墙栝啓n案用完后,應及時送還,如超過借閱時間,須重新辦理手續;
⑷借檔人必須愛護檔案,嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影,不得轉借或損壞行為,如發現一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節嚴重者,按《檔案法》和《保密法》給予行政處分,構成犯罪的,依法追究刑事責任。
、煞潜竟韭毠せ騿挝恍璨殚啓n案時,必須持單位介紹信或本人身份證復印件,經本公司高管領導批準后,方能在閱覽室閱覽,不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷毀
、艑σ咽ダ脙r值的檔案,銷毀時,必須寫申請銷毀報告,編制銷毀目錄,報部門經理和部門分管副總鑒定,最后報總經理的批準,方可銷毀。
⑵執行銷毀任務時,必須由行政部人員監銷,監銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和部門經理、部門分管和總經理的`批準手續文件,一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1)檔案資料的歸檔范圍
⑴公司對外發出的公文,如給政府的請示報告類公文等;
⑵公司收到的公文,如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件;
、潜竟九c其他單位來往的文書及權益文書等;
⑷公司領導的批示、指示等;
⑸重要的會議材料,包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;
、史从彻局饕毮芑顒拥膱蟾妗⒖偨Y、工作日記、工作備忘等;
、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報;
、瘫竟九c有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料;
、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧稀T工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;
⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料;
、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;
、型獬龉珓栈顒樱ㄈ鐚W習、考察、調查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料;
、沿攧諜n案資料;
、腋鞣N實物檔案;
⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
、艢w檔的文件資料必須完整、真實、準確,如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據需要,按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要,原稿須由經辦部門保管,應經總經理批準后妥善保存,行政部以影印本歸檔。
、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
、入娮游募邢鄳募堎|文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
、筛鞣N實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔,并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間
⑴即時歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔:
a)公司規定的密級文件;
b)重要文件,如政府批文、核準文件、證照等;
c)合同、協議書等正本及過程資料;
d)公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料;
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件,編制檔案清單交行政部;
b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料,并移交公司行政部;
、请娮勇曄駲n案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成,一般每三個月一次制成光盤脫機保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集,行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。
5、檔案交接
、挪块T內檔案交接部門檔案管理人員(兼)工作變動或離職的,要填寫《檔案移交清單》,由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字,行政部見證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前,應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊,對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。
b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆填寫,要求字跡工整、清楚、準確。
c)結合文書材料的形成時間、彼此聯系進行排列。批復在前,請示在后;
正件在前,附件在后;
正本在前,定稿在后;
結論在前,依據在后。
d)經辦部門檢查文件或檔案,編制移交清單;
e)行政部根據移交清單,查收案卷與文件,并與部門每月提交的檔案清單核對;
f)檔案完整、齊全且符合公司要求,移交紙質移交清單及電子檔移交清單,確認無疑后雙方在移交清單上(一式兩份)簽字,雙方各保存一份;
7、檔案保管
、艡n案編號
a)檔案按類別應賦予統一名稱,其名稱應簡明扼要,以充分表示檔案內容性質為原則,并且要有一定范疇,不能籠統含糊。
b)檔案分類各級名稱經確定后,應參照《檔案分類編號表》,將所有分類各級名稱及其代表數字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
c)檔案分類編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業務增多時,隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求,組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內,便于查閱。
8、附則:本辦法由公司行政部制定并負責解釋。
企業檔案管理制度4
一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續。
三、各部室應明確規定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的'收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
、傥募牧淆R全完整;
、诟鶕䴔n案內容合并整理、立卷;
、鄹鶕䴔n案內容的歷史關系,區別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續,重要資料借閱需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據有關規定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
企業檔案管理制度5
第一章總則
第一條為規范企業境外檔案管理,維護國家利益和企業合法杈益,滿足境外資產監管需要,根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律法規,制定本辦法。
第二條本辦法適用于中華人民共和國境內企業作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業、控股企業、項目部、辦事機構等(以下統稱境外單位)的檔案工作。
第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發、生產、經營、管理或項目合作等活動中形成的,具有保存價值的各種形式的文件材料。
第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上,本著有利于維護國家利益和企業合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發事件的原則,以企業資產關系為紐帶,實行統一領導、統一管理,確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。
第五條投資主體或母公司在設立境外單位時應當在公司章程或協議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項,確保中方權益。
第二章管理職責與人員
第六條各級檔案行政管理部門根據職責負責境外檔案工作的監督、指導;外交部和我駐外使領館按照工作職責,結合實際情況,為境外檔案的應急管理提供必要協助;國家商務主管部門、發展改革部門、國有資產監督管理部門應當將境外檔案工作納入境外投資、資產、合作項目管理內容;海關為境外檔案出入境提供通關便利,境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關總署共同制定并實施。
第七條投資主體或母公司負責本企業境外單位檔案工作監督、指導。
第八條境外檔案工作應當有明確的分管領導、歸口管理部門、專職檔案人員。
第九條境外檔案工作主要內容:
(一)編制檔案工作發展規劃和年度工作計劃;
(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;
(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等工作;
(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業務交流工作;
(六)負責境外檔案移交工作。
第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專業知識和技能,定期接受檔案業務培訓;一般選用中方員工。
第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務。崗位變動時,應當及時辦理文件材料移交手續,并清退借閱未還的檔案。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業務工作流程,納入業務工作或項目計劃,納入業務部門職責范圍和業務人員崗位責任制,納入考核體系和獎懲制度。
第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規,結合境外業務實際制定,并報投資主體或母公司審批。資本結構或主營業務發生較大變化的,應當及時修訂完善。
第十四條境外文件材料應當按照歸檔范圍及時收集整理,按規定期限向檔案部門移交進行集中管理。任何個人不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。
第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求:
(一)歸檔文件材料形成符合有關技術標準,完整、準確、系統,使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式
(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的,將具有憑證作用的'復制件歸檔并作出說明。
(三)電子文件與其元數據一并歸檔,文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關要求。
(四)非紙質文件與其文字說明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的,應當一并歸檔;沒有中文譯文的,譯出標題和目錄后歸檔。
(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。
第十六條管理、建設項目、設備儀器、科研開發、產品及業務、會計、人事等各類文件材料,參照國內同類文件材料的歸檔時間并結合境外業務實際定期歸擋。
歸檔文件目錄在歸檔完成后1個月內報投資主體或母公司備案。
第十七條境外單位業務信息系統應當具備電子文件歸檔管理功能,符合電子檔案管理要求。
企業檔案管理制度6
第一章總則
第一條為了加強財務檔案的科學管理,建立財務檔案的立卷、歸檔保管、調閱和銷毀等管理制度,保證財務檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密,使其規范化、系統化,特制定本制度。
第二條財務部門是財務檔案的具體負責部門,財務檔案管理工作分為六大類,包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據具體情況進行詳細分類。
第二章會計檔案管理
第三條會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算的專業資料,是記錄和反映公司經濟業務的重要史料。
具體包括:
1.會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計憑證。
2.會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。
3.財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表及附表、附注和文字說明,其它財務報告。
4.其它類:會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、銀行余額調節表、其它應保存的會計核算專業資料。
第四條每月形成的會計檔案,應由專人按照歸檔要求,負責整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊,檔案依據分類,分別保存,憑證按月整理保存,次年初將本年賬簿存檔。
第五條應指定專人負責會計檔案的保管工作,檔案柜由專人負責分類整理,檔案柜鑰匙由專人負責保管。
第六條保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要,按公司借閱審批流程,經批準后,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員,不得在會計憑證上涂畫,不得拆封、抽換會計檔案。
第七條財務部門負責設置會計檔案查閱登記清冊,及時登記查閱人或者復制人的姓名、部門、日期、查閱內容、歸還日期等。
第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。
第九條會計檔案的保管期限,從年度終了后的第一天算起。
第十條對會計檔案保管期限有特殊要求的,可以報董事會批準。
第十一條保管期滿的會計檔案,可以按照以下程序銷毀:
1.編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀的會計檔案名稱、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
2.集團總裁、財務總監在會計檔案銷毀冊上簽署意見。
3.集團財務管理部負責銷毀會計檔案,財務總監與董事長辦公室人員共同監銷。
4.監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章,并將監銷情況報告公司總裁。
第十二條保管期滿但未結清債權債務的原始憑證,不得銷毀。應獨立抽出立卷,保管到結清債權債務為止。
第十三條計算機電子財務文檔,原則上應當打印出書面會計檔案進行保存,同時刻錄成光盤進行備份保管。
第十四條公司分立,會計檔案由分立后的.一方統一保管,另一方可查閱、復制與其業務有關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出,移交業務相關方保存,并按規定辦法交接手續。
第十五條公司合并,原單位形成的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。
第十六條公司之間交接會計檔案的,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。
第十七條交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的財務負責人負責監交。交接完畢后,交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第三章年度會計報告及審計資料管理
第十八條年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等,這些報表及資料應依據時間、類別分別由專人保管。
第十九條年終報告、審計、驗資報告應長期保存,分別裝訂,注明名稱、日期等。如公司內部單位或股東等需要查閱或復制,
第二十條年度報告及審計資料原則上不予外借。需經公司借閱審批流程批準,資料保管人需記錄發放或借出時間、姓名、部門、數量等,并由接收人簽字或蓋章。
第四章資金類檔案管理
第二十一條資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃,資金計劃執行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。
第二十二條資金類檔案按月度、季度、年度進行分類保管。
第二十三條融資臺賬信息記錄須完整,因融資業務而簽定的合同及協議必須將原件整理歸檔。
第二十四條資金類檔案的管理應執行公司保密制度。
第五章預算檔案管理
第二十五條預算檔案包含月度、季度、年度預算與年度預算方案,預算調整方案,預算執行情況等,涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。
第二十六條預算檔案按年度分類保管。年度預算應永久保存。
第六章日常往來財務文件、決議檔案管理
第二十七條日常往來財務文件分為內部往來財務文件及外部財務文件兩大類。其中內部往來財務文件包括各子公司、各部門之間以及部門內部發放的文件,包括“內部請示報告”、“內部通知”“股東會決議”“董事會決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國、、內外往來文件。
第二十八條日常往來財務文件應依據內容進行分類保存,如內部規章制度,審計往來文件等等;外部往來財務文件應依據往來單位進行分類存檔。
第二十九條公司內部往來財務文件或外部財務文件亦需依據時間順序存檔,以年度為限,以前年度檔案需另行存放。
第七章合同檔案管理
第三十條依據集團合同管理規定建立合同臺賬,進行合同檔案管理。
第三十一條按合同性質進行分類保存,編制合同清單,每季度清理一次,如有遺失、毀損,要查明原因,及時處理。
第三十二條合同原件無特殊情況不得外借?稍谪攧詹块T查閱合同文檔,確因工作需要借出查閱,須按公司借閱審批流程,經批準后,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續,以影印件借出。
第三十三條合同文檔須指派專人負責。
第八章附則
第三十四條本辦法由集團財務管理部負責解釋、修訂。
第三十五條本辦法經董事長辦公室批準后生效,自生效之日起開始實施。
【企業檔案管理制度】相關文章:
企業檔案室管理制度12-07
物業企業檔案管理制度范本12-08
企業檔案管理制度范本(精選10篇)11-12
企業檔案管理制度 (通用11篇)07-21
中小企業檔案管理制度04-11
2017年企業檔案管理制度范本06-21
企業單位檔案管理制度(精選11篇)07-20
現代企業檔案管理制度(通用6篇)04-14
檔案管理制度 工作檔案制度03-17