如何合理安排時間
在工作過程中也許你會覺得手忙腳亂,不知道為什么有永遠不能完成的工作,那是因為你沒有合理安排時間。那么我們應該怎么合理安排自己的時間呢?看看小編為大家收集的文章吧!
你可以使用一本黃色的活頁簿,來安排每天的事情。每一天用一頁,在每頁的中間畫一條線,左邊寫上要打電話給哪些人,右邊記下該人的事情。也可以在口袋里放一些卡片,用來記下在公司與部屬交談的一些重點,以及要轉記到活頁簿上的資料。
每個人用來安排時間的方法不同,有的很簡單,有的很精密。有的人順手在一張紙上寫上一個星期內該做的事,依此逐條逐項完成,有的人有厚厚的`一大本行事歷,分類細密繁多。但對這個人有效的方法,可能對另一個人并不見得合適,但是一個成功的人不能沒有一套安排自己時間的行事方法。
即使有了最好的方法,如果不注意一些自己和別人的毛病,即使安排井然有序,也很可能被弄得章法大亂、面目全非。以下是5則訣竅。
1.先做容易的事
假如你今天有11件該做的事情,其中有8件你可以算準處理它們所需要的時間,有兩樣是可以大致估計,而有一樣可能會牽涉范圍較深較廣,你會先做那一樣呢?
很多人會先做最后一樣,然后到了最后,一項事情也沒有完成。你應先努力去做可以如期完工的8件事情。做完這些事后,會帶給你愉悅的成就感和昂揚的斗志,來面對較艱難的工作。容易做的事可以當做一種享受來完成它們,而不該輕視它們,或覺得做完了也沒什么了不起。
2.不要逞英雄,也不要做犧牲品
很多人喜歡在時間上逞英雄,他們總是想在短時間內做很多事。也許他們覺得在一個鐘頭內,擠進兩個鐘頭才能做得完的事,雖然早知無法做完,但也是很英勇的吧!其實這與英雄氣概無關,而且這種人總是進度落后,并且拖累別人。
是否有過這樣的經驗?有人跟你約下午下班后6點鐘見面,但在和他會面之前,還得打幾個電話和滿城奔波去辦幾件難事,結果不出所料,他到7點才姍姍來遲。你要避免成為他的犧牲品,你可以先問:“6點鐘?你還得做那么多事,6點怎么來得及?你還是先把事情做好,我們7點鐘見面。”
當然,你不能天真地希望,你的時間永遠不受別人影響或干擾,其中一例就是——有人會取消約會,但是有些人似乎有種常常取消約會的習慣,你就不應該任其牽制。
3.安排打電話的順序
找一天做以下這個實驗:不論對方是誰,都限制打電話的時間不要超過5分鐘。你一定會發現,你忽然對自己打電話的方式特別留意,而且也會注意對方打電話時的習慣。
有的人喜歡簡短扼要,有的人則長篇大論,因此你應用心思考打電話的順序,如果在半個鐘頭內要打7個電話,有6個是平均每兩分鐘就可以交代清楚,而有一個可能會嘮嘮叨叨,最好先打那干脆利落的6個電話,把這拖泥帶水的留到最后。這樣,當你被耗在這個“長途”電話上時,至少不會感到焦躁,擔心自己沒有時間去打另外6個電話。
4.列單子
你可以羅列一下一天當中該做的事情。每次當你在紙上劃掉一項已經做完的事時,會有說不出的快感。
如果你想成為一個做事有規律而又系統的人,并不是看你可以列出多少該做的事,而是看你在一天結束之時,劃掉了多少完成了的事。理想中的單子是當一天終了,今天該做的事已經都被劃掉。今日事今日畢,單子上該做的事都已解決。
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