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會議記錄應(yīng)注意的問題-會議禮儀
會議記錄是記載會議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會議紀(jì)要、下達(dá)與上報會議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何，不僅直接影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會議記錄工作。
會議記錄應(yīng)注意的問題-會議禮儀
筆者在整理、提供利用檔案中發(fā)現(xiàn)，某些會議記錄的質(zhì)量問題是由于“先天不足”的原因造成的，具體表現(xiàn)有：
一、會議記錄本內(nèi)無目錄。特別是不填寫會議議題時，在利用時就要逐頁查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對案卷的磨損，不利于檔案的保護(hù)和保密。
二、記錄不完整。有些會議記錄未記載會議日期、地點(diǎn)、主持人、記錄人；有些會議記錄只記了參加人、發(fā)言人的姓而沒有記全名；有些會議記錄只有參加人、時間和主持人而無會議內(nèi)容；有些會議記錄雖有會議內(nèi)容卻沒有記錄會議的議題等，使人很難了解會議的全貌。
三、會議記錄本沒有按工作性質(zhì)分開。如有的系黨總支同系行政共用一個會議記錄本（聯(lián)席會議例外），給保管和利用帶來不便。
四、會議記錄本不固定。有些單位是兩三個記錄本交叉使用，有的本子只記錄了幾頁就再也不用了；更有甚者，每次開會時臨時找?guī)讖埜宓陀涗洠^后就不知去向了。
五、記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會議記錄人經(jīng)常使用圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久字跡材料，而且書寫潦草，不利于會議記錄的日后查考和歸檔后的長久保存。
為了提高檔案質(zhì)量，筆者認(rèn)為做會議記錄應(yīng)該注意以下問題：
一、使用固定的會議記錄本。記錄人員應(yīng)選用紙質(zhì)較好的會議記錄本，按會議性質(zhì)分別記錄并按照會議的時間順序規(guī)范、完整地做好會議記錄。會議記錄本前三頁應(yīng)寫有目錄，包括會議日期、內(nèi)容摘要、頁碼、備注等欄目。會議記錄人應(yīng)把每次會議的情況按目錄欄中的要求逐項(xiàng)填寫清楚，這樣不但查找起來一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保護(hù)。
二、按照規(guī)范格式做好會議記錄。會議記錄一般分為兩個部分：
1、會議基本情況。包括會議名稱、開會時間（要寫明年、月、日及會議開始時間）、會議地點(diǎn)、出席人（人數(shù)不多的會議要把出席者的姓名都寫上，注明其他人員全部到會；人數(shù)過多的會議可只寫出席范圍和人數(shù)）、列席人、主持人、記錄人。上述內(nèi)容要在會議主持人宣布開會前寫好。
2、會議內(nèi)容。包括會議議題、會議發(fā)言、會議結(jié)論等。會議內(nèi)容是會議記錄的重點(diǎn)， 記錄時必須聚精會神，邊聽邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現(xiàn)疏漏。
會議記錄應(yīng)注意的問題-會議禮儀
一、會議記錄內(nèi)容方面
信息完整性
要記錄會議的基本信息，包括會議名稱、會議時間（開始時間和結(jié)束時間）、會議地點(diǎn)、與會人員名單等。這些信息看似基礎(chǔ)，但對于后續(xù)查閱會議記錄、明確責(zé)任等方面非常重要。例如，在商務(wù)合作會議中，明確與會人員名單可以確定各方代表，便于后續(xù)溝通和責(zé)任劃分。
完整記錄會議討論的主題和內(nèi)容。對于每個議題，要記錄下提出的觀點(diǎn)、建議、意見和相應(yīng)的理由。特別是在決策性會議中，要清楚記錄各項(xiàng)決策是如何形成的，是通過投票、協(xié)商一致還是其他方式。例如，在公司的項(xiàng)目規(guī)劃會議中，記錄下關(guān)于項(xiàng)目目標(biāo)、時間表、預(yù)算等方面的各種提議和最終決策，為項(xiàng)目的執(zhí)行提供依據(jù)。
記錄會議中產(chǎn)生的行動方案，包括任務(wù)分配、負(fù)責(zé)人、時間節(jié)點(diǎn)等。這是會議記錄能夠有效推動工作進(jìn)展的關(guān)鍵部分。比如，會議決定由市場部在下周內(nèi)完成市場調(diào)研方案的初稿，負(fù)責(zé)人是市場部經(jīng)理李某，這些細(xì)節(jié)都要準(zhǔn)確記錄，以確保任務(wù)得到落實(shí)。
準(zhǔn)確性
對于會議中的發(fā)言，要盡可能逐字逐句地記錄，特別是一些關(guān)鍵的觀點(diǎn)、承諾和決議。如果無法做到逐字記錄，也要保證記錄的內(nèi)容忠實(shí)反映發(fā)言人的原意。在一些重要的法律會議或者技術(shù)研討會議中，一個詞的差異可能會導(dǎo)致嚴(yán)重的誤解，所以記錄時要謹(jǐn)慎。
對于會議中引用的數(shù)據(jù)、事實(shí)和案例，要進(jìn)行核實(shí)。如果不確定，可以在會議過程中詢問發(fā)言人或者在會議后及時查證。例如，在財務(wù)會議中記錄財務(wù)數(shù)據(jù)時，一定要確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，以免影響后續(xù)的財務(wù)決策。
重點(diǎn)突出
學(xué)會辨別會議中的重點(diǎn)內(nèi)容。一般來說，會議主持人強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容、反復(fù)討論的議題、涉及重要決策和資源分配的部分都是重點(diǎn)。可以使用不同的標(biāo)記方式，如加粗、下劃線或者用特殊顏色的筆來突出這些重點(diǎn)內(nèi)容，方便日后查閱。
對重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)目偨Y(jié)和提煉。在記錄較長的發(fā)言或者復(fù)雜的討論時，要抓住核心要點(diǎn)，避免冗長的記錄。例如，發(fā)言人闡述了一個包含多個要點(diǎn)的市場策略，記錄時可以將這些要點(diǎn)歸納為幾個主要方面，如目標(biāo)市場、產(chǎn)品定位、營銷渠道等。
二、會議記錄格式方面
結(jié)構(gòu)清晰
采用合適的格式來組織會議記錄。通常可以按照會議的議程順序來記錄，每個議題作為一個獨(dú)立的部分，先記錄議題名稱，然后是討論內(nèi)容和結(jié)論。也可以采用表格的形式來記錄行動方案，將任務(wù)、負(fù)責(zé)人、時間節(jié)點(diǎn)等列成表格，使信息更加直觀。
在記錄過程中，要注意段落劃分和編號。對于不同的議題或者不同發(fā)言人的內(nèi)容，可以用段落隔開，并且可以對段落進(jìn)行編號，這樣可以增強(qiáng)記錄的條理性。
字跡工整或錄入規(guī)范（電子記錄）
如果是手寫記錄，要保證字跡清晰、工整，避免潦草的字跡導(dǎo)致后續(xù)難以辨認(rèn)。可以使用標(biāo)準(zhǔn)的筆記本，在記錄時注意行間距和字間距，不要過于擁擠。
對于電子記錄，要注意錄入的規(guī)范。選擇合適的字體和字號，注意段落格式和標(biāo)點(diǎn)符號的正確使用。并且要及時保存記錄，防止數(shù)據(jù)丟失。
三、會議禮儀方面
尊重與會者
在會議記錄過程中，要保持安靜，不要因?yàn)橛涗浂蓴_會議的正常進(jìn)行。避免在會議中頻繁詢問發(fā)言人，除非是為了澄清關(guān)鍵信息。如果需要提問，要選擇合適的時機(jī)，并且語氣要禮貌、謙遜。
尊重每個與會者的發(fā)言，不要因?yàn)閭�人觀點(diǎn)或者對發(fā)言人的偏見而選擇性記錄。要以客觀、公正的態(tài)度記錄所有有價值的內(nèi)容。
對于發(fā)言中的隱私信息或者機(jī)密內(nèi)容，要嚴(yán)格保密。會議記錄通常是內(nèi)部文件，不能隨意泄露其中涉及的敏感信息。
遵守會議規(guī)則
按照會議組織者的要求進(jìn)行記錄。有些會議可能對記錄的方式、內(nèi)容范圍或者格式有特殊規(guī)定，記錄者要嚴(yán)格遵守這些規(guī)定。
在會議過程中，不要隨意打斷會議進(jìn)程來整理記錄或者進(jìn)行其他無關(guān)操作。
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