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電話禮儀要求
電話被現代人公認為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話的語言很關鍵，它直接影響著一個公司的聲譽；在日常生活中，我們通過電話也能粗略判斷對方的人品、性格。因而，掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。下面有小編整理的電話禮儀要求，歡迎閱讀!
電話禮儀一般要求
打電話的具體方法，人們一學就會，一點都不困難。困難的是，有一些公關人員對于自己乃至本單位、本部門的電話形象卻一無所知，甚至不自覺地對其有所損害，這樣會影響個人或單位的電話形象。
所謂電話形象，是指人們在通電話的整個過程之中的語音、聲調、內容、表情、態度、時間等的集合。它能夠真實地體現出個人的素質、待人接物的態度以及通話者所在單位的整體水平。
正是因為電話形象在現代社會中無處不在，而商務交往又與電話“難解難分” ，因此凡是重視維護自身形象的單位，無不對電話的使用給予高度的關注。在國內外，許多單位給剛剛進入商界的人所上的第一課，通常就是教給他們如何合乎禮儀規范地打電話、接電話，以及如何得體地在公共場合使用各種各樣的與電話有關的通訊工具，甚至連打電話、接電話時“開口發言”的第一句話，許多商業單位都有各自統一的規定。由于電話形象在人際交往中發揮著重要的作用，商務人員有必要在使用電話時注意維護自身的電話形象，維護公司的電話形象。為了正確地使用電話，樹立良好的“電話形象” ，無論是發話人還是受話人，都應遵循接打電話的一般要求。
(一)態度禮貌友善
不管你的另一方是什么人，你在通電話時都要注意態度友善、語調溫和、講究禮貌。不管是在公司還是在家里，從電話里講話的方式，就可以基本判斷出其“教養”水準。
(二)傳遞信息簡潔
由于現代社會中信息量大，人們的時間概念強，因此，商務活動中的電話內容要簡潔而準確，忌海闊天空地閑聊和不著邊際地交談。
(三)控制語速語調
由于主叫和受話雙方語言上可能存在差異，因此，要控制好自己的語速，以保證通話效果；語調應盡可能平緩，忌過于低沉或高亢。善于運用、控制語氣、語調是打電話的一項基本功。要語調溫和、音量適中、咬字要清楚、吐字比平時略慢一點。為讓對方容易聽明白，必要時可以把重要的話重復一遍。
(四)使用禮貌用語
對話雙方都應該使用常規禮貌用語，忌出言粗魯或通話過程中夾帶不文明的口頭禪。
撥打電話的禮儀
(一)選好通話的時間
撥打電話，首先要考慮在什么時間最合適。如果不是特別熟悉或者有特殊情況，一般不要在早7 點以前、晚10 點以后打電話，也不要在用餐時間和午休時打電話，否則，有失禮貌，也影響通話效果。
(二)禮貌的開頭語
當對方拿起聽筒后，應當有禮貌地稱呼對方，親切地問候“您好” 。只詢問別人，不報出自己是不禮貌的。如果需要講的內容較長，可問：“現在與您談話方便嗎?”
(三)用聲調傳達感情
講話時語言流利、吐字清晰、聲調平和，能使人感到悅耳舒適。再加上語速適中、聲調清朗、富于感情、熱情洋溢，使對方能夠感覺到你在對他微笑，這樣富于感染力的電話，一定能打動對方，并使其樂于與你對話。
(四)有所準備，簡明有序
如果要談的內容較多，可在紙上列出。尤其是業務電話，內容涉及時間、數量、價格，有所記錄是非常必要的。
(五)電話三分鐘原則
在正常的情況下，一次打電話的全部時間，應當不超過3 分鐘。除非有重要問題必須字斟句酌地反復解釋、強調，一般在通話時都要有意識地簡化內容，盡量簡明扼要。通話不超過3 分鐘的做法又稱“打電話的3 分鐘原則” ，它是所有商務人員都要遵守的一項制度。一般來講，在打電話時要貫徹3 分鐘原則，主要的決定權在發話人手里，因為在通話時先拿起、先放下話筒的通常都是發話人。在通話時，切忌沒話找話、不談正題、東拉西扯，更不要在電話里跟別人玩“捉迷藏” ，說什么“你猜猜我是誰” 、“你知道我在哪兒” 、“想知道我在干什么嗎” 、“不想問一問還有誰跟我在一起嗎”等。為了節省通話時間，不但通話時要長話短說，而且在撥電話時，也要少出或不出差錯。需要總機接轉
時，應主動告知分機號碼，不要等人家詢問。若不知分機號碼，則應提供受話人的部門和姓名。若對此不清楚，則最好不要去麻煩話務員。
(六)禮貌的結束語
打完電話，應當有禮貌寒暄幾句“再見” 、“謝謝” 、“祝您成功”等恰當的結束語。
接聽電話的禮儀
(一)及時、禮貌地接聽電話
電話鈴響了，要及時去接，不要怠慢，更不可接了電話就說“請稍等” ，撂下電話半天不理人家。如果確實很忙，可表示歉意，說：“對不起，請過10 分鐘再打過來，好嗎?”
在正式的商務交往中，接電話時拿起話筒所講的第一句話，也有一定的要
求常見的有以下三種形式：
(1)以問候語加上單位、部門的名稱以及個人的姓名。這種形式最為正式，例如，“您好! 大地公司銷售部劉翔。請講。”
(2)以問候語加上單位、部門的名稱，或是問候語加上部門名稱。它適用于一般場合，例如：“您好! 大地公司銷售部。請講�！被蛘撸骸澳�! 辦公室。請講。”后一種形式，主要適用于由總機接轉的電話。
(3)以問候語直接加上本人姓名。它僅適用于普通的人際交往。例如：“您好! 余文。請講�！毙枰⒁獾氖�，在商務交往中，不允許接電話時以“喂，喂”或者“你找誰呀”作為“見面禮” 。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口” ，一個勁兒地問人家“你是誰”或“有什么事兒呀” 。
(二)自報家門
自報家門是一個于人方便、自己方便，且節約時間、提高效率的好方式。
(三)認真傾聽，積極應答
接電話時應當認真聽對方說話，而且不時有所表示，如“是” 、“對” 、“好” 、“請講” 、“不客氣” 、“我聽著呢” 、“我明白了”等等，或用語氣詞“唔” “嗯” 、“嗨”等，讓對方感到你是在認真聽。漫不經心、答非所問，或者一邊聽一邊同身邊的人談話，都是對對方的不尊重。
(四)認真清楚地記錄
在電話中傳達有關事宜，應重復要點，對于號碼、數字、日期、時間等，應再次確認，以免出錯。隨時牢記5W1 H 技巧，所謂5W1 H 是指： When(何時) ，Who(何人) ， Where(何地) ，What(何事) ，Why(為什么) ；How(如何進行) 。在工作中這些資料都是十分重要的，對打電話、接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，這有賴于5W1 H 技巧。
(五)友善對待打錯的電話
如果對方打錯了電話，應當及時告之，口氣要和善，不要諷刺挖苦，更不要表示出惱怒之意。正確處理好打錯的電話，有助于提升組織形象。
(六)正確代接電話
替他人接電話時，要詢問清楚對方姓名、電話、單位名稱，以便在接轉電話時為受話人提供便利。在不了解對方的動機、目的是什么時，請不要隨便說出指定受話人的行蹤和其他個人信息，比如手機號等。
(七)巧問對方姓名
如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，應禮貌、客氣地詢問對方：“對不起，您是哪一位?”
(八)禮貌地掛斷電話
掛電話一般由上級、長輩先掛，雙方職級相當時，一般由主叫方先掛。掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已經掛斷電話，才能輕輕掛上電話。
使工作順利的電話術
第一，遲到、請假由自己打電話；
第二，外出辦事，隨時與單位聯系；
第三，外出辦事應告知去處及電話；
第四，延誤拜訪時間應事先與對方聯絡；
第五，借用他人單位電話應注意，一般借用他人單位電話，一般不要超過10 分鐘。遇特殊情況，非得長時間接打電話時，應先征求對方的同意和諒解。
第六，同事家中電話不要輕易告訴別人；
第七，用傳真機傳送文件后，以電話聯絡；
打電話禮儀要求
打電話時特別要注意語氣和聲調，以顯示我們是講文明、懂禮貌的人。打電話時，口要對著話筒，說話音量不要太大，也不要太小，咬字要清楚，吐字比平時略慢一點，語氣要自然。必要時，可把重要的話重述一遍，交待地點、時間時要仔細。當對方聽不清發出詢問時，要耐心地回答，切忌不耐煩，始終要給人以和藹、親切的感覺。
當你心情不好，打電話時更要注意語氣和聲調，因為情緒不佳，說話的語調往往會生硬，呆板，而對方又不知道你的心事，容易引起誤會。要想把急事辦妥，必須注意語調從容，敘述清楚，交待明確，切不可急得開口就嗆人，讓人一聽就冒火。
與人通話時，除說話要講究禮貌外，還要注意談話時間不可過長，不要利用電話閑談和開玩笑，撥錯電話號碼的時候，如果已經接通，不能“咔嚓”一聲把電話掛了，因為你撥錯了號碼，給受話一方帶來了麻煩，正確的做法應該向接話者道歉：“對不起，撥錯了號碼，打擾你了”。然后掛斷電話。通話結束時應該禮貌地說聲“再見”。
聽電話時，電話鈴響要立即去接，及時應答;聽電話要全神貫注;回答問題要熱情、耐心，不能用討厭、生硬的語調說話，當對方請你叫人時，要講“請等一下”，并馬上去叫。如要找的人不在，應該說聲“對不起”，并詢問一下是否有事需要轉告。如請你轉告時，要認真地把所轉告的事情及對方的姓名、單位聽清楚，并把要轉告的內容重述一遍，以免有錯，然后再掛電話，及時把受托的事辦好。如果打來的電話不是找你的，一般不要冒失地詢問對方的姓名，因為這也是不禮貌的。
打出電話的
1、對方有人來接電話時：
�、� 自報家門，并簡單說明來意。
�、� 確認對方，對方若先報名則免確認。
③ 不要弄錯指定通話的人的服務部門、職稱、姓名。
2、指定通話的人出來接聽時：
① 報上自家店名與個人姓名。
�、� 再確認對方的身份，對方若先報名則免確認。
③ 盡量避免寒暄，及早言歸正傳。
�、� 要比平常更加小心說話。
�、� 遣詞用字要讓對方能懂，語意力求清晰明了。
�、� 態度要像當面說話一樣。
⑦ 聽不清時要向對方做表示。
�、� 線路混雜或有雜音時掛斷重打。
�、� 對方有所抱怨時莫要辯解。
�、� 容易混淆弄錯的內容要詳加確認。需要費時調查的話現電話聯絡。
3、指定通話之人不在時：
�、� 請問何時人在，再度來電聯絡。
�、� 可以代理時，委請代理人代辦。問明代理人的姓名。
�、� 委托傳話時，請問傳話者的姓名。
�、� 有時也可請求對方回電
4、致謝：
�、� 向負責轉接者致謝。
�、� 向指定通話人致謝。
③ 向委托代理人致謝。
�、� 親切道別，等對方掛斷之后再輕輕放下話筒。
接聽電話的：
1、接聽電話的準備
① 前臺咨詢員正式上崗之前，應進行系統培訓，統一某一產品或服務口徑。
② 在電話旁邊預備紙和筆，并備好相應的表格和《客人預約表》，以便做好記錄。
�、� 美容院進行促銷期間，前臺咨詢員應提前了解廣告內容，仔細研究和認真應對客戶可能會涉及的問題。
2、話鈴響時
�、� 電話鈴響立即趨前接聽，鈴響最好不要超過3聲。 以左手拿聽筒，右手準備記錄。
② 立即報上店名：A:“您好，這是玲瓏梵宮連鎖機構!我是***，很高興為您服務!
�、� 對方若是未報姓名，要主動請教。
請問您怎么稱呼?
**姐!您好!請問有什么可以幫到您?
好的!很樂意為您解說!我們本次的優惠活動……(如果是找她人電話：不好意思!***暫時不在位置上!請問我方便幫您傳達嗎?
好的!我會幫你留字條給她，一定幫您轉大
④ 如果是客人預約，要為客人安排好相應的時間和美容師。
�、� 如果客人打電話咨詢，在力所能及的范圍內給予答復。不明事項要轉給知道的人來接聽。
�、� 即使打錯電話也要親切應對。
1、指定接聽的人無法出面接聽時：
① 當事人不在時，請問對方可否留話代為轉達。
�、� 當事人不在卻遇急事時，留下對方電話號碼，請當事人主動回電聯絡。
�、� 當事人在忙碌時告知對方事后予以回電聯絡。
④ 當事人出差或病假時，告知該人回店或銷假日期。
2、指定接聽的人正值開會中或電話中：
l 確定是否情況緊急。
l 無法立即出面接聽時要向對方致歉。
l 告知對方，當事人何時方便接聽。
l 電話聯系事項盡量做成筆記。
3、受托傳話之時：
l 善用傳話單或便條紙。
l 便條紙上記錄對方的姓名、來電事項、時間日期。
l 復誦事項內容以免錯誤。
l 告知自己的姓名以示負責。
l 傳話便條要確實交給指定的當事人。
4、談話結束時：
l 親切道別。
l 等對方掛斷之后再放下話筒。
l 輕輕放下話筒。
l 將客戶來電信息及時進行整理歸納，與私人會所老板、專業工作人員充分溝通交流。
電話禮儀的基本要求
1、接聽電話前
�、拧蕚涔P和紙：如果大家沒有準備好筆和紙，那么當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客
在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準備好筆和紙。
⑵、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。
�、�、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。
�、�、帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。
2、接聽電話
�、拧⑷曋畠冉悠痣娫挘哼@是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：
�、佟⒆⒁饨勇犽娫挼恼Z調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑;
�、�、注意語調的速度;
�、�、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎; ④、注意雙方接聽電話的環境;
⑤、注意當電話線路發生故障時，必須向對方確認原因;
�、蕖⒆⒁獯螂娫掚p方的態度。
�、�、當聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。
電話禮儀⑵、主動問候，報部門介紹自己;
�、�、如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應如何稱呼您嗎?”;
�、�、須擱置電話時或讓賓客等待時;應給予說明，并致歉。每過20秒留意一下對方，向對方了解是否愿意等下去。
�、伞⑥D接電話要迅速：每一位員工都必須學會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉接正確的分機上，并要讓對方知道電話是轉給誰的。
�、�、對方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應盡力去幫助賓客，對于每一個電話都能做到以下事情①、問候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉告 ⑤、馬上幫忙 ⑥、轉接電話⑦、直接回答(解決問題) ⑧、回電話
�、恕⒏兄x對方來電，并禮貌地結束電話：在電話結束時，應用積極的態度，同時要使用對方的名字來感謝對方。
�、�、要經常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。
(9)、當手機出現未接電話時要及時回復短信或者電話，詢問是否有要事等。
(10)、若非有要緊事，晚上十點后盡可能不要給任何人打電話，以免打攪別人休息。
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