職場電話禮儀
電話是我們日常所用的通訊工具,工作中不可避免會有電話“騷擾”。但是在工作時間可以接電話嗎?這就是我們要說,在職場中的電話禮儀。下面和小編一起看看工作中電話禮儀有哪些吧!
提前準備好腹稿
我們在打電話前,應該先想清楚我們要表達什么,如何稱呼對方,應該怎么措辭,用什么樣的邏輯。如果要交談的事情比較多,我們應該在筆記本上分條記下來。
打電話的時間,不要太長,最好可以控制在三分鐘以內,長話短說,廢話不說,沒話別說。
最討厭那種長時間不聯系,還一上來就問“你能聽出我是誰嗎?”你說,答不對大家都尷尬不是!
所以,打電話,一定要先自報家門。
我們應該先問好,然后報上自己的名字,確認對方身份后,務必要來一句,“請問您現在方便講電話嗎?”
打電話的時間
打電話要挑一個“對方不煩你的時間”。大家都在休息的時間盡量不要打電話,除非是真的有重要緊急的事情。
晚上九點以后,早上七點之前,沒什么特別大的事不要打電話,要是真的有急事,你第一句話要說的是“非常抱歉,事關緊急,打攪您了”。
再一個就是在就餐時間盡量別打電話,工作忙了一個上午了,中午就這么點時間吃個飯,享受下午休時間,你再給我打了個長長的電話,影響我的食欲,你自己說招不招人煩。
一說這個我就來氣,我老婆是一家公司的營銷總監,最近每天到晚飯時間,他們新來的一個店長就打來電話,不管你方不方便,反正嘰里呱啦的就是一通講啊……等電話結束了,飯菜都涼了,好不容易的一個二人世界被一個電話給攪合了,咋的,你的事就是事,別人都該順著你唄,這樣其實很討人煩。
電話中,要特別注意的事項
1.要讓對方把話說完,不要打斷對方的講話,這是一個對人的最基本的尊重。
2.注意傾聽,要及時回復,溝通中要注意回應,適時的說“好的/可以/沒問題”,不要半天不吭聲,或“嗯,啊”。
接電話的時機
接電話也大有講究。有沒有你電話,剛一打出去,對方馬上就接起來了,嚇了自己一大跳,所以,我們接電話的最佳時機時,是電話響兩三聲后接聽。
如果,我們有什么事情或原因,打進來的電話長時間沒有接到,接聽電話后應該首先致歉。
常用的聯系人,應該存在通訊錄
我就曾經有過這樣的尷尬,有們公司一直都是用釘釘打電話,所以,我就疏忽了,沒有存我們生產副總的電話號碼,有一次副總打電話來,我一接“您好,您是哪位?”是不是很尷尬,給副總留下一個不是很好的印象。
掛電話前,不要忘記總結確認。
在電話溝通中,如果對有些事情達成了什么共識,那么,一定要最后做一下總結確認。
“王總,關于這份訂單,我們擬定一大一小兩份合同,您看可以嗎?”
最后,誰先掛電話,原則上就是尊重為先。哪都有誰是尊者呢?長輩是尊者,在職場,客戶是尊者,老板是尊者,領導是尊者,異性交往中女性是尊者。
通話要適時
通話時機的選擇看似平常,實際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標準,選擇自己方便的時候撥打電話,這實際上是對通話對象不夠重視、尊重的表現。設身處地地考慮對方的情況,是選擇通話時機的基本原則。
休息時別打電話
嚴格地講,晚上10點之后,早上7點之前,沒有什么特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話,最好要先說一句“抱歉,事關緊急,打攪你了!”
就餐時盡量別打電話
現代人工作繁忙,通常中午只有一個小時的吃飯時間,如遇電話,豈不影響食欲?
節假日盡量別打電話
在工作中遇到緊急情況,應該隨時與有關部門和人員電話聯絡,但也要注意把握分寸。
通話要簡短
電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話,有多少事就說多長時間,說清楚為止。但是,工作電話通話時間是宜短不宜長,要長話短說,廢話少說,沒話不說,一定要有時間觀念。
通話內容精練有序
正確把握通話內容的一個有效方法就是要養成重要電話列提綱的習慣。接通后要先做自我介紹。要列出通話的事項,先講重要的事情,后講次要的事情。
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