會(huì)議紀(jì)應(yīng)該怎么寫(xiě)
會(huì)議紀(jì)要是反映會(huì)議基本情況、重要精神和議定事項(xiàng)，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種紀(jì)實(shí)性文體。起草各類(lèi)會(huì)議紀(jì)要是辦公室的基本職能之一，也是文秘人員的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、經(jīng)常性工作。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，寫(xiě)好會(huì)議紀(jì)要需要做好以下幾方面的工作。
一、預(yù)測(cè)會(huì)議內(nèi)容
凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。會(huì)前對(duì)參會(huì)人員和研究議題有一個(gè)大致的了解，對(duì)起草會(huì)議紀(jì)要有很大的幫助。
(一)根據(jù)參會(huì)人員預(yù)測(cè)會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)前弄清楚會(huì)議研究的議題，再根據(jù)會(huì)議召集人、主要匯報(bào)人的職務(wù)、哪些部門(mén)負(fù)責(zé)人參加本議題的研究等情況，大致推測(cè)會(huì)議將做出什么樣的決策，這樣就對(duì)會(huì)議有了一個(gè)整體的把握，便于做好會(huì)議記錄。特別是對(duì)沒(méi)有書(shū)面匯報(bào)材料的會(huì)議，這種推測(cè)顯得尤為重要。
(二)根據(jù)會(huì)議材料預(yù)測(cè)討論焦點(diǎn)。如果記錄人有書(shū)面匯報(bào)材料，應(yīng)該在會(huì)前快速瀏覽材料內(nèi)容，弄清楚匯報(bào)單位提出的具體請(qǐng)求或建議。一般來(lái)說(shuō)，匯報(bào)單位請(qǐng)求解決的具體困難和問(wèn)題往往就是會(huì)議討論的重點(diǎn)，會(huì)議最后一般都會(huì)對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，即最后“拍板”。會(huì)前對(duì)這些內(nèi)容有所了解，會(huì)中就可以有針對(duì)性地進(jìn)行重點(diǎn)記錄。
二、做好會(huì)議記錄
會(huì)議記錄是會(huì)議紀(jì)要的初稿，好的會(huì)議記錄稍做加工就可以作為會(huì)議紀(jì)要。因此，做好會(huì)議記錄對(duì)于寫(xiě)好會(huì)議紀(jì)要十分重要。
(一)突出重點(diǎn)記錄。一般情況下，每個(gè)議題討論到最后，會(huì)議召集人都會(huì)做總結(jié)性發(fā)言。這個(gè)發(fā)言是在歸納會(huì)議討論情況，形成一致意見(jiàn)基礎(chǔ)上做出的會(huì)議結(jié)論，也是會(huì)議紀(jì)要的主要內(nèi)容，要盡可能一字不漏地記錄下來(lái)。同時(shí)，對(duì)于某項(xiàng)工作，分管副職的發(fā)言往往操作性很強(qiáng)，對(duì)于落實(shí)會(huì)議精神十分重要，也要重點(diǎn)記錄。
(二)有針對(duì)性記錄。無(wú)論什么工作，上會(huì)研究時(shí)都會(huì)有需要解決的具體問(wèn)題。記錄時(shí)要注意記清楚每個(gè)人的發(fā)言中關(guān)于這些問(wèn)題的具體表態(tài)。如：某項(xiàng)工作由誰(shuí)牽頭，哪些單位配合;給哪個(gè)單位或部門(mén)多少錢(qián)，什么名目，怎么使用，等等。這些內(nèi)容往往是會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容，要嚴(yán)格按照主要負(fù)責(zé)人的原話(huà)記錄，做到一字不差。
(三)注重細(xì)節(jié)記錄。會(huì)議討論階段，大家就某個(gè)具體問(wèn)題紛紛發(fā)表意見(jiàn)，會(huì)議召集人可能會(huì)對(duì)某位同志的某個(gè)觀(guān)點(diǎn)表示明確的贊成或反對(duì)。這些意見(jiàn)中特別是涉及到具體工作措施、人員分配、經(jīng)費(fèi)安排等問(wèn)題的，不管會(huì)議總結(jié)時(shí)是否再次提到，都應(yīng)該把這些細(xì)節(jié)問(wèn)題記錄清楚，寫(xiě)進(jìn)會(huì)議紀(jì)要。
三、會(huì)后擬稿
會(huì)議紀(jì)要有其規(guī)范的格式，在擬稿時(shí)，除了要抓住中心、突出重點(diǎn)、條理清晰、語(yǔ)言精煉以外，還要注意文體格式和語(yǔ)言規(guī)范。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議紀(jì)要包括標(biāo)題和正文兩部分，每一部分都有相對(duì)固定的'寫(xiě)作格式。
(一)標(biāo)題的寫(xiě)法
會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題有“單標(biāo)題”和“雙標(biāo)題”兩種，以“單標(biāo)題”居多。
1.單標(biāo)題的寫(xiě)法。最常用的標(biāo)題寫(xiě)法是由“單位+會(huì)議名稱(chēng)+文種類(lèi)別(紀(jì)要)”組成。如“xx市人民政府關(guān)于提高城鄉(xiāng)居民最低生活保障標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議紀(jì)要”;有的會(huì)議也可用會(huì)議地點(diǎn)作標(biāo)題，如“兩型社會(huì)建設(shè)長(zhǎng)沙會(huì)議紀(jì)要”;有時(shí)也可把會(huì)議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里揭示出來(lái)，類(lèi)似文件標(biāo)題，如“關(guān)于長(zhǎng)、株、潭三市統(tǒng)一電話(huà)區(qū)號(hào)的會(huì)議紀(jì)要”、“關(guān)于落實(shí)省委領(lǐng)導(dǎo)同志批示做好xx文物保護(hù)工作的會(huì)議紀(jì)要”。
2.雙標(biāo)題的寫(xiě)法。這種紀(jì)要一般有正副兩個(gè)標(biāo)題，正標(biāo)題概括會(huì)議主題，副標(biāo)題與單標(biāo)題的寫(xiě)法相同，由“會(huì)議名稱(chēng)+文種”組成。如：“在比較中找差距——xx現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議紀(jì)要”。
(二)正文的寫(xiě)法
會(huì)議紀(jì)要正文一般分為導(dǎo)言和主體兩個(gè)部分。導(dǎo)言部分概述會(huì)議基本情況，主體部分記述會(huì)議內(nèi)容。
1.導(dǎo)言部分的寫(xiě)法。導(dǎo)言概述會(huì)議基本情況，包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)期、會(huì)址、主持人、出席人、列席人等。具體寫(xiě)法常見(jiàn)的有兩種：一是平列式。將會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人、列席人、記錄人等基本情況采用分條列出的寫(xiě)法，每項(xiàng)內(nèi)容作一個(gè)自然段列出。有時(shí)“主持人”可以不列，“出席人”中的第一個(gè)人即為主持人;“列席人”也根據(jù)會(huì)議具體情況，有的會(huì)議沒(méi)有列席人。二是魚(yú)貫式。將會(huì)議的基本情況作為一個(gè)自然段，簡(jiǎn)要描述一些會(huì)議背景及會(huì)議的基本情況，描述的內(nèi)容與前一種寫(xiě)法相同，使人看后能對(duì)會(huì)議有整體的了解。這種寫(xiě)法一般將出席會(huì)議單位寫(xiě)在導(dǎo)言部分，具體與會(huì)人員的姓名寫(xiě)在正文之后。
2.主體部分的寫(xiě)法。這部分主要是寫(xiě)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，是紀(jì)要的主要部分，常見(jiàn)的寫(xiě)法有三種：一是條文式寫(xiě)法。以會(huì)議召集人的總結(jié)發(fā)言為基礎(chǔ)，將會(huì)議議定事項(xiàng)分成幾條具體意見(jiàn)寫(xiě)出來(lái)。如：同意開(kāi)展什么工作，給多少資金，由哪個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)(有時(shí)還需要點(diǎn)名由誰(shuí)牽頭)，工作中要注意哪幾個(gè)問(wèn)題，等等。辦公會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議紀(jì)要多用這種寫(xiě)法。二是綜述式寫(xiě)法。即把會(huì)議的主要內(nèi)容分成幾個(gè)部分，分別加上標(biāo)號(hào)或小標(biāo)題，分項(xiàng)來(lái)寫(xiě)。這種寫(xiě)法側(cè)重于橫向分析闡述，常常包括對(duì)目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述，對(duì)問(wèn)題的分析比較全面、透徹，有一定的理論指導(dǎo)意義。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會(huì)、深入貫徹落實(shí)的重大會(huì)議。三是摘記式寫(xiě)法。這種寫(xiě)法是把會(huì)議中具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或邏輯順序分別闡述。這種寫(xiě)法能夠如實(shí)反映與會(huì)人員的意見(jiàn)。一般來(lái)說(shuō)，重要的座談會(huì)或需要了解與會(huì)人員不同意見(jiàn)的會(huì)議紀(jì)要，可采用這種寫(xiě)法。
(三)其他注意事項(xiàng)
會(huì)議紀(jì)要的稱(chēng)謂有特殊性，一般采用第三人稱(chēng)寫(xiě)法。會(huì)議紀(jì)要以整個(gè)會(huì)議的名義表述，反映的是與會(huì)人員的集體意志，必須概括會(huì)議的共同決定，常以“會(huì)議”作為表述主體，如“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議號(hào)召”、“與會(huì)代表一致表示”等。凡沒(méi)有形成一致意見(jiàn)的問(wèn)題，則需要分別論述并寫(xiě)明分歧所在。由于會(huì)議紀(jì)要不可能全面記述所研究事項(xiàng)的各個(gè)方面，加上隨著時(shí)間的推移，所研究的事情也會(huì)發(fā)生變化，因此，如果會(huì)議同意某件事情，一般采用“原則同意……”的寫(xiě)法。涉及具體工作時(shí)，不管領(lǐng)導(dǎo)是否強(qiáng)調(diào)，一般都加上“依法按程序辦理
”、“按程序報(bào)批”等內(nèi)容。同時(shí)，會(huì)議紀(jì)要還應(yīng)注意如實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容，不講究語(yǔ)言的華美和結(jié)構(gòu)的精巧，不能離開(kāi)會(huì)議實(shí)際搞再創(chuàng)作，不能人為拔高、深化和填平補(bǔ)齊。
此外，如果是需要下發(fā)并要求下級(jí)單位貫徹執(zhí)行的會(huì)議紀(jì)要，一般還應(yīng)有文號(hào)。文號(hào)寫(xiě)在標(biāo)題的正下方，由年份、序號(hào)組成，用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱(chēng)標(biāo)出，并用 “【】”括入，如：【XX】67號(hào)。辦公會(huì)議紀(jì)要對(duì)文號(hào)一般沒(méi)有必須的要求，但是在辦公例會(huì)中一般要有文號(hào)，如“第xx期”、“第xx次”，寫(xiě)在標(biāo)題的正下方。會(huì)議紀(jì)要的時(shí)間可以寫(xiě)在標(biāo)題的下方，也可以寫(xiě)在正文的右下方主辦單位的下面，用漢字寫(xiě)明年、月、日，如“二○○八年八月十六日”。會(huì)議紀(jì)要一般不加蓋公章，發(fā)送單位和印數(shù)根據(jù)會(huì)議實(shí)際情況確定。
會(huì)議議定事項(xiàng)是本單位、本地區(qū)、本系統(tǒng)開(kāi)展工作的依據(jù)。好的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該具備及時(shí)性、準(zhǔn)確性、合法性和可操作性等特點(diǎn)。每個(gè)辦公室人員都應(yīng)該掌握起草會(huì)議紀(jì)要的基本技能。
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