團(tuán)體董事會(huì)的會(huì)議紀(jì)要
現(xiàn)就董事會(huì)會(huì)議記錄制作過程中的一點(diǎn)想法簡述如下：
一、董事會(huì)會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)
董事會(huì)會(huì)議記錄一般應(yīng)分為前部、正文、簽字三部分，試對(duì)該三部分分析進(jìn)行分析：
1、前部。在董事會(huì)會(huì)議記錄的前部中，一般應(yīng)明確本次會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席會(huì)議的董事、未出席的董事、會(huì)議議題。同時(shí)還應(yīng)明確列席會(huì)議的人員。有的記錄中還在前部明確記錄人員，但由于董事會(huì)會(huì)議記錄是須由出席董事簽字確認(rèn)的，因此，記錄人員并非前部中的必須內(nèi)容。
當(dāng)然，在前部中如能明確董事會(huì)召集人發(fā)出會(huì)議召集通知的時(shí)間，將更有利于明確本次會(huì)議是否符合公司法或公司章程對(duì)會(huì)議通知提前時(shí)間的規(guī)定。
對(duì)于未出席人員的記載應(yīng)區(qū)別兩種不同情況分別記載，一種是董事雖未出席，但已委托其他董事或其他人員出席，在此情況下，應(yīng)明確該出席的實(shí)際姓名及其所代表的董事姓名。還有一種是董事未親自出席，也未委托他人出席的。對(duì)于前一種情況，應(yīng)視為該董事出席本次董事會(huì)會(huì)議。而后一種情況即缺席，應(yīng)根據(jù)公司法或公司章程的規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。對(duì)于缺席董事，在對(duì)會(huì)議表決相關(guān)事項(xiàng)過程，一般應(yīng)視為棄權(quán)，除非其有書面文件明確表明對(duì)相關(guān)議題的不同意見。董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要 董事會(huì)會(huì)議記錄中應(yīng)明確本次會(huì)議所議議題。根據(jù)公司法規(guī)定，對(duì)于未在會(huì)議通知中明確的議題，董事會(huì)會(huì)議不得作出決議。
2、正文部分
正文部分一般應(yīng)按照所議議題的.先后順序記錄。對(duì)于每一議題應(yīng)分別記錄會(huì)議情況。首先，應(yīng)以審議相關(guān)議題作為標(biāo)題;其次應(yīng)明確發(fā)言人以及會(huì)議審議的基本情況。當(dāng)然，對(duì)于會(huì)議過程中各董事發(fā)言的要點(diǎn)應(yīng)合并為董事會(huì)會(huì)議的要點(diǎn)。
根據(jù)公司治理結(jié)構(gòu)的一般原則，應(yīng)由公司總經(jīng)理向董事會(huì)匯報(bào)工作。但在實(shí)踐中，由于會(huì)議議題繁雜，總經(jīng)理可能會(huì)委托公司經(jīng)營層中的其他人員進(jìn)行匯報(bào)。因此，在會(huì)議記錄中一般應(yīng)明確發(fā)言人。
有的會(huì)議記錄明確記載董事討論的具體情況，對(duì)此，我們認(rèn)為，對(duì)于董事的意見應(yīng)綜合記載。董事會(huì)為一個(gè)集體決策機(jī)構(gòu)，單一董事不能也不應(yīng)代表董事會(huì)對(duì)所議事項(xiàng)作出決定。因此，在會(huì)議過程中，任何單一董事提出的意見或要求，一旦為其他董事確認(rèn)，即應(yīng)作為會(huì)議的結(jié)果予以記載。對(duì)于單一董事提出的意見或要求未被其他董事認(rèn)可的，原則上不予記載，除非該董事明確要求將其意見保留。在此情況下，對(duì)所議事項(xiàng)如需表決的，則該董事的意見不應(yīng)作為棄權(quán)或反對(duì)的表決予以記載。
3、尾部
在會(huì)議記錄的尾部，應(yīng)當(dāng)明確董事的簽署。對(duì)于缺席董事可以不列名，而對(duì)于委托他人出席會(huì)議的，應(yīng)寫明董事姓名及受托人的姓名，并將委托書與該會(huì)議記錄一并存檔。
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