編寫崗位說明書是企業人力資源管理的一大基礎性工作，崗位說明書是規范員工履行崗位職責和行使職權的基礎性文件，它不僅是崗位定價的依據，更是員工招聘與配置、崗位績效管理、員工培訓開發和員工職業發展規劃的依據。
時代光華認為規范的崗位說明書可以提高員工對崗位責權及崗位履職要求的明確程度，可以規范員工之間的工作關系，對規范企業的管理秩序不可或缺、意義重大。那么到底該如何正確編寫崗位說明書呢?
一個完整的崗位說明書，通常必須包含崗位名稱、所屬部門、崗位定員、崗位定義、崗位職責、崗位權力、任職要求等基本元素。
第一：開展崗位信息實態調查
崗位信息實態調查是編寫崗位說明書的必要前提，崗位信息必須來自于實態調查，堅決杜絕杜撰崗位說明書。崗位信息調查最好能夠采取“崗位信息調查問卷+崗位訪談”的方式進行。
在崗位信息調查過程中，尤其要注意比較和鑒別縱向關聯崗位和橫向關聯崗位的差異性。譬如公司人力資源總監、人力資源部經理以及人力資源管理專員，這三個崗位的職責、權力、任職要求等事實上有明顯的差異，要求用恰當的語言清晰描述出三個崗位的個性特征。
第二：崗位職責的編寫
應以崗位職責的重要性為邏輯順序，先寫核心職責，其次是重要職責，再次是次要職責;描述崗位職責一律使用陳述句式，不使用疑問句、感嘆句、反問句;崗位職責語句的結構為動賓結構，一個句子一般只使用一個動詞。動詞盡量使用表述具體行為的動詞，如 “起草、發布、擬訂、制訂、指導、監督、審核、審批”，盡量少用“負責”一詞。
崗位職責語句中忌用“最好、較好、較快、盡快、保質保量”等程度性副詞;描述崗位職責通常不提出具體的工作標準和質量要求，如一月三篇報告，差錯少于二次;崗位職責一般不超過10條，最后一條通常是“完成上級交辦的其它工作”。
第三：崗位任職要求描述
“任職要求”是人力資源招聘和配置的依據，務須從本崗位的實際要求出發，務實填寫。特別需要強調一點，描述高級崗位、中級崗位和初級崗位的任職要求時，必須要有層次感，須分出同一系列高、中、初崗位的“任職要求層次”。
編寫崗位說明書是人力資源管理顧問最基本的修煉，需要系統思維和邏輯思辯能力，要有良好的文字功底以及獲取并分析處理信息的能力，最好還應該具有在企業從事生產經營管理實務的經歷。