新時代人力資源管理的特點之一就在于提高傳統人事管理效率，將HR從紛雜低效的重復勞動中解放出來的同時，提高工作的質量與準確度。而且隨著企業的發展與規模擴張，員工數量不斷增加，面對海量的員工信息、成堆的報表、繁瑣的數據，HR的人事管理任務越來越重，苦不堪言，面對如此情形，HR應采取何種措施來解決這一難題呢?相信B企業的宏景世紀HRP系統應用實踐能夠帶來一些啟發與幫助。
B企業是某市一家報業集團下屬的新聞性網站，是該市目前最大的網上新聞發布中心、網上公眾信息服務中心。隨著網站內容的不斷豐富、國內寬帶上網環境的不斷改善，B企業的知名度不斷提高，業務規模也隨之逐漸擴大，員工數量從開始的20人迅速增加到現在的近100人，這對企業人力資源管理工作提出了更高要求。面對如此大規模的員工隊伍，如何在動態中準確掌握員工信息，如何搭建一個員工與管理層共享的人力資源管理信息平臺，如何更快、更好地為公司的決策層提供科學、詳盡的人事信息支持，如何有針對性為員工提供職業培訓，提高員工的滿意度和歸屬感，留住人才，這一切都已成為決定公司興衰成敗的關鍵所在。
在這種情況下，B企業迫切需要一套適用、高效的人力資源管理信息系統。為此，企業HR專門組織人員對市場上的多家人力資源管理信息系統進行了系統調研工作，最終宏景世紀軟件有限公司提供的HRP人力資源管理系統憑借其六大特點，獲得HR人員的青睞，被及時引進并投入使用。以其在實際工作中所起的突出效用來看，HRP系統的六大特點可譽為解放HR的七把金鑰匙。
金鑰匙之一：數據導入導出的暢行無阻
和大多數公司一樣，在引進宏景世紀的HRP人力資源管理系統之前，B企業也自行研發了一定數量的人事管理軟件，且保存了將近2000人的信息資料。由此，在采用新系統時，就面臨著原有資料錄入的繁重工作。如何完成數據導入工作，順利實現新舊系統的平穩過渡是B企業首先需要解決的問題。而這正是宏景世紀HRP人力資源管理系統的一大優勢所在，其方便全面的數據接口，能夠滿足不同格式數據的導入導出，很好的解決與其它軟件接口的融合性問題，將原有系統中的人員信息資料，包括以前軟件里保存的一些工作成果通過數據導入功能，全部準確無誤地導入到HRP軟件數據庫中，充分利用原有的信息資源。另外，在數據導出方面，HRP可將員工登記表、臺賬花名冊、工資臺賬等資料輸出生成Word、Excel或PDF等格式的文件，還可以將各種直觀的統計分析圖表復制粘貼到各類文檔中，尤其是在編寫工作總結、分析報告等文件時，有助于文章更生動、更準確的表達。
金鑰匙之二：統計報表呈送的快速準確
因行業的特殊性，B企業HR經常需要向上級相關部門遞交各種統計報表以及各類年報，此類工作需要專人負責，企業規模越大，相應的填報任務就越繁重，耗時費力，還不能有效保證數據的準確性。宏景世紀HRP系統徹底解決了B企業的這一難題，它可以將所有統計報表輕松靈活地繪制出來并保存在系統中，通過對行條件和列條件定義取值公式，實現了各類人力資源報表的自動取數，在加上系統提供的數據校驗和反查功能，大大提高了報表的工作效率與準確性。利用HRP系統B企業在減輕HR工作量的同時，因遞交報表的快速、準確，對外塑造了公司高效率、高精準度的企業形象，使企業在行業內有了良好的口碑。
金鑰匙之三：培訓管理流程的完整可控
員工規模的擴大容易引發培訓針對性差、成本過高、管理難度加大等問題，而作為提高人力資源利用率重要途徑的員工培訓一直以來都是B企業HR的工作要項之一，如何實現培訓工作的規范化管理是B企業HR亟需解決的重要問題，宏景世紀HRP系統中培訓模塊強大而流程化的功能則很好地滿足了其此方面需求。從培訓需求調查表的網上發布、員工通過B/S(Browser-Server，瀏覽器/服務器，Server提供服務，Browser直接瀏覽)填報需求、培訓計劃的制定與領導審批、培訓課程的設計與發布、員工網上報名直到培訓效果的評估與反饋，這一系列業務流程都能夠在HRP系統中順利完成，培訓費用也可以根據員工本人參加培訓的次數和培訓課程實現自動分攤，能夠對費用進行很好的規劃與控制。
比如說，B企業成功利用系統中的培訓模塊完成其"員工健身工程".公司上下一向對員工身體素質較為重視，這一點在所公布的培訓需求調查結果得到了及時反映。為滿足員工需求，HR將健身活動作為一個新的培訓科目來對待，選擇合適場所、設計具體活動項目，提供費用支持、做好員工健身效果測評記錄，有效促進了"員工健身工程"項目的推進與實施，在提高員工身體素質的同時，營造了輕松、愉快的工作氛圍。
金鑰匙之四：薪酬分類管理的靈活全面
宏景世紀軟件完善的數據導入功能使B企業的全部薪酬資料順利導入HRP數據庫。在定義好各種計算公式后，每位員工的個人所得稅、各類保險繳納額，以及住房公積金等多項數據都可以由系統自動計算生成，實現了工資變動與發放的智能處理，員工數量增多只對系統運算量有所影響而已。
除了上述基本的員工薪酬管理工作之外，針對B企業員工結構日益復雜、不同的人員工資項目有所區別的特殊情形，HRP系統所具備的多種工資類別構建功能派上了大用場，它能夠使每個類別里的工資項目不同，然后利用系統固有的漢化公式，將不同的工資項目關聯起來，實現工資的自動計算，并且能直接生成銀行報盤數據、打印工資條和領取工資簽名表。原本費時費力的工作，現在只需HR輕輕一點鼠標，一切都輕松完成，成功地解決了過去因薪資調整變化、核算發放、統計分析耗費大量的時間和精力的問題，大大提高了工作效率與工作質量。同時，系統還能自動生成各類工資臺帳和工資分析報表，可以從不同角度、不同側面對公司的薪酬情況進行統計分析，全面了解工資結構及工資項目設置是否合理，為企業領導的薪酬決策提供依據。
金鑰匙之五：在線績效考核的輕松快捷
每當企業進行年度績效考核工作時，人力資源部門常會出現工作任務繁重、數據收集費時、準確性難以保證、員工配合程度低等問題，B企業也不例外，年度績效考核向來是令HR萬分頭痛的事情，員工人數的增加將此問題進一步升級。而宏景世紀HRP系統中的績效考核功能針對此問題提供了有效的解決之道。
通過網絡化的在線績效考核，B企業各級人員能夠且僅能夠看到各自權限范圍內的可評價人員與項目，并被允許對其進行相關評價。由此，人力資源部門可以在第一時間收集到最真實有效的考核數據，利用軟件自動分析所收集數據的功能，及時得到反映考核結果的數據匯總圖表，大大節省了HR的工作時間，降低了其工作強度。
金鑰匙之六：完善授權體系的安全可靠
為了提高HR的工作效率，現階段企業管理需要的是為全體員工所共享的人事管理信息平臺，宏景世紀HRP系統的C+B(Client+ Browser;客戶機+瀏覽器)運行模式，將使用者劃分為業務層、管理層和自助層三個層次，授予不同的權限，如表1所示：
| 層 次 | 使用平臺 | 使用者 | 使用事項 |
| 業務層 | C/S業務平臺 | 人力資源工作者 |
¨ 維護人員、單位、職位等基本信息 ¨ 管理薪資、培訓、報表等功能模塊 |
| 管理層 | B/S自助平臺 | 中高層管理人員 |
¨ 瀏覽下屬員工的基本信息和薪資情況 ¨ 進行人事信息數據的查詢與統計分析 |
| 自助層 | B/S自助平臺 | 普通員工 |
¨ 了解各自的基本信息與薪酬情況 ¨ 查詢公司各項規章制度以及辦事流程 ¨ 對公司的HR工作提出意見或進行咨詢 |
表1：HRP系統應用的三個層次
按照"分工授權、數據共享，誰管理誰負責"的原則，六大模塊分由不同的HR進行管理，規范了業務流程，分解了工作壓力，增強了數據的準確性與安全性。
由此，通過授權體系實現了數據的多點錄入、分級共享、一方錄入、多方使用，HR的傳統人事管理工作效率得到提升。全體員工在各自的層面上積極參與到公司的人力資源管理工作中來，比如說，若員工對自己的薪酬福利數據有疑問，只要用鼠標輕輕點擊，就能清楚地了解到授權范圍內的所有相關數據，如若疑問還未得到解決，只要在留言版上發個帖子，人力資源部門的負責人會盡快給予答復。此種管理方式增強了公司人事政策和信息的通明度，提高了員工的工作滿意度，保證了數據更新的及時性和準確性，為高層戰略規劃與決策提供可靠依據。
另外，企業人事管理系統必須保證信息安全的必要性與重要性不言而喻，尤其是像B企業所處的IT行業，員工的計算機應用水平相對較高，其對人事信息系統的安全性要求就格外的高。針對這一問題，宏景世紀HRP系統采用的集中式授權與分布式授權相結合方式，使得每位員工只能在自己相應的權限范圍內應用系統，從而保證了系統的安全性，HR根本不必擔心員工在查詢時更改資料，或者查詢到授權范圍之外的其他資料，滿足了企業管理的保密需求，也避免了員工之間因利益糾紛產生矛盾。
金鑰匙之七：簡便操作界面的易學易用
功能完善的管理系統在使用方面是否極為復雜?面對宏景世紀的HRP系統，HR完全可以打消此顧慮。功能豐富，操作簡便是宏景世紀HRP系統的一大特色，一個具備計算機初級操作水平的人員，無需培訓就能很快上手操作。而且，對于設置查詢條件、定義工資計算公式和報表統計條件時所使用的稍微復雜的函數功能，HRP還提供了特有漢化函數功能，讓非計算機專業的從業人員也能很快學會使用。B企業有一些年齡偏大的人力資源管理人員，工作中受計算機操作水平所限，許多人事工作仍然停留在手工作業的層面，HRP向導式的功能模塊，人性化的操作界面，使他們很快掌握了軟件的使用方法，在管理工作中享受到信息化帶來的便利與高效。對于企業中高層管理人員來說，稍做介紹講解他們就能馬上方便快捷的通過信息系統查詢到所需要了解的信息，其中采用圖表方式的結果呈現可以使企業的人力資源情況一目了然。普通員工在HRP向導式功能模塊的幫助下，無需進行人員培訓就能學會如何使用相關功能。
利用宏景世紀的HRP人力資源管理系統，B企業在不到一年的時間里徹底改變了以往傳統的人力資源管理工作模式，將HR從繁雜低效的重復勞動中解放出來，使其有更多的時間去做好人力資源規劃和員工職業生涯規劃等更深層次的工作，大大提高了公司人力資源管理工作的效率與水平，人力資源管理工作上了一個新臺階，提高了員工的工作滿意度，并為企業人力資源戰略規劃工作打開新局面。
《解放HR的七把金鑰匙》相關文章：