采購合同的管理制度和流程
采購合同管理制度和流程的具體內(nèi)容是什么?下面小編為大家對其相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行講解，歡迎閱讀。
采購合同的管理制度和流程
一、采購合同管理程序
1、目的。
為了加強(qiáng)采購合同管理，防范采購合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的利益，現(xiàn)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司采購合同管理規(guī)定，特制定本制度。
2、適用范圍。
本制度明確了采購合同管理部門的職責(zé)，規(guī)定了采購合同管理的基本原則、運(yùn)行機(jī)制及具體內(nèi)容，適用于公司生產(chǎn)所需物料及公司日常所需各種物資的對外采購合同的簽訂、履行和管理工作。
3、管理職責(zé)。
采購部負(fù)責(zé)采購合同的談判、起草、執(zhí)行、變更等工作，采購部部長、副總經(jīng)理或總經(jīng)理對采購合同進(jìn)行審批。
4、采購合同的形式。
采購合同的訂立必須采取書面形式，經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關(guān)修改采購合同的文書、傳真等，均屬于采購合同的范圍。
5、采購合同的內(nèi)容。
采購合同包括九項(xiàng)基本內(nèi)容，即當(dāng)事人姓名、住所和聯(lián)系方式，標(biāo)的全稱、價(jià)款或報(bào)酬，數(shù)量和規(guī)格型號，品質(zhì)和技術(shù)要求，履約方式和期限、地點(diǎn)，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式，付款方式和期限，售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條款，違約責(zé)任和解決爭議的方法。這九項(xiàng)內(nèi)容必須編寫齊全，各項(xiàng)內(nèi)容的條款應(yīng)當(dāng)明確、具體，文字表達(dá)要嚴(yán)謹(jǐn)，書寫要工整。
二、采購合同管理流程
1、合同：是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
�、� 合同正文應(yīng)包含的要素
1) 合同名稱、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn);
2) 采購物品/項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是不可分割的部分;
3) 包裝要求;
4) 合同總額應(yīng)含稅，特殊情況應(yīng)注明;
5) 付款方式;
6) 工期;
7) 質(zhì)量保證期;
8) 質(zhì)量要求及規(guī)范;
9)違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;
10) 雙方的公司信息;
11) 其他約定。
�、� 合同簽訂及其規(guī)定
1) 如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任;
2) 擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低;
3) 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單;
4) 遇貨物訂購數(shù)量較大且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn);
5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品保質(zhì)期;
6) 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求;
7) 與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款;
8) 違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體;
9) 比價(jià)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作;
10) 合同簽訂應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查;
11) 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效;
12) 簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。
三、采購合同簽訂的相關(guān)問題
1、采購簽約權(quán)限的規(guī)定。
(1)副總經(jīng)理有權(quán)簽署標(biāo)的額在5000元以下的采購合同。2.標(biāo)的額在10000元以上的采購合同需由總經(jīng)理簽署。
2、供應(yīng)商調(diào)查。
簽訂采購合同前，采購人員就對方的信用(含經(jīng)營范圍、銀行資金、履約能力、技術(shù)和質(zhì)量等級、法人資格、簽約人是否是法人代表或經(jīng)法人代表授權(quán)的委托代理人等)進(jìn)行全面了解。標(biāo)的總價(jià)在100000元以上的采購合同應(yīng)當(dāng)形成書面比價(jià)單，并就對方的情況進(jìn)行分析。
3、起草采購合同。
采購管理員根據(jù)審核的'比價(jià)單起草采購合同。
4、采購合同審批程序。
采購部長對采購合同文本進(jìn)行初審。然后報(bào)副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批,最后到財(cái)務(wù)部簽章。
5、采購合同簽訂過程中各部門的職責(zé)劃分。
(1)采購部負(fù)責(zé)采購合同簽訂前的合同詢價(jià)、議價(jià)、調(diào)研等工作。
(2)財(cái)務(wù)部和質(zhì)量管理部配合采購部做好采購合同貨款和采購合同標(biāo)的的質(zhì)量檢驗(yàn)工作。
(3)其他部門在各自部門職責(zé)范圍內(nèi)對采購合同的管理提供支持。
6、采購部、財(cái)務(wù)部和行政部各留一份采購合同原件，法律顧問留一份復(fù)印件。
四、采購合同履行的要求
1、采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力，公司必須按照采購合同的約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實(shí)信用原則，根據(jù)采購合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。
2、在采購合同履行過程中，采購部應(yīng)根據(jù)采購合同的履行情況編制“合同管理臺(tái)賬”，做好詳細(xì)記錄，并保留相關(guān)能夠證明采購合同履行情況的原始憑證。
3、遇履行困難的采購合同必須及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
第15條在采購合同履行過程中出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，采購部應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定及采購合同約定與對方協(xié)商變更或解除采購合同。
(1)由于不可抗力因素導(dǎo)致采購合同不能繼續(xù)履行的。
(2)由于對方在采購合同約定的期限內(nèi)沒有履行采購合同所規(guī)定義務(wù)的。
(3)由于情況變更，致使我方無法按約定履行采購合同，或雖能履行但會(huì)導(dǎo)致我方重大損失的。
(4)其他采購合同約定或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。
4、采購合同發(fā)生糾紛時(shí)，采購部相關(guān)人員應(yīng)會(huì)同法律顧問與對方協(xié)商解決，協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的，相關(guān)部門應(yīng)協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。
五、采購合同管理紀(jì)律要求
1、參與采購合同簽訂和采購合同管理的人員不得出現(xiàn)下列情況，否則公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。
(1)泄露或私自更改采購合同的內(nèi)容。2.丟失采購合同。
(2)損害公司的利益。
(3)在參與采購合同制定、簽訂的過程中出現(xiàn)嚴(yán)重的不負(fù)責(zé)任的行為。
2、參與采購合同履行的人員違反國家和公司相關(guān)規(guī)定，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他損失的，視其性質(zhì)和情節(jié)輕重，由公司給予責(zé)任人行政或經(jīng)濟(jì)處罰。
3、對于觸犯法律的人員，移交司法部門處理，公司保留對責(zé)任人的追索權(quán)。
六、采購合同資料管理
1、采購部負(fù)責(zé)采購合同資料的收集、匯總、保存和存檔、等工作。
2、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購合同管理過程中所涉及的原始憑證、票據(jù)的備份和保存工作。
1、本制度未盡事宜依照國家有關(guān)的法律法規(guī)和政策執(zhí)行。
2、本制度自公布之日起執(zhí)行，在此前發(fā)布的有關(guān)規(guī)定與本制度相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)。
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