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      2. 采購的具體流程

        時間:2024-09-09 03:27:34 采購師 我要投稿
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        采購的具體流程

          作為一個采購人員,采購的流程是必須要熟悉的,yjbys小編下面為你整理了采購的詳細流程,希望對你有所幫助。

          1、尋找合格供應(yīng)商

          (1)索樣詢價

          為使公司能采購到適價的零件,采購課采購員需隨時收集自行車零配件相關(guān)工廠的供應(yīng)信息,當(dāng)公司有需要時,應(yīng)向相關(guān)廠商進行索樣并詢價。此時需填寫《樣品單》及《詢價單》。

          (2)樣品確認

          樣品索回后,需即時開具《樣品零件確認單》交給產(chǎn)開課進行樣品確認,以判定該廠商的產(chǎn)品是否符合我司要求。

          (3)廠商報價

          判斷合格的供應(yīng)商,需根據(jù)本公司的付款條件、品質(zhì)要求、交貨時間等,要求供應(yīng)商報最優(yōu)惠價格。

          (4)確認報價

          采購經(jīng)理依據(jù)同種產(chǎn)品的市場價格,對廠商的報價進行確認回簽,然后交采購課長輸入公司ERP系統(tǒng)價格庫。供應(yīng)商的報價原件由采購經(jīng)理保存,復(fù)印件發(fā)給財務(wù)作為對帳和結(jié)算的依據(jù),并抄報總經(jīng)理備案。

          (5)合格供應(yīng)商確認

          當(dāng)上述步驟完成后,將該供應(yīng)商的相關(guān)信息登記入《供應(yīng)商審核表》交相關(guān)部門審核。若審核通過可將該廠商列為我司合格供應(yīng)商,將其列入公司《合格供應(yīng)商名錄》。以后每隔半年,對該供應(yīng)商進行考核,并將結(jié)果記錄于《供應(yīng)商評核表》。

          2、采購訂單管理

          (1)下采購訂購單

          接到《訂購書》后,采購課長根據(jù)訂購書客號、車型找出相對應(yīng)的《用料明細表》,確認資料無誤后,將訂購書及用料明細轉(zhuǎn)給采購員下單。各采購員在接到資料后,進入公司ERP系統(tǒng),查詢業(yè)務(wù)、生管是否已在ERP中過帳,待其過帳后,采購方能在ERP中下采購單。采購下單時,需在訂購單上詳細標(biāo)明訂單號如NKXXXXXXXXXXX(其中,前四位為HK下發(fā)的訂單編號,第五位為年,6、7位為月份,后四位為流水號,流水號由各采購員掌控)。采購員在下單時,需查倉庫有無庫存料件和半成品(若有庫存,需扣庫存數(shù),同時需填寫《零件代用通知單》交于研發(fā)部檢驗是否可代用),采購訂單應(yīng)在2天內(nèi)發(fā)出。

          (2)審核規(guī)格、價格

          采購課長依據(jù)《訂購書》及《用料明細表》對各采購員所下的《訂購單》的內(nèi)容(即:規(guī)格、數(shù)量、價格、交期)進行核對,核對時需再次掌控是否已消化了庫存料件,核對完成后轉(zhuǎn)至采購經(jīng)理核準(zhǔn)并在ERP中過帳。采購課長需將各采購員所下的訂購單內(nèi)容總結(jié)在公司服務(wù)器/到料情況查詢/《零件到料掌控表》中,供其他部門查詢。

          (3)FAX訂購單

          經(jīng)采購經(jīng)理核準(zhǔn)完的《訂購單》,統(tǒng)一交由文印室FAX給供應(yīng)商。

          (4)跟催回傳訂購單

          FAX完后的《訂購單》,交由各采購人員。各采購員將各自負責(zé)的零件資料進行整理,在《訂購單》FAX后1小時內(nèi)應(yīng)打電話給廠商,確認訂單是否有收到,三日內(nèi)需接到供應(yīng)商的回傳訂單,若未接到,需主動打電話詢問訂單是否有變更等事宜。

          (5)延遲交期通知業(yè)務(wù)

          采購員在接到廠商的回傳單后,需確認廠商所回傳的內(nèi)容有無更改。若廠商回傳的交期確認OK,采購員可記錄下來,資料即可歸擋;若廠商回傳的交期有延誤,這時需協(xié)調(diào)廠商以達到共識。在協(xié)調(diào)達不到共識時,應(yīng)即時填制《品質(zhì)交期異常反饋表》,知會業(yè)務(wù)部經(jīng)理或相關(guān)跟單業(yè)務(wù)員,以便及時通知客戶。采購需在下單后一星期內(nèi)回復(fù)業(yè)務(wù)訂單的交期是否有問題(業(yè)務(wù)人員可在公司服務(wù)器/到料情況查詢文件夾中隨時能查到)。

          (6)訂購單的整理、歸檔

          采購員在接到文控中心FAX后的訂購單后,需將原始訂購單整理后歸檔在各廠商的資料夾中。

          3、催貨

          (1)到交期前聯(lián)絡(luò)廠商

          采購員根據(jù)自己的資料,在零物料交貨期的前三日需主動打電活給供應(yīng)商,了解零物料的進度,以便及時調(diào)整。

          (2)跟進料件

          采購員在將零物料跟催進倉庫后,需及時了解所到的零物料是否合格。料件合格入倉后,采購動作方結(jié)束,料件不合格,需在第一時間給予處理。

          (3)物料挪用

          當(dāng)訂單所需物料無法及時到貨,且倉庫有其他訂單的相同物料時,采購可填制《物料挪用單》,經(jīng)資材部經(jīng)理批準(zhǔn)后,交倉庫進行物料挪用。

          4、五金件(零星物件)采購

          (1)接采購申請單

          采購員在接到各部門開出的申購單后,應(yīng)報請采購經(jīng)理批準(zhǔn),貴重物品應(yīng)報請總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可實施采購。

          (2)實施采購

          各部門的采購申請被批準(zhǔn)后,采購員根據(jù)其內(nèi)容,選擇供應(yīng)商進行采購。其中,設(shè)備維修所需的配件,應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成,其他五金件應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成。

          (3)通知領(lǐng)用

          采購物品到貨入五金倉后,應(yīng)及時通知相關(guān)申請部門領(lǐng)用。

          5、對帳、請款

          (1)對帳

          采購員每月根據(jù)各廠商的月結(jié)對帳明細單,進行單價的核對,如有異議須與廠商溝通,核對無誤后交還財務(wù)部進行帳務(wù)處理。

          (2)請款

          采購經(jīng)理每月月底接財務(wù)的應(yīng)付帳款明細表,根據(jù)與各供應(yīng)商達成的付款協(xié)議,進行請款,此時需填寫付款申請單。

          6、不良品處理

          (1)接檢驗異常報告單

          采購員在接到進料檢驗報告單或生產(chǎn)線品質(zhì)異常跟蹤改善確認單時,需仔細了解料件的問題點,然后即時將報告單FAX廠商,請廠商給予處理方案。

          (2)回饋處理結(jié)果

          采購人員需及時跟催廠商的處理結(jié)果,若有技術(shù)上的協(xié)調(diào)問題,需及時通知我司研發(fā)部或品管部與其協(xié)調(diào);若是退貨,需及時跟進將料件退回廠商。

          (3)跟進良品入倉

          料件退貨后,需隨時跟進供應(yīng)商新補料件的供貨進度,直至良品入倉。

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