崗位說明書的主要內(nèi)容

關(guān)于崗位說明書的主要內(nèi)容

　　崗位說明書，是表明企業(yè)期望員工做些什么、規(guī)定員工應該做些什么、應該怎么做和在什么樣的情況下履行職責的總匯。以下是小編整理的關(guān)于崗位說明書的主要內(nèi)容，希望對大家有所幫助。

　　職位說明書的主要內(nèi)容有：

　　1、 基本信息

　　對職位的基本情況進行介紹，包括單位、職位名稱、所在部門、任職人姓名、直接主管、直接下屬、間接下屬、職位編號、說明書編號、編制日期、批準日期等。

　　2、 職位概要

　　說明設(shè)置這個職位的主要目的、該職位的主要職責以及在企業(yè)運行過程中所起的作用。

　　3、 工作內(nèi)容與績效標準

　　工作內(nèi)容根據(jù)該職位所在的部門或單位的職能分解來確定。

　　績效標準對應每項工作內(nèi)容提出考核標準，最好能夠量化。

　　4、 責權(quán)范圍

　　責任范圍包括：匯報工作、督導責任、培育責任、成本責任、保密責任、獎懲責任、預算責任、檔案管理責任、參會責任等。

　　權(quán)力范圍包括：權(quán)力項目、審核權(quán)、解釋權(quán)、財務權(quán)、提名權(quán)、考核權(quán)、聯(lián)絡權(quán)等。

　　5、 工作關(guān)系

　　工作關(guān)系指該職位在公司內(nèi)、外部的溝通關(guān)系，包括：

　　a) 企業(yè)內(nèi)部與其它職位(上級、平級、下級)之間的溝通關(guān)系，明確所受監(jiān)督、所施監(jiān)督和合作的關(guān)系。

　　b) 企業(yè)外部與其它單位(相關(guān)政府部門、關(guān)聯(lián)企業(yè)、客戶企業(yè)、社會團體、學術(shù)單位等)之間的溝通關(guān)系。

　　6、 任職資格與條件

　　任職資格包括學歷(包括專業(yè))、必備知識、工作經(jīng)驗、業(yè)務了解范圍和能力素質(zhì)5個方面。對于某些專業(yè)職位，還要界定某種情況下的優(yōu)先事項。

　　崗位描述

　　崗位描述就是確定崗位工作的具體特征。它包括以下幾個方面的內(nèi)容：

　　1、崗位名稱。即指崗位所從事的是什么工作。

　　2、崗位活動和程序。包括所要完成的工作任務、工作職責、完成工作所需要的資料、機器設(shè)備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯(lián)系以及上下級關(guān)系。

　　3、工作條件和物理環(huán)境。包括正常的溫度、適當?shù)墓庹斩�、通風設(shè)備、安全措施、建筑條件，甚至工作的地理位置。

　　4、社會環(huán)境。包括工作團體的情況、社會心理氣氛、同事的特征及相互關(guān)系、各部門之間的關(guān)系等。此外，應該說明企業(yè)和組織內(nèi)以及四周的文化和生活設(shè)施。

　　5、職業(yè)條件。由于人們經(jīng)常根據(jù)職業(yè)條件來判定和解釋職務描述中的其它內(nèi)容，因而這部分內(nèi)容非凡重要。職業(yè)條件說明了工作的各方面特點：工資報酬、獎金制度、工作時間、工作季節(jié)性、晉級機會、進修和提高的機會、該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關(guān)系，等等。

　　崗位要求

　　崗位要求說明了從事某項工作的人所必須具備的知識、技能、能力、愛好、體格和行為特點等心理及生理要求。制定工作要求的目的是決定重要的個體特征，以此作為人員篩選、任用和調(diào)配的基礎(chǔ)。

　　崗位要求包括：有關(guān)工作程序和技術(shù)的要求、獨立判定與思考能力、記憶力、注重力、知覺能力、警覺性、操作能力、工作態(tài)度和各種非凡能力要求。崗位要求還包括文化程度、工作經(jīng)驗、生活經(jīng)歷和健康狀況等。崗位要求可以用經(jīng)驗判定的方法獲得，也可以通過統(tǒng)計分析方式來確定。

　　基于以上崗位分析的基礎(chǔ)理論，是從大的方面加以分析出崗位說明書的成果。若根據(jù)某公司職位說明書的描述，再加以細化分析，具體可從以下幾個方面進行考慮：

　　1、崗位基本信息

　　崗位基本信息也稱為工作標識。包括崗位名稱、崗位編號、姓名、所屬部門、直接上級、職等職級、定員等。

　　2、工作內(nèi)容描述

　　這是最主要的內(nèi)容，此欄具體描述該職位所從事的具體的工作，應全面、詳盡地寫出完成工作目標所要做的每一項工作，包括每項工作的綜述、活動過程、工作聯(lián)系和工作權(quán)限。同時，在這一項中還可以同時描述每項工作的環(huán)境和工作條件，以及在不同階段所用到的不同的工具和設(shè)備。

　　在進行工作內(nèi)容描述時，要先列出所有工作內(nèi)容清單，然后分析清單后將其歸類，主要的工作內(nèi)容應該不超過十個（一般為七至八項），內(nèi)容太多則很顯得過于復雜，也很難明確具體任務。

　　3、任職資格

　　教育背景此項填寫從事該職位應具有的最低學歷要求。在進行工作分析時，經(jīng)常有這樣的情況：某職員是一位有多年工齡、經(jīng)驗豐富的高中學歷的員工，但他的教育背景顯然不能代表所需要的教育水平。在確定教育背景時應該考慮，假如讓一位新員工來工作，他最低應是什么學歷，而不一定是當前在職員工的學歷。

　　經(jīng)驗此項反應從事該職位之前，應具有的最起碼的工作經(jīng)驗要求，一般包括兩方面，一是專業(yè)經(jīng)歷要求，即相關(guān)的知識經(jīng)驗背景；另一個需要的是本組織內(nèi)部的工作經(jīng)歷要求，尤其針對組織中的一些中、高層治理職位。

　　技能要求此項反映從事該職位應具有的基本技能和能力。某些職位對專業(yè)技能要求較高，沒有此項專業(yè)技能就無法開展工作。而另一些職位相比之下則對某些能力要求更為明確。

　　個性特質(zhì)指從事該崗位通常需要從業(yè)人員具備何種性格特征。

　　培訓經(jīng)歷此欄反映從事該職位前，應進行的基本的專業(yè)培訓，否則將不答應上任或不能勝任工作。具體是指員工在具備了教育水平、工作經(jīng)驗、工作技能之后，還必須經(jīng)過哪些培訓。

　　其它例如反映該崗位通常表現(xiàn)的工作特性，在流水線上可能需要三班倒；在高科技企業(yè)中需要經(jīng)常加班；建筑施工人員經(jīng)常出差；一般治理人員則正常上下班等。

　　4、責權(quán)范圍

　　責任指此項工作所擔負的職責和應當按時完成的任務。

　　權(quán)力一定的工作崗位要承擔一定的責任，必須要有相映成趣的人、財、物上的支配權(quán)力。

　　問題

　　在崗位說明書的撰寫中往往會出現(xiàn)以下幾個方面的爭議：

　　1、直接上級如何填寫。

　　我們很多崗位上面有幾個領(lǐng)導同時指揮安排工作，在填寫直接上級的時候，相關(guān)崗位的人員往往會把指派自己工作的領(lǐng)導統(tǒng)統(tǒng)認為是自己的直接上級。其實每個崗位的直接上級只能也只有一個，否則兩個領(lǐng)導同時安排工作究竟是先做哪位領(lǐng)導的工作呢？這種現(xiàn)象表面上看是多頭領(lǐng)導，但追究本源看其實是本崗位的職責沒有界定清楚、本崗位承擔的職能不歸屬一類，跨度幾項職能或者就是本崗位人員能力素質(zhì)比較高得到領(lǐng)導們的認同。咨詢?nèi)藛T一旦發(fā)現(xiàn)這種現(xiàn)象就需要立即與相關(guān)領(lǐng)導進行職能確認，辨別清楚本崗位所在部門的關(guān)鍵職責，以及本崗位在本部門所承擔的責任，通過分析判斷出本崗位應該承擔的主要工作職責，而其它職能項只能安排其它崗位完成，倘若在所有部門中沒有合適的人選完成，我們也不能把此項任務作為本崗位應該完成的工作，只能夠作為臨時性工作，添加在“領(lǐng)導交辦的其他任務”這一項，一旦有合適的人選或者是其它相關(guān)崗位出現(xiàn)，則需要把此項工作進行轉(zhuǎn)移。

　　2、直接下級如何填寫。

　　我們很多的集團公司或者是生產(chǎn)工程部門的工作人員，往往會把有分子公司崗位中有業(yè)務指導關(guān)系的崗位作為自己的下級。所謂的直接下級就是在行政關(guān)系上、業(yè)務工作安排上、工作任務的協(xié)調(diào)上有緊密聯(lián)系的崗位，而不僅僅是單方面業(yè)務工作的指導。

　　3、工作職責如何闡述。

　　所謂工作職責也就是把日常的工作內(nèi)容通過書面化的語言描述出來。工作職責描述其實有兩種方式，一種就是簡單的概述，就是通過幾句話，把該崗位所有的工作內(nèi)容進行總結(jié)性的表述；一種就是比較詳細的描述，通過詳細的分析，匯總出該崗位的所有工作任務，把這些工作任務進行業(yè)務輕重或者是時間長短的分門別類，然后對各個類別再進行二次分解，把該崗位的內(nèi)容分解到能夠清晰闡述一個事件甚至是一個具體的動作。在這個過程中關(guān)鍵是要先了解所有的業(yè)務，以及業(yè)務的具體情況，然后再進行分解，這樣才能夠使得崗位的價值、崗位的重點一一體現(xiàn)。

　　4、工作權(quán)限如何規(guī)定。

　　其實每個崗位的每一條工作內(nèi)容都隱藏著一個工作權(quán)限，但是由于這些權(quán)限并不會發(fā)揮作用，往往不會被撰寫人員關(guān)注。但是關(guān)鍵任務中的工作權(quán)限，需要在崗位說明書中體現(xiàn)，這不僅僅能夠體現(xiàn)該崗位工作重點，而且能夠為這項工作的開展起到約束和推動作用。

　　5、任職資格如何填寫。

　　任職資格包括工作年限、工作經(jīng)驗、工作知識、學歷背景、技術(shù)能力、工作環(huán)境等等方面的內(nèi)容，我們在填寫的過程當中往往會忽視這一方面的內(nèi)容，或者就是按照當前本崗位人員的現(xiàn)狀來填寫這個內(nèi)容。這項內(nèi)容與招聘、培訓、員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃有非常緊密的聯(lián)系，倘若工作分析做得不夠細致，這個內(nèi)容可以不先考慮，不過我們可以參照當前崗位人員的能力現(xiàn)狀進行分析。配合我們進行的工作內(nèi)容調(diào)整撰寫培訓要求和崗位技能要求是非�？扇〉姆椒�。

　　撰寫中要注意的問題

　　1、部門職責分解要充分、完全

　　要對部門所有職位職責進行匯總合并，與部門職責對比，然后明確職位責任進行填充；同一部門職責，不同層級的崗位可能擔任的責任不同，我們必須進行分級詳細描述，做到充分完全。

　　2、工作領(lǐng)域的劃分要合理

　　準確理解崗位的主要職責，參考部門工作領(lǐng)域?qū)Ρ緧徫贿M行劃分。如本崗位是負責部門工作領(lǐng)域中的單個領(lǐng)域，根據(jù)具體的職責用合并屬性同類項的形式進行領(lǐng)域劃分。

　　3、崗位說明書要規(guī)范、準確、全面

　　崗位說明書需要按照“動詞+內(nèi)容+目的”的方式進行規(guī)范、準確、全面的描述，做到不重復、無交叉，以體現(xiàn)職位價值，作為提取績能衡量的標準。

　　4、崗位說明書要保持更新狀態(tài)

　　一旦環(huán)境、技術(shù)、崗位要求發(fā)展變化，崗位說明書要做及時的調(diào)整更新，方能起到實時有效的指導作用。

　　5、崗位說明針對的是職位，不是個人

　　6、基本素質(zhì)和知識、技能不能混淆、重疊

　　要對基本素質(zhì)和知識、技能作出明確規(guī)定，描述什么是基本素質(zhì)，什么是知識，什么是技能時要認真檢查，核實沒混淆、重疊。

　　流程

　　為了節(jié)約編制崗位說明書的成本，其結(jié)果可能是浪費更多的人力成本。因此，具體崗位具體分析，一點也馬虎不得。一份科學的崗位說明書出爐，通常遵循著這樣的流程：

　　1、在開展編寫工作之前，人力資源經(jīng)理應和相關(guān)高層領(lǐng)導進行討論，使高層領(lǐng)導率先樹立崗位責任意識，對各項工作實行歸口管理，改變自由隨意的管理風格。

　　2、編寫過程中，各部門的主管以及員工積極配合人力資源部的工作，為其提供編寫技術(shù)的培訓、指導和審核。

　　3、人力資源部可靈活選用問卷調(diào)查法、面談法、工作日志法、實地觀察法等方法，進行認真的工作分析和調(diào)查，了解每一個崗位的工作任務、工作目標、工作條件、上下級關(guān)系、對內(nèi)對外的聯(lián)系、任職資格等要素。

　　4、崗位說明書的編寫不是一勞永逸，行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革會給崗位提出新的要求。因此，企業(yè)編寫出規(guī)范的崗位說明書后，還應建立起崗位說明書的動態(tài)管理制度，由專人負責管理更新。

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