企業崗位說明書編寫誤區分析
規范的崗位說明書明確了工作的職責權限、任職資格、工作特點、工作目標等重要因素,能為企業進行工作評價、人員招聘、績效考核、確定培訓需求、薪酬管理提供依據,但是很多企業發現崗位說明書編制后,對于改善本企業的績效、提升人力資源管理工作效率并無預期的作用,崗位說明書規范和制約作用也無法體現。原因何在呢?
一、職責界定不明確,任務交叉沒有理順
我國企業目前普遍存在著崗位職責不清、任務指派隨意性較大、能者多勞、出現問題互相推諉等管理混亂的現象,因此,崗位說明書不應是簡單的對目前崗位工作任務的要求和描述,而應該通過崗位說明書的撰寫達到明確各崗位的職責權限,規范工作流程,實現科學管理的目的。在編制崗位說明書之前,必須進行認真的工作分析和調查,了解每一個崗位的工作任務、工作目標、工作條件、上下級的關系、任職資格等因素。在實際操作中,可靈活選擇用問卷調查法、面談法、工作日志法、實地觀察法等方法進行。
在界定崗位職責時,首先應編寫部門職責。崗位的職責應為部門職責的分解,部門的各項職責應在崗位的職責中得以體現,即“人人有事做,事事有人做”。部門職責是界定崗位職責的基礎,因此,界定崗位職責的第一步界定部門的職責。界定部門職責時,可根據部門的工作任務進行分析,規范各項任務的工作流程,找出部門之間交叉的工作,明確各部門的職責權限。工作流程圖可以一目了然地描述完成工作的程序,反映各崗位之間的工作銜接關系。當出現職責交叉現象時,應具體問題具體分析,而不是簡單“一刀切”。
其次,將部門職責分解到部門的各個崗位,明確各崗位之間的分工關系。這一過程也可作為企業定員定編的依據。根據任務量和工作的要求,應將部門的工作任務合理分解到具體的崗位,確定部門的崗位設置和人員安排,并明確部門內各崗位的崗位職責。特別是對于多個崗位承擔某一共同任務時,應用規范的'語言明晰地確定各崗位在此項工作中要承擔的責任。如某公司的財務部門的職責包括以下要項:會計核算、資金管理、預算管理、成本管理、財務分析。
二、描述不規范,用語不準確
崗位職責的描述應能準確、清晰、真實的界定崗位承擔的責任、所具有的權限和崗位工作必須達到的目標、規范性責利關系?墒呛芏嗥髽I的崗位說明書沒有注意到描述用語的選擇,籠統地使用“負責、管理”等詞語,導致崗位職責的描述流于一般化、普遍化,出現“千崗一面”現象,或者使崗位職責描述過小或者過大,根據崗位說明書的描述方式和用語顯得尤為重要。標準的崗位職責描述格式應是“動詞+賓語+結果”,動詞的選擇可參照表1,賓語表示該項任務的對象,即工作任務的內容,結果表示通過此項工作的完成要實現的目標,可用“確保、保證、爭取、推動、促進”等詞語連接。例如人力資源部部長負責人力資源戰略工作可描述為“負責組織制定人力資源戰略和人力資源規劃,保證為公司的發展戰略提供有效的人力資源支撐”。
三、宣傳不到位,員工不理解
崗位說明書涉及到對各崗位的描述與規范,目的是使員工明確了解自己的工作責任、本崗位在企業的作用以及企業的要求,因此,在編制過程中必須得到全體員工的支持和參與。可惜很多部門主管都像在應付作業一樣草草完成,沒有借此機會與員工進行充分的交流,甚至在做完崗位說明書之后,員工也不知道崗位說明書的作用,有些員工還認為崗位說明書是對他們工作的限制,出現員工不理解、不利用、不執行的情況,使崗位說明書變成可有可無的擺設。
此外,對任職資格的界定,會使一部分員工感到恐慌或者失望。在國有企業中若是按照行業通行的標準對崗位任職資格進行界定,很多老員工的學歷或者技能達不到企業要求,他們就會認為崗位說明書是人力資源部給他們設置的障礙,擔心未來的職業發展。而另一種情況是企業為了培養和鍛煉人才,往往會將一些重點培養對象放在基層工作一段時間,這些人才的素質和技能都會遠高于崗位的要求,他們的心理就會失衡,若是不及時引導,將會導致優秀人才的流失,給企業造成重大損失。因此,企業在編寫崗位說明書時,應由各部門的主管負責,人力資源為其提供格式和方法,并予以及時的指導和審核。而且應做好充分的準備工作,給員工宣講制定崗位說明書的意義和說明書中各項內容的含義。對現行人員配置達不到或者遠超出企業要求現象,企業應向員工解釋其原因,打消他們的思想疑慮,保證企業的穩定發展。
四、定位不明晰,高層不認同
HR經理在編寫崗位說明書時,如果原有的崗位職責界定不清,那么就要對原有的崗位職責進行一次大盤點,編寫的工作量將會很大。這時人力資源管理就面臨著兩種選擇:對現狀的描述和對未來的描述,即崗位職責“是什么”和“應是什么”的問題。若編寫崗位說明書是解決崗位職責“應是什么”,則在界定崗位職責時必須對現存的職責交叉、職權不明的現象進行調整,這將導致一部分員工的工作職責和權限的變動,可能招致員工的抵制和反對。
因此,在編寫之前,HR經理應和相關的高層領導進行討論,認清規范崗位職責的意義,明確崗位說明書的定位,并取得領導對職責變革的理解和支持。在崗位說明書實施過程中高層領導應率先樹立崗位責任意識,對各項工作實行歸口管理。
五、管理不及時
隨著時代的進步和企業的發展,企業中部門的職責及崗位的工作內容也會不斷地發生變化,尤其是網絡時代的新興行業更是如此。一般而言,崗位說明書應至少每1~2年修改一次,根據行業的發展和職責的變化情況靈活進行選擇。但是當企業發生重大組織變革和戰略調整時,應及時修訂崗位說明書。我國很多企業都注重崗位說明書的更新和發展。如聯想集團甚至規定每半年對崗位說明書修正一次。
因此,崗位說明書的格式要求簡潔實用,重點突出,項目不宜過多。而且制定動態管理制度,由專人負責管理更新。
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