HR該如何快速有效編寫崗位說明書
眾所周知，編制崗位說明書是HR非常重要的基礎(chǔ)性工作。許多企業(yè)都有做，但做的效果和深入度就因人而異了。崗位說明書是工作分析的結(jié)果之一，也是績效考核指標(biāo)設(shè)定的來源，所以編寫崗位說明書首先要進(jìn)行工作分析，然后收集、分析信息，最后形成崗位說明書。我們今天就一起來探討學(xué)習(xí)一下這方面的知識。以下是YJBYS小編搜羅的HR該如何快速有效編寫崗位說明書，希望對你有幫助。
1. 崗位說明書是什么
崗位說明書是企業(yè)對某一崗位上需要什么樣的員工，期望員工做什么，指導(dǎo)員工應(yīng)該做什么、應(yīng)該怎么做，以及用什么指標(biāo)來考查員工工作業(yè)績的總匯。
崗位說明書包括四個大模塊：崗位基本信息、工作權(quán)限和職責(zé)、任職資格、工作環(huán)境與工作時間、關(guān)鍵績效考核指標(biāo)。
崗位說明書在整個人力資源管理中是最基本的分析工具，崗位說明書可以按照公司的需求分別用于招聘、考核、晉升等各方面。
2.編制崗位說明書最重要的原則
第一，必須符合本公司本崗位的實(shí)際情況，不能隨便到網(wǎng)上去摘抄或照搬別的公司的相同崗位說明書，而是需要去實(shí)際行動，多方面了解崗位的基本特征和實(shí)際情況，寫的越貼近實(shí)際，越能為公司各層級所接受，在推廣執(zhí)行中才能得到大部分人的支持。
第二，必須明確公司部門的組織架構(gòu)，明確崗位在組織架構(gòu)中所處的環(huán)節(jié)，才能有的放矢更好的去編輯崗位說明書。
第三，必須明確崗位說明書的作用，崗位說明書是最基本的分析單位，在編制完之后還需要進(jìn)一步的進(jìn)行后續(xù)工作，例如完善工作流程、相關(guān)配套制度和工作表單。
3.編寫崗位說明書的步驟
崗位說明書是工作分析的結(jié)果之一，所以編寫崗位說明書首先要進(jìn)行工作分析，然后收集、分析信息，最后形成崗位說明書。
崗位分析是前提
進(jìn)行科學(xué)有效的崗位分析是設(shè)計崗位說明書的前提。崗位分析是對企業(yè)各類崗位的性質(zhì)、任務(wù)、職責(zé)、勞動條件和環(huán)境，以及員工承擔(dān)本崗位任務(wù)應(yīng)具備的資格條件所進(jìn)行的系統(tǒng)分析與研究，并由此制訂崗位規(guī)范、崗位說明書等人力資源管理文件的過程。
1.崗位分析的程序
(一)準(zhǔn)備工作階段
1、根據(jù)工作崗位分析的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，對企業(yè)各類崗位的現(xiàn)狀進(jìn)行盤點(diǎn)，掌握各種基本數(shù)據(jù)、信息和資料。
2、設(shè)計崗位調(diào)查方案。
(1)明確崗位調(diào)查的目的;
(2)確定調(diào)查的對象和單位;
(3)確定調(diào)查項目;
(4)確定調(diào)查表和填寫說明;
(5)確定調(diào)查時間、地點(diǎn)和方法。
3、進(jìn)行崗位分析項目的培訓(xùn)宣貫，做好員工的思想工作，使員工對崗位分析有良好的心理準(zhǔn)備。
4、根據(jù)工作崗位分析的任務(wù)、程序，分解成若干工作單元和實(shí)施環(huán)節(jié)。
5、組織崗位分析參與人員培訓(xùn)，學(xué)習(xí)并掌握調(diào)查的內(nèi)容、熟悉具體的實(shí)施步驟和調(diào)查方法。
(二)調(diào)查分析階段
根據(jù)調(diào)查方案，對各崗位進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的調(diào)查研究。調(diào)查通常是面對面的訪談和問卷調(diào)查，還可以結(jié)合資料分析、現(xiàn)場觀察、關(guān)鍵事件、工作日記、小組討論等方法，廣泛、深入地搜集有關(guān)崗位工作的各種數(shù)據(jù)和資料。
(三)總結(jié)分析階段
對崗位調(diào)查的結(jié)果進(jìn)行深入的分析，并采用文字圖表等形式，作出全面的歸納和總結(jié)，最終形成工作說明書。
(四)反饋優(yōu)化階段
崗位說明書不是一層不變的，應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、績效管理等實(shí)際情況，定期進(jìn)行反饋和優(yōu)化;同時在進(jìn)行崗位說明書定稿前，可組織企業(yè)內(nèi)外部有關(guān)專家召開有關(guān)工作說明書的研討會，對工作說明書的訂立、修改、優(yōu)化等提出意見或建議。
工作崗位分析并不是簡單、機(jī)械地收集和積累某些信息，而是要以正確、開放和創(chuàng)新的思路與觀念，對各個崗位的特征和要求作出全面考察，創(chuàng)造性地提出各崗位的主要成份和關(guān)鍵因素，并在深入分析和認(rèn)真總結(jié)的基礎(chǔ)上，制定出工作說明書、崗位規(guī)范等人力資源的管理制度。
2.崗位分析的方法
通常崗位分析的方法有簡單崗位分析方法(包括工作日志法、觀察法)、常用崗位分析方法(訪談分析法、問卷調(diào)查法、關(guān)鍵事件法)、現(xiàn)代崗位分析方法(工作要素法、功能性職務(wù)分析法、職位分析問卷法、管理職位描述問卷法、臨界特質(zhì)分析系統(tǒng)、任務(wù)清單法)等方法，在此僅就崗位分析調(diào)查問卷進(jìn)行舉例(例表1：電機(jī)崗位分析問卷(樣表))，其他方法不做系統(tǒng)介紹。
3.崗位信息的來源
(1)書面資料。在企業(yè)中，一般都保存著各類崗位現(xiàn)職人員的資料記錄以及崗位責(zé)任的說明，這些資料對工作崗位分析非常有用。例如招聘廣告等。
(2)任職者的報告。可以通過訪談、工作日志、工作計劃、工作總結(jié)、工作匯報、工作述職等方式得到任職者的報告。
(3)同事的報告。主要通過360º法，收集擬分析崗位及任職者的數(shù)據(jù)信息資料，來彌補(bǔ)其他資料的不足。
(4)觀察。人力資源管理者和崗位分析工作者通過到任職者的現(xiàn)場進(jìn)行直接觀察或借助于其他媒介進(jìn)行間接的觀察來獲取崗位及任職者有關(guān)工作的信息。
(5) 外部客戶。只要基于客戶滿意度。
4.崗位說明書模板設(shè)計
之前已經(jīng)講過崗位說明書的模塊，崗位說明書的模板設(shè)計就在這五大模塊的基礎(chǔ)上填寫更細(xì)的內(nèi)容，然后形成表格(因為表格更直觀)。
① 崗位基本信息：部門名稱、崗位名稱、崗位編號、崗位類別、崗位編制人數(shù)、崗位管理寬度、崗位的.直接上下級、崗位對內(nèi)對外協(xié)作單位。
② 工作權(quán)限和職責(zé)：工作概要、工作權(quán)限、工作職責(zé)。
③ 任職資格：最低學(xué)歷、適合專業(yè)、所需知識、工作經(jīng)驗、個人素質(zhì)、其他條件。
④ 工作環(huán)境與工作時間：工作場所、工作所需設(shè)備與工具、有無污染、工作班制與時間。
⑤ 關(guān)鍵績效考核指標(biāo)：這里需要羅列出考核期內(nèi)能夠量化的、對工作有實(shí)質(zhì)性影響的考核指標(biāo)。
只要按照以上的五個模塊進(jìn)行模板編輯，就能基本寫好一份崗位說明書。
5.填寫崗位說明書的注意事項：
① 崗位的直接上下級，一定要寫清楚直接上下級，否則會造成權(quán)責(zé)劃分不清，相互推諉責(zé)任、多頭領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)象。很多崗位上面有幾個領(lǐng)導(dǎo)同時指揮安排工作，在填寫直接上級的時候，相關(guān)崗位的人員往往會把指派自己工作的領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)統(tǒng)認(rèn)為是自己的直接上級。其實(shí)每個崗位的直接上級只能也只有一個，否則兩個領(lǐng)導(dǎo)同時安排工作究竟是先做哪位領(lǐng)導(dǎo)的工作呢?直接上級是需要在明確組織架構(gòu)圖基礎(chǔ)上，根據(jù)公司具體安排來確定的。直接下級亦是如此。
② 工作概述就是用一句話來描述工作的基本情況的，一般要按照以下格式來寫：根據(jù)……的要求，負(fù)責(zé)什么工作，完成什么目的。
③ 工作權(quán)限如何填寫：首先要劃分清楚部門職責(zé)，然后把每個人的工作領(lǐng)域界定清楚。工作權(quán)限關(guān)系到每個人所能行使的各項權(quán)利，也限定了每個人的工作必須承擔(dān)的義務(wù)這不僅僅能夠體現(xiàn)該崗位工作重點(diǎn)，而且能夠為這項工作的開展起到約束和推動作用。
④ 工作職責(zé)在填寫的時候，可以先將目前的工作分解為幾個大項，再在這幾個項目的基礎(chǔ)上去分解。一般的編寫原則是“動詞+內(nèi)容+目的”的方式，做到不重復(fù)、無交叉，讓每個員工在看到工作職責(zé)時能很明確的指導(dǎo)自己該做什么。
⑤ 任職資格可以很明確的表達(dá)該崗位所需要的人最基本的條件，為公司招人、用人提供基本信息。
⑥ 崗位說明書編寫完成以后并不代表這項工作已經(jīng)完結(jié)，因為工作可能因為公司需要會做出調(diào)整，所以需要不停的跟進(jìn)崗位動態(tài)，使崗位說明書符合公司的實(shí)際情況。
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