建筑工程項目文檔資料管理信息化策略

建筑工程項目文檔資料管理信息化策略

　　建筑工程項目文檔資料包含產生、收集、整理、存儲、利用多個環節，在不同的項目管理階段，每份文檔資料服務于不同的管理過程。那么，下文是由小編為大家整理的資料管理信息化策略，歡迎大家參考學習。

　　項目文檔資料管理面臨的突出問題

　　工程項文檔資料包含政府指令文件、項目往來文件、施工驗收單據、多媒體文件(如重大活動中的照片、視頻、錄像等)、紙質文件、項目設計文圖紙(重要)、施工組織設計、竣工驗收證明等等。

　　目前，建筑工程項目文檔資料管理多采用傳統管理手段，信息化管理水平普遍還不高，主要存在以下問題:

　　管理需求不系統。面對紛繁復雜的施工項目文檔資料，企業曾嘗試過在相關崗位設立管質量或管安全的崗位。然而，各管理崗位人員總是結合自身所處的管工作崗位，只能從某些“點”上說說想法和要求，缺乏對文檔資料管理系統的理解，比如質量驗收文檔管理人員往往過分強調項目質量文檔管理工作，忽視項目技術交底文檔、安全檢查文檔等的管理。事實上，建筑行業需要從整個工程項目文檔資料管理的“面”上闡述需求。

　　文檔分類不清晰。依據項目管理機構及項目崗位的分工職能定義文檔所屬類別比較普遍(如設計文檔、監理文檔、施工文檔等)，但是一份具體的項目文檔很多時候會貫穿多個職能部門(或機構)，有的甚至貫穿項目的不同管理階段。所以，定義文檔所屬類別會產生“多義性”問題。若從業務流程或者項目具體管理活動來分類，仍然面臨一項管理活動對應多份文檔記錄的問題，比如有的從質量控制的角度，有的從環境控制的角度，因此項目文檔資料的分類方式，尤其是二級甚至三級分類思路，目前不是很清晰。

　　收集整理不及時。在現實工程項目管理過程中，很多時候從制度層面上已經要求某些管理活動應該形成規范記錄，但最終項目文檔資料歸檔時仍然出現文檔資料缺失的現象。問題在于項目文檔資料的收集整理不夠及時，項目各級管理人員沒有周期性地“盤點”自身所負責管理的文檔，往往寄希望于項目完工后集中整理再呈交有關工程檔案管理部門。

　　信息系統不匹配。對于存在“跨地域運營、多項目管理”的施工企業而言，不匹配性主要體現在兩個方面，一是項目文檔管理信息系統與實際業務不匹配。二是項目各類文檔管理信息系統之間不匹配。有的信息系統是企業自身定制的，有的是政府主管部門要求的，所站角度不同、需求層次不同，各類文檔記錄標準也不同。

　　實施項目文檔管理信息化相關策略

　　綜上分析，建筑工程項目文檔資料管理信息化既要面對項目管理制度上的問題，同時還要面對項目管理方法層面的問題。因此，當前階段實施項目文檔管理信息化可做好以下方面的工作。

　　明確項目文檔資料管理需求。在當前施工企業管理信息化水平普遍不高的情況下，項目文檔資料管理可與專業有實力并熟悉該行業運作規則的文檔管理供應商一起梳理需求、提煉工作，以此來彌補企業內部人員對管理信息化的理解的不足。開始云在文檔管理領域沉淀10年，有著針對建筑行業專業的項目文檔管理解決方案。

　　明確項目文檔資料分類體系。針對工程項目文檔資料種類較多的特點，開始云將建議建筑行業采取“多維依據、逐級劃分”的策略，可按照面向主題、面向應用、面向共享的思路，建立項目文檔分類體系。比如一份文檔可以從記錄內容上劃分類別，也可以從項目進展階段劃分其所屬類別，甚至可以考慮分類依據的組合應用，從而產生不同的子類。只有項目文檔分類規則明確了，才便于被人理解，同時也容易為后續統一編碼工作提供實用依據，利于計算機分類處理。

　　明確各類文檔資料管理分工。開始云KASS文檔管理系統支持對項目人員權限的管理。一份文檔資料由哪個項目小組的人員產生并提交至哪個小組的文件夾下，而其它小組人員是否有權限對其進行查看、編輯、下載等，均可以靈活設置。對于需要上級審批的文檔，在線發起流程，上級領導可以快速查看審批。這樣，從工作習慣逐漸促使項目文檔資料中間管理環節的規范，同時確保項目文檔資料準確及時地收集整理。此外，不論一份文檔經過項目多少管理人員處理，也不管各個項目處理該類文檔流程上的差異，開始云KASS文檔管理系統可形成詳細的日志記錄，便于項目組織中的責任落實。

　　項目文檔資料標準化。工程項目文檔資料實施標準化可以提高管理效率。通過對業務流程的梳理與優化，促進各管理環節記錄文檔與實際管理活動的有效融合。項目不同階層的管理人員需要關注不同項目同類文檔記錄格式的統一。文檔的標準化與結構化程度不同，對實施文檔信息化管理的策略會產生影響。對于標準化與結構化程度都比較高的項目文檔資料，一般可考慮優先實施信息化管理。

　　關注項目文檔記錄規范化。項目文檔實施信息化管理的過程中，如果對于細節問題考慮不周全，可能會對整個項目文檔資料管理的規范性與有效性產生影響，所以，密切關注文檔內容、過程、記錄的規范顯得尤為重要。

　　關注項目文檔管理集成化。項目管理中除了文檔管理外，通常也會對引入其它的諸如ERP、OA等管理系統，但現在這些系統之間的數據是孤立的，它們之間未能很好地集成，給一個具體項目文檔資料的查找帶來一定困難。因此，建筑工程項目人員應選購項目文檔管理集成化應用技術成熟的方案，以提高整個信息系統的應用效率。

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