網絡辦公自動化的需求和設計

關于網絡辦公自動化的需求和設計

　　辦公自動化（簡稱OA），是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關于網絡辦公自動化的需求和設計，供大家參考閱讀，希望對你有所幫助!想了解更多相關信息請持續關注我們應屆畢業生培訓網!

　　一、辦公自動化

　　隨著科技、經濟及社會的不斷發展與進步，管理和辦公活動的重要性日漸突出，引起了各級領導者，管理學者以及技術人員的普遍重視。以信息化來管理，目前已經是大勢所趨。辦公室也開始了以自動化為重要內容的“辦公室革命”，也稱為“管理革命”，其目標是借助先進的信息處理技術和計算機、手機網絡技術來提高辦公效率和質量，將管理與辦公活動納入到自動化/現代化的軌道中。

　　二、傳統辦公模式面臨的問題

　　1.上級單位來文，辦公室簽收后，在單位內部流轉緩慢，效率低下;

　　2.內部發文審批仍然采用手工方式，審批效率低。特別是領導出差，就要等到他回來后簽批，浪費太多時間在等待簽字上;

　　3.領導簽批的文件，事后查閱困難;

　　4.組織機構層級復雜，人員溝通不暢;

　　5.管理者不知道每天下屬都在做什么，完成了哪些工作，業績考核無依據;

　　6.人力資源的浪費，對公司的職員沒有詳盡的發展和培訓記錄導致人才的難以發現和外流，以及對客戶的跟蹤訪問的措施欠缺形成客戶群的流失;

　　7.物質資源的浪費，通訊費用大，溝通不良，辦公開支大，管理費用高�，F在公司的辦公基本處于有紙辦公狀態，紙張消耗大，如各種打印，傳真紙的大量消耗;

　　8.知識資源的浪費，如對以前的知識的管理的不完善和備份的不齊全致使以前的知識教訓白白浪費掉，豐富的業務經驗無法共同分享交流，新員工上手速度慢;

　　9.工作資料、做好的文檔存儲凌亂、查找困難、泄密問題多;

　　10.具有強大的計算機、手機網絡系統，就是不能有效地提高工作效率;

　　所有這些問題，制約著公司的進一步發展，我們必須花大力氣去解決這些問題。

　　三、網絡辦公能夠解決的問題

　　1、提高工作效率�？焖贉蚀_查詢文件資料 實行電子文檔管理，方便快速查找閱讀相關文件。而不用為找一份文件花上很長時間，可隨時隨地調閱并打印出來，及時為您的決策提供參考。

　　方便領導同各級員工的交流與溝通 多種途徑、多種方式，使企業的管理者同企業員工保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業發展帶來的羈絆。

　　2、規范業務管理。監控工作進度，掌握工作狀態 及時有效監控各部門工作進度情況;實時全面掌控各部門的工作辦理效率狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯。系統將記錄每個工作完成流轉監控狀態。

　　3、減少辦公開支，降低管理成本。節約紙張，節省時間，減少差錯 相關資料的發送，任意指定收信人，直接傳送給所需人，而無需任何中間環節，無需打印出發給相關人員，縮短辦理時間，節省辦公開支，減少差錯率，提高整體工作效率。

　　四、功能模塊設置

　　(一)通訊系統

　　1、郵件系統。首先我們需要一個郵件系統，目前個單位用到的Email比較多了，那么需要創建辦公系統主要中基于內部交流的內部郵件系統。類似于internet郵件的應用，我們可以通過內部郵件系統可以和組織機構內部成員來進行通訊。郵件的創建、接收、發送、閱讀、回復等等。

　　2、內部短信。內部短信比較類似我們用的即時通訊工具，比如QQ、msn，內部短信系統比較適合內部成員發一些比較短的話語，通過內部短信進行比較短的交流和留言。不管員工是否在線都可以發送短信。在線短信主要適用于發送即時短消息。同時避免其他通訊軟件廣告和游戲誘惑。

　　可以現在舉個例子，比如現在我們通達公司總部在北京，我們現場服務在連云港，我們之間的信息交流許多都是通過內部短信實現的，我們就不必要打長途電話。

　　內部短信能夠自動彈出窗口，即時顯示出辦公系統的工作流、內部郵件、公告通知、新聞等更新時都有內部短信自動提醒。

　　3、手機短信。手機短信模塊，我們辦公系統和手機有一個很好的互聯，可以通過辦公系統向組織機構內部成員發送手機短信，同時手機短信和辦公系統很好的結合，如果你有些重要的工作和會議安排的話，可以通過手機短信發送，比如這個用戶出差了，有一個工作需要他來辦理，可以通過手機短信發送一條重要的通知，發送到他的手機上面，當他看到這個手機短信，他就可以通過網吧或賓館的寬帶接口登錄到辦公系統來辦理這個工作。那么手機短信的方式可以保證重要的時間能夠及時地通知客戶，應該說我們所有重要事情都可以和手機短信有一個很好的連接。

　　(二)信息共享平臺

　　1、公告通知。公告通知，以前我們的公告通知時寫在黑板上，或者由某一個人用電話一個一個告知，那么有了公告通知以后，你完全可以通過公告通知發布就可以了，就不需要那么麻煩了。

　　公告通知的發布人由系統管理員設定，被指定人員才有權限發布公告通知�？梢栽O定發布范圍，可以發布給所有人員，也可以發布給指定人員，還可以看設置有效時間，可以添加附件，查詢哪些人員看過了該公告通知，哪些人員沒有看到。

　　2、新聞�？赡軉挝焕锩嬗性S多新聞性的事件，可以通過OA上的新聞可以及時向單位員工進行發布，作為新聞的話，向大家全部公開。員工登錄OA后，新聞就可以在桌面上顯示，組織成員看過新聞，還可以添加評論。

　　3、信息交流平臺。公告通知、新聞適合發布比較正式的信息，那么我們還需要內部討論區、超級論壇給大家提供一個互相交流，自由發言的一個空間，比如說在這里可以設置各種各樣的板塊，如談天說地、輕松一刻、技術論壇、合理化建議、企業文化等等，可以指定參加人員，參加者就可以在這里自由地發表意見，還可以設定是否允許匿名發表。

　　還有網絡會議、聊天室也作為信息交流平臺的組成模塊

　　(三)公文收發

　　公文收發系統用于各個單位之間發送、接收函件、文件等，為各級管理部門提供了一套電子通訊的整體解決方案，為公文傳遞提供了一個快捷可靠的渠道，保證公文快速、準確傳達，提高工作效率，節省人力物力�？梢宰孕性O置和管理群組，并加入短信提醒功能。發送公文時用戶可以決定是否需要短信提醒，可以看到公文被接收、閱讀、回復的進展情況，對未接收、未回復單位系統直接給出提示，發送的公文需實時到達接收單位。

　　五、現代辦公的意義

　　現代化的辦公環境促進了傳統的企業現代化的步伐，傳統的被稱為部門化的單位也都開始了現代化辦公的進程。企業要督促員工認識現代化辦公，因為在整體辦公流程中更多地把握方向和大局，細節需要依靠員工來執行。所以現代化辦公條件實際上很大程度上是在幫助企業，那么企業就有義務和責任讓自己的員工也接受現代化辦公的理念，并一齊推動現化辦公的實施。

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