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      1. 如何做才能讓OA系統(tǒng)達(dá)到預(yù)期效果

        時(shí)間:2022-06-21 20:37:42 辦公自動(dòng)化 我要投稿
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        如何做才能讓OA系統(tǒng)達(dá)到預(yù)期效果

          在國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的OA系統(tǒng)品牌華天動(dòng)力的項(xiàng)目總監(jiān)萬(wàn)先生看來(lái),OA系統(tǒng)的使用是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,項(xiàng)目失敗往往是一系列原因疊加的結(jié)果。從項(xiàng)目的生命周期來(lái)梳理,企業(yè)需要在每一個(gè)階段認(rèn)真、細(xì)致的做好每一項(xiàng)工作,才能確保項(xiàng)目的成功。

          1、 預(yù)期是什么?

          既然說(shuō)要達(dá)到預(yù)期效果,那么首先需要清楚的就是:預(yù)期目標(biāo)是什么?

          這個(gè)目標(biāo)必須是清晰、細(xì)致、量化的,而不是籠統(tǒng)、模糊、龐大的。如果說(shuō)你的目標(biāo)是提升辦公效率,那么就要清楚是提升哪些工作的效率,提升到什么程度;

          如果說(shuō)你的目標(biāo)是規(guī)范辦公流程,那么就要清楚是規(guī)范哪些辦公流程,這些流程現(xiàn)存的問(wèn)題是什么,要如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范和效率的統(tǒng)一;

          如果說(shuō)你的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理,那么就要清楚什么是知識(shí)管理,隱形知識(shí)怎么管理,顯性知識(shí)怎么管理,知識(shí)管理的體系、文化、目標(biāo)是什么……

          需要注意的是,OA系統(tǒng)只是一個(gè)管理工具,制定目標(biāo)時(shí)不能太理想化,而要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際,制定可行的目標(biāo)。

          2、 產(chǎn)品要對(duì)路

          任何美好的愿望,都要落實(shí)在產(chǎn)品上。選對(duì)了產(chǎn)品,就是成功的一半,選錯(cuò)了產(chǎn)品,就會(huì)繞很多彎路,甚至完全迷路。

          目前市場(chǎng)上的OA系統(tǒng)產(chǎn)品雖然很多,但是成熟、專業(yè)的卻只有幾家而已,包括華天動(dòng)力、泛微、致遠(yuǎn)等。這些產(chǎn)品都有自己的特點(diǎn),有的適合你,有的卻并不適合你,企業(yè)要根據(jù)自己的需求、預(yù)算、實(shí)力來(lái)選擇對(duì)路的產(chǎn)品,才能在后期的實(shí)施、使用、服務(wù)等工作中事半功倍。

          3、 實(shí)施要講政治

          OA系統(tǒng)的實(shí)施是一項(xiàng)非常講究方法和策略的工作,最要不得的就是眉毛胡子一把抓,不分輕重緩解,把實(shí)施周期搞得很長(zhǎng),弄得人人怨聲載道。

          所以項(xiàng)目主管必須設(shè)置清晰的階段目標(biāo),先易后難,循序漸進(jìn),重點(diǎn)突破,要能夠讓企業(yè)的管理者和員工在最短的時(shí)間內(nèi)了解系統(tǒng),感受到系統(tǒng)帶來(lái)的便利性,而不是感到麻煩,為后續(xù)使用打好基礎(chǔ)。

          4、 軟硬兼施的保障

          OA系統(tǒng)實(shí)施后,需要企業(yè)制定相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)保障落實(shí),而不只是口頭上的鼓動(dòng)和約束,也不是發(fā)一則通知了事。

          這項(xiàng)制度應(yīng)該是“軟硬兼施”的,對(duì)OA系統(tǒng)的主要功能、使用方法、使用規(guī)范,以及相關(guān)責(zé)任人都應(yīng)該有明確的規(guī)定。對(duì)好的行為給予獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)不遵守規(guī)定的行為進(jìn)行處罰,核心目的在于培養(yǎng)員工使用OA系統(tǒng)辦公的習(xí)慣和氛圍。

          5、 動(dòng)車效應(yīng)

          OA系統(tǒng)的使用和動(dòng)車的運(yùn)行如出一轍,我們稱之為“動(dòng)車效應(yīng)”。

          首先,最高管理者就像火車頭一樣,要帶動(dòng)整個(gè)列車的前進(jìn),以前有句老話叫“火車跑得快,就靠車頭帶”。OA系統(tǒng)是否能否用好,最高管理者的帶頭作用非常關(guān)鍵。

          其次,中層管理者就像車廂之間的動(dòng)力一樣,連接起各個(gè)車廂(員工),并為列車增加多重持續(xù)動(dòng)力,讓列車跑得更快。

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