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OA為何要與ERP爭寵信息化 兩者誰可取代誰
企業(yè)管理系統(tǒng)向綜合協(xié)同管理平臺邁進(jìn)已經(jīng)成為了當(dāng)前企業(yè)信息化的大勢所趨。對外，企業(yè)的網(wǎng)站與電子商務(wù)系統(tǒng)都在通過類似“門戶”的方式，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行緊密整合集成，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、流程統(tǒng)一、賬戶統(tǒng)一、數(shù)據(jù)統(tǒng)一;對內(nèi)，OA、ERP系統(tǒng)中的各種模塊、流程則成為了管理支撐系統(tǒng)，為企業(yè)提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等一體化服務(wù)。
ERP系統(tǒng)涉及物流、生產(chǎn)、財務(wù)等企業(yè)數(shù)據(jù)的處理和分析，OA系統(tǒng)則用于無紙化辦公，是企業(yè)的工作審批和知識管理平臺。OA、ERP作為目前企業(yè)管理的兩大軟件系統(tǒng)，本應(yīng)是各負(fù)其責(zé)、各司其職，然而在實(shí)際選型和應(yīng)用的過程中，卻往往會出現(xiàn)這樣、那樣的問題，使得二者在企業(yè)管理系統(tǒng)的市場中紛爭不斷。
ERP OA誰可取代誰
在一些中大型企業(yè)中，企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍廣、分布雜，它最大希望就是上線一整套ERP系統(tǒng)，并且這套ERP能夠具有OA功能，而不需再另外單獨(dú)購買OA系統(tǒng);而對一個小型企業(yè)而言，ERP投資巨大，建設(shè)周期長，它希望購買的則是一套好的OA系統(tǒng)，并且這個OA系統(tǒng)也需要具有一部分ERP特性的功能，比如能滿足工資核算、數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)、匯總功能。
從上述這個觀點(diǎn)看，似乎意味著ERP在中大型企業(yè)的信息化應(yīng)用中占據(jù)了上風(fēng)，而OA則在小型企業(yè)的信息化應(yīng)用中拔得頭籌。然而，如果從ERP和OA二者的功能角度加以分析，就會得出另一種結(jié)論。
ERP在企業(yè)運(yùn)用中包含分銷、制造、財務(wù)三大部分，涉及采購管理、倉庫管理、庫存控制、生產(chǎn)計(jì)劃、分銷計(jì)劃、車間控制、質(zhì)量管理、工資管理、人力資源等近三十個模塊;企業(yè)經(jīng)營管理也需要協(xié)同OA辦公系統(tǒng)，OA主要涉及公文管理、會議管理、檔案管理、人事管理、客戶信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統(tǒng)等模塊，對于企業(yè)的文件、檔案、資料、資產(chǎn)、用品等的管理也是必不可少的。
因此，OA不能取代ERP，同樣道理ERP也不能取代OA。
然而，在如今以“知識管理”為核心的全新智能管理系統(tǒng)日漸盛行，許多企業(yè)在陸續(xù)引進(jìn)OA、ERP、HRM、CRM等系統(tǒng)的同時，也面臨這樣一個事實(shí)：這些系統(tǒng)大都自以為是、各自為政，常形成信息孤島。特別是OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)，它們在功能、集成問題上似乎是相去甚遠(yuǎn)，無法實(shí)現(xiàn)相互之間的溝通、協(xié)作。
兩者如何充分融合協(xié)同，互為促進(jìn)，以為用戶單位節(jié)省資源、發(fā)揮最大效用?
在一個同時上馬了OA、ERP系統(tǒng)的企業(yè)里，在有關(guān)借款報銷功能的集成上，它會希望能先通過OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有關(guān)支付流程的審批，然后把審批金額寫入ERP的財務(wù)模塊，形成相關(guān)發(fā)票數(shù)據(jù)，再進(jìn)行支付操作;再如有關(guān)考勤信息的集成，企業(yè)也希望能通過OA實(shí)現(xiàn)員工請假申請審批流程，審批通過后直接把考勤信息寫入ERP中的人力資源模塊進(jìn)行考勤統(tǒng)計(jì)、薪酬計(jì)算;還如員工績效考核的集成，企業(yè)也希望能通過OA系統(tǒng)進(jìn)行員工考評文件的審批，審批后把結(jié)果寫入ERP中的人力資源績效考核模塊個人信息中進(jìn)行細(xì)化。
同樣，實(shí)現(xiàn)多種產(chǎn)品的整合集成、賦予產(chǎn)品更強(qiáng)的功能也是ERP技術(shù)發(fā)展的一個重要方向。在歐美，ERP的管理范圍有繼續(xù)擴(kuò)大的趨勢，兼容并蓄企業(yè)本身的所有經(jīng)營業(yè)務(wù)、企業(yè)的辦公業(yè)務(wù)、企業(yè)之間的協(xié)同商務(wù)業(yè)務(wù)等。這樣，OA也融入ERP系統(tǒng)中，將企業(yè)管理人員在辦公室中完成的全部業(yè)務(wù)都納入到了其管理范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的大部分工作及相關(guān)內(nèi)外部環(huán)境的全面管理。
讓OA ERP各擅其能
從OA系統(tǒng)的主要特性來說，其中一個重要的特點(diǎn)之一就是強(qiáng)大的工作流定制功能，并且能提供一個較靈活的圖形化定制工具，可以適應(yīng)于企業(yè)各種形式的審批表單、流程的需求。
相比之下，ERP系統(tǒng)的工作流更多實(shí)現(xiàn)的是業(yè)務(wù)上的邏輯數(shù)據(jù)流，它并不著重于行政結(jié)構(gòu)上的審批，因此對于國內(nèi)很多無法擺脫行政審批結(jié)構(gòu)的企業(yè)來說，ERP系統(tǒng)在這一方面就顯得略為遜色。
但同時，ERP系統(tǒng)其核心就是解決企業(yè)內(nèi)部龐大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系的系統(tǒng)，它貫穿著企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的全生命周期過程，自始至終形成一個完整的業(yè)務(wù)關(guān)系數(shù)據(jù)鏈。因此，它的強(qiáng)大在于系統(tǒng)自身復(fù)雜的邏輯數(shù)據(jù)關(guān)系，能夠真正為企業(yè)提供具有針對性的解決方案。
伴隨著信息化的建設(shè)，各種功能各異、側(cè)重點(diǎn)不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)紛紛在企業(yè)內(nèi)部建立起各自的“地位”，而業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的整合和集成問題，也成為眾多熱門話題之中一個較高層次的討論。那么對于OA系統(tǒng)這樣一種基礎(chǔ)性很強(qiáng)的系統(tǒng)來說，與ERP這種實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部價值鏈的系統(tǒng)相比，在企業(yè)信息化中應(yīng)該占有什么樣的角色，才能與ERP系統(tǒng)相互整合呢?
OA系統(tǒng)在企業(yè)信息系統(tǒng)中一般起著一個“根基”的作用，實(shí)現(xiàn)的是企業(yè)最基本的辦公功能，如工作流審批、日常辦公管理等，它通常被定位為企業(yè)信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)工程。ERP各模塊，在企業(yè)內(nèi)部不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域中占領(lǐng)著自己的一席之地，它著重于企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理、分析和挖掘。
既然OA系統(tǒng)和ERP之間彼此側(cè)重點(diǎn)不一樣，那么是否就意味著兩者之間可以完全隔離呢，在很多的企業(yè)實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，OA與ERP之間各自有著不同的優(yōu)勢，如果兩者可以融合在一起，實(shí)現(xiàn)恰當(dāng)整合，就可以互相彌補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)整體效益的最佳。
因此OA與ERP之間，是可以搭建出一條橋梁來實(shí)現(xiàn)雙向的溝通和會話，讓企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)“暢通無阻”。
關(guān)于ERP系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的解釋
ERP實(shí)際上是企業(yè)資源計(jì)劃的英文縮寫，不同的開發(fā)商有不同的設(shè)計(jì)思路，不同的用戶也有不同的需求，一般ERP在企業(yè)運(yùn)用中包含分銷、制造、財務(wù)三大部分，所以ERP系統(tǒng)是MRP(制造資源計(jì)劃)的延續(xù)，更準(zhǔn)確的說ERP是以MRPII為核心。目前更多的是概念產(chǎn)品，如財務(wù)軟件加上進(jìn)、銷、存就變成了ERP。從理論上說ERP可能涉及的模塊有：預(yù)測、訂單管理、銷售分析、采購管理、倉庫管理、庫存控制、生產(chǎn)計(jì)劃(MPS)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理(PDM)、物料需求計(jì)劃、能力需求計(jì)劃(CRP)、分銷需求計(jì)劃(DRP)、車間控制(SFC)、流程作業(yè)管理、質(zhì)量管理、工資管理、人力資源等等近三十個模塊。從這個角度講，ERP與OA有本質(zhì)上的差別，ERP傾向于業(yè)務(wù)管理。
企業(yè)辦公需要辦公自動化系統(tǒng)(OA)，因?yàn)槠髽I(yè)管理過程中不僅僅是生產(chǎn)業(yè)務(wù)管理，對于企業(yè)的文件、檔案、資料、資產(chǎn)、用品等等的管理也是必不可少的。目前，很多企業(yè)需要的辦公系統(tǒng)主要是公文管理、會議管理、檔案管理、人事管理、客戶信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統(tǒng)，這些應(yīng)用表面上都屬于傳統(tǒng)的辦公自動化范疇，但實(shí)際上，在OA系統(tǒng)中所運(yùn)行的這些文檔、資料，也為ERP系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，同時OA系統(tǒng)具有ERP系統(tǒng)所不具備的行政審批流程功能。因此，二者在實(shí)際應(yīng)用中是兩種截然不同的系統(tǒng)平臺，他們之間是一種相輔相成的并存關(guān)系。
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