建立項目指標的六個步驟

時間：2024-07-30 06:30:00 項目管理我要投稿

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建立項目指標的六個步驟

　　如果說，幾乎所有的項目都有某個共性，那么這一共性就是它們都缺乏足夠的規劃。這一缺陷在項目管理的績效衡量規劃方面尤為明顯。收集績效衡量數據對項目管理辦公室 (PMO) 的員工來說常常是一種馬后炮行為，目的是匆忙應對客戶或政府的各種要求。毫不夸張地講，這些要求不可小視。通常情況下，某個項目能否繼續進行就要看能否成功地滿足這些要求。

　　還是那句話，沒有多少項目管理辦公室或類似的機構會投入足夠的時間和資金去開發有效的衡量指標。其結果是，它們所用的衡量指標多數情況下都毫無用處。

　　企業中的經理人首先要做的一件事情，就是要確定哪些衡量指標符合該組織在信息方面的需求。然而在某個項目的整個過程中，尤其是在開始的階段，需要人們隨時對這個過程給予關注并不斷采取重要舉措。

　　多數衡量舉措是在有了需求的情況之下才進行的。這樣做的結果是，項目管理辦公室員工所獲得的衡量數據并不是他們需要的或希望得到的，因為在項目結束時或在未來如何運用衡量數據，事先沒有任何計劃、說明或總體方案。多數項目管理辦公室不是收集了太多的錯誤數據，就是采集數據的系統有問題，或是采用了錯誤的衡量指標來對數據進行評估。

　　為了杜絕以上這些問題的出現，為了確保有一套智能強大、反應靈敏和行之有效的手段來收集和衡量相應的績效數據，我們可以考慮采取以下這些步驟和措施。

　　第一步，確定衡量的內容

　　完成這一首要也是最關鍵的步驟所花費的時間，可能比預想的要多得多。但是在最初的階段針對結束的狀態提前進行規劃，可能會省去你數百個小時的返工時間，尤其是當你的組織正處在“成熟壯大”的階段的時候。某個項目管理辦公室在開始制定績效衡量指標之前，需要確定和分析它在信息方面的需求是什么，其具體方法是弄清楚究竟要衡量什么，然后應該如何去分析這些衡量數據。若想搞清楚衡量“什么”，我們需要對項目的正式需求進行分析。如果立項正確的話，那么這些需求將符合公司的中心目標。

　　每個項目都必須全面徹底地實施這一用來定義和分析項目衡量指標的有效流程。如果只是使用陳舊的衡量數據而不分析客戶需要什么產品和服務，或者對自己的分析結果秘而不宣而忽略了對數據的科學驗證，那么其結果將是適得其反。而企業要想成功地制定出一項內容清晰、指導性強的衡量計劃，關鍵是要有管理層的有力領導和資金方面的大量投入。

　　第二步，選擇衡量的方法

　　在這個步驟中，企業最好是采用某些指導原則，如國際標準組織 (ISO) 模型。公司應該從這些指導原則中選擇項目績效的衡量方法，它要么在項目開始時就已經就位，要么日后隨著項目利益相關者的支持很快被采納。

　　第三步，建立衡量的指標

　　要想獲得高質量的數據和正確的分析報告，你需要關注以下三類指標：

　　績效衡量指標。這些指標顯示的是，在取得項目的預期結果方面，你的績效狀況如何。其中一個非常有用的績效衡量指標是掙值管理 (EVM，Earned Value Management)。它綜合了項目的成本、項目的進度和項目的績效等幾大因素。你選擇什么樣的衡量指標最終比用什么工具更加重要，所以要十分謹慎地行事。現在盡管有一些很優雅的衡量工具，但是用它們做大項目太昂貴，做小項目又太復雜。EVM 技術則對那些成本加固定費用的合同至關重要。

　　經營成果和客戶滿意度指標。它們告訴你，在最終產品和內部及外部客戶方面，項目的表現情況。可以從客戶滿意度調查和項目開始前及結束后的統計數據中獲得此類指標數據。例如，可以衡量某個新軟件包是否能很快和有效地為最終用戶或客戶解決問題。

　　流程指標。例如：產品、服務或其他工作成果的合格率，反之就是次品率。

　　要制定和實施全面一致的財務質量和財務狀況指標，以上三個方面是必不可少的。項目質量是與數據質量息息相關的。輸入什么樣的數據，就會得到什么樣的結果。

　　第四步，將項目衡量計劃的三類指標與質量保證計劃相對應

　　質量保證計劃會幫助你確保產品能夠高質量按時完成并使客戶達到滿意。如果是提供高質量的客戶服務，你需要運用高標準和準確及時的數據來支持內外部客戶及用戶。

　　第五步，記錄指標的數值

　　對指標數據進行文檔記錄是至關重要的。同時，要為用戶建立一本指標手冊，這樣，你不僅提供了方便，而且還保持了一致性。

　　第六步，對數據的衡量、采集、分析和報告，建立通用的標準

　　既要為管理層提供概況性信息(例如，可以運用綠、黃和紅三色信號燈圖表)，又要具備深入挖掘信息的功能以獲得詳細數據和分析結果。

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