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      2. 淺析如何做好辦公室文秘工作

        時間:2020-10-09 17:47:37 辦公文秘 我要投稿

        淺析如何做好辦公室文秘工作

          辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作,處于協調機關各部門、連接領導和基層的樞紐地位,是機關的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六大職能,這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性,工作具有超前性和豐富經驗。不論是辦文、辦事、辦會,還是管理、服務、協調,任何一個環節出了問題,都會產生很大的影響,甚至給整個工作帶來被動或造成損失,也就是說,辦公室工作開展得如何,直接制約和影響著全局各項工作的開展和各項工作任務的完成。

        淺析如何做好辦公室文秘工作

          秘書是辦公室的重要組成人員,辦公室工作的好壞,秘書人員起著關鍵的作用。因此,要做好辦公室工作,個人認為秘書人員必須做到以下幾方面:

          一、秘書工作人員必須具備的素質和修養

          第一,良好的政治素養。秘書工作有很強的政治性,秘書是領導的近身工作人員,有時代表領導機關或領導人撰文,談話、處理問題,因而要求有良好的政治素質和思想修養。

          第二,良好的個人品行。“忠誠老實,事實求是”這八個字,應該是一切秘書的座右銘。作為秘書,對領導、對組織、對上級、對同志必須忠誠,不懷二心。鑒于秘書是領導的近身工作人員,“求實”二字尤為重要,有須強調。因為秘書言行的真假虛實,不僅是秘書個人問題,而且會影響領導的行為,關系至大。

          第三,良好的工作態度。首先要有敬業、樂業的精神。做事要專心致志,聚精會神,不三心二意,心不在焉。要有事業心,責任感,忠于職守,盡職盡言,勇于承擔任務,不推諉困難,不回避矛盾,勤敏踏實,既要有雷厲風行、講究效率的干練作風,又要有任勞任怨、埋頭苦干的精神;要有嚴格的組織紀律性,既不專擅,又不推諉,既尊重領導,又不盲從。

          第四,良好的文化知識素養。要有專門業務知識,干一行,懂一行。要有多種輔助知識,如社會知識、自然知識、科技知識、國際常識等。

          二、要熟悉機關和機關工作的基本情況

          機關和機關的工作基本情況,包括黨政各級機關的職能范圍、專門業務和工作規律,本機關的結構、狀況、工作安排等。只有熟悉基本情況,了解環境、了解人物、了解制度后,才能有的放矢地開展各項工作,促進辦公室工作高效率、快節奏的運轉。

          三、做好文字起草和信息收集工作

          文秘寫作重在實用,只求格式、文種規范,內容表述簡明性,行文要少而精,注重效用。切忌弄虛作假,華而不實,或主觀主義想當然,情況不明決心大,心中無數點子多。在撰寫文稿前,文秘人員一定要做到“兩個吃透”,既又“吃透”中央和上級機關的指示精神,又要“吃透”本地區、本部門、本單位的實際情況。總之,只有做到緊跟“上頭”,理論引路、政策明確,眼觀六路,耳聽八方,了解真情,才能心明眼亮,“胸有成竹”,撰寫出簡明扼要、內容充實、意見具體、措施有方的`文字材料。

          信息即苗頭性,動態性的東西。作為文秘人員,就必須時刻注意信息資料的收集與存檔工作,可通過調查研究,報刊、雜志、電腦下載、電視媒體等多渠道收集相關的信息,只有平時多留心,常細心,多用心,就會做到“心中有數,胸有成竹”,就能為領導決策提供動向。

          四、做好群眾來信來訪和對外接待工作

          信訪工作是各級黨政機關,人民團體和企業事業單位的一項重要的、經常性的政治任務。處理好人民來信要做到及時拆封、認真閱記、準確交辦、妥善處理;接待群眾來訪要做到熱情接待,認真聽紀,恰當處理,做好思想教育工作。

          辦公室所處的部門和承擔的義務,在工作中必然會接觸到形形色色的人——上級和下級,熟人和生人,干部和群眾等。在待人接物,處理公私事務中,秘書的禮貌,在溝通人際關系、融洽感情、促成辦事方面起著十分重要的作用。在待人處事過程中,秘書應遵循四個原則:

          第一,尊重原則;第二,一律平等,不亢不卑的原則;第三,語言、舉止得體的原則;第四,重承諾、守信用的原則。

          五、做好提案預案與保密工作

          在辦文、辦事、辦會中,文秘人員都要先走一步,搞好提案預案工作,而不能事事讓領導去考慮,去操心。“人無遠慮,必有近憂”,“居安思危”就是說要有前瞻性、超前性的思想。因此,在辦理每一件事情的過程中,都必須把可能會發生的事情都考慮在整個計劃、組織、協調范圍內,并事先制訂應急預案,以防萬一,確保整個工作順利開展。

          秘書工作人員身處領導機關的核心要害部門,又在領導人身邊工作,掌握和知悉機要極多,做好各方面的保密工作非常重要。因此應做到不該說的機密,絕對不說,不該問的機密,絕對不問,不該看的機密,絕對不看等。

          六、做好與領導的溝通、協調工作

          (1)建立與領導“對接”的工作語言。秘書位居領導身邊,直接為領導工作服務,是領導的助手,因此領導與秘書雙方的有效溝通至關重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是秘書要能準確把握和理解領導的意圖和思想,即解決“聽懂”的問題;二是秘書要能夠及時向領導提供他最好關心的信息,即解決“回答”的問題,這就需要秘書注意培養自己的政治修養和政策水平;三是要重視反饋,秘書要肩負起督促,跟蹤領導批示和指示的責任,并隨時向領導反饋進展情況,以便領導心中有數;四是想領導所想,急領導所急。當前的中心工作是什么?急待解決的問題有哪些,解決問題的切入點在哪里,秘書要了熟于心,即可相應做些準備,從而使自己的工作具備超前性和預見性。真正成為領導的參謀助手。

          (2)秘書既要謹慎,又要開放。秘書在領導身邊一定謹慎,但這不是說只能唯唯喏喏,畏畏縮縮,相反,要放開手腳,在領導面前展現自我,敢于表達自己的想法和看法。與領導朝夕相處,最重要的要坦誠相待,要做一個坦然的人。就是心底無私,無私則無畏。只要一切從工作考慮,為領導著想,何為之有?工作中難免出錯,也有不順心的時刻,只要心底坦然承認錯誤,加以改正,明天又是暫新的一天。工作要有激情,沒有激情就會遲鈍,不能進入工作狀態,更談不上創造性地工作。喜怒哀樂順其自然。

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