零售企業的信息管理架構

零售企業的信息管理架構

　　零售企業管理層對于外在環境應該有一個清晰的認識和判斷，動態環境中的統一認識將有助于企業獲取更大的企業效益。企業不同階段經營戰略的制定與外在環境的匹配程度將直接影響到企業效益，動態戰略匹配外在環境有利于企業優化資源配置，減輕外在惡劣環境對原先制定目標實現可能性的沖擊。因此，零售企業信息管理架構內外適應度與績效是直接掛鉤的，并呈現正相關關系。

　　一、零售企業信息管理的構架組成

　　對現在的零售企業而言，信息化管理系統已經逐步取代了傳統零售企業中以紙質為主的交易結算方式。零售企業的信息管理框架主要包括五個方面內容，即電子定貨系統(Electronic Ordering System， EOS)、銷售點管理系統(Point Of Sales System， POS)、商業增值網絡(Value Added Network VAN)、電子數據交換(Electronic Data Inter-change， EDI)和自動化配送中心(Distribution Center， DC)，下面將分別對其進行詳細描述。

　　1.電子定貨系統(Eos)。電子訂貨系統就是指實地銷售時對已買產品進行訂單記錄，并及時通過網絡傳至所對應的總部匯總，匯總后把客戶所拍的訂單數據傳輸到實際配送地，然后配送地負責人一對一核實進行派發，零售店經過驗收后制定進貨單的系統。從應用領域來講，EOS除了可用于零售業企業內部補充訂貨系統外，在批發業、制造商企業也得到廣泛應用。

　　采用EOS定貨系統可產生如下四點效益：

　　(1)大大縮短了訂單發貨時間，節約了生產和物流成本，降低了由于人為因素產生額外錯誤率。

　　(2)加速了零售企業信息系統的運轉效率，方便了各子系統之間數據共享和傳送，細化了企業物流和經營效益信息。

　　(3)可有效減少零售企業出現的庫存積壓問題，防止商品(特別是暢銷商品)缺貨現象的發生，同時也能提高庫存管理效率。

　　(4)有利于經銷商或分銷商對產品所受的歡迎程度做出合理評估，不斷調整自身生產戰略，實時觀察滯銷和暢銷產品。

　　2.售點管理系統(Pos)。銷售點的管理系統主要是指通過利用網絡技術，把售點實際銷售情況以數據形式傳送到企業總部，幫助廠家和經銷商進行產品生產或進購工作的系統。其基本構成包括POS系統、條形碼系統、分析系統，前兩者相互結合以采納第一線實時銷售數據為主要任務，后臺分析系統則主要對數據進行模式化處理，為企業決策者提供相關數據分析圖。

　　POS系統的突出特點主要有三個：(1)方便對售點銷售信息進行及時回收，方便管理者協調商品架構和進貨工作。(2)ABC分析處理法可方便商家更好的管理產品庫存。(3)定貨管理。POS系統的科學運用可以獲取精準、實用、便捷的信息資料，方面決策者做出行動策略。

　　3.電子數據交換(EDI )。電子數據的交換是指企業把原來充當交易的紙質數據資料換成電子表格的形式，彼此之間進行交換傳送，讓企業間交易流程更加方便迅速。在零售企業里，傳送中心與一線銷售地點進行各種統計數據的傳輸，紙質單逐漸脫離人們的視野，市場運轉效率大幅度提升。

　　4.商業增值網絡(VAN)。商業增值網絡的主要特性就是服務。在零售企業中，EOS、POS、EDI等都有很大一部分數據需要進行及時處理，資料之間的傳送也同樣需要投入大筆的人力、物力、財力，并非一般企業所能承受。所以，VAN應勢而生。VAN主要是通過運用電信公共網絡進行數據傳送，在彼此實際交易過程中，不直接參與，只是提供確認交易界面。每次客戶發送EDI單證給零售商時，VAN網會主動對EOS買賣雙方的關系進行確認，只有交易關系被認定屬實后才能進行下一步操作，否則交易取消。對交易關系審核后也需要檢查EDI的單證樣本，只有單證樣本也被彼此認定有效時，才能進行后續數據傳送。交易核實過程會對每筆交易進行定時保存，方便客戶后期進行咨詢查閱。

　　5.自動化配送中心(DC)。自動化配送系統主要是針對部分客戶量少樣多的需求制定，運用最經濟的方式去接通上下通路。自動化配送包含自動物流中心、運送貨車實時追蹤、貨箱自動分類等等。自動化配送中心主要提供的服務包括對個體店消費形態進行分析，對一線銷售數據的分析、對供應商和消費者供給購買傾向的分析，為廠家協調生產線、研發新產品提供了很好的借鑒。

　　二、零售企業信息管理構架的優勢及現存問題分析

　　1.零售企業信息管理系統建設存在的優勢。零售企業信息管理系統存在著決策靈活、自身結構扁平等特點，并且信息技術日趨成熟，這些因素為零售企業的信息管理系統建設提供了優勢。具體總結如下：

　　(1) 規模和業務相對較小。目前國內零售企業規模相對較小，主要包含進貨和銷售業務，主要任務是尋求市場，匹配合適的管理軟件，這些管理軟件需滿足簡單，及時實現應用等特點，這樣的需求對零售企業資金要求較小，建設費用較低，不用涉及深層次的大企業財務流程管理。

　　(2) 扁平化組織結構。扁平化的組織結構在國內零售企業中占有重要位置，具有資金規模小、從業人員少、市場適應力快，方便管理等優勢，管理深度較淺，范圍較大。因此，一旦企業管理者認識到信息化能夠在很大程度上降低生產成本，提高生產效率，提升企業管理水平，企業信息化建設的積極性便會增大。因此，企業信息化建設能被很好的執行和貫徹。

　　(3) 政府政策的支持。相關政府文件顯示，國家財政部門最近幾年將加大對各地零售企業建設的投入，著力營造良好的零售企業市場競爭環境。國家對于企業信息化建設的支持主要是通過法律文件來保護，包括對零售企業產品知識產品的保護，對計算機網絡信息技術的保護，對軟件應用市場的約束等等 ，著重去解決網上資金支付安全問題，加強對于電子合同的審核制度，提供給零售企業一個不錯的信息化發展環境。

　　2.零售企業信息管理構架現存的問題分析。(1) 信息系統建設資金約束。零售企業對于內部信息化建設的投入資金一般是在百分之零點三到百分之零點五左右，資金的缺乏使其投入比例仍不夠高，很難達到預計效果。另外，以抵押擔保貸款為主的零售企業生存率較低，信譽值小，融資渠道少，難度大，自身技術實力的約束也導致其信息化建設資金投入力度匱乏，與西方國家零售企業相比，國內在這方面還存有一定差距。也正因為資金的約束，企業往往會考慮更為重要的投資渠道，一般很少拿出足夠的資金用于信息化建設，即使對此有投入，投入的資金量也不會太多。 　　(2) 零售企業管理較落后，變動大。在巨大的市場競爭壓力面前，諸多零售企業仍然停留在原先的營銷管理模式中，并沒有意識到信息技術的重要性，決策層對于企業信息化建設能提高企業市場競爭力、規范企業內部管理化水平、使企業降低成本等認識仍不足，對企業進行信息化建設的積極性不高。

　　(3) 缺乏專業的技術人才。目前國內諸多零售企業很大程度上缺乏熱愛信息化工作，并且熟悉網絡技術的領導人才，缺乏對于項目的整體規劃，宏觀制定和管理人才缺乏，既懂技術又懂應用的復合型人才不多，這些零售企業很難找到合適的IT行業高級技術人才，對一個成功的企業來說，人才是關鍵，因此，會很大程度上制約企業的發展。

　　(4) 缺乏合適的個性化信息系統方案。由于每個零售企業歷史背景不同，因此，具體的信息化建設需求也多有不同，所以不能完全照搬其他企業的信息管理系統建設，而是需要量身定制，根據企業實際情況建立一套屬于本企業的個性化方案，。但是，由于國內零售企業資金實力的約束，對于信息化建設投入力度尚存很大差距，在尋求符合自身信息化方案上過程中常常出現失誤。

　　三、對零售企業信息管理構架現存問題的建議

　　嚴峻的市場環境使得國內零售企業開始走向粗放式和惡性循環的怪圈，盈利也隨之越減越少。零售企業決策者應正確認識此行業在國內的發展趨勢，從而正確制定所在企業未來的發展策略，根據企業自身實際情況不斷加大對于IT層面的投資，認識到信息化應用水平對于提升企業核心競爭力的重要作用。應盡快考慮后臺信息處理階段發展的重要性，將企業信息化管理建設重點從目前的POS系統延伸到供應鏈智能系統應用建設，爭取盡快建設出高效率，高收益的信息系統。除此之外，還應充分重視信息安全方面的問題，確保零售信息系統安全平穩的發展運行應從以下幾個方面入手，具體建議如下：

　　(1)加強決策者對信息化管理的重視，建立健全規章制度。首先，必須讓各零售企業的決策者對信息化管理系統建設引起充分重視，加大對信息技術方面的投入。除此之外，還應加強安全教育培訓，提升員工職業素養，確保安全措施，強化法制觀念和安全意識，責任明確，完善安全技術，逐步培養出一支有戰斗力和嚴明紀律的職工團隊，這應成為我國零售企業的一項重要工作。另外，企業應該定期開設員工培訓課，不斷完善員工對于自身崗位的認識，增強安全責任意識，在員工思想上做大量的細致工作，達到由被動轉化為主動的目標。尤其是對于信息系統維護的知識培訓，防止一些不安全因素侵入企業系統造成損失，最大限度的避免人和財的不必要損失。

　　(2)設立標準配置的計算機機房。企業網絡核心物件基本都存放于計算機機房中，在機房設置之初就要考慮到后續的安全問題，包括斷電后的雙路供電系統，預防雷火的滅火措施，方便快捷的物件擺放等，并且針對企業核心文件，一定要存有備份，以免發生不可抗拒因素引起損失。

　　(3)服務器配置要精良。服務器是信息管理系統中最重要的部件，掌握著數據庫的“生殺大權”，肩負著對企業數據的存貯和處理職能。因此，要想保證企業網絡處于安全位置，就首先要保證服務器不受侵害，甚至可設置雙臺服務器，防止一臺損壞時，系統停止運轉。

　　(4)對網絡的合理規劃。當下，接收終端的多樣化發展致使零售企業信息系統面臨安全隱患，員工素質不一，接收方式多種多樣。因此，信息負責人必須重點關注局域網的管理與安全監控問題。通過杜絕內網電腦通過雙網卡、撥號等方式非法外聯，限制移動存儲設備和移動電腦隨意接入內網，制定統一有效的安全策略，可以有效保證外網與內網的隔離度。可以采用流量控制系統，一旦發現企業內部出現數據交換異常現象，及時進行調查或執行切斷措施，定期更新系統中的殺毒軟件，定期檢測系統出現的可漏洞，根據實際情況對系統軟件進行升級。另外，企業內部各個管理層之間所擁有的網絡權限要設置約束，達到相輔相成而互不干涉的目的。

　　(5)做好思想和技術準備工作。企業里面主要決策層領導要有大局意識，應充分認識到信息系統的實施是一項宏大的工程，對企業整條產業鏈的產入產出、施工周期、投資成本、遠近目標等都要有一個清醒的認識，注重信息系統測試階段與實際應用階段的不同，以及新舊系統過渡過程所帶來的麻煩。系統維護和安全工作要注重崗位人員經驗的寶貴，對于不可抗拒的非技術因素要盡量避免。因此，信息系統的正式實施不僅要有快很準的干勁，也要做好系統轉化工作所帶來的思想變化。除此之外，不僅要對全體員工進行全方位素質培訓，也要成立專家小組對企業下達的任務進行及時指定完成，以完成對各項信息的重新組合。對于網絡規劃等基礎性工作，要及時處理，也應考慮成立屬于企業自己的網管中心，進一步增強系統安全和企業管理。

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