Excel打印的必備技巧
Excel打印技巧大全
收集了Excel中關(guān)于打印的各種技巧，讓你精通Excel打印工作。試試看，以下的Excel打印技巧你知道幾個(gè)?
沒(méi)有打印機(jī)一樣可以打印預(yù)覽
在沒(méi)有安裝打印機(jī)的電腦上按下Excel的打印預(yù)覽按鈕后，Excel會(huì)卻提示沒(méi)有安裝打印機(jī)，且無(wú)法打印預(yù)覽。其實(shí)，只要單擊開(kāi)始 設(shè)置打印機(jī)，然后雙擊添加打印機(jī)項(xiàng)目，再隨便安裝一個(gè)打印機(jī)的驅(qū)動(dòng)程序。重啟Excel，就會(huì)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)可以打印預(yù)覽了。
打印指定頁(yè)面
一個(gè)由多頁(yè)組成的工作表，打印出來(lái)后，發(fā)現(xiàn)其中某一頁(yè)(或某幾頁(yè))有問(wèn)題，修改后，沒(méi)有必要全部都打印一遍!只要選擇文件打印(不能 直接按常用工具欄上的打印按鈕，否則是將整個(gè)工作表全部打印出來(lái))，打開(kāi)打印內(nèi)容對(duì)話框，選中打印范圍下面的頁(yè)選項(xiàng)，并在后面的方框 中輸入需要打印的頁(yè)面頁(yè)碼，再按下確定按鈕即可。
首行重復(fù)打印
當(dāng)工作表大于1頁(yè)時(shí)，用戶一般希望在打印時(shí)能在每一頁(yè)中均能包含首行，你可以這樣設(shè)置，打開(kāi)頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框，單擊工作表選項(xiàng)卡，接下來(lái) 只需在打印標(biāo)題頂端標(biāo)題行文本框中輸入：:類似的字符，或用鼠標(biāo)將工作表中的首行拖過(guò)來(lái)也可以，以后就該表格首行就會(huì)打印在每頁(yè)了。
表格也縮印
有時(shí)為工作需要，可能要求將多頁(yè)內(nèi)容調(diào)整為一頁(yè)打印出來(lái)(在中可以通過(guò)縮放技巧來(lái)實(shí)現(xiàn))，可選擇文件頁(yè)面設(shè)置，再在打開(kāi)的頁(yè)面 設(shè)置對(duì)話框中單擊頁(yè)面標(biāo)簽，在縮放組下有一個(gè)調(diào)整為選項(xiàng)，只要在這里鍵入打印工作表內(nèi)容時(shí)所需要的頁(yè)數(shù)(注意頁(yè)寬和頁(yè)高兩個(gè)值必須一致)就 可以了。不過(guò)，此功能對(duì)于與紙張高、寬比例嚴(yán)重不協(xié)調(diào)的工作表來(lái)說(shuō)，建議不要采用，否則會(huì)嚴(yán)重影響打印效果。
打印選定區(qū)域
選定需要打印的區(qū)域，執(zhí)行文件打印，打開(kāi)打印內(nèi)容對(duì)話框，選中打印內(nèi)容下面的選定區(qū)域選項(xiàng)，按下確定按鈕就行了。如 果經(jīng)常要打印固定的某個(gè)區(qū)域，可以先選定相應(yīng)區(qū)域，再執(zhí)行文件打印區(qū)域設(shè)置打印區(qū)域。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置后，無(wú)論是執(zhí)行菜單的打印命令，還是 直接按常用工具欄上的打印按鈕，均可將設(shè)置的區(qū)域打印出來(lái)。
此時(shí)，如果想打印別的內(nèi)容，就必須先執(zhí)行文件打印區(qū)域取消打印區(qū)域命令，然后再進(jìn)行打印操作。
打印不連續(xù)的單元格(區(qū)域)
如果僅僅需要將一些不連續(xù)的單元格(區(qū)域)中的內(nèi)容打印出來(lái)，那么在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)左鍵單擊需要打印的單元格(區(qū)域)，選中多個(gè) 不連續(xù)的單元格(區(qū)域，如A2.B2:C8.D10)，然后選擇文件打印，打開(kāi)打印內(nèi)容對(duì)話框，選中打印內(nèi)容下面的選定區(qū)域選 項(xiàng)，按下確定按鈕就行了。此時(shí)，系統(tǒng)將選中的每一個(gè)不連續(xù)單元格(區(qū)域)分開(kāi)，打印在不同頁(yè)面上(即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙 上)。
如果需要經(jīng)常打印固定的不連續(xù)行、列，可以在上述隱藏設(shè)置完成后，執(zhí)行視圖視面管理器，打開(kāi)視面管理器對(duì)話框，按其中的添加 按鈕，在隨后彈出的添加視圖對(duì)話框名稱后面的方框中輸入一個(gè)名稱(如打印等)，確定退出。以后需要打印時(shí)，再打開(kāi)視面管理器對(duì)話框，選中 打印視圖項(xiàng)，按顯示按鈕，即可顯示出設(shè)置好的打印頁(yè)面，執(zhí)行打印操作就可以了。
打印不連續(xù)的行(或列)
有時(shí)，需要將一張工作表中部分不連續(xù)的行或列打印出來(lái)，可以在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)左鍵單擊行(列)標(biāo)，選中不需要打印出來(lái)的多個(gè)不連續(xù)的行(列)，右擊鼠標(biāo)，選隱藏選項(xiàng)，將其隱藏起來(lái)，然后再執(zhí)行打印操作就可以了。
將公式打印出來(lái)
如果要將單元格中的公式打印出來(lái)，則執(zhí)行工具選項(xiàng)，在視圖標(biāo)簽中，選中公式選項(xiàng)，確定退出。此時(shí)，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運(yùn)算結(jié)果，而是顯示出具體公式，執(zhí)行打印操作，即可將公式打印出來(lái)。
一次打印多個(gè)工作表
在按住Shift(或Ctrl)鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在需要打印的工作表名稱上單擊，即可選中多個(gè)連續(xù)(或不連續(xù))的工作表，進(jìn)行正常的打印操作， 即可將選中的工作表一次打印出來(lái)。在打印內(nèi)容對(duì)話框中，選中打印內(nèi)容下面的整個(gè)工作簿選項(xiàng)，再確定打印，即可一次性將整個(gè)工作簿中所有工作表 打印出來(lái)。
讓每一頁(yè)都打印出標(biāo)題行
一個(gè)由多頁(yè)組成的表格，通常需要在每一頁(yè)上都打印出標(biāo)題行：執(zhí)行文件頁(yè)面設(shè)置，打開(kāi)頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框，單擊工作表標(biāo)簽，在頂 端標(biāo)題行后面的方框中輸入：:(這里假定第2和第3行為標(biāo)題行，$符號(hào)在英文狀態(tài)下，用Shift+4組合鍵輸入)，確定退出，再打印時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為 每一頁(yè)加上標(biāo)題行。如果在左端標(biāo)題列后面的方框中輸入列標(biāo)題區(qū)域，就可以為每一頁(yè)添加上列標(biāo)題。
異地打印Excel表格
如果某臺(tái)電腦(A電腦)沒(méi)有安裝打印機(jī)，而另一臺(tái)有打印機(jī)的電腦(簡(jiǎn)稱B電腦)上卻沒(méi)有安裝Excel，可這樣操作：先在A電腦上安裝一下B電 腦打印機(jī)的驅(qū)動(dòng)程序，再打開(kāi)需要打印的Excel工作簿，調(diào)出打印內(nèi)容對(duì)話框，將打印機(jī)設(shè)置成B電腦上的打印機(jī)，選中打印到文件選項(xiàng)，并設(shè)置好其 他選項(xiàng)，按確定按鈕，在隨后彈出的打印到文件對(duì)話框中輸入一個(gè)文件名(如a.prn)后，再按確定按鈕。然后將a.prn(保存在我的文 件文件夾中)文件拷貝到電腦B中，在Dos狀態(tài)下(Windows下的MS-DOS方式也可以)，在文件所在的目錄中，執(zhí)行copy a.prn lpt1命令，即可將Excel工作表打印出來(lái)。讓工作表居中打印
有時(shí)，可能需要打印的數(shù)據(jù)不是很多。如果直接打印，這些內(nèi)容有可能會(huì)集中在紙張頂端，看起來(lái)很不美觀，但如果人工調(diào)整又非常麻煩。這時(shí)，只要選 擇文件頁(yè)面設(shè)置，打開(kāi)頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框，單擊頁(yè)邊距選項(xiàng)頁(yè)，如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在左右頁(yè)邊距之間水平居中，只要在居中方式小節(jié)下 勾選水平復(fù)選框即可;如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在上下頁(yè)邊距之間垂直居中，只要勾選垂直復(fù)選框，當(dāng)然建議同時(shí)勾選這兩個(gè)復(fù)選項(xiàng)，這樣就美觀多了。
自動(dòng)避開(kāi)錯(cuò)誤值打印
當(dāng)工作表中存在公式時(shí)，有時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤信息，當(dāng)然不想在打印時(shí)將這些錯(cuò)誤信息也顯示出來(lái)。選擇文件頁(yè)面設(shè)置，單擊工作表 標(biāo)簽，再單擊打印選項(xiàng)組下錯(cuò)誤單元格打印為下拉列表框，再?gòu)闹袑⑷笔〉娘@示值改為空白，這樣就不會(huì)將屏幕上顯示的錯(cuò)誤信 息也打印出來(lái)，而是只打印空白單元格。
打印公式原形
首先，需要在工作表中將公式顯示出來(lái)才行，在工具公式審核菜單下選中公式審核模式選項(xiàng)即可。然后選擇文件打印，接著單擊選項(xiàng)按鈕來(lái)選定區(qū)域、活動(dòng)工作表或整個(gè)工作簿。
調(diào)整打印機(jī)的分辨率
單擊文件打印，在打開(kāi)的打印內(nèi)容中單擊屬性按鈕，然后在打開(kāi)窗口的對(duì)話框下打印質(zhì)量下拉框中可以選擇一種點(diǎn)數(shù)較低的分辨率，例如360點(diǎn)/英寸，這樣打印起來(lái)速度就會(huì)快很多。
以草稿方式打印
以草稿方式打印工作表時(shí)，將忽略格式和大部分的圖形，這樣也可以達(dá)到提高打印速度的目的，大家要做的只需選擇打印機(jī)設(shè)置框中的按草稿方式復(fù)選框。
以單色方式打印
如果工作表中有很多彩色格式設(shè)置，那么要采用單色打印的方式，這樣Excel在打印時(shí)就會(huì)自動(dòng)將彩色字體和邊框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以選擇打印機(jī)設(shè)置框中的單色打印復(fù)選框。
不讓表頭到表格中
有時(shí)打印表格線時(shí)，經(jīng)常會(huì)把表頭也弄到表格里面。這時(shí)，可以選取表格中需要打印的區(qū)域(記住不要選擇表頭)，然后單擊快捷工具欄中邊框按鈕旁邊的小三角形符號(hào)，在出現(xiàn)的邊框樣式中選所有框線就行了。這樣，打印出來(lái)后，表頭就再也不會(huì)跑到表格里面去了。
快速打開(kāi)打印機(jī)窗口
Excel 具有后臺(tái)打印功能，執(zhí)行打印任務(wù)時(shí)，你可以在前臺(tái)繼續(xù)從事其他操作，而系統(tǒng)會(huì)在后臺(tái)進(jìn)行打印，狀態(tài)欄會(huì)顯示一個(gè)打印機(jī)圖標(biāo)。此時(shí)，只需雙擊狀態(tài)欄中的打印機(jī)圖標(biāo)即可打開(kāi)打印機(jī)狀態(tài)窗口，從中可快速執(zhí)行暫停、刪除打印等操作。
打印預(yù)覽的妙用
假設(shè)Excel的一個(gè)工作簿建有兩個(gè)工作表，現(xiàn)第二個(gè)工作表的頁(yè)碼要接著第一個(gè)工作表的頁(yè)碼。只要選中第二個(gè)工作表，按打印預(yù)覽設(shè) 置，進(jìn)入頁(yè)面設(shè)置頁(yè)面，最下面有一項(xiàng)起始頁(yè)碼，默認(rèn)是自動(dòng)，現(xiàn)修改其默認(rèn)值即可，如第一個(gè)工作表的結(jié)束頁(yè)碼是5，那么在起始頁(yè)碼中輸入 6。
打印行號(hào)和列標(biāo)
選擇文件頁(yè)面設(shè)置命令，單擊工作表標(biāo)簽，再選中行號(hào)列標(biāo)復(fù)選框即可。
不打印圖形
對(duì)于一個(gè)圖文混排的文件，常常需要校對(duì)其中的文本，為了節(jié)省紙張和油墨，不打印其中的圖片。你可以通過(guò)下面兩種方法來(lái)實(shí)現(xiàn)：(1)執(zhí)行工 具選項(xiàng)，單擊打印標(biāo)簽，將打印文件附加信息下面的圖形對(duì)象復(fù)選框前面的對(duì)號(hào)去掉。(2)在打印對(duì)話框中，按下端的選項(xiàng)按鈕， 即可單獨(dú)打開(kāi)選項(xiàng)對(duì)話框中的打印標(biāo)簽，去掉圖形對(duì)象前面的'對(duì)號(hào)去掉。
縱橫向紙張混合打印
有時(shí)，文件中插入表格，而表格需要橫向輸出時(shí)，可這樣設(shè)置：將光標(biāo)定位在表格所在頁(yè)(即需要橫向輸出的頁(yè))的開(kāi)頭，打開(kāi)頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框，在 頁(yè)邊距標(biāo)簽下，將紙張類型設(shè)置為橫向，按應(yīng)用于右邊的下拉按鈕，選插入點(diǎn)之后選項(xiàng)，確定退出;再將光標(biāo)定位在后面需要恢復(fù)縱向輸出頁(yè) 的開(kāi)頭，仿照上面的操作，將紙張類型設(shè)置為縱向。
雙面打印
1)在打印對(duì)話框中，按下端打印右邊的下拉按鈕，選定奇數(shù)頁(yè)選項(xiàng)，確定打印，奇數(shù)頁(yè)打印完成后，將打印了內(nèi)容的紙張翻過(guò)來(lái) 裝入打印機(jī)(順序千萬(wàn)不要搞錯(cuò)喲)，再將偶數(shù)頁(yè)打印上去就行了。(2)在打印對(duì)話框中，選中人工雙面打印選項(xiàng)，確定打印，奇數(shù)頁(yè)打印 完成后，系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)提示打印另一面的對(duì)話框，此時(shí)，將打印了奇數(shù)頁(yè)內(nèi)容的紙張翻過(guò)來(lái)裝入打印機(jī)，按下上述對(duì)話框的確定按鈕，將偶數(shù)頁(yè)內(nèi)容 打印上去就好了。
小提示
如果打印機(jī)有夾紙的不良習(xí)慣，請(qǐng)采取前面的打印指定頁(yè)面的做法，一頁(yè)一頁(yè)實(shí)現(xiàn)雙面打印。盡管此法很麻煩，但最可靠!
打印連續(xù)頁(yè)碼
默認(rèn)情況下，打印Excel表格時(shí)，每個(gè)工作表中的表格頁(yè)碼都是從1開(kāi)始編號(hào)的。如果需要將多個(gè)工作表的表格頁(yè)碼連續(xù)排列，可以采用下面的技 巧：首先采用上面介紹的方法查看第一個(gè)工作表的總頁(yè)數(shù)，接著切換到第二個(gè)工作表。單擊文件頁(yè)面設(shè)置，進(jìn)入頁(yè)眉/頁(yè)腳選項(xiàng)卡，再單擊自定義 頁(yè)眉(或自定義頁(yè)腳)按鈕打開(kāi)對(duì)話框。根據(jù)需要單擊其中的左、中或右框，再單擊帶有#字樣的按鈕，即可將 [頁(yè)碼]放入框中。如果要讓第二個(gè)工作表的首頁(yè)碼接著第一個(gè)工作表的尾頁(yè)碼，只須在 [頁(yè)碼]后輸入后者的總頁(yè)數(shù)(即尾頁(yè)碼，例如11)，使其變成 [頁(yè)碼]+11的樣子。如果必要，還可以在 [頁(yè)碼]+15前后加上第和頁(yè)字樣，使其變成第 [頁(yè)碼]+11頁(yè)。最后按上面介紹的方法操作，就可以打印頁(yè)碼連續(xù)的多個(gè)工作表了。
小提示
采用上述方法打印連續(xù)頁(yè)碼時(shí)，頁(yè)面設(shè)置、頁(yè)面選項(xiàng)卡中的起始頁(yè)碼選項(xiàng)應(yīng)為自動(dòng)。
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