Office Excel與圖表幻燈片的完美結(jié)合
新的一年開(kāi)始了，很多朋友不僅要準(zhǔn)備新一年的工作計(jì)劃，還要做上一年的總結(jié)報(bào)告，用什么能更加準(zhǔn)確直觀的表現(xiàn)這些內(nèi)容呢？當(dāng)然是用圖表幻燈片，這樣就可以利用現(xiàn)代化的投影設(shè)備一邊介紹一邊演示，形象生動(dòng)，很有說(shuō)服力。
用PowerPoint制作圖表幻燈片其實(shí)是一件很容易的事，但讓人很頭疼的是圖表中所用的數(shù)據(jù)如何輸入。一是我們有原始數(shù)據(jù)，再次輸入數(shù)據(jù)顯得有點(diǎn)浪費(fèi)時(shí)間，再一個(gè)這里的數(shù)據(jù)表處理數(shù)據(jù)不像Excel表格那樣方便，有沒(méi)有辦法直接利用Excel表格里的數(shù)據(jù)來(lái)建立圖表呢？有，我們可以利用下面介紹的兩種方法來(lái)免去煩瑣和重復(fù)輸入過(guò)程。
一、 直接復(fù)制數(shù)據(jù)到PowerPoint中
要想直接利用Excel中的原始數(shù)據(jù)來(lái)創(chuàng)建圖表必須有一份原始的數(shù)據(jù)文件，然后進(jìn)行如下步驟的操作：
第一步：打開(kāi)PowerPoint，依次點(diǎn)擊“插入/圖表”插入一張圖表幻燈片，此時(shí)會(huì)PowerPoint會(huì)自動(dòng)插入一個(gè)圖表的實(shí)例，別管它，直接點(diǎn)擊工具欄上的“編輯/導(dǎo)入文件”，就會(huì)彈出一個(gè)“輸入數(shù)據(jù)選項(xiàng)”對(duì)話框（如圖1），選擇需要制成圖片的工作表。如果只需要導(dǎo)入工作表的一部分內(nèi)容，單擊“選定區(qū)域”前面的單選按鈕，并在后面的文本框中輸入要導(dǎo)入的區(qū)域。例如，我們要導(dǎo)入工作表中的前兩列（整個(gè)工作表有10條數(shù)據(jù)），可以這樣表示“A1:B10”。這里有一點(diǎn)需要注意，選定區(qū)域必須是連續(xù)的單元格或行列，最后勾選“覆蓋現(xiàn)有單元格的內(nèi)容”，點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。
圖1
第二步： 當(dāng)我們按照上述方法導(dǎo)入數(shù)據(jù)以后可能發(fā)現(xiàn)幻燈片中的圖表和我們要求的相距甚遠(yuǎn)，如所有的柱狀圖都收縮到一起了（如圖2），這就需要我們適當(dāng)調(diào)整。通過(guò)觀察可以發(fā)現(xiàn)，數(shù)據(jù)表中的A列前面有一個(gè)列，這是用來(lái)顯示坐標(biāo)軸的數(shù)據(jù)用的，將其選中后單擊菜單“編輯/刪除”將它刪除，為了使數(shù)據(jù)系列正好顯示在圖表正中，然后我們還應(yīng)該在數(shù)據(jù)表中刪除多余的空行。然后單擊菜單“數(shù)據(jù)/列中系列”，讓圖表按列分類顯示，怎么樣，整體效果已經(jīng)出來(lái)了吧（如圖3）！
圖2
圖3
二、 在Excel與PowerPoint數(shù)據(jù)表之間建立鏈接
上面的操作是將Excel中的數(shù)據(jù)直接復(fù)制到了幻燈片中的數(shù)據(jù)表中，以后改變Excel中的`數(shù)據(jù)，圖表幻燈片也不會(huì)跟著改變，那如何才能使圖表隨著Excel數(shù)據(jù)的改變而隨時(shí)改變呢，我們可以通過(guò)在Excel與PowerPoint數(shù)據(jù)表之間建立鏈接的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，這樣當(dāng)源數(shù)據(jù)改變時(shí)，能夠馬上在圖表幻燈片中顯示出來(lái)，具體操作步驟如下：
首先在Excel中選擇要與PowerPoint中數(shù)據(jù)表建立連接的數(shù)據(jù)范圍，單擊菜單“編輯/復(fù)制”。
然后新建一個(gè)PPT文檔，點(diǎn)擊“插入/圖表”插入一張圖表幻燈片，并清空彈出來(lái)的“數(shù)據(jù)表”輸入框中所有的數(shù)據(jù)，再單擊菜單“編輯/粘貼鏈接”，此時(shí)Excel中的數(shù)據(jù)就會(huì)出現(xiàn)在數(shù)據(jù)表中了，其它操作方法和第一種一樣。
以后如果我們?cè)贓xcel中更改數(shù)據(jù)，則PowerPoint中數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)也相應(yīng)的改變，同時(shí)圖表也跟著改變。利用上面兩種方法可以免去我們重復(fù)輸入之苦，有這方面需要的朋友不妨試一試。
提示：這種超鏈接的圖表方法要求不能更改Excel文檔和與之對(duì)應(yīng)的PPT文檔的路徑，否則PPT文檔就不會(huì)跟隨Excel文件的修改而時(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)了。
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