內審員應該掌握的審核工作方法和技巧

內審員應該掌握的審核工作方法和技巧

　　隨著新技術、新的管理理論和新標準的涌現，內審員這個職業(崗位)需要進行不斷的充電，需要學習很多新知識，在專業方面持續實踐和總結經驗教訓，才能保持自己的能力水平，才能跟上內審員職業發展的需求。內審員應該掌握的審核工作方法和技巧有哪些呢?

　　優秀內審員應掌握的審核工作方法

　　1. 面談

　　面談是現場審核中較為常用的方法。通過與最高管理者、管理者代表及各部門領導面談，可以確認其對各自職責的理解和職責的落實情況;與現場員工的交談可以判斷他們對程序文件和作業指導書中的要求的了解程度和執行情況，從而判斷體系的實施情況。

　　這里要注意：有時對于交談所得到的信息，特別是涉及到數據的一些信息，還應該通過其他渠道獲取支持信息予以核實，例如通過查閱記錄、現場觀察來核實面談所得到的信息，以保證審核的客觀性。

　　2. 查閱文件與記錄

　　質量管理體系是一個文件化的體系，查閱文件和記錄是現場審核中必須采用的方法，通過文件和記錄可以了解體系的要求，可以追溯體系的發展及運行狀況，審核中需查閱的主要記錄包括：設計評審、驗證、確認記錄、供應商評價記錄、培訓記錄、協商與溝通記錄、文件控制記錄、監測與測量記錄、不符合、糾正措施記錄、內審記錄以及管理評審報告等。由于組織的同一類記錄往往很多，不可能一一核查。審核員要善于從中選取代表性的樣本進行審核。

　　3. 現場觀察

　　審核員通過自己的眼睛看到的應是最真實的，所以審核員應當具備敏銳的.觀察力，現場觀察的方法可用于判斷組織在實際工作中是否遵守了程序文件和作業指導書的要求，這也要求審核員事先熟悉文件對現場的各項主要要求。同時，也不應拘泥于文件的要求，應善于自己發現問題。

　　現場觀察中一個重要的內容是判斷有無重要的生產過程被遺漏，要做好這一點，審核員就必須掌握有關的質量知識和法律、法規知識。

　　優秀內審員應掌握的審核技巧

　　1. 要善于提問

　　如果審核員在現場審核時基本上是按檢查表組織提問，則應做到自然、合理，切忌生搬硬套。審核員應保持耐心、禮貌和微笑的姿態，這將有助于克服受審核方人員的畏懼心理。審核員完全可以將同一問題問不同人員，然后探討答案不一致的原因。

　　對現場不同層次和崗位的被訪者所提的問題應有所不同，如與管理者交談時應針對方針、承諾和相關責任，對操作崗位上的員工，則應談具體的工藝和操作中有關的質量問題。

　　提問時應盡量提開放式的問題，即避免對方能用“是”、“不是”回答的封閉性問題。提問可以遵循“5W1H(Why，What，Who，Where，When，How)”的原則，也可以用“出示、解釋、記錄、多少、程度、達標率”等關鍵詞為引導，采用易于理解的語言，充分利用審核準備過程中制訂的各種檢查表，與對方進行公開式的討論，啟發對方的思考和興趣。

　　2. 要善于傾聽

　　要記住，信息是通過看、問、聽獲得的，不能從講話中獲得。

　　審核員要注意認真聽取被訪者的回答，并作出適當的反應。首先必須對回答表現出興趣，保持眼神接觸，用適當的口頭認可的話語，如“是的”、“我明白了”來表明自己的理解，談話時要注意觀察對方的表情，在受審核方對提問產生誤解或答非所問時，審核員應禮貌地加以引導。

　　3. 要善于觀察

　　審核員要仔細觀察現場環境、設備、產品和標記，查看有關記錄。對現場發現要進行深入檢查以確定審核證據。審核證據是指通過觀察、測量、試驗或其他手段所獲得的符合實際情況的信息，在實際審核中可以用以下兩方面作為審核證據：

　　(1)現場觀察及文件審閱中存在的審核證據;

　　(2)訪問時，與被審核的活動負有責任的人的談話

　　可以成為審核證據，但還應注意面談取得的'信息應通過其他的渠道(包括觀察、查閱記錄以及現場測試)予以核實。對無法核實的信息應給以標識。傳聞以及陪同人員、與被審核的活動無關人員的談話不能作為審核證據。

　　4. 要做好記錄

　　審核員應確保審核證據的可追溯性，為此必須詳細地進行記錄，如采用筆錄、錄音、照像等方式，所做的記錄包括時間、地點、人物、事實描述、憑證材料、涉及的文件、各種標識。這些信息均應字跡清楚、準確具體，易于再查。只有所獲取的記錄準確、完整，才能為審核結果作出合理的判斷。

　　5. 要善于追蹤驗證

　　審核員必須善于比較，追蹤從不同來源獲取的對同一問題的信息，從差別中判斷體系運行狀況，必須善于追蹤記錄與文件，記錄與現狀的符合情況，并作出結論。審核員必須善于追蹤管理體系某一組成部分的來龍去脈，發現問題，獲取審核證據。而不是輕信口頭答復。

　　6. 要善于創造一個良好的審核氣氛

　　審核員應平等、和氣待人;注意聽人講話，認真作記錄;不時用點頭、注視、附和等方式表示對談話感興趣。索看文件、找人談話應征求對方領導同意，發現了不符合要對方領導簽字時，應耐心說明理由，不要采用爭吵的方式等等。

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