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單證員安排運輸和保險的注意事項
在進口業(yè)務中，貨物大多通過海洋運輸，凡以FOB或FCA貿(mào)易術(shù)語成立的合同，由我方安排運輸，訂立運輸合同。貨物由海洋運輸?shù)�，我方應負責租船或訂艙工作。我國外貿(mào)企業(yè)的大部分進口貨物都委托中國對外貿(mào)易運輸公司、中國租船公司或其他外運代理機構(gòu)辦理運輸，并與其訂立運輸代理協(xié)議，也有直接向中國遠洋運輸公司或其他對外運輸?shù)膶嶋H承運人辦理托運手續(xù)。
1.租船、訂艙和催裝
(1)租船、訂艙。
租船、訂艙的時間按照合同規(guī)定，并應在運輸機構(gòu)規(guī)定的時間內(nèi)提交訂艙單，以保證及時配船。如合同規(guī)定，賣方在交貨前一定時間內(nèi)應將預計貨物備妥日期、貨物的毛重、體積通知我方，而我方未能按時收到此項通知時，我方應及時發(fā)函或發(fā)電，要求對方按合同規(guī)定提供具體情況，并在接到上述情況通知后及時辦理租船、訂艙手續(xù)。對于一些機械儀器等商品，裝運次數(shù)多但每批數(shù)量不大的，為簡化手續(xù)，不必事先前訂艙，可事先委托發(fā)貨人與我方船代理直接聯(lián)系，安排裝運。對于一些特殊商品，如單件貨物超長、超高、超重的，或危險品等，應將賣方提供的詳細情況轉(zhuǎn)告有關(guān)運輸機構(gòu)，以確保安全運輸。
進口企業(yè)在辦妥租船、訂艙手續(xù)，接到運輸機構(gòu)的配船通知后，應按規(guī)定期限將船名及預計到港日期通知賣方，以便賣方準備裝貨。
對CIF和CFR條件下的進口合同，系由賣方負責租船、訂艙，安排裝運。但我方也應及時與賣方聯(lián)系，掌握賣方的備貨和裝運情況。
(2)催裝。
在進口業(yè)務中，國外供貨商往往由于原材料或勞動力成本上漲，出口許可證未及時獲得、國際市場該商品價格上揚或無法按期安排生產(chǎn)等各種原因，不能或不愿按期交貨。為此，進口企業(yè)除在合同中需爭取訂立遲交貨罰款等約束性條款外，還必須隨時了解和掌握對方備貨和裝船前的準備工作情況，督促對方按期裝運。對于大宗貨物或重要的、用戶急需的物資，在交貨期前一兩個月即應發(fā)出函電催裝，必要時還可以委托我駐外商務機構(gòu)就近了解，督促對方根據(jù)合同規(guī)定，按時、按質(zhì)、按量履行交貨義務，或派員前往裝運地點監(jiān)督裝運。對逾期未交合同，如責任在賣方，我方有權(quán)撤銷合同并提出索賠;如仍需要該批貨物者，則可同意對方延遲交貨但同時可以提出索賠。
在裝貨數(shù)量很小的情況下有的FOB合同規(guī)定，由賣方徑向我運輸代理人或其他船公司洽訂艙位，以簡化手續(xù)，節(jié)省時間。對此，我方應檢查、督促、了解和掌握對方的備貨和訂艙、裝船的情況。
2.保險
FOB、FCA、CFR和cfr條件下的進口合同，由進口企業(yè)負責向保險公司辦理貨物的運輸保險。進口貨物運輸保險一般有兩種方式：
(1)預約保險。
我國部分進口企業(yè)和保險公司簽定海運、空運和陸運貨物的預約保險合同，簡稱“預保合同”(openpolicy)。這種保險方式，手續(xù)簡單，對企業(yè)進口貨物的投保險別、保險費率、適用的保險條款、保險費及賠償?shù)闹Ц斗椒ǖ茸髁嗣鞔_的規(guī)定。
根據(jù)預約保險合同，保險公司對有關(guān)進口貨物負自動承保的責任。對于海運貨物，進口公司接到外商的裝運通知后，只需按要求填制進口貨物“裝運通知”，將合同號、起運口岸、船名、起運日期、航線、貨物名稱、數(shù)量、金額等必要內(nèi)容一一列明，送保險公司，即可作為投保憑證。貨物一經(jīng)起運，保險公司就自動按預約保單所訂的條件承保。
對于空運和郵包運輸?shù)呢浳铮惨鶕?jù)預約保險合同的內(nèi)容和承保范圍，在收到供貨商的裝運通知后，立即填制“裝貨通知”送交保險公司簽章。
預約保險合同對保險公司承擔每艘船舶(或每架飛機)每一航次的最高保險責任一般都作了具體制定，如承運貨物超過此限額時，應于貨物裝運前書面通知保險公司，否則，仍按原定限額作為最高賠付金額。
(2)逐筆投保
在沒有與保險公司簽定預約保險合同情況下，對進口貨物就需逐筆投保。進口企業(yè)在接到賣方的發(fā)貨通知后，應當立即向保險公司辦理保險手續(xù)。在一般情況下，外貿(mào)企業(yè)填制“裝貨通知”代投保單交保險公司，“裝貨通知”中必須注明合同號、起運地、運輸工具、起運日期、目的地、估計到達日期、貨物名稱、數(shù)量、保險金額等內(nèi)容，保險公司接受承保后給公司簽發(fā)一份正式保單。如企業(yè)不及時向保險公司投保，貨物在投保之前的運輸途中發(fā)生損失，保險公司不負賠償責任。
保險公司對海運貨物保險的責任期限，一般是從貨物在國外裝運港裝上海輪時起開始生效，到保險單據(jù)載明的國內(nèi)目的地收貨人倉庫或儲存處所為止，即“船至倉”。如未抵達上述倉庫或儲存處所的，則以被保險貨物在最后卸離海輪后60天為止，如不能在此期限內(nèi)轉(zhuǎn)運，可向保險公司申請延期，延期最多為60天。應當注意的是：散裝貨物以及木材、化肥、糧食等一些貨物，保險責任均至卸貨港的倉庫或場地終止，不實行國內(nèi)轉(zhuǎn)運期間保險責任的擴展。少數(shù)貨物如新鮮果蔬、活牲畜于卸離海輪時，保險責任即告終止。
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