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單證員安排運輸和保險的注意事項
在進口業務中，貨物大多通過海洋運輸，凡以FOB或FCA貿易術語成立的合同，由我方安排運輸，訂立運輸合同。貨物由海洋運輸的，我方應負責租船或訂艙工作。我國外貿企業的大部分進口貨物都委托中國對外貿易運輸公司、中國租船公司或其他外運代理機構辦理運輸，并與其訂立運輸代理協議，也有直接向中國遠洋運輸公司或其他對外運輸的實際承運人辦理托運手續。
1.租船、訂艙和催裝
(1)租船、訂艙。
租船、訂艙的時間按照合同規定，并應在運輸機構規定的時間內提交訂艙單，以保證及時配船。如合同規定，賣方在交貨前一定時間內應將預計貨物備妥日期、貨物的毛重、體積通知我方，而我方未能按時收到此項通知時，我方應及時發函或發電，要求對方按合同規定提供具體情況，并在接到上述情況通知后及時辦理租船、訂艙手續。對于一些機械儀器等商品，裝運次數多但每批數量不大的，為簡化手續，不必事先前訂艙，可事先委托發貨人與我方船代理直接聯系，安排裝運。對于一些特殊商品，如單件貨物超長、超高、超重的，或危險品等，應將賣方提供的詳細情況轉告有關運輸機構，以確保安全運輸。
進口企業在辦妥租船、訂艙手續，接到運輸機構的配船通知后，應按規定期限將船名及預計到港日期通知賣方，以便賣方準備裝貨。
對CIF和CFR條件下的進口合同，系由賣方負責租船、訂艙，安排裝運。但我方也應及時與賣方聯系，掌握賣方的備貨和裝運情況。
(2)催裝。
在進口業務中，國外供貨商往往由于原材料或勞動力成本上漲，出口許可證未及時獲得、國際市場該商品價格上揚或無法按期安排生產等各種原因，不能或不愿按期交貨。為此，進口企業除在合同中需爭取訂立遲交貨罰款等約束性條款外，還必須隨時了解和掌握對方備貨和裝船前的準備工作情況，督促對方按期裝運。對于大宗貨物或重要的、用戶急需的物資，在交貨期前一兩個月即應發出函電催裝，必要時還可以委托我駐外商務機構就近了解，督促對方根據合同規定，按時、按質、按量履行交貨義務，或派員前往裝運地點監督裝運。對逾期未交合同，如責任在賣方，我方有權撤銷合同并提出索賠;如仍需要該批貨物者，則可同意對方延遲交貨但同時可以提出索賠。
在裝貨數量很小的情況下有的FOB合同規定，由賣方徑向我運輸代理人或其他船公司洽訂艙位，以簡化手續，節省時間。對此，我方應檢查、督促、了解和掌握對方的備貨和訂艙、裝船的情況。
2.保險
FOB、FCA、CFR和cfr條件下的進口合同，由進口企業負責向保險公司辦理貨物的運輸保險。進口貨物運輸保險一般有兩種方式：
(1)預約保險。
我國部分進口企業和保險公司簽定海運、空運和陸運貨物的預約保險合同，簡稱“預保合同”(openpolicy)。這種保險方式，手續簡單，對企業進口貨物的投保險別、保險費率、適用的保險條款、保險費及賠償的支付方法等作了明確的規定。
根據預約保險合同，保險公司對有關進口貨物負自動承保的責任。對于海運貨物，進口公司接到外商的裝運通知后，只需按要求填制進口貨物“裝運通知”，將合同號、起運口岸、船名、起運日期、航線、貨物名稱、數量、金額等必要內容一一列明，送保險公司，即可作為投保憑證。貨物一經起運，保險公司就自動按預約保單所訂的條件承保。
對于空運和郵包運輸的貨物，也要根據預約保險合同的內容和承保范圍，在收到供貨商的裝運通知后，立即填制“裝貨通知”送交保險公司簽章。
預約保險合同對保險公司承擔每艘船舶(或每架飛機)每一航次的最高保險責任一般都作了具體制定，如承運貨物超過此限額時，應于貨物裝運前書面通知保險公司，否則，仍按原定限額作為最高賠付金額。
(2)逐筆投保
在沒有與保險公司簽定預約保險合同情況下，對進口貨物就需逐筆投保。進口企業在接到賣方的發貨通知后，應當立即向保險公司辦理保險手續。在一般情況下，外貿企業填制“裝貨通知”代投保單交保險公司，“裝貨通知”中必須注明合同號、起運地、運輸工具、起運日期、目的地、估計到達日期、貨物名稱、數量、保險金額等內容，保險公司接受承保后給公司簽發一份正式保單。如企業不及時向保險公司投保，貨物在投保之前的運輸途中發生損失，保險公司不負賠償責任。
保險公司對海運貨物保險的責任期限，一般是從貨物在國外裝運港裝上海輪時起開始生效，到保險單據載明的國內目的地收貨人倉庫或儲存處所為止，即“船至倉”。如未抵達上述倉庫或儲存處所的，則以被保險貨物在最后卸離海輪后60天為止，如不能在此期限內轉運，可向保險公司申請延期，延期最多為60天。應當注意的是：散裝貨物以及木材、化肥、糧食等一些貨物，保險責任均至卸貨港的倉庫或場地終止，不實行國內轉運期間保險責任的擴展。少數貨物如新鮮果蔬、活牲畜于卸離海輪時，保險責任即告終止。
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