大型會議會展活動策劃技巧

大型會議會展活動策劃技巧

　　大型活動的策劃方案中需要包括詳細的分工(具體到人)和需要完成的時間，那么具體應注意的事項有哪些呢?下面小編就給大家講講。

　　1.舉辦活動應本著講求實效、突出特色的原則，避免雷同、重復。

　　2.活動應及早籌劃與確定。邀請國外、境外人士前來參加活動，至少于半年前發出邀請，寄送項目說明資料。

　　3. 會務準備時列出物資清單為佳，同時派專人落實和保管，以免遺忘或者遺失;

　　4. 一般要準備主席臺領導席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，主席臺發放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印)，筆，鮮花，研討會旗幟，國歌磁帶等;

　　5. 大型活動還須設簽到席，派專人負責簽到;

　　6.由多個機構共同舉辦的活動，要事先明確各自職責分工，避免多頭指揮、多頭對外。

　　7.確定開幕時間應充分考慮當地交通、氣候及工作習慣等因素，開幕式盡量按原定時間舉行，避免時間過長。

　　8. 一般至少需要提前2小時進入會場，留足布置會場的時間，與會人員需要提前半小時開始入場。

　　9. 領導嘉賓需要事先聯系好小的會議室，提前到者先引導到小會議室休息，活動正式開始時再引導入會場.

　　10.開幕式主持人應以適當方式說明自己的身份(請禮儀小姐擔任主持人除外)。

　　11.開幕式宣布的出席活動領導人名不宜過多。在介紹“出席××活動的領導、貴賓”中，不應包括主辦單位的領導人，應是外賓、外單位領導人。一般情況下各主辦單位領導應排在賓客后面(主辦單位領導是國家領導人的則應先報);如有外國駐華大使參加的，其位置則應提前(因其是外國元首的代表)。

　　12.開幕式剪彩活動能免則免，確需安排剪彩活動的，剪彩人不宜多。為節約起見，應以彩帶代替綢帶。

　　13.在開場稱呼中，可按國際慣例稱“女士們、先生們”，或“貴賓們、女士們、先生們”，后面不再加“朋友們、同志們”。

　　14.講話中“歡迎”“感謝”之類的句子要盡量歸納，以節省鼓掌時間。使用現場翻譯時，應盡量控制場面，使講話人與譯員相配合，不要在中文講完時中方人士立即鼓掌，應而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌，以示對外賓的尊重。

　　15. 所借的音響設備必須事先調試，確保萬無一失;如有必要，還要準備錄音筆、mp3等現場錄音設備(也須調試)，并安排專人負責;

　　16.考慮到翻譯上的困難，講話中避免使用國內工作中常用的縮略語或慣用語(如“三改一加強”、“掃黃打非”等)或引用古詩、諺語。

　　17.對外講話中(含文件、資料)，宜用“我國”、“中國政府”等。

　　18. 如果現場需要播放PPT，需事先將所有需播放PPT拷入筆記本電腦，放至桌面文件夾，并按次序加前綴，需要事先調試投影儀位置，調試好分辨率等;

　　19. 大型活動需事先制作議程PPT，一項議程一頁PPT，字體大一點，可適當配相關圖片，配合主持人介紹時播放議程PPT，注意電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有較大差異，字體顏色和背景色間的對比可能需要調整.

　　20.介紹地方或企業情況時，要突出重點，語言簡練，一忌長篇大論，由古至今，人文地理，面面俱到;二忌數字堆砌(如有必要，可提供文字資料)。

　　21.研討會不同于報告會，領導人講話、主題演講人不宜長篇發言。研討會不應片面追求人數規模，應主題明確，主持人和演講人要有一定水平，能引起討論。研討會提問(含出訪時對方介紹情況后提問)，要盡量簡明具體，不必多說客套話。

　　22.介紹招商項目時，不宜以我方預計生產規模及投資數作過于準確的描述，如“生產規模125萬噸，預計投資1650萬元”等。一是實際數字不可能如此精確，二是生產規模和投資額應與投資者商定。

　　23.重要活動中，要適時提醒出席者關掉手機，或將其調至靜音狀態。

　　24.拜訪國外機構時，應提前進行聯系、確認，說明拜訪目的，一經確認，應如約赴會。拜訪(含出席宴請)人數有增減，都應提前通知對方。

　　25.組織出國展覽應事先進行市場調研，了解當地產品供需情況。參展企業和產品要有一定代表性，避免參展的同類產品互相壓價競爭。

　　26.嚴禁攜帶假冒偽劣、侵犯知識產權等違禁品參展。要遵守展覽規定，不違規零售展覽樣品，禁止出售清冊外的樣品和私人物品。

　　27.布展時應聽從當地展覽組織者的統一指揮，不要隨意亂拉亂搶道具，攤位墻板不要用樣本代替標準圖片或文字說明。展品布置要注意展示和貿易效果，既不要因展品過少而使攤位空蕩，也不要雜亂無章地堆放展品，搞“雜貨鋪”或“擺地攤”。

　　28.嚴格按展覽規定的時間參展和撤展，不遲到，不早退。

　　29.展出時，接待觀眾要熱情、主動、耐心，不要在館內扎堆聊天或攤位間相互亂串，出現攤位無人照管現象。展館和展位應保持清潔，注意防火、防盜。

　　30. 議結束后清點物資并整理干凈后才能離開現場，以免遺失所帶的物資。

　　31. 活動結束后應該主動及時將新聞稿、照片和活動總結發送給相關負責人,并在BBS研會版上發貼總結并虛心聽取大家意見。

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