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采購管理理念和要素解析
采購管理是指對采購業務過程進行組織、實施與控制的管理過程。以下是小編整理的采購管理理念和要素解析，希望對大家有所幫助。
采購管理理念和要素解析
一、管理要素
第一，要確定供應商的資格。以確保供應商有良好的供貨能力。對于大型制造企業而言，這點尤為重要，因為供應商的穩定供貨能力對于企業的穩定生產具有關鍵性的作用，因此這些企業有一個合格供應商名錄，采購只能限于名錄內的供應商，而且要由企業的技術和標準化部門來核定這個名錄。
第二，采購價格形成機制。為了對采購價格進行有效管理，通常企業需要有一個價格小組來核定采購物品的價格上限，這個小組的成員應該由高層主管、財務和采購部門共同組成，從而防止采購業務人員與供應商在價格上有合謀私利的行為。
第三，付款方式的確定。這是實際的利益，企業應盡最大的努力，爭取好的付款方式。
第四，數量核查。供應商貨品到貨后，應該由檢驗部門核查到貨數量。
第五，質量核查。對于有質量要求的貨品，需要質檢部門的檢驗。
二、采購理念
(一)采購管理與ERP集成的一體化思想
ERP系統面向企業的整個業務流程，其核心思想是將企業的業務流程看作是一條緊密連接的供應鏈，它將企業管理從企業內部延伸到企業外部，對企業供應鏈的所有環節進行管理和集成。
1.在企業內部的集成方面
在企業內部，ERP系統將整個企業的相關部門通過信息共享有機地集成一個整體。而采購管理作為企業內部信息流、物流、資金流的源頭，實現基于ERP的采購管理系統的集成對于整個企業ERP系統集成具有重要意義。ERP系統重視對入們已習慣的原有工作方式與工作流程進行重新改造和設計，改造范圍越廣，新系統的潛能越能充分發揮。企業所得的收益也應越大。在采購管理中不斷追求高效的流程，先進的軟件系統與業務流程結合在——起考慮，不斷優化、磨合。這種在企業內部進行的ERP的有效集成，將提高采購管理的效率，實現企業資源最大限度的發揮作用。
ERP是以計算機技術為支撐的資源的管理，計劃、運用都是以數據的形式體現的。確保采購管理中數據的準確性，建立完善的數據收集機制。在管理活動中以數據說話，以合乎事實的數據為決策依據，這才能實現ERP系統在企業內部的有效集成。
2.在企業外部供應鏈上的集成方面
ERP與供應鏈系統的有效集成，是企業從整個市場競爭與社會需求出發，整合、優化供應鏈上的企業內部各個部門、材料供應商等各種資源，這樣實現了社會資源的優化、重組，大大捉高了企業采購活動中物流、資金流與信息流的運轉效率，消除了眾多的中間冗余的環節。從而減少流通成本。并提高企業應變能力。
這種ERP與供應鏈系統的有效集成把企業與供應商良好地連接宋，并通過信息網絡融為一體，目的是在激烈的市場競爭環境中求生存和發展，大大提高了企業采購管理的效率，給企業帶來了顯著的利益。企業采購管理中實現ERP的有效集成，消除了采購的許多冗余的中間環節，減少了浪費，避免了延誤，具有良好的社會效應。
綜上所述，一方面采購管理通過ERP系統在企業內部的有效集成，實現了企業物流、資金流以及信息流的有機集成提高采購管理效率的目的。另一方面。企業通過ERP系統在企業外部供應鏈上的有效集成，達到與供應商建立長期牢固的合作關系，優化了企業的采購管理�？傊�，通過ERP系統在企業內外兩方面的集成，提高了企業采購管理的應用效率，集中體現了采購管理與ERP集成的一體化思想。
(二)ERP采購管理信息系統的設計與運作
企業的采購工作相當重要并且也非常繁雜，相當多的企業采購從中央到地方經常因采購工作中的一些瑣事而影響了采購工作的效率，對采購工作的主要控制要素：物料供應的數量、價格以及供應時間反而只是勉強應付，幾乎沒有時間與精力去研究采購市場與開發供應商，更談不上建立企業的穩固、高效和低成本的供應鏈條。ERP的出現為采購工作注入了強大的活力，提供了管理和技術并舉的解決方案。應該說在諸多業務部門的ERP推廣與應用中，采購部門是見效最快的部門之一。企業在實施基于ERP的采購管理信息系統時可以根據一定的業務順序進行：
1.建立供應商資源
運行ERP下的采購管理系統時首先是建立供應商檔案，同時對首選、次選等供應商加以分類，并建立供應商的供應貨物明細(品種、價格、供應期、運輸方式等)，資料必須進行最終確認才有效。系統在執行采購訂單下達時，要讀入相應的供應商資料，并且初始化供應商的有關賬務資料。初始化完成之后才能處理采購業務。供應商資料是采購子系統的基本資料。
2.生成采購申請
根據ERP的物料需求計劃生成的采購申請，同時綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式以及計劃外的物料申請，進行系統自動物料合并，也可以人工干預和修改。另外，有些原材料的采購提前期很長(有的進口件要半年以上的采購周期)，因此有可能超過主生產計劃制定周期。這類采購的采購計劃應經過銷售、財務與計劃等部門的綜合討論與評估來確定所需的數量和時間，然后制定物料的中期或長期采購申請。
3.確定優選供應商
該過程是落實采購供應商。采購業務人員根據系統中的供應商資源，綜合考查有關供貨價格、交貨數量、交貨期、質量要求與技術要求，進行供應商選優評價，落實每種物料的優選供應商。對新開發的供應商資源還要進行供應商的認證過程，經過相應的評審并合格后才能作為許可采購的供應商。
4.生成用款計劃
生成采購計劃后，系統自動生成用款計劃，并根據詢價結果進行維護。由財務對用款計劃進行確認之后反饋意見給采購部。
5.下達訂單
根據訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進行物料合并，生成采購訂單。并經過確認后即可進行訂單輸出，最后下達給供應商。也可以網上發布訂單。對于臨時追加的采購任務，可以通過與供應商協商直接下達采購訂單。
6.采購訂單跟催
采購業務人員對下達的采購訂單按計劃進行跟蹤，系統可以設置跟蹤的時間周期，形成訂單跟催計劃。在跟催過程中，要了解供應商的生產進度及質量情況，并及時對供應商給予支持。
7.貨物驗收
由采購業務員對供應商所供貨物按訂單與進行驗收，并錄人收貨單。也可以根據系統集成的特點與企業的實際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗收，并對不按計劃交貨的供應商進行管理控制(拖期、提前)。
8.結賬與費用核算D結賬付款工作
應由采購部門配合財務部門來完成，并根據物料的采購結算單據和對采購各種費用的分攤。計算出物料的采購成本。
9.采購訂單結清
在采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核后，要及時結清采購訂單。系統可提供自動結清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結清方式。一般系統按付款結清的方式處理。也可以進行強制結清。
10.系統基礎數據維護
采購子系統的基本數據有采購員資料、供應商資料、采購提前期以及業務流程設置。對這些數據應及時加以維護。
11.采購子系統運作帶來的效益采購子系統的實施可以給企業采購部門的管理工作帶來顯著的變化與改善。
主要表現在以下幾個方面：
(1)提高采購工作效率。例如。催促已下訂單的時間可以從實施前占總時間的50%，下降到12%。日常查詢庫存的時間也可以大大減少等。
(2)流程變革帶來的效益。例如：通過采購訂單，可以直接完成驗收貨物、發票錄入等工作，并且簡化了所有數據的查詢。這些都會帶來流程效益。
(3)較少文件流轉。提高處理信息的效率。
(4)提高業務人員素質。有統計表明，實施ERP后，采購業務人員的工作時間分配會發生較大的變化。業務人員研究工作來尋求降低成本的時間從28%增加到36%，而總的采購成本可以下降5%。這就說明實施ERP系統會提高采購人員的工作效率和素質。
(5)提高基礎管理工作水平。采購業務的規范性將得到加強。采購部門管理人員將有更多的時間抓業務培訓、供應商開發等基礎管理工作。
ERP是在市場競爭的動力下發展起來的，企業為了在市場中求生存與發展。不斷地整合、優化與擴人企業的自身資源。ERP經過發展，其功能模塊及內部各個分系統的性能不斷增強。功能也在不斷擴展和完善，涉及企業的領域越來越廣。但隨著ERP的發展，它應用的局限性也越來越明顯地表現出來。因此，隨著信息技術以及電子商務的出現和發展，ERP必然要謀求與其他信息系統的集成，實現其功能不斷擴展和增強。以便更好地適應企業發展的需要。
三、行業差異
當我們在思考如何提高我們的采購管理水平，降低采購總成本的時候，首先我們需要理解采購管理的行業差異是什么?這樣，我們才能理解并采用不同的方法來管理各行各業不同的采購工作。根據各行業采購工作的通性和個性，我們將采購管理工作分為四類：
1.第一類
生產性采購
就是我們采購這個物品是直接為了公司生產運營所需。而生產性采購又分為兩類：
第1類是原材料性采購(MRP性物料采購)。所采購的此類物料是本企業所生產的產品的組成部分或中間體產品;
第2類是零配件的采購(MRO性采購，就是維修，維護、修理、運作)，這些零配件是為了保障機器能正常生產運作所需要的維修、更換配件。
這兩類物品的采購管理性質不同，運作方式也不同，看問題的角度也不同。
2.第二類
商貿性采購
像沃爾瑪這樣的零售商，它們的采購不屬于生產性采購，屬于商貿性采購，商貿性采購和生產性采購最大的區別是什么?批發商、零售商在采購物品時(像沃爾瑪采購的東西)，采購什么商品并不十分重要，重要的是采購的東西必須保證能賺錢，筆筆都得賺錢，不賺錢就沒有必要采購進貨。西瓜不賺錢，可以采購蘋果。但是對于生產性采購來講就不行，這個產品我們公司只能用這個原材料，我做餅干的，只能買面粉，不能說面粉太貴就不買了，不買就停產了，所以生產性并不保證每次采購都賺錢，而且采購的盈利性也不能直接反應出來的。我們舉一個簡單的例子：一個很稱職的生產采購部經理，如果跳槽到批發商、零售商去做采購管理，也許過不了半年就被炒掉了，為什么?因為采購管理的角度不一樣。管理的方法也就有很大的不同。
3.第三類
一般日常用品性采購
像辦公用品采購，還有行政采購等。其特點是采購品類繁雜，但采購金額小。其所采購的物品主要是保障公司的正常行政辦公所用。
4.第四類
項目性采購
有時候，我們的采購工作屬于項目性采購，比如說買一臺設備，蓋一個車間等。項目性采購的主要特點是一次性。很少有重復性的采購。這就意味的每次采購的流程都得重新開始，以往的經驗和關系很少能用到。
采購要求一般來說有五大原則
1.適時（Right Time）
企業已安排好生產計劃，如果原材料不能如期到達，往往會引起企業內部混亂，生產線必須停工待料，不能完成生產計劃，并延遲交貨期，引起客戶不滿。
如果原材料提前太久購回放在倉庫里等著生產，又會造成庫存太多，大量積壓采購資金，這是企業很忌諱的事情。所以，采購人員要扮演協調者與監督者的角色，去促使供應商按預定時間交貨。對企業來講，交貨時機很重要。
2.適質（Right Quality）
一個優秀的采購人員，應該是精明的商人和合格的品質管理人員這樣一個雙重的角色。因為一方面，采購人員要以最便宜的價格購買到企業生產所需要的最佳品質的物料。
另一方面，采購人員要不斷地去推動那些長期合作的供應商去完善其品質管理體系，來提供質量更加穩定的物料。
3.適量（Right Quantity）
物料采購，是一次性采購還是分批量采購？
采購人員要對生產需求、物料損耗、搬運和倉儲費用等進行仔細地計算，來制定周密的采購計劃，最終確定究竟采用哪一種采購方式。
批量采購雖有可能獲得數量折扣，但會積壓采購資金，太少又不能滿足生產需要，所以合理確定采購數量相當關鍵，一般應按經濟訂購量訂購，采購人員不僅要監督供應商準時交貨，還要強調按訂單數量交貨。
5.適價（Right Price）
適價是指采購所需的物料，在滿足數量、質量、時機的前提條件下，支付最合理的價格。
價格永遠是采購活動中心的敏感焦點，企業在采購管理中最關鍵的一點就是采購能節省多少采購資金，所以，采購人員必須把相當多的時間和精力放在跟供應商的“砍價”上。
物品的價格與該物品的種類、是否長期購買、是否為大量購買及市場供求有關系，同時與采購人員對該物品的市場狀況熟悉程度也有關系，如果采購人員未能把握市場脈搏，供應商在報價時就有可能“蒙騙”采購人員。
一個合適的價格往往要經過以下4個環節的努力才能獲得。
（一）多渠道的報價
這不僅要求有渠道的供應商報價，還應該要求一些新供應商報價。企業與某些供應商的合作可能已達數年之久，但他們的報價未必優惠。獲得多渠道的報價后，企業就對該物品的市場價格有了一個大致的了解，并進行比較。
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俗話說“貨比三家”，因為專業采購所購買的東西可能是一臺價值百萬元或千萬元的設備或年采購金額達千萬元的零部件，這就要求采購人員必須謹慎行事，因為供應商的報價單中所包含的條件往往不同，所以，采購人員必須將不同供應商報價中的條件轉化一致后才能進行比較，只有這樣才能得到真實可信的比較結果。
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經過比價環節后，篩選出價格最適當的供應商進行進一步地深入溝通，這樣不僅可以將詳細的采購要求傳達給供應商，而且可以進一步“殺價”。
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經過上述三個環節后，買賣雙方均可接受的價格便作為日后的正式采購價，一般需保持2～3個供應商的報價，這2～3個供應商的價格可能相同，也可能不同。
5.適地（Right Place）
天時不如地利，采購人員在選擇試點供應商時最好選擇近距離的供應商來實施，近距離供貨不僅使得買賣雙方溝通更為方便、處理事務更快捷，也可以降低采購物流成本。
許多企業甚至在建廠之初就考慮到選擇供應商的“群聚效應”，即在周邊地區能否找到企業所需的大部分供應商，對企業長期發展有著不可估量的作用。
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