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      1. 采購(gòu)部工作流程

        時(shí)間:2020-08-18 11:15:23 采購(gòu)管理 我要投稿

        采購(gòu)部工作流程

          引導(dǎo)語(yǔ):倉(cāng)庫(kù)的每種存?zhèn)}物品,均應(yīng)設(shè)定合理的最低庫(kù)存保障線,在存量接近或低于最低庫(kù)存保障時(shí),即需要補(bǔ)充貨倉(cāng)里的存貨,下面是yjbys小編為你帶來(lái)的采購(gòu)部工作流程,希望對(duì)大家有所幫助。

          第一章 貨品采購(gòu)

          一、 采購(gòu)進(jìn)貨流程

          1、對(duì)品種及供應(yīng)商進(jìn)行初步洽談。

          2、確定進(jìn)貨品種及供應(yīng)商。

          3、向供貨商索取相關(guān)資質(zhì)文件,轉(zhuǎn)交質(zhì)管部審核。

          4、協(xié)助質(zhì)管部對(duì)供應(yīng)商的業(yè)務(wù)員進(jìn)行合法資格的審查。

          5、采購(gòu)合同簽訂。

          (1)確定采購(gòu)進(jìn)貨明細(xì),包括進(jìn)貨品種及數(shù)量,采購(gòu)計(jì)劃報(bào)出后的到貨時(shí)間;

          (2)確定相應(yīng)的優(yōu)惠政策;

          (3)確認(rèn)結(jié)款方式及帶票與否;

          ①帶票月結(jié)

         、趲爆F(xiàn)款

          ③帶票實(shí)銷實(shí)結(jié)

          (財(cái)務(wù)打款轉(zhuǎn)賬的及時(shí)性)

          6、做出計(jì)劃,通知發(fā)貨并跟進(jìn)到貨情況。

          采購(gòu)已經(jīng)上報(bào)的計(jì)劃需保存,留做入庫(kù)依據(jù)。

          二、采購(gòu)進(jìn)貨分類

          1、常規(guī)商品進(jìn)貨

          保證日常銷售采購(gòu)的商品,對(duì)于這類商品的采購(gòu)流程規(guī)范如下:

          (1)低于庫(kù)存下限品種的收集途徑:

         、 采購(gòu)部自查

          ② 門店斷貨品種報(bào)采購(gòu)

          ③ 配送中心斷貨報(bào)采購(gòu)部

          (2)采購(gòu)品種的篩選,結(jié)合日常門店總銷售量,進(jìn)行采購(gòu)貨品的確定。

          (3)采購(gòu)人員通過(guò)電話聯(lián)系或者其他方式直接與廠家訂貨。

          (4)采購(gòu)過(guò)程中如遇特殊情況需通知門店斷貨原因。

          2、新品采購(gòu)

          新品采購(gòu)包括:替代品采購(gòu)、顧客訂購(gòu)品種采購(gòu)及常規(guī)新品采購(gòu)三大類。

          (1)替代品的采購(gòu),功效類似、比現(xiàn)有銷售商品有優(yōu)勢(shì)的商品采購(gòu)。 替換商品產(chǎn)生的原因如下:

         、俑襁^(guò)高,貨比三家,處于劣勢(shì)。

         、趶S家新品替代老化品種。

         、勖,市場(chǎng)淘汰。

          (2)顧客訂購(gòu)品種的采購(gòu),顧客必須在門店交訂金,采購(gòu)部專門為其采購(gòu)的品種。

         、俨少(gòu)確定到貨時(shí)間,超過(guò)約定時(shí)間導(dǎo)致門店不能銷售的由采購(gòu)負(fù)責(zé)。(特殊情況除外)

         、谶@類商品采購(gòu)數(shù)量極少,專訂專銷,采購(gòu)做好登記,到貨入庫(kù)后及時(shí)送至訂貨門店。

         、圻@類商品不得退貨,到貨后兩個(gè)月內(nèi)未售出由店長(zhǎng)負(fù)責(zé)

          (3)常規(guī)新品的引進(jìn),是為滿足公司發(fā)展的需要引進(jìn)的新品。

          ①結(jié)合本公司實(shí)際情況,對(duì)現(xiàn)有品類進(jìn)行規(guī)劃,確定新品引進(jìn)。

         、陂T店部及采購(gòu)部每周一次對(duì)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)進(jìn)行了解。

          第二章 到貨入庫(kù)跟進(jìn)

          一、落實(shí)到貨情況

          1、查當(dāng)日到貨入庫(kù)記錄

          (1)核對(duì)到貨的準(zhǔn)確性,指所到品種與采購(gòu)計(jì)劃的一致性。若廠家發(fā)了未計(jì)劃貨品,退單處理。

          (2)核對(duì)到貨入庫(kù)正確性,包括廠家、帶票與否及結(jié)款方式等;

          (3)倉(cāng)儲(chǔ)部收到貨后嚴(yán)格按照要求驗(yàn)收,差異必須在到貨的第二個(gè)工作日內(nèi)準(zhǔn)確上報(bào)采購(gòu)部。

          2、審核當(dāng)日入庫(kù)人員登記的.:新品本、漲價(jià)本及效期本。

          (1)查看到貨新品,跟進(jìn)新品到貨情況。

         、匍T店定購(gòu)新品,到貨入庫(kù)后,及時(shí)通知開(kāi)單員配至門店;

          ②常規(guī)新品采購(gòu),入庫(kù)后,在最短時(shí)間內(nèi)(最遲不超過(guò)入庫(kù)后第三天)鋪貨至門店銷售并跟進(jìn)。

          ③按照要求對(duì)新品的零售價(jià)、毛利屬性進(jìn)行核定;

          (2)查看貨品漲價(jià)情況

         、倭私夂藢(duì)廠家(供應(yīng)商)通知漲價(jià)與實(shí)際到貨價(jià)是否一致

         、诤瞬橛(jì)劃時(shí)答應(yīng)給的返點(diǎn)及贈(zèng)品是否一致;

          (3)查看效期本情況

          配合配送中心把握好效期商品流入庫(kù)中,當(dāng)天內(nèi)與廠家聯(lián)系,做出退貨或者承諾換貨處理;

          二、追蹤未到商品

          1、廠家不再生產(chǎn)或銷售商品的追蹤

          (1)拓寬渠道,從其他廠家進(jìn)貨;

          (2)考慮功效相似替代品的進(jìn)貨;

          2、廠家有貨但未發(fā)商品追蹤

          (1)當(dāng)天與廠家聯(lián)系,詢問(wèn)未發(fā)貨原因。

         、贂簳r(shí)斷貨不能發(fā)貨的,及時(shí)追蹤,最短時(shí)間內(nèi)保證商品到庫(kù);

         、谔醿r(jià)而暫不發(fā)貨的,與廠家談協(xié)議,爭(zhēng)取最后一批不漲價(jià)貨品;

          (2)考慮一個(gè)品種多渠道進(jìn)貨。

         、儇洷热,選取最低價(jià)進(jìn)貨;

         、诔浞直WC貨源。

          三、關(guān)注銷售過(guò)程,積極爭(zhēng)取廠家資源,做商品促銷活動(dòng)。

          第三章 業(yè)務(wù)洽談

          一、廠家合作協(xié)議的簽訂

          1、合作協(xié)議的分類:

          (1)年度協(xié)議:

         、匐p方約定進(jìn)貨量、返點(diǎn);

         、谥付ü┴浨溃罕WC貨源及價(jià)格統(tǒng)一。

          (2)臨時(shí)協(xié)議:短期的促銷獎(jiǎng)勵(lì)

          2、合作協(xié)議包括的主要內(nèi)容:參照采購(gòu)合同。

          3、對(duì)于長(zhǎng)期合作的廠家,應(yīng)在原有合作的基礎(chǔ)上,為公司爭(zhēng)取最大優(yōu)惠政策。

          (1)精減供貨商的數(shù)量,加大深度合作;

          (2)把握最佳進(jìn)貨時(shí)機(jī),結(jié)合公司銷量,爭(zhēng)取最大優(yōu)惠政策。

          二、返點(diǎn)的管理

          1、協(xié)議好的返點(diǎn)嚴(yán)格做好登記。

          2、依據(jù)簽訂的合作協(xié)議在規(guī)定時(shí)間內(nèi)追蹤廠家返點(diǎn);

          (1)確定返點(diǎn)金額,確定兌換返點(diǎn)金額商品;

          (2)確定返點(diǎn)商品到貨時(shí)間;

          3、返點(diǎn)商品到貨入庫(kù)

          (1)返點(diǎn)商品的入庫(kù)按照“不帶票”“月結(jié)”開(kāi)單,且入庫(kù)單價(jià)金額為0,并在備注注明“XX月份返點(diǎn)”,便于核查;

          (2)返點(diǎn)商品要求配送入庫(kù)時(shí)在《漲價(jià)本》上做詳細(xì)登記,注明返點(diǎn)商品名稱及數(shù)量;

          (3)采購(gòu)審核《漲價(jià)本》后,對(duì)返點(diǎn)商品做采購(gòu)?fù)搜a(bǔ)價(jià)、勾賬,系統(tǒng)里恢復(fù)進(jìn)貨金額。

         、偻搜a(bǔ)后的價(jià)格是采購(gòu)下次計(jì)劃價(jià)格參考

          ②退補(bǔ)后的價(jià)格是開(kāi)單入庫(kù)價(jià)格參考。

          (4)現(xiàn)金返點(diǎn),采購(gòu)做好登記,做進(jìn)系統(tǒng),由返點(diǎn)方直接上交財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)部收款后開(kāi)據(jù)收據(jù),進(jìn)行勾賬。

          4、對(duì)于不按時(shí)按量返點(diǎn)的廠家,依據(jù)《合作協(xié)議》條款作出相應(yīng)的處理。

          三、新業(yè)務(wù)到訪:

          新品:有意向品種按進(jìn)貨流程進(jìn)貨。

          四、老業(yè)務(wù)到訪:

          (1)流向查詢;

          (2)查詢進(jìn)銷存;

          (3)臨時(shí)促銷;

          要求廠商提前做好方案,與門店部負(fù)責(zé)人溝通。

          (4)配合廠家統(tǒng)一調(diào)整商品零售價(jià);

          ①?gòu)S家必須提供統(tǒng)一的調(diào)價(jià)函

         、谙掳l(fā)通知由門店部具體落實(shí)后反饋價(jià)格,再進(jìn)行調(diào)整。

          (5)效期及不動(dòng)銷退換貨跟進(jìn)

          第四章 退貨及維修

          一、公司統(tǒng)一要求效期、質(zhì)量問(wèn)題的退貨

          1、退貨通知內(nèi)容。

         、偻ㄖ素浀膶(duì)象(門店、門店經(jīng)理和開(kāi)單退貨);

          ②退貨商品明細(xì);

         、凵唐酚信(hào)效期的限制

          ④退貨時(shí)間段;

          2、通知途徑。

          ①騰訊通;

         、 手機(jī)短信的方式(騰訊通斷網(wǎng)時(shí))。

          3、退貨要求:

          ①退貨通知統(tǒng)一由采購(gòu)部在每個(gè)周二、周四十二點(diǎn)前下發(fā)到有關(guān)部門。

         、诓少(gòu)部在發(fā)退貨通知時(shí),門店必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)嚴(yán)格按照退貨要求完成退貨;

         、芡素洿騿螁T收到退貨后,在供應(yīng)商要求的退貨時(shí)間內(nèi)完成,并反饋采購(gòu)部。

          二、門店及倉(cāng)庫(kù)自查,發(fā)現(xiàn)效期及質(zhì)量問(wèn)題的商品,上報(bào)采購(gòu)部,采購(gòu)部確認(rèn)可以處理的,整理下發(fā)退貨通知。

          三、配送中心驗(yàn)收時(shí)拒收商品退貨

          1、破損,批號(hào)效期不明商品退貨:

          2、資質(zhì)不全,不合格商品退貨;

          3、近效期商品退貨,效期已超過(guò)半的商品拒絕收貨;

          四、返修商品處理

          1、門店發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問(wèn)題及顧客返回的商品,先報(bào)采購(gòu)部確認(rèn)處理方式;

          2、門店憑采購(gòu)部提供的處理方式退回配送中心;

          3、配送中心收到商品進(jìn)行登記;

          4、退貨開(kāi)單員在《維修記錄本》登記,由采購(gòu)確認(rèn)簽字,發(fā)回廠家維修;

          5、維修返回后由退貨開(kāi)單員返回門店。

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