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企業采購風險防范措施
風險防范管理，是對潛在風險的提早防范和預警，并通過風險識別、評價和分析，及時、科學地處理各項風險，降低或消滅風險因素的影響，最終實現對采購過程的有效控制。通過對上述采購風險的分析，應當從以下幾個方面對采購風險進行管理和防范。
(一)降低采購成本的措施
我們在這里探討的降低物資采購的成本，不僅指降低采購產品本身的成本，還要考慮相關方面的利益。歸納起來主要有以下的措施：第一，采用靈活多樣的采購方式。企業物資采購方式有多種。可以是通過公開競爭性招標采購，可以是有限競爭性招標采購也也可以是詢價采購的方式。多種招標方式也可合理組合使用，這樣有助于提高采購效率和質量，降低采購成本。第二，制定科學合理的采購計劃。采購計劃的內容包括采購品種、數量、預算價格、到貨時間等。采購計劃是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置，它必須在科學分析市場需求、當前庫存等情況下，才能做出科學合理的采購計劃。第三，制定合理的采購預算。采購預算是對物資采購成本的一種估計和預測，是對整個采購資金的一種理性的規劃。合理的預算才能確保采購資金的使用在一定的合理范圍內浮動，從而達到控制物資采購成本的目的。第四，建立一支有著較高的道德素養和業務能力強且協作團結的采購團隊。這樣才能確保采購的物資質量優異、價格合理、到貨及時，從而降低采購成本。第五，選擇講誠信守諾言的供應商。選擇符合采購條件的供應商，要考慮到采購價格、運輸成本等因素。既要避免單一渠道，同時又要保證供應及時和采購質量。在選擇時，應本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的供應商提供均等的機會。
(二)建立采購監督管理機制和采購合同的內部審查制度
1.建立和完善各項內部采購監督管理機制。
(1)建立采購管理計劃機制、采購風險防范機制、采購風險評價機制、采購風險處理機制和采購風險責任追究機制等，明確采購管理目標和職責。
(2)建立物資采購審計監督制度。一是建立和完善請購計劃制度。請購計劃制度要由生產部門根據生產計劃提出，采購部門在接到請購計劃后，應該嚴格按計劃的內容進行采購。采購人員一般不得超過請購計劃，否則，須另外提出申請，在主管復核簽字后報采購部門審批。二是嚴格實行職權限制和職務分離制度。使采購權、價格控制權和質量驗收權三權分離，各自負責，互不越位。三是嚴格訂貨控制制度。訂貨制度所要針對的問題是：在采購中如何做到采購價格合理、數量合適、質量優良等。四是建立嚴格的入貨質檢驗收程序。對所采購的物資及時進行質量檢查和數量核實，是采購工作的重要一環。請購部門、采購部門以及財會的相關人員不得進行驗收的工作。在驗收時，根據各類物資的質量標準進行質檢、填寫質檢單并由質檢員簽字;質檢后應由倉儲公司根據質檢的結果和采購計劃來檢查,辦理入庫手續。入庫單要由經辦人員和復核人員簽字。
(3)建立內部控制制度，預防采購人員的敗德行為和違法行為。1)采購公開制度。只有實行公開制度，才能做到公平、公正，才能防止暗箱操作，防止貪腐及各種違法違紀行為。企業應該公開的內，比如：各類材料的技術標準、價格和年度采購計劃;對供貨商的選擇標準、辦法和對其的評價監督程序等;對已經選定的供貨商的主體資格狀況、業績情況、履約情況、服務或產品質量情況等。另外，任何職工都可以隨時查閱應該公開的項目和資料。2)集體定價制度。定價是采購的關鍵環節，也是最敏感的問題。如果這環節的監督不力，就會出現吃回扣或導致所購產品價高質次。實行集體定價，就是在對某一類物資進行采購時，首先由物價部門牽頭，財務、審計、監管和技術部門派員參加，共同比質比價，共同與供貨商談價，最后共同商定采購該類物資的合理價格，并報領導審核。避免由某一采購人員或某一個部門甚至某一個領導說了算的現象發生。3)擇優選用供應商制度。供應商實力的大小，信譽的好壞，所供產品質量的優劣，關系到采購方的生存與發展的大問題。所以，在供應商的選擇上，一方面，要本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的供應商提供均等的機會。另一方面，要任人為賢，避免任人為親;要多人多部門民主協商選定，避免一人堂，一人說了算!同時，在與供應商洽談業務時，要有兩個以上的人員參加，還要作好記錄。在訂貨會、交易會、質量懇談會上，在招標、對供貨商的考察評定上，要有財務、審計、監督、技術部門的人員參加，共同研究決定。
2.建立采購合同的內部審查制度。采購合同的內部審查是指內部審計部門或審計人員對采購合同的簽訂、履行過程和結果進行監督、檢查、評價和咨詢的活動。其目的是加強對采購活動的審查監督。把采購過程隱蔽的權力公開化，集中的權力分散化，使企業各職能部門相互協調，相互監督，共同致力于成本費用的控制，最大限度地堵塞采購過程中的漏洞，實現企業效益最大化。采購合同的審查有三個部分：
(1)采購合同條款的審查。主要是審查合同條款的完整性、嚴密性和合法性。具體內容有：1)當事人的名稱或者姓名和住所的審查。合同主體是合同權利義務的承擔者，必須真實可靠。其名稱或者姓名和住所必須準確、清楚。2)標的及其數量、質量的審查。標的是合同權利義務共同指向的對象。要注意審查標的的屬性、名稱的規范性和準確性。在審查標的物數量時，要注意其長度、體積或者重量的約定;對標的物質量的審查，應向簽訂合同對方索要相關的國家認可的質量標準。如果是當事人雙方約定的質量標準或技術要求，要審查其性能、效用、工藝等。3)價款或者報酬的審查。對于有政府定價和政府指導價的，要看合同價款的約定是否按規定執行;如果是當事人雙方約定的，要看合同中是否清楚地規定計算價款或者報酬的方法。4)履行期限、地點和方式的審查。注意期限的約定是否明確，是即時履行、定時履行還是分期履行。合同中應明確具體地履行地點，明確運費由誰負擔、風險由誰承擔以及所有權轉移的依據。合同應當約定采用何種方式履行，包括交貨方式、實施行為方式、驗收方式、付款方式、結算方式等。5)違約責任與爭議解決方式的審查。對違約責任，要明確約定定金、違約金、賠償金的計算方法等。對爭議解決方式，可以雙方逋過協商和解，可以通過訴訟解決，還可以達成仲裁協議，通過仲裁來解決。
(2)采購合同產生過程的審查。主要是審查合同產生的必要性和效益性。其內容有：1)對采購計劃、資金使用和采購價格的審查。如采購計劃是否經過可行性論證，是否履行了相關審批手續;資金是否落實、有沒有對采購價格進行過市場調研，企業現有資源是否可以滿足該需要等。2)對采購方式的審查，即審查采購方式的選擇是否得當。采購方式可以采取公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。3)對供應商和開標過程的審查。對供應商的選擇，要制定一個統一客觀的標準，有嚴格的選擇程序。對于開標過程，要禁止開標過程中的“暗箱”操作，注意審查評標過程中有無不公平、不公正、不合理等違規行為。
(3)采購合同履行情況的審查。主要是對采購“驗收和結算”環節的審查，即檢查采購標的的數量、質量是否符合采購合同的要求，與采購商的資金結算是否符合合同規定，是否按規定保留了質量保證金等等。
(三)加強采購人員的管理,建立一支高質高效的采購團隊
1.加強采購人員的素質教育及績效考核。一方面，企業物資采購是一項技術性很強、責任重大的工作。要做好這項工作，必須要有一支精通采購技術、熟悉商品性能、道德水平高、責任感強的高素質隊伍。我們應加強對采購業務人員的培訓和教育，不斷增強法律觀念，重視職業道德建設，培養企業團隊精神，增強風險防范能力，從根本上杜絕采購回扣的產生。另一方面，要加強采購人員績效考核。從個人素質和業務能力兩個方面進行考核�？己酥笜艘鞔_具體，并且要量化。個人素質的評價內容包括：談判技巧、溝通技巧、合作能力、創新能力、決策能力等;業務能力可以從采購成本、采購質量、供應商的服務等方面設置考核指標。通過績效考核，表現好的，給予晉升、獎勵;表現不好的，給予警告或辭退。
2.制定員工行為守則，規范采購行為。企業應制定員工行為守則,明確規定禁止員工接受各種形式的商業賄賂、禁止商業舞弊。通過采購人員的保證書和自律承諾這種自律措施，對業務人員的行為進行特別規范，從而防止采購人員在經濟活動中的各種敗德行為。
3.定期崗位輪換。對采購員進行定期采購崗位輪換，可以讓采購人員熟悉更多的工作崗位，掌握更多的業務知識，有益于長效管理;可以避免采購人員與供應商建立長期密切的關系，防止采購回扣等貪腐現象出現。可以對采購員進行離崗審查，并進行階段性的工作總結和考核，及時發現并糾正失誤或錯誤，避免損失。
4.加強信息的交流與溝通，有利于提高員工的道德素質和業務水平。良好的信息管理可以使員工正確地履行職責，管理者及時掌握企業的營運狀況，減少企業內外的信息不對稱和流通不暢，有助于提高內部控制的效率和效果。企業應當準確、全面收集來自于企業內外的采購信息。為提高企業員工的素質和企業控制風險的能力提供信息支持。首先，企業可以通過互聯網絡、電子郵件、電話傳真、信息快報、例行會議、專題報告、調查研究、員工手冊、教育培訓、內部刊物等多種方式，實現信息地傳遞和共享，促進董事會、管理層和企業員工之間的有效溝通。其次，企業需要建立良好的外部溝通渠道。對外部的建議、投訴和收到的其他信息進行記錄，并及時予以處理、反饋。外部溝通應當重點關注與投資者和債權人的溝通、與客戶的溝通、與供應商的溝通、與監管機構的溝通等。
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