提高辦公室工作水平的調(diào)研報(bào)告
辦公室是各級行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦事機(jī)構(gòu)，是機(jī)關(guān)對內(nèi)、對外的窗口，是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的部門。辦公室具有執(zhí)行者和領(lǐng)導(dǎo)者的雙重角色，是一個機(jī)關(guān)溝通上下左右關(guān)系的樞紐和橋梁，是領(lǐng)導(dǎo)的重要參謀和助手，其工作地位特殊、關(guān)系重大，稍有不慎就會帶來全局性的影響。因此，要做好新形勢下的辦公室工作，也就要求我們要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)、改進(jìn)工作方式、加大服務(wù)力度、提高服務(wù)質(zhì)量。通過調(diào)查了解，對辦公室工作有如下思考。
一、當(dāng)前辦公室存在的主要問題
1、部分單位對辦公室工作重視、關(guān)心不夠。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣級部門對辦公室工作認(rèn)識有誤區(qū)。認(rèn)為辦公室就是“打雜的”、“只會用錢的”部門，忽視了辦公室的參謀助手和綜合協(xié)調(diào)作用，在人、財(cái)、物等方面不能給予辦公室足夠的支持。突出表現(xiàn)為辦公條件較差，經(jīng)費(fèi)相對較少，人員配備相對較少。
2、辦公室隊(duì)伍存在“三少”。一是年輕人少。辦公室隊(duì)伍嚴(yán)重老齡化的主要原因是辦公室工作繁雜，工作時(shí)間也不能象其他部門一樣靈活安排，且加班時(shí)間多，又沒有相應(yīng)的補(bǔ)貼，所以好多人員不愿到辦公室工作。同時(shí)，我縣公務(wù)員隊(duì)伍考錄名額只有極少部分被安排到辦公室工作，造成辦公室隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)斷檔。二是從事具體工作的人少。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門在機(jī)構(gòu)改革后，把退二線的老同志和負(fù)責(zé)宣傳、組織、人事工作的同志歸口到辦公室，造成辦公室人數(shù)雖多但從事具體工作人少的局面。三是專業(yè)人員少。文秘人員嚴(yán)重缺乏。超過三分之二的鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦和近一半的縣級部門辦公室能擔(dān)任文秘工作的只有1 人，一半以上的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門都是由辦公室主任親自從事文秘工作。并且，現(xiàn)有的文秘人員也基本上沒有接受過正規(guī)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在草擬文件和寫作文稿方面，基本上屬于“依樣畫葫蘆”、“摸著石頭過河”，制發(fā)的文件和草擬的文稿質(zhì)量不高。鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦在收發(fā)文程序的各個環(huán)節(jié)上還很不實(shí)用，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)都是采取紙質(zhì)登記表收文，很多文件查找工程量巨大，很不方便，效率大大降低。
3、辦公室日常工作多，創(chuàng)新工作少。一是文件制發(fā)泛濫，隨意性發(fā)文現(xiàn)象嚴(yán)重。雖然縣委辦、縣政府辦每年都發(fā)文要求控制發(fā)文數(shù)量，但文件濫發(fā)的現(xiàn)象并未得到遏制。甚至收發(fā)的文件大部分都要求以正式文件形式上報(bào)，使節(jié)儉的無紙化辦公又回到了耗費(fèi)物力、人力、財(cái)力的原始辦公。二是工作創(chuàng)新少。在現(xiàn)實(shí)工作中，還在一定程度上存在著忙于眼前不求創(chuàng)新、安于現(xiàn)狀不愿創(chuàng)新、怕?lián)L(fēng)險(xiǎn)不敢創(chuàng)新的現(xiàn)象，以新的觀念思考問題，以新的視角認(rèn)識問題，以新的思路研究問題，以新的辦法解決問題做的不夠。辦公室主要精力被用于應(yīng)付事務(wù)性工作，對自身工作總結(jié)反思少，調(diào)研工作少，客觀上，領(lǐng)導(dǎo)極少安排辦公室人員調(diào)研機(jī)會，辦公室人員也忙于應(yīng)付事務(wù)性工作，主觀上，辦公室人員也缺乏工作主動性，導(dǎo)致辦公室對單位全面工作不熟悉，文件和文稿草擬多為“閉門造車”，缺乏針對性，辦公室參謀助手作用發(fā)揮不明顯。
4、上級部門的指導(dǎo)、管理不到位。辦公室與其他職能股室不同，沒有明確的主管部門，縣委辦、縣政府辦雖然是上級部門卻沒有直接的業(yè)務(wù)隸屬關(guān)系，在管理上存在真空。同時(shí)辦公室工作無法量化，難以統(tǒng)一考核標(biāo)準(zhǔn)難以進(jìn)行評定、表彰。近年來，辦公室人員接受系統(tǒng)的辦公室工作培訓(xùn)和指導(dǎo)較少。所以辦公室人員缺乏歸屬感，缺乏榮譽(yù)感工作熱情不高。
一是眼界不夠開闊，思路比較狹窄。新的形勢要求辦公室工作必須具有世界眼光、變革精神和創(chuàng)新思維，而目前我們在一定程度上還存在著用舊的思維方式、舊的工作方法考慮問題，接受新思想、確立新觀念、打開新思路、開拓新局面的能力還不夠強(qiáng)。
二是忙于事務(wù)性工作多，參謀助手作用發(fā)揮不充分。被動服務(wù)多，發(fā)揮主觀能動性少。在我縣實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的征程中，辦公室應(yīng)高速運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮服務(wù)、參謀等作用，但目前我們陷于事務(wù)性工作比較多，跟中心、想大事、站在更高層次思考問題不夠，為領(lǐng)導(dǎo)提供前瞻性、全局性的建議方面還有欠缺。
三是滿足于完成眼前工作，創(chuàng)新意識不強(qiáng)。在現(xiàn)實(shí)工作中，還在一定程度上存在著忙于眼前不求創(chuàng)新、安于現(xiàn)狀不愿創(chuàng)新、怕?lián)L(fēng)險(xiǎn)不敢創(chuàng)新的現(xiàn)象，以新的觀念思考問題，以新的視角認(rèn)識問題，以新的思路研究問題，以新的辦法解決問題做的.不夠。
四是督促檢查的視野不寬，深度不夠。相對來講，對領(lǐng)導(dǎo)批示和交辦事項(xiàng)的專項(xiàng)查辦以及重大事項(xiàng)的督辦做得較好，對群眾反映強(qiáng)烈的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題主動服務(wù)不夠。
五是學(xué)習(xí)不夠深入，調(diào)研成果少。由于辦公室平時(shí)工作較多，導(dǎo)致學(xué)習(xí)不夠深入，不夠?qū)I(yè)，周末學(xué)習(xí)制度沒有很好的貫徹落實(shí);親自下基層進(jìn)行調(diào)研的少，可供領(lǐng)導(dǎo)參閱的有價(jià)值的精品調(diào)研報(bào)告少。
二、做好下一步工作的幾點(diǎn)想法
1、領(lǐng)導(dǎo)重視要到位。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好辦公室工作的關(guān)鍵。一是加大辦公室工作人員提拔重用力度。各級各部門在選拔任用干部時(shí)應(yīng)打破身份限制，優(yōu)先考慮綜合能力強(qiáng)、工作成績突出的辦公室工作人員。二是全力保障工作經(jīng)費(fèi)。對辦公室特殊崗位，如黨政網(wǎng)專職工作人員，可以給予適當(dāng)?shù)膷徫谎a(bǔ)貼，使辦公室人員安心工作。三是重視辦公室硬件建設(shè)。辦公室應(yīng)配備專用電腦，另外，傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等辦公設(shè)備也應(yīng)配齊。
2、人員保障要到位。一是優(yōu)化辦公室人員年齡結(jié)構(gòu)。對新考入公務(wù)員，除有特殊要求外，首先安排到辦公室鍛煉，既有利于辦公室年齡結(jié)構(gòu)逐步年輕化，也有利于新入公務(wù)員快速、全面了解本單位情況，盡快進(jìn)入角色、適應(yīng)工作。在公務(wù)員數(shù)量不足的情況下，采取輪崗制，按照個人自愿和組織安排相結(jié)合的方式，以半年至一年為一個周期，讓更多的年輕人輪流到辦公室工作。二是提升現(xiàn)有人員綜合素質(zhì)。積極為辦公室人員提供參與協(xié)調(diào)處理重大問題的機(jī)會，提高其綜合協(xié)調(diào)能力，努力挖掘辦公室人員內(nèi)在潛力，充分發(fā)揮老同志的傳、幫、帶作用，幫助年輕人成長。全面落實(shí)多崗鍛煉和工作代理制度，使辦公室人員成為能夠勝任不同崗位工作的多面手，避免因一人脫崗而其工作無人接替現(xiàn)象。三是加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。建立辦公室領(lǐng)導(dǎo)干部和文秘人員后備庫，加強(qiáng)對后備人員的理論和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，適當(dāng)放寬對辦公室選人用人的種種限制，將優(yōu)秀的文秘人才引入辦公室隊(duì)伍。
3、主動工作要到位。一是進(jìn)一步遏制發(fā)文過濫現(xiàn)象。從縣委辦、縣政府辦做起，每年初對縣級各部門全年發(fā)文數(shù)量進(jìn)行規(guī)定，可根據(jù)上年發(fā)文總數(shù)的90%來確定上限，以后按此比例逐年遞減，對縣制發(fā)的文件不要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)每件都寫出對應(yīng)的實(shí)施方案、總結(jié)努力避免“以文件落實(shí)文件”對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門上報(bào)的各類材料能不用公文形式的盡量不用公文進(jìn)一步規(guī)范使用黨政網(wǎng)“公文交換箱”縣信息辦應(yīng)該定期清查對發(fā)文單位不分主送單位一律全縣普發(fā)的、按規(guī)定不該進(jìn)入公文交換箱的由縣委辦、縣政府辦督查室進(jìn)行通報(bào)批評。二是進(jìn)一步規(guī)范發(fā)文程序。嚴(yán)格按照文件起草、辦公室文字初核、分管領(lǐng)導(dǎo)會簽、主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、辦公室和起草部門共同校核、印制正式文件的程序發(fā)文。實(shí)行涉秘文件專人管理制由專人收發(fā)密級文件并按照密件登記、送領(lǐng)導(dǎo)審閱、閱后立即收回、另行交辦、專柜存檔、年終交回發(fā)文部門的程序嚴(yán)格涉秘文件的辦理。三是加強(qiáng)無紙化辦公管理。除涉密或有特殊規(guī)定的公文、資料外其他公文、資料都應(yīng)該通過黨政網(wǎng)“公文交換箱”或“個人資料交換箱”進(jìn)行傳送盡量減少紙質(zhì)材料打印逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。四是建立超前快捷的信息調(diào)研機(jī)制。開展全員辦信息調(diào)研，將信息調(diào)研工作納入辦公室崗位目標(biāo)責(zé)任制中，任務(wù)量化到人�？蓪�(shí)行辦公室工作人員聯(lián)系行業(yè)及股室工作的信息調(diào)研工作機(jī)制，分口負(fù)責(zé)信息調(diào)研工作。各單位可以自辦信息調(diào)研刊物，出版間隔時(shí)間由各單位自定，為領(lǐng)導(dǎo)了解情況及決策提供依據(jù)。實(shí)施信息調(diào)研采編獎勵，各單位可根據(jù)自身情況對信息調(diào)研文章的編寫及被上級部門采用給予獎勵，以提高其工作積極性及信息調(diào)研文章質(zhì)量。五是建立高效有力的督查督辦機(jī)制。加大公文督辦力度建議鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門在公文處理簽上設(shè)立“是否納入督查督辦”欄，對領(lǐng)導(dǎo)確定需要進(jìn)行督查督辦的事項(xiàng)或領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他督辦事項(xiàng)，由辦公室安排專人進(jìn)行跟蹤督辦，并將結(jié)果及時(shí)反饋相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。強(qiáng)化機(jī)關(guān)工作人員上下班督查，特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)加強(qiáng)對縣級部門派駐鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)人員上班情況的督查，對未按照上下班制度嚴(yán)格上下班的進(jìn)行通報(bào)，并將通報(bào)情況報(bào)送主要單位領(lǐng)導(dǎo)和派駐機(jī)構(gòu)的主管部門領(lǐng)導(dǎo)。
4、指導(dǎo)管理要到位。一是加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)。每年由縣委辦、縣政府辦組織開展1-2 次全縣辦公室系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)特別要加強(qiáng)對辦公室新進(jìn)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。當(dāng)前急需進(jìn)行的是公文處理和公務(wù)禮儀知識培訓(xùn)。建立跟班學(xué)習(xí)制度各單位選送辦公室工作人員到兩辦相應(yīng)股室跟班學(xué)習(xí)有針對性地提高業(yè)務(wù)能力縣委辦、縣政府辦也應(yīng)積極推薦工作人員到市級或更高一級黨委、政府辦公室跟班學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)上級的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和工作方法。二是加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流。建立全縣辦公室系統(tǒng)年會制度和業(yè)務(wù)交流制度每年由縣委辦、縣政府辦召集全縣各級各部門辦公室主任召開一次年會總結(jié)工作交流經(jīng)驗(yàn)。由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分片區(qū)、縣級各部門分系統(tǒng)每季度召開一次辦公室業(yè)務(wù)交流會同時(shí)還可根據(jù)工作需要適時(shí)開展其他形式的業(yè)務(wù)交流會。三是落實(shí)表彰激勵。探索對全縣辦公室系統(tǒng)進(jìn)行考核評定逐步建立完善相關(guān)制度以縣委辦、縣政府辦的名義每年對先進(jìn)辦公室和先進(jìn)個人進(jìn)行表彰，以提高工作積極性。
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