合同檔案歸檔制度

合同檔案歸檔制度

　　為規范股份公司合同文檔管理工作，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，保證合同檔案的完整性及保密性，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、合同檔案歸檔范圍

　　本制度所指的合同檔案是公司在項目建設和業務經營中形成的各類合同、合約、協議等文本。包括：合同文本及招標文件、應標文件(投標文件)、會議紀要、合同評審表等相關材料。

　　二、合同檔案管理原則

　　1、合同檔案實行由股份公司、各產業、公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、安全和有效利用。

　　2、各辦公室負責統籌、協調、組織、整理、保管本單位所有合同文檔。

　　3、各辦公室應確定一名兼 (專)職合同檔案員負責合同文檔管理。

　　三、合同檔案的移交

　　1、在正式簽署合同后三個工作日內須將合同正本原件(包括：合同文本及招標文件、應標文件(投標文件)、會議紀要、合同評審表等相關材料)移交辦公室1份。檔案歸檔制度2、合同文檔移交時，必須在《合同檔案交接表》上登記，以雙方簽字認可后方為完成交接手續。

　　四、合同檔案的歸檔

　　1、合同檔案以專項檔案進行單獨立卷歸檔。

　　2、合同文檔以年代結合項目性質進行分類編號。

　　3、必須建立合同檔案管理臺賬，記錄合同編號、合同名稱、簽約日期、承辦部門及人員、對方當事人名稱、合同標的(合同總額)、履行情況等事項，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　4、合同檔案必須在合同變更、或履行完畢后，及時系統整理、裝訂歸檔，并在每年一季度對上年度檔案按短期、長期、永久(永久、30年、10年)期限歸檔保管。

　　5、合同檔案的銷毀嚴格按照股份公司檔案管理制度相關條款執行。

　　6、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

　　7、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　五、合同文檔的查閱

　　1查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經主管領導、辦公室主任簽字同意后，合同管理員方可辦理借用、調閱手續。合同借用、調閱原則以影印件借出，合同原件無特殊情況不得外借。

　　2、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

　　3、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。

　　六、合同檔案的監督檢查

　　股份公司綜合辦公室具有對各成員企業合同檔案監督檢查職能，利用每半年一次的檔案管理監督檢查，對合同檔案一并檢查考核。

　　七、本制度由股份公司綜合辦公室負責解釋，自下發之日起執行。

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